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档案职称初中级考试第二部分 文书档案管理 1、归档制度档案室的档案收集工作的主要途径 2、各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为。 3、文件归档属于的任务，它是文书工作的最后一个环节，又是档案工作开始的一个环节。 4、档案整理工作的主要内容或程序：区分全宗档案分类编立保管单位案卷排列编目。 5、从全部整理工作程序来看，文件在的联系是首要的联系。 6、是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。 7、就是两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一整理的档案整体。 8、是按照一定的特征组成的，档案数理很少的若干全宗的集合体。 9、是由不同的立档单位形成的，按照一定特征保中起来的档案的混合体。 10、判定档案所属全宗，主要应从立档单位的三方面着手，分别查明它们的形成者。 11、(年度分类法)就是根据形成和处理文件的将全宗内档案分成各个类别。 12、如果一份文件上有两个以上的日期，就要根据不同文件的特点，确定一个主要日期，即最能说明该文件时间特点的日期。譬如：内部文件和一般发文，应以为根据；来往文件中的收文以为根据；指示、命令等指令文件，以为根据；计划、总结、预算、决算统计报表等，以为根据；跨年度的计划可放入的年度，跨年充的总结可放入的年度； 1 13、所谓，就是标列各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，又称 14、就是案卷名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。 15、每一案卷目录所含数量一般以为宜，一般不超过1000 16、向档案馆移交的档案要 17、整理积存档案和零散文件的工作程序大致为：区分全宗分类立卷卷内文件排列调整案卷案卷的加工整理确定案卷编号编制案卷目录 18、档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。 19、档案保管期限表，是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。 20、鉴定档案价值的基本工作方法是直接审查档案，通常把这种方法称为直接鉴定法。 21、为了使领导人和有关机关审查批准需要销毁的档案，必须编制“档案销毁清册”，它是日后查考档案销毁情况的凭据。 22、档案销毁清册经批准后，需要销毁的档案一般送工厂作为原料。 23、机密档案可自行焚毁。为保守党和国家的机密，严禁将应销毁的档案作其他用途，更不准出卖。无论采用什么方法销毁，均应指派两名以上专人监销。 24、分类目录是根据体系分类法的原理，将档案主题按中国档案法的逻辑体系组织起来的检索工具。 25、分类卡片目录的编制方法与步骤大致为：填制卡片排列卡片安放导卡。 26、专题目录是系统揭示档案馆内有关某一专门题目档案内容和成分的一种检索工具。 27、文号索引是将档案的文号与档号相对应，提供按文号检索档案途径的检索工具。 2 28、全宗指南是以文章叙述的形式介绍某一全宗档案内容和成分及其意义的一种工具书，又称为全宗介绍。 29、阅览室是档案馆集中接待利用者，直接传播档案信息，当面提供咨询服务的基本场所。开辟阅览室接纳用户是档案馆提供利用的普遍的和主要的服务方式之一。 30、档案展览是指根据某种需要，按照一定的主题，系统地陈列档案材料。 31、档案证明是档案馆根据机关、团体和个人的询问和申请，为了核查某种事实在本馆保存的档案中有关的记载而编写的书面证明材料。 32、咨询工作是档案工作人员以根据档案解答问题的方式，向利用者提供档案信息及有关情报的一项服务工作。 33、咨询工作一般按下列程序进行：接受咨询问题查找档案材料答复咨询问题建立咨询问题档案 1、科技文件是在科技、生产活动中直接形成的、处于使用和运行过程中的文件材料。 2、区分科技档案与政务文件，最主要的是分析文件的内容。 