收费站内业资料指导书.docx

收费站内业资料指导书收费站内业资料标准指导书 一、总体介绍 收费站内业资料共分19卷，包括： 第一卷 收费站基础资料 第二卷 文件管理资料 第三卷 预案类资料 第四卷 通行费征收资料 第五卷 会议记录资料 第六卷 检查及整改资料 第七卷 星级及绩效考核资料 第八卷 延伸服务资料 第九卷 专项活动资料 第十卷 设备管理资料 第十一卷 汇报总结资料 第十二卷 工作日志资料 第十三卷 后勤管理资料 第十四卷 培训管理资料 第十五卷 信息资料 第十六卷 党工团资料 第十七卷 安全生产资料 第十八卷 留营日活动资料 第十九卷 业务资料整理 附件1：卷宗明细表 2：档案盒标签 1 1 收费站内业资料各卷说明 1.1 收费站基础资料 1.1.1资料内容 收费站基础资料包括收费站简介、收费站组织机构、收费站环境因素识别和危险因素识别、各类名册、责任状。 1.1.2整理规范： 卷1 收费站简介包括*收费站简介、*收费站领导班子分工及职责、*收费组织结构图、收费站站区平面图、收费站先进事迹、设站文件，内容要求机打，每年年初整理存档。 卷2 收费站环境因素识别和危险因素识别包括*收费站环境因素识别记录表、*收费站环境因素汇总及评价表、*收费站环境因素清单、*收费站重大危险因素辨识记录本、*收费站重大危险因素评价记录表、*收费站重大危险因素评清单，表格要求机打，每年年初整理存档。 卷3 各类名册包括员工花名册、*收费站上岗证、工号牌登记表、收费证件领取登记表、河北省公路车辆通行费收费人员备案表，表格要求机打，每年年初整理存档，遇有人员调入调出或岗位变动，应重新打印相应表格附后。 卷4 责任状包括行风责任状、综合治安全生产责任状、副站长竞聘责任状、廉政责任状。相关人员签字后存档。 1.1.3归档要求 此卷资料一年装订成卷归档。 1.1.4保存期限 此卷保存期限为一年。 2.文件管理资料 2.1.1资料内容 文件管理类包括*收费站历年文件目录、*收费站收文登记表、承唐高速公路唐山管理处批办单、公章使用登记表、省、市、局文件、处文件、处各类通知。 2.1.2整理规范 卷1 文件由内业办事员负责收集、整理，填写*收费站历年文件目录，并按文2 件目录顺序将文件整齐地摆放在书柜内，如有新下发的成册文件随时更新，文件目录每年年底整理存档。 卷2 省、市、局、处下发的管理性文件，包括红头文件和各类通知，根据文件收发文的相关规定，由内业办事员负责，当收文时，按时间顺序统一编制流水序号，填写*收费站收文登记表、承唐高速公路唐山管理处批办单。 2.2.2归档要求 此卷相关记录表年末归档，文件按月归档。 2.2.3保存期限 此卷根据档案管理的相关要求设定保存期限。 3 预案类资料 3.1资料内容 预案类资料包括收费站各类预案、省、市、处预案、预案演练。 3.2整理规范 卷1 收费站各类预案包括承唐处应急预案启动机制、加强管理确保收费站口畅通应急预案、突发公共事件应急救援预案、重特大交通事故应急处置预案、恶劣天气条件下高速公路保障安全畅通的应急预案、食品中毒应急预案、防盗抢应急预案、扰乱收费秩序应急预案、防火应急预案、消防逃生应急预案、机电设备被撞处置应急预案、暑期保畅预案、防汛抢险应急预案、冬季除雪保畅预案、甲型H1N1流感防控应急预案。 预案由内业办事员负责整理，内容应包括应急机构和队伍、处理流程、事故描述、事故处理有关信息、现场施救及处理措施、相关部门的联系方式等要件，机打存档。 卷2 包括处下发的应急预案合定本。 卷3 预案演练后应及时填写预案演练记录，遇有预案启动时，应填写预案启动记录，由预案演练和启动的组织人负责填写，内业办事员负责整理照片和资料，照片下部附简短说明，及时机打进行存档 3.3归档要求 此卷资料年末装订归档。 3.4保存期限 此卷保存期限为一年。 4 通行费征收资料 3 4.1资料内容 通行费征收资料包括收费站通行费征收任务目标计划、收费站通行费征收任务目标分解、每月通行费收入情况分析、鲜活农产品流通“绿色通道”车辆统计表、调整收费标准文件、计重标定文件 4.2整理规范 卷1 *年承唐处通行费征收计划下发后，收费站根据通行费征收计划，将本站通行费征收任务目标按月份、班组、人员逐级进行分解，报运营科审核后及时存档。 