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档案线订方式利弊与流行的档案装订方法档案线订方式利弊与流行的档案装订方法 档案装订是档案整理中的一项工作。档案装订方式对于日后档案的保管、检索利用、复制和鉴定销毁，以及档案信息数字化转换等许多方面都具有一定影响，采用何种档案装订方式，同时决定着工作效率。笔者在评述了传统的档案装订方式后，从档案管理现代化需要出发，提出了新的档案装订方法。 一、关于档案装订方式的历史回顾。 上个世纪五六十年代到八十年代中期，许多单位以案卷为单位，使用硬卷皮将卷内文件用粗棉线绳合订。上个世纪八十年代后期到世纪末期流行的方法是：拆除文件上的金属钉后，以单份归档文件为单位，用缝纫机扎边，或者使用细棉线(又称作“小线”)将厚文件装订。在那个时期，先后进行的“企业档案管理升级达标”和“企业档案工作目标管理认定”两项活动中，一旦发现案卷内或文件内遗留金属物，轻则扣掉1分，重则扣掉5分。由此可见，当时对于文件线订的规定，执行得是多么严格啊！从本世纪初开始，归档文件整理规则等新的规定陆续出台，逐渐放松了对档案线订的要求，铁路部门则以“加固”取代了档案和文件必须线订的规定。 二、档案线订方式利弊评述 1.线订档案方法利弊共存。这种装订方法的好处，一是防止档案受潮引起金属钉锈蚀而污染损坏档案，同时，线订文件外观整齐，装订牢固，可避免外借过程中档案的散失，尤其是硬卷皮合订的档案，对于卷内文件有着很好的防光防尘防污渍防损伤作用。 2.线订档案工作效率低。线订档案由于必须先拆除文件上的金属钉或其他金属装订物，然后再用缝纫机将文件扎边，或者使用线绳将档案装订。使用这种方法装订的档案，虽然美观牢固，但是，其弊端集中表现在以下三点： 线订文件需要配置缝纫机、启钉机、装订机等专用设备，以及缝纫机机针、大量棉线、小线，花费了大量物力，此为一费； 拆钉、理顺文件、缝纫机扎边这些工作往往需要2-3人同时操作，花费了大量人力，此为二费； 采用线订档案方式，使得花费在档案整理上的时间延长了2-3周，花费了大量时间，此为三费。 过去，某些教条执行线订规定的人，甚至将装订美观的企业章程、技术规范、招投标文件，以及科技归档材料中的技术文件合订本、图册也硬性拆除其间的金属装订物，重新线订必然严重损伤了文件外观美感；繁忙无序的工作，常常导致仓促间拆钉撕裂文件，或在缝纫机扎边时误将几份薄文件合订在一起，使得被合订文件日后查找成为“大海捞针”。 “三费”的直接后果是降低了工作效率，不适合当前中小机关、企事业“减员增效”改革，以及改革后档案管理人员普遍身兼数职，工作非常繁忙这一状况，更不适应档案快速检索或纸质档案数字化转换等项工作的开展。不管是文书管理人员还是档案管理人员，或者是二者岗位合一者，谁还有时间和精力，再按照文件线订的繁琐要求有条不紊地整理档案呢？ 3.线订档案的其他问题。 1）不适合于档案检索利用。由于个别文件在文书立卷或归档文件组成保管单位时产生混类混卷现象，仅仅依靠“案卷目录”或“归档文件目录”的单一途径检索档案十分困难；过去以卷为单位合订的档案，一人借出后，卷内其他文件别人无法再利用。 2）以卷为单位合订的文件复印效果不好，特别厚的合订案卷必须拆卷，将其中所需文件取出才可复印，而多次拆卷必然损伤案卷，尤其是缝纫机扎边文件，更不能将这些文件反复装订、拆散，然后再装订。 3）异地存放档案，因携带档案原件不便，大量的档案利用必须采取传真方式才可实现，而合订案卷或缝纫机扎边文件必须逐页拆散，才能传真。 4）标有密级的文件与普通文件合订成一卷，就必须按照相应保密规定，控制该卷档案的阅读范围，不该涉密者因无法利用其中文件必定贻误工作。 5）线订档案的最大弊端，给档案信息数字化形成障碍。需要扫描的合订案卷必须逐卷拆开，单份厚的装订文件也要逐页拆开，才能进行扫描。 6）在鉴定文件合订的期满案卷时，该卷中应当继续保存的文件必须拆卷取出并再与相关案卷合订，加大了档案鉴定工作复杂程度。由此可见，线订档案的装订方式对于档案现代化管理已经十分不适应，严重制约了档案的检索利用、复印传真及电子扫描等项工作的开展，这种档案装订方式应当尽快改变。 三、笔者提倡的档案装订方法 当前，简约已经成为一种社会时尚，档案装订也应当简便高效。笔者推广的档案装订方法是： 以单份归档文件为单位，用订书器在文件左上角装订一个金属钉，保证文件不散不乱即可。这种纸质档案装订方法非常适用于文件复印、传真和扫描。将来，永久保管期限档案需要进馆时，先将所有进馆的纸质档案予以数字化，再按照相应规定装订文件。此种方法的好处：一是实现了档案整理的“三节约”，将档案整理所花费的人力物力时间压缩到最低限度，大幅度提高了工作效率；二是档案在本单位保存的几十年间，其检索利用、复制传真乃至数字化转换都是十分方便的；三是便于对标示密级文件合理控制阅读范围，有利于档案信息的广泛社会共享。另外，这种档案装订方法对于卷内文件的合理调整、补充及档案鉴定，都是十分便利的。