新编秘书实务.docx

新编秘书实务1. 办公环境的优化原则 . 3 2. 办公室环境的布局和维护 . 3 3. 值班工作主要形式 . 3 4. 值班表的内容 . 3 5. 印章的种类 . 3 6. 印章的管理 . 3 7. 组织公章 . 4 8. 组织公章有哪些 . 4 9. 信证的管理 . 4 10. 保密工作 . 4 11. 接待工作 . 5 12. 日常一般性个体接待 . 5 13. 宴请的种类 . 6 14. 收文办理 . 6 15. 发文办理 . 7 16. 会见 . 7 17. 开放参观活动 . 7 18. 开放参观的作用 . 7 19. 开放参观活动的接待 . 8 20. 秘书通话前的准备工作 . 8 21. .办公室事务管理工作 . 9 22. 专用文件 . 9 23. 会场的大小安排 . 9 1. 办公环境的优化原则 安全、舒适、整洁、和谐、实用 2. 办公室环境的布局和维护 1) 开放式布局 2) 封闭式布局 3) 混合式布局 3. 值班工作主要形式 1) 常设性值班 2) 间歇性值班 3) 临时性值班 4. 值班表的内容 1) 值班时间 2) 值班地点 3) 值班人 4) 值班任务 5) 注意事项 5. 印章的种类 组织公章、领导印章以及其他专用印章 6. 印章的管理 1) 印章的刻制； 2) 印章的颁发； 3) 印章的启用；印章在启用前，需要选定启用日期。让有 关组织知晓新印模。 4) 印章的保管；印章保管者也就是具体的用印者。 5) 印章的使用； a. 用印审批 b. 用印安全 c. 盖印要求 6) 印章的停用和销毁；不得在原单位长期存留。 7. 组织公章 是一个组织的标志和象征，具有法定的权威性和现实的证明效应。任何组织发出的文件，一经加盖组织公章，就具有法律效力，否则将不被社会所承认。 8. 组织公章有哪些 正式公章、套印章、钢印 9. 信证的管理 1) 介绍信的管理； 2) 证明信的出具； 3) 凭证的管理； 10.保密工作 1) 文档保密； 包括秘密公文、资料、数据、图表、档案等的保密。 文件是秘密的主要载体，涉及政治、经济、军事、外交等方面的重要秘密，是秘书保密的重点。 a. 定密和审批 b. 标识和缮校 c. 保管和翻印 d. 清退和销毁 2）会议保密； 3）通信和网络信息保密； 4）涉外保密； 11. 接待工作 指组织在对内、对外的联络交往中所进行的接洽招待工作。 12. 日常一般性个体接待 1) 有约接待 a. 事先准备； b. 热情待客； c. 礼貌引导； d. 妥善处理； e. 适时告退； 2) 无约接待 a. 了解来宾的身份及来意； b. 分流； c. 婉拒来宾； d. 礼貌相送； 3）帮上司接待来宾 4）其他相关接待要领 13.宴请的种类 1) 正式宴会； 2) 非正式宴会； 3) 冷餐会； 4) 酒会 ； 5) 茶会； 6) 工作餐会； 14.收文办理 指秘书对来自本单位外部的文件所实施的处置与管理活动。 1) 签收 2) 拆封 3) 登记 4) 分发 5) 传阅 6) 拟办 7) 批办 8) 承办 9) 催办 10) 注办 15.发文办理 指根据工作的需要形成的向外发出文件的整个运行过程，是秘书日常文书处理的重要部分。 1) 草拟 2) 审核 3) 签发 4) 复核 5) 缮印 6) 校对 7) 用印 8) 登记 9) 封发 16.会见 又称接见、拜见，凡身份较高的人士接见身份较低者，或是主人接见客人，一般称为会见。凡身份较低的人会见较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。 17.开放参观活动 企业邀请外部人员或内部员工家属来到企业，对企业的生产和工作进行参观和了解，以实现宣传企业、扩大影响的一种商务活动方式。 18.开放参观的作用 1) 为组织与公众直接沟通提供机会； 2) 提高组织的透明度； 3) 增加社会组织的美誉度； 4) 促进组织自身的不断完善； 19.开放参观活动的接待 1) 引导来宾进入公司 2) 对文字及影视资料进行解说 3) 引导参观 4) 做好餐饮服务 5) 为来宾解答问题 20.秘书通话前的准备工作 1) 拨打： a. 准备通话提纲； b. 核对好对方的来电号码 2) 接听： a. 准备记录 b. 礼貌应答 c. 辨明对方身份 d. 认真听完 e. 及时提出疑问 f. 接电话时其他电话进入后的处理 g. 礼貌告别 21.办公室事务管理工作 办公室环境管理、安排领导日程、接打电话与处理邮件、印信与保密工作 22.专用文件 一定工作、一定部门、一定的业务范围内用的文件。 23.会场的大小安排 要按照会议的人员数量确定。每人23平米。