影响收费任务情况分析，每月由收费站长召集业务人员及副站长对本月通行费征收情况进行专题研究，汇总收费站收费任务的完成情况，分析影响收费任务的原因，提出解决办法，业务主任在召开分析会议后三日内形成文字材料，交站长审核后月底报运营科，并由办公室存档。 绿通车管理，由分中心统计员负责收集监控员填写的绿色通道车辆登记表，汇总填报“绿色通道”车辆免费情况统计表，每月初将绿色通道车辆登记表和“绿色通道”车辆免费情况统计表交内业办事员存档。 卷2 存在调整收费标准文件、计重标定文件 4.3归档要求 此卷按月度整理，根据资料多少归档。 4.4保存期限 此卷保存期限为一年。 5 会议记录资料 5.1资料内容 会议记录资料包括站务会记录本、站务会会议纪要。 5.2填写、存档要求 站务会会议记录本由内业办事员负责记录、整理。 会议纪要由内业办事员根据会议记录本内容进行摘录，每月至少1篇，机打成文字材料存档。 5.3归档要求 此卷资料月末归档。 5.4保存期限 4 此卷保存期限为一年。 6 检查及整改资料 6.1资料内容 检查及整改资料包括稽查通报、稽查简报、内部稽查计划、内部稽查记录、三个体系认证年度目标、三个体系认证文件 6.2整理规范 卷1 稽查通报、稽查简报按处下发文号、期数进行排列；内部稽查计划由内业办事人员每周末进行制定，每周至少稽查3次，由内部稽查人员进行记录，交内业办事员存档。 卷2 根据*年度承唐处三个体系认证质量、环境、安全目标，由内审员制定本单位的总体目标机打，并与处下发的三个体系认证文件一并存档。 6.3归档要求 此卷内部稽查记录按周整理，其他文件按月存档。 6.4保存期限 此卷保存期限为一年。 7 星级及绩效考核资料 7.1资料内容 星级及绩效考核资料包括收费员星级考评。 7.2整理规范 收费员星级考评包括收费员星级考评日工作评价表、评星挂牌考评申报表、评星挂牌评比结果和收费站季度星级收费员考评情况说明。 收费员星级考评日工作评价表是收费站根据处收费人员星级考评办法制定的，由内业办事员负责填写、存档，每月末内业办事员根据各班组考评情况汇总填写评星挂牌考评申报表，经站领导审核上报后存档。 处接到评星挂牌考评申报表后，经过核实、修改，下发评星挂牌评比结果到各站，内业办事员存档。 7.3 归档要求 此卷按季度整理，根据资料多少归档。 5 7.4保存期限 此卷保存期限为一年。 8 延伸服务资料 8.1资料内容 延伸服务资料包括顾客满意度调查表、统计结果、便民服务台物品更换填充表 8.2整理规范 卷1 顾客满意度调查是根据处文件规定，按指定季度月份由收费站组织对司乘人员进行的一项调查活动，顾客满意度调查表由司机填写，内业办事员负责将统计结果机打存档。 卷2 便民服务台物品更换填充表由内业办事人员按照每半年进行一定统计，根据日常巡查情况，及时填写便民服务台物品更换填充表。 8.3归档要求 此卷资料年末归档。 8.4保存期限 此卷保存期限一年。 9 专项活动资料 9.1资料内容 专项活动资料包括职工技术比武活动记录、技术比武实施方案、技术比武通知、技术比武照片 9.2整理规范 按照处下发的职工技术比武实施方案、技术比武通知要求，组织人员按照类别进行报名，并机打记录。活动结束后，及时收集比武照片。 9.3 归档要求 此卷按各专项活动的完成情况整理。 9.4 保存期限 此卷保存期限一年。 10 设备管理资料 10.1资料内容 6 设备管理资料包括收费站机电设备台账、车道维护日志、机电设备维护记录、机电设备故障报修维修等。 10.2整理规范 卷1 车道维护日志，由值班站长每日交接班前，对车道亭内、亭外设备进行除尘维护，并填写车道维护日志，由维护员负责督导检查，并由维护员手写存档。 卷2 机电设备日维护记录，由收费站维护员定期进行维护并做好记录，填写机电设备日维护记录，由站维护员手写存档。 卷3 机电设备维护记录，根据机电设备的运行特点，确定设备维护周期，由收费站维护员定期进行维护并做好记录，填写机电设备周维护记录、机电设备月维护记录，由站维护员手写存档。 