支付审批及费用报销管理制度.docx

支付审批及费用报销管理制度上海鑫桥大通投资管理有限公司 支付审批及费用报销管理制度 一、目的 为严格支付审批及费用报销管理工作，规范资金支付程序，有效的提高工作效率，强化财务管理和控制。制订支付审批及费用报销管理制度。 二、资金支付程序 、支付申请。本公司有关部门和个人用款时，应当提前向审核/审批人提交货币资金支付申请，注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容，并附有效经济合同、相关发票凭证或相关证明。 、支付审批。审核/审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审核/审批。对不符合规定的货币资金支付申请，审核/审批人应当拒绝批准。 、支付复核。复核人应当对批准后的资金支付申请进行复核，复核针对付款申请的批准范围、权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等。复核无误后，交由出纳人员办理支付手续。 、办理支付。出纳人员应当根据复核无误的支付申请按规定办理货币资金支付手续，及时登记现金和银行存款日记账。 三、资金支付流程 流程图 审核：指管理部门及主管领导对该项开支的合理性申请初步意见。 审批：指有关领导经参考“审核”的意见后进行批准。 复核：指财务部审核人员根据国家法律法规及公司制定的相关规章制度及费用报销标准对该项开支的数字准确性及票据合理性、完整性进行复查。 公司总裁的相关支付由公司董事长进行审批，再由财务部门负责复核及安排支付。 公司董事长的相关支付由公司总裁进行审批，再由财务部门负责复核及安排支付。 审核、审批人在出差或请假期间，应采用书面授权方式，如遇紧急情况，也可传真、mail或电话短信授权，之后补办书面文件。 四、资产采购 公司根据经营发展情况、资金额度及人员情况，确定固定资产采购计划。由行政管理中心提出采购报告和采购预算和支付预算，经总裁审批后，公司行政管理中心负责采购、登记、发放领用及日常维护。 支付时，由行政管理中心填写付款申请单，附件包括正规发票、固定资产卡片、签批的请购单、签批的支付预算。完成签批流程后由财务部根据资金计划支付或冲销预支借款。 五、办公用品采购 办公用品采购由公司行政管理中心统筹负责，每月初提出采购预算和支付预算，由行政管理总监审批。对当月没有预算的采购原则上不安排资金支付。 办公用品购入后，交至行政管理中心办公用品保管中办理清点入库，由办公用品管理员负责领用发放、保管。 支付时，由行政管理中心填写付款申请单，附件包括正规发票、入库单、签批的请购单、签批的支付预算。完成签批流程后由财务部根据资金计划支付或冲销预支借款。 六、费用支付 1、日常费用报销 日常费用报销支付 报销支付由报销申请人填写付款凭单，简要注明该项费用内容及相关信息，附件包括正规发票，及相关证明文件。 完成签批流程后由财务部根据资金计划支付或冲销预支借款。 每月固定费用支付 每月固定费用包括房租费、物业管理费、水电费、电话费、网费等。 该类费用中由银行直接代扣无支付时间变动余地的，直接入帐，无须签批。 有机动时间的，由行政管理中心办理付款申请单，完成签批流程后由财务部根据资金计划支付或冲销预支借款。 2、非日常费用 非日常费用由用款部门提前报送支付预算。 由用款部门办理付款申请单，完成签批流程后由财务部根据资金计划支付或冲销预支借款。 3、工资、奖金支付 工资表，奖金表由行政管理中心按月根据员工考勤、工作表现、工作业绩情况负责编制。财务管理中心予以数据协助和配合。 工资表，奖金表编制完成经行政总监、财务总监，总裁审核签批后于每月15日按时发放。 七、借款、拔款支付 员工因业务需要需预支现金的，需由借款人本人填写借款单完成签批流程后由财务部根据资金计划支付。 外埠人员急需用款的需以MAIL形式经业务总监、总裁审批后由财务部直接打款，事后及时补办相关借款手续。 各分公司需用的经营资金，根据年度经营计划和实际经营情况逐月上报给财务总监，由财务部填写资金划拨审批单并进行审核，由总裁审批后办理拨款手续。 八、差旅费 1、交通工具 原则上外埠出差乘坐火车硬座，晚8时至次日晨7时；在车上过夜6小时以上的；连续乘车超过12小时的，可购火车硬卧票。符合规定而不买卧铺票的，按本人实际乘坐的火车硬座票价的50%奖励个人。 因特殊情况需乘飞机的，需由总裁批准方可乘坐。 市内交通原则上采用公共交通工具，因特殊情况需乘出租车的，需由总裁批准方可报支。 2、住宿标准 全体员工统一出差住宿标准为200元/天，特殊情况需提高住宿标准的，需报经总裁批准方可报销。 员工一同出差时，同一性别的员工应合住标准间。到有公司签约酒店的城市，员工必须入住公司的签约酒店。 3、出差补贴 按出差起止时间每天享有补助30元。 4、出差报销应按要求及时填写专用的“差旅费报销单” ，尽快完成签批流程后由财务部根据资金计划支付或冲销预支借款。 5、如有预支出差借款的出差人员结束出差回到公司后，应于三日内到财务部办理报销、核销借款手续，如不及时报支，财务将本“前账不清，后账不报”的原则，冻结其本人的后续所有报支业务。 6、员工出差应须在出行前到考勤负责部门办理考勤登记，原则上由行政部门负责预订或购买车票、机票，并代订住宿酒店。 九、交际应酬费 因业务需要开支的交际应酬费，须遵循先报备、再报销的原则，由业务部门提出预申请，报经总裁批准后方可报销。 交际应酬费的报销，完成签批流程后由财务部根据资金计划支付或冲销预支借款。 超审批金额以上的交际应酬费，不预开支，特殊情况须经