收发室工作流程.docx

收发室工作流程收发室工作流程 一、信函管理 1、 严格执行保密制度，维护收件人的合法权利。 2、 清点当天邮局送来的挂号信的件数，实物与清单要相符合。 3、 把各类挂号信按部门分类、登记、签发。 4、 整理、核对、登记当天收发的各类挂号信，把实发数、未发数、退信数，做出汇总表，准确无误后进行装订。 5、 各基层部门退回收发室的挂号信要严格遵守邮政信函管理规定。在退信上要贴退条、盖章、批注，分别为、原址查无此、，、迁移新址不明，、地址不详。收发室要履行登记手续，由退信人签字。 6、 平信退信要贴退条、盖章、批注，分别为、原址查无此、，、迁移新址不明，、地址不详。 二、特快专递管理 特快专递包括联邦国际快递及国内EMS特快专递。 1、 特快专递需登记签发。 2、 退特快专递需收发单位贴退条、盖单位章、批注。 3、 收发室在退特快专递本上再次登记，退件单位签字。 4、 收发室退邮局特快专递再次登记，需邮局再次签字。 5、 特快专递收件单位当天没能领取，收发室需打电话告知领取。 6、 如有特殊情况，如鲜花等特快专递业务，需特殊服务，收件人也可带有效证件，到收发室个人领取。 三、国际信函平信管理 1国际信函平信要在信封的背面登记当天接收日期。 2翻译详细地址、姓名。 3如有地址不详或错投信函，登记寄件人，收信人详细外文地址、姓名。 4由收发室贴退条，盖收发室章，批注、退回。 5已下发的国际平信信函，各部门退回收发室的信函需要贴退条、盖章、批注退回，收发室要履行登记手续，由退信人签字。 四报纸管理 1清点报纸。 2按照报录分发各类报纸至报箱。 3如有缺报、少报需与投递员联系，及时补报，还需出黑板告知缺报种类。 五、文件管理 1收发室负责签收文件，在签收单上填写日期，文件内容。 2由取文件人在签收单上签字 3没有取文件的单位，需电话告知。 六、杂志管理 1清点杂志数目与邮局清单数目相符合。 2按照收发室杂志分配册，登记当天接收日期，杂志期数、份数，分发杂志。 3要在各单位杂志签收单上，加盖“收”字章。 4杂志入杂志箱，封闭式管理。 5定期告知各部门取杂志，各单位取杂志需签收当日日期，和取杂志老师的姓名。 6每月一次用各部门签收单与收发室杂志分配册对照核对，如核对出杂志的差错，立即与邮局及时联系实施补刊。 7杂志不能借阅他人阅读，不能带回家私自阅读。 八、订阅管理 1把新的一年目录，输入到订阅系统。 2为各基层订阅单位打印好订阅流程。 3订阅期间提供技术支持电话咨询。 4把各订阅部门的订阅清单送交邮局。 5校对清单。 6年初查询无法投递的报纸、杂志。