卷4 机电设备故障报修，当收费站出现设备故障，站维护员不能维修时，填写机电设备故障报修维修单，以传真形式报机电科，原件收费站维修员留存，待修复后，及时将维修情况进行填。每月5日前，将站本月设备维修情况汇总，并手写填写机电设备维修，上报机电科，原件由站维护员存档。 收费站机电设备台账，由收费站维护员根据实际使用的机电设备填写，机电科分管科员进行核查,由收费站负责人、机电科分管科员、站级维护员签字确认，每年x月x日前进行核定，由站维护员手写存档，同时报机电科留存。 10.3归档要求 此卷资料年末归档。 10.4保存期限 此卷保存期限一年。 11 汇报总结资料 11.1资料内容 汇报总结资料包括收费站工作月报、收费站半年总结、收费站全年总结、站长述职报告、副站长述职报告. 11.2整理规范 收费站工作月报由处统一下发表格，内业办事员每月25日前将内容机打完毕后，经站领导签字后上报处办公室。 收费站半年总结、收费站全年总结、站长述职报告、副站长述职报告按照要求及时上7 报。 11.3归档要求 此卷资料年末归档。 11.4保存期限 此卷保存期限一年。 12工作日志资料 12.1资料内容 工作日志资料包括值班站长交接班记录表、收费员非正常情况记录表 12.2整理规范 值班站长交接班记录表由值班站长在每天交接班时进行手写填写。 收费员非正常工作记录本分班组用尼龙绳打十字包封存。每包封面，粘贴口取纸，写明班组和日期，存入档案室，保存期限为一年。 12.3归档要求 此卷资料年末归档。 12.4保存期限 此卷保存期限一年。 13 后勤管理资料 13.1资料内容 后勤管理资料包括员工证件复印件、人员介绍信、人员介绍信、考勤表、年休假计划表、年休假申请表、服装台账、年度服装发放明细表、年度服装发放明细表、年度电工防护服发放登记表、年度厨师服装发放登记表、办公固定资产台账、办公生产台账、办公设施设备维修请示、办公用品采购计划表、办公用品入库登记表、办公用品领用登记表、食堂满意度调查汇总表、食品采购与进货验收台账、出库单、食堂餐厅、后厨消毒工作登记表、食品库存盘点表、图书总目录、图书借阅登记表、锅炉交接班记录表、锅炉日用能登记表、锅炉月用能登记表、锅炉运行登记表、锅炉状况登记表。 13.2整理规范 8 卷1 包括员工证件复印件、人员介绍信、人员介绍信 a.员工证件复印件包括身份证、职称证、司机驾驶证、健康证、电工证等证件,作为资料存档，人员变动时及时更新。 b.人员介绍信：收费站人员流动时，内业办事员将流动人员持有的人员介绍信按调入、调出分别存档。 卷2 考勤表、年休假计划表、年休假申请表 a. 年休假计划表：年初一月份填写，内业办事员制定本单位职工年休假计划，及时存档。 b.年休假申请表：按照请休假制度进行手写填写，并存档。 卷3 按照处下发的服装台账、年度服装发放明细表、年度服装发放明细表、年度电工防护服发放登记表、年度厨师服装发放登记表每月末机打存档。 卷4 包括.办公固定资产台账、办公生产台账、办公设施设备维修请示 a.办公固定资产台账由站长带领内业办事人员在年末进行登记，由内业办事人员进行机打登记，并与往年固定资产进行对比。 b.办公设施设备故障，内业办事人员及时机打书面报修申请，加盖公章后上报处办公室，并整理存档。 卷5：包括办公用品采购计划表、办公用品入库登记表、办公用品领用登记表 a.办公用品管理人员每月制定办公用品采购计划表，报站领导审核签字后存档。 b.办公用品采购后经办人填写办公用品入库登记表，库房管理员签字后存档。 c.办公用品领用时库房管理员填写办公用品领用登记表，办公用品领用人领用并签字后存档。 卷6 包括食堂满意度调查汇总表、食品采购与进货验收台账、出库单、食堂餐厅、后厨消毒工作登记表、食品库存盘点表 a.食堂管理员每季度负责食堂满意度调查工作，根据调查结果填写食堂满意度调查汇总表，公示期满后存档。 b.食堂管理员负责订立一周食谱，食品采购与进货时填写食品采购与进货验收9 台账，炊事员填写出库单，炊事员对食堂餐厅、后厨定期消毒并填写食堂餐厅、后厨消毒工作登记表，月底伙食委员会人员协同财务人员对食堂实物库存进行盘点，填写食品库存盘点表，以上资料由食堂管理员按月存档。 卷7 包括图书总目录、图书登记一览表 a.