3、案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。 4、组织案卷是科技文件整理工作的核心内容。 5、案卷必须是一组具有有机联系的科技文件。有机联系是案卷的本质特征，也是组织案卷的基本要求。 6、案卷内科技文件的保存价值与密级应基本一致。 7、按结构组织案卷主要适用于机械产品和设备科技文件。 8、按工序或阶段组织案卷，主要适用于工艺文件、科研文件、设计文件以及地质勘探文件等。 9、案卷内图样按隶属关系排列适用于机械产品图样的排列，其一般顺序为：总图组件图部件图零件图 10、归档范围是科技文件归档的核心内容。 11、确定归档范围的标准是科技文件是否有使用价值。 3 12、从科技文件的归档时间看，形成周期不太长的科技文件适用于按项目结束时间归档。 13、从科技文件的归档时间看，科技、生产活动周期过长的文件适用于按形成阶段归档。 14、科技文件的归档要求中表明科技业务部门是归档工作主体。 16、科技档案是保存备查的直接记述和反映科技、生产活动的科技文件。 17、专业性特点是科技档案最突出的特点。 18、专业性是实现科技档案科学管理的重要依据之一。 19、科技档案的现在性特点，是指它具有较强的现实使用性。 20、工业生产档案的特点是以型号成套。 21、基本建设档案简称基建档案，基建档案的特点是以工程项目成套，一个工程项目的档案是有机联系的整体。 22、设备档案的特点是按型号成套。 23、科研档案的基本特点是以课题成套。 24、科技档案号的基本结构模式：科技档案号=分类号+案卷顺序号 第二部分 文书档案管理 文书收集工作的要求：丰富和优化库藏 加强馆外调查和指导 推行入馆档案质量的标准化 保持全宗和全宗群的不可分散性 1、归档制度的内容：归档范围、归档时间、归档要求。 2、档案馆档案的来源：接收现行组织单位的档案、接收撤销组织单位的档案、征集历史档案、档案馆之间交接档案。 3、在档案馆内档案的整理，按其工作内容的范围大致分为：系统排列和编目、局部调整、全过程整理 4、文件之间的历史联系，主要表现为来源、时间、内容、形式四个方面的内容。 5、全宗的补充形式主要有：联合全宗、全宗汇集、档案汇集 6、全宗群的主要特点是，它的组合方法及其时空范围，具有相对的多样性和灵活性。 4 7、全宗内档案按文件产生时间分类，分为年度分类法和时期分类法 8、全宗内档案按文件的来源分类，分为组织机构分类法、作者分类法、通讯者分类法 9、全宗内档案按文件内容分类，分为问题分类法、实物分类法、地理分类法 10、全宗内档案按文件形式分类，分为按文件种类分类、按文件的载体形态分类、按文件的形状规格分类 11、文书档案常用的分类方法：分为年度分类法、组织机构分类法、问题分类法 12、跨年度处理的专门案件、来往文书等，可放入关系最密切的年度或最后结案的年度。 13、几个机构联合办理的文件，按组织机构分类法，一般应归入主办单位、退存单位、最后承办单位 14、立卷工作内容包括：组成案卷单位、拟写案卷题目、卷内文件的排列与编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编目与案卷的装封 15、常用的立卷方法或立卷特征有：按问题、题名、文件、地区、时间、收发文机关 16、卷内文件整理的具体工作内容主要包括：卷内文件排列和编号、卷内文件目录、卷内备考表 17、国家标准规定的案卷封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、卷内文件起止时间、保管期限、总件数、总页数、归档号、档号 18、案卷的排列，应以全宗为单位，按不同门类、载体、保管期限分别排列 19、案卷目录作用：固定分类体系和案卷排列顺序、概括地介绍全宗内案卷的内容和成分、档案登记的基本形式 20、档号是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、案卷目录5 号、类别号、项目号、案卷号、件号、页号等。 21、档号结构分为两种：全宗号案卷目录号案卷号件或页号、全宗号类别号案卷号件或页号。 22、档号的编制方法档号采用数字型和数字与字母混合型两种代码形式。 23、文书档案鉴定工作的基本内容包括三个方面：制定鉴定档案价值的标准、判定档案价值确定管理期限、拣出无价值的档案销毁。 