某集团总裁办公会会议管理规范.docx

某集团总裁办公会会议管理规范 *集团总裁办公会会议管理规范 第一条 总裁办公会是*集团阶段性目标计划管理的决策与执行类会议，统筹内外机会和风险，调动和配置团队资源，对阶段性重要工作进行研判、决策和部署。每周由集团总裁或指定副总裁组织召开，代表公司总结和评价各部门、子公司工作进度和质量，部署全集团关键和重点工作，指导团队梳理并提炼阶段性工作目标和方向。 第二条 总裁办公会组成人员 公司领导，董事长出席。公司相关高级管理人员、相关人员列席。 第三条 总裁办公会会议时间 总裁办公会的召开时间一般为每周一上午9点10分至10点 (最长不超过10点30分)，由行政部负责组织做好会议准备和会议纪要。 第四条 总裁办公会会前准备内容 一、各部门、子公司负责人将周总结和下周工作计划草案在周五下班前分别提交分管领导审核。 二、行政部主动向参会人员收集需集体研判、决策的事宜，以及对公司经营管理运行质量的意见和评价，经公司领导评估后确定是否纳入会议议程。 三、行政部应根据各部门、子公司经营目标和企业经营管理现状拟定全公司阶段性主要工作内容，行政部负责人可根据需要与总裁共同拟定全集团核心工作内容，可每周一在上会前分别在QQ群公示无异议后各单位纳入下一阶段关键或重点工作计划中。 四、行政部每周一前组织专人制定总裁办公会PPT内容，拟定会议议程，草拟会议纪要及相关会后执行管理表格或文件，经分管领导或集团总裁审核通过后使用。 五、总裁办公会为集团决策和执行类例会，一般无须单独通知，但行政部应采用QQ、微信或邮件方式提醒高管或相关人员按时参会。 第五条 总裁办公会会议组织管理 一、行政部做好清洁卫生并准备好电脑、投影仪、话筒等所需物品。 二、总裁办公会须体现研判、决策和部署的三大核心职能，统筹一个阶段集团所有经营管理的各项工作，行政部作为会议的支撑和职能管理部门，充分做好会前准备、会上记录、会后执行等一系列相关工作。 1、研判是指机会和风险研判：机会包括销售机会、政策机会、产品机会和其他机会，会前应把对外合作沟通情况汇总统计，会上集体讨论策略方向；风险包括公司机会丧失风险、法律政策风险、资金损失浪费风险和内控风险等，会前应全面识别和统计，会上集体讨论策略和方向。行政部上会前应充分征求参会人员意见，拟定研判事项和数量。 2、决策主要是针对一个阶段的重大经营管理工作整体统筹并研判后决策。重大经营管理决策主要包括公司发展战略、公司机构调整及高级人员任免、市场营销政策、产品价格确认、毛利分成方式及比例确认、公司采购渠道评审、投资项目评审及立项、重大研发项目评审及立项、重大奖励及奖项评审、重大突发应急事件等。 3、部署是分两个方面：对各部门、子公司计划总结审批或者修正，此项工作可在会前或会后执行，另一方面就是总裁办公会议决策的工作进行安排部署，落实到执行部门及责任人的工作计划之中。同时总裁办公会要明确高管人员针对关键工作应承担的责任和输出的工作成果，明确工作重点，行政部每月对高管个人工作成果和履职效果评价一次，经总裁批准后在QQ群公布。 三、会议议程执行标准 1、 严格按会议议程确定的发言时间进行关键性提炼、概要性发言，所有参会人员应认真做好发言准备，确保会议严肃高效。 2、 在研判阶段可采用讨论的方式执行，但必须从严控制会议时间，保证讨论质量，一般情况不超过三项，个别复杂问题单独开专项会研判。 3、 在决策阶段必须明确态度，必要时可举手表决，禁止模棱两可或弃权表决。 4、 关键工作应整体提炼，事前做好高、中、底的执行分解步骤，明确各阶段各层级责任人和时间质量的成果输出标准。 5、 重大决策和复杂性问题应事前单独沟通、讨论。 6、 所有参会人员必须高度务实，只说问题解决措施和办法，所有议定的工作必须可检查、可考核，有具体的执行标准、执行步骤和执行责任人，确保公司所有员工工作行为战略协同。 7、 所有参会人员原则上不得请假，如因出差或其他有关公司经营的原因不能参会，需向总裁书面请假，报行政部备案。 第六条 总裁办公会会后执行管理 一、行政部人员应做好总裁办公会会议记要，根据拟定的模板在会后报会议主持人签发，并在QQ群公布。 二、各参会高管应当切实履行职责，做好总裁办公会的会议决定的执行管理工作，将所议定工作安排、部署到部门或个人并监督检查到位，确保执行效能和目标的达成。 三、行政部在会后采用表控管理的方式，将所议定的事项编制成总裁办公会议执行跟踪管理表与会议纪要一并报总裁签字后逐条跟踪落实，并向相关权责人反馈结果，数据纳入绩效考核。 四、行政部对总裁办公会执行质量和执行效果负监督管理与统计职责，在执行过程中发现偏差及时防偏纠错和整改，重大情况及时上报给集团总裁或董事长进行处置。 第七条 总裁办公会会前准备、会议资料、会议内容和文档管理由行政部负责，并按集团分管领导指示进行信息披露。 第八条 本规范于公布之日起执行。 *集团董事会办公室 二一五年八月十七日