图书管理员建立图书总目录，年初存档，有新购或新配置图书时，填写图书登记一览表，同时更新图书总目录。 b.员工借阅图书及时填写图书借阅登记表，年末由图书管理员整理存档。 卷8 包括锅炉交接班记录表、锅炉日用能登记表、锅炉月用能登记表、锅炉运行登记表 锅炉交接班记录表由锅炉工填写，交接班签字应由交接班本人签字，各类状况参数应填写交接班时的状态。月底交内业办事员存档。 锅炉日用能登记表该表由锅炉工填写，管理人员复核。 锅炉月用能登记表该表由锅炉工填写，管理人员复核。 锅炉运行记录表该表应每日由管理人员填写。月底交内业办事员存档。 13.3归档要求 此卷资料按类别整月归档。 13.4保存期限 此卷保存期限一年。 14 培训管理资料 14.1资料内容 培训管理资料包括通行费征收岗位业务学习计划、通行费征收岗位业务学习成绩表、通行费征收岗位业务培训有效性评估表、通行费岗位征收培训计划、通行费岗位征收培训签到表、通行费岗位征收培训笔记 14.2整理规范 14.2.1培训需求与计划：年初由业务主任制定*年度通行费岗位征收计划，由站长审核后，以上资料年初存档。 14.2.2培训活动情况：每次培训活动应按照*年度通行费岗位征收计划、培训活动内容记录、签到表。 14.2.3处组织各类专项培训：*月业务学习作业，*月业务学习作业成绩单，培10 训有效性评估表以上资料除作业成绩单外，其它均手写存档。 14.3 归档要求 此卷根据资料多少按季度归档。 14.4 保存期限 此卷保存期限一年。 15 信息资料 15.1资料内容 信息文卷包括承唐快讯、站简报、上报简报情况统计表 15.2整理规范 内业办事员按照处下发的上报简报情况统计表，负责收集整理上述资料。 15.3归档要求 此卷资料按季度归档。 15.4保存期限 此卷保存期限一年。 16党工团资料 16、资料内容 党工团资料主要包括支部结构图及职责分工、党员情况登记表、党支部活动记录、申请入党人员登记表、缴纳党费登记表、收费站工会组织成员及职责、收费站女工会组织成员及职责、收费站工会组织当年的工作计划、工会会员登记表、独生子女情况统计表、收费站创建“工人先锋号”方案、收费站日常开展的文体活动记录本、收费站团组织人员分工、收费站团组织框架图、团员花名册、收费站团组织开展的活动、缴纳团费登记表、*收费站社会承诺、*收费站文明制度、创建青年文明号情况、警民共建活动情况、监督员座谈会情况 16.2、整理规范 卷1 主要存放*相关资料，包括支部结构图及职责分工、党员情况登记表、党支部活动记录、申请入党人员登记表、缴纳党费登记表，由党支部人员按照处下发的表格进行机电填空并存档。 卷2 主要存放工会相关资料，包括收费站工会组织成员及职责、收费站女工会组织成员及职责、收费站工会组织当年的工作计划、工会会员登记表、独生子女情况统计表、11 收费站创建“工人先锋号”方案、收费站日常开展的文体活动记录本，由工会委员进行机打填写并存档。 卷3 主要存放团支部相关资料，包括收费站团组织人员分工、收费站团组织框架图、团员花名册、收费站团组织开展的活动、缴纳团费登记表，由团委委员进行机打填写并存档。 卷4 主要包括廉政建设、政风行风建设、精神文明建设、创先争优建设等资料。包括*收费站社会承诺、*收费站文明制度、创建青年文明号情况、警民共建活动情况、监督员座谈会情况。由内业办事人员进行机打填写并存档。 16.3归档要求 此卷资料年末归档。 16.4保存期限 此卷保存期限一年。 17 安全生产资料 17.1资料内容 收费站安全生产组织领导机构、成员分工及职责、安全专题例会会议记录本、安全生产半年总结文字材料、安全生产年度总结文字材料、安全生产月文字资料、重点要害部位巡查记录表、综合治理安全生产月度检查表、消防器材养护卡、消防器材登记表 17.2整理规范 卷1 包括收费站安全生产组织领导机构、成员分工及职责、安全专题例会会议记录本、安全生产半年总结文字材料、安全生产年度总结文字材料、安全生产月文字资料。 a.安全生产组织领导：收费站建立安全生产组织领导机构，明确成员分工及职责。 b.安全生产每月召开专题例会，由内业办事人员进行手写记录。 c. 