24、文书档案的保存价值取决于两方面的因素：档案自身的特点和社会利用的需要。 25、鉴定文书档案的原则，必须从国家和人民的根本利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，判定档案的价值。 26、文书档案价值鉴定标准主要有：档案来源标准、档案内容标准、档案形式特征标准和相对价值标准。 27、档案检索工具的种类按体例分：目录、索引、指南。 28、档案检索工具的种类按载体形式分：书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微式检索工具、机读式检索工具。 29档案检索工具的种类按功能分：馆藏性检索工具、查找性检索工具、介绍性检索工具。 30、案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序组织起来的，固定案卷位置、统计案卷数量，监督保护档案材料的一种管理工具；也是档案馆最基本的一种检索工具。 31、全引目录，亦称卷内文件目录汇集，即将全宗或全宗的某一部分案卷内的文件目录汇编而成的检索工具。它是案卷目录与卷内文件目录“合二而一”的产物。 32、全宗指南，主要由“立档单位和全宗的历史概况”以及“全宗内档案内容和成分的介绍”两部分组成。 33、具体介绍全宗内各部分档案时，可采取三种方法：简要介绍、 详细介绍、重点与全面相结合的介绍。 34、档案提供利用的基本途径：以档案原件提供利用、以档案复6 制品提供利用、综合档案内容编写书面资料提代利用。 35、档案的外借使用要有严格的制度，经过一定的批准手续才能外借。借出使用的期限一般不宜过长，对外借档案的数量也应作必要的控制。 36、档案复制本，可根据利用单位的不同需要，分为副本和摘录两种。 1、科技文件工作，就是科学地管理科技文件，做好科技文件的形成、积累、整理、归档工作。 2、三纳入就是把科技文件的形成和积累纳入科技工作计划，纳入生产、科研、基本建设等工作计划，纳入有关部门和人员的职责范围。 3、科技文件鉴别工作的主要内容包括：归档文件完整性的鉴别，归档文件准确性的鉴别，文件属性的鉴别，科技文件保存价值和保管期限的鉴别以及归档文件密级的鉴别等。 4、科技文件与政务文件的区分原则：内容原则、整体原则、职能原则。 5、在一个具体单位，科技文件和科技资料的区别，主要表现在两个方面：一它们同本单位科技、生产活动的关系不同，二它们所具有的作用不同。 6、科技文字材料的排列方法有：按重要程度排列、按地区排列、按时间排列、按习惯排列等。 7、案卷封面的内容：案卷题名、案卷的管理性内容项目、档号项。 8、案卷的管理性内容项目包括：编制单位、编制日期、保管期限、密级。 9、大型项目或研究课题不仅设计、施工和研制的周期较长，而且每个项目往往由若干子项组成，这种适用于按子项结束时间归档。 10、按年度归档，大体适用于以下三种科技文件：一是活动和形成周期较长、二是某些自然观测活动中形成的科技文件、三是应该作为科技档案归档保存的科技管理性文件。 11、以下哪些科技文件应该随时归档？科技文件复制部门同科技档案7 部门合一的设计单位的施工图，机密性强的特殊科技文件，外来文件。 12、科技档案的特点包括：专业性、成套性、种类和类型的多样性、现实性等。 13、外购设备档案的内容包括：设备购置文件，随时文件，设备安装、使用过程中形成的文件。 14、科技档案收集工作的基本形式有：典型形式、补充形式。 15、科技档案的种类：工业生产技术档案、基本建设档案、设备档案。 16、累积式科技档案号在日常管理中的作用是：指示科技档案案卷排列，固定排列位置；反映科技档案接收总数量与入库顺序；随时反映科技档案当前的数量。 17、在我国基层企、事业单位和科技专业档案馆中，科技档案编号主要有单纯号码制和混合号码制两种类型。 1、文书收集工作的要求：丰富和优化库藏 加强馆外调查和指导 推行入馆档案质量的标准化 保持全宗和全宗群的不可分散性 第二部分 文书档案管理 1、分类目录就是将档案馆永久和长期保存的文件或案卷，逐一制成卡片，打破全宗界限和全宗内分类系统，按逻辑体系分类排列。 2、档案一般是不借出档案馆外使用的。 8