安全生产半年总结文字材料、安全生产年度总结文字材料、安全生产月文字资料由安全员按规定进行机打填写并存档。 卷2 包括重点要害部位巡查记录表、综合治理安全生产月度检查表、消防器材养护卡、消防器材登记表，由收费站负责安全的值班领导每周组织相关人员对重点要害部位进行检查，填写重点要害部位巡查记录表。每月对综治安全生产情况进行检查，填写综合治理安全生产月度检查表，交办公室主任存档。于月末上报处安全科存档。各单位建立消防器材和设施台帐，建立消防器材登记表，掌握消防器材和设施的12 配置情况，并报处安全科存档。各单位对消防器材及设施的检查维护应责任到人，每月对消防器材和设施进行逐项检查，并填写消防器材养护卡。 17.3 归档要求 此卷根据资料多少按季度归档。 17.4 保存期限 此卷保存期限一年。 18 留营日活动资料 18.1资料内容 留营日活动资料包括每月留营日活动资料，每次留营日活动包括留营日活动计划及安排、签到表、活动记录。 18.2整理规范 18.2.1每次留营日活动提纲由站领导班子研究确定，内业办事员负责填写留营日活动计划及安排。 18.2.2签到表用蓝黑或黑色钢笔和碳素笔。表内无空缺，注明值岗人员和倒休人员，缺勤人员注明事由。 18.2.3活动记录由内业办事员负责整理，要求机打，记录详实，表述内容完整，及时存档。记录包括时间、地点、参加人员、主持人及活动开展情况的简要表述，用简短文字小结，描述活动达到的效果。党支部、工会、团支部组织的活动以及培训、安全生产、岗位练兵等活动，应填写在相关记录资料中，在留营日记录中只要简要写明活动标题即可。留营日和各项活动的照片附活动记录之后，照片要配有简单文字说明。 留营日活动资料按每月留营日活动资料的顺序及时存档。 18.3归档要求 此卷按月度整理，根据资料多少归档。 18.4保存期限 此卷保存期限为一年。 19业务资料整理目录 19.1资料内容 业务资料整理包括通行费票据帐、通行费收入总账、通行费卡帐、通行费涨13 短款帐、票据使用情况日报表及月报表、收费站入、出口交通量日报表及月报表、通行费收入日报表及月报表、通行卡使用情况日报表及月报表、通行费收入大报表、通行费收入、车流量对比表、通行费收入分析、特殊票据汇总表、通行卡盘点表、IC卡收发情况统计表、收发卡回收情况统计表、卡筒发放单、坏卡上缴单、IC卡调拨单、机打票售出单、机打票领用单、车辆通行费票据请领单、票据月报表、弃票销毁统计表、长短款统计表、长短款处罚单、短款补缴单 19.2整理规范 卷1 包括通行费票据帐、通行费收入总账、通行费卡帐、通行费涨短款帐，由业务主任每天手写填写并存档。 卷2 包括票据使用情况日报表及月报表、收费站入、出口交通量日报表及月报表、通行费收入日报表及月报表、通行卡使用情况日报表及月报表，每天数据上传后由业务员打印并存档。 卷3 包括通行费收入大报表、通行费收入、车流量对比表、通行费收入分析、特殊票据汇总表，每月25日后由业务主任上报并存档。 卷4 包括通行卡盘点表、IC卡收发情况统计表、收发卡回收情况统计表、卡筒发放单、坏卡上缴单、IC卡调拨单，由票证员负责手写并存档。 卷5 包括机打票售出单、机打票领用单、车辆通行费票据请领单、票据月报表，由业务员手写并存档。 卷6 包括弃票销毁统计表、长短款统计表、长短款处罚单、短款补缴单，由业务主任手写并存档。 19.3归档要求 此卷按月度整理。 19.4保存期限 此卷保存期限为一年。 二 补充说明 14 1 资料装订说明 1.1封皮采用档案专用档案牛皮纸，“案卷提名”写明卷内资料类别名称，“编制单位”写明*收费站，“编制日期”写年份、月份，“保管期限”按文件要求写明。 1.2目录。机打标题2号宋体加粗，正文3号仿宋体。 1.3内容。所有表格、内容、总结、资料等内容一律使用A4纸，字体为仿宋体，字号为三号，每页22行，每行28字。 2 记录说明 所有手写文字均采用蓝黑色或黑色钢笔，碳素笔填写。记录为机打文字的，“标题”为宋体二号字加粗，“内容”为仿宋三号字。 3 照片说明 所有照片下方附文字说明。 4 存档与归档的说明 存档是指将资料临时存放在档案盒中。归档是指将资料装订成卷宗后存放在档案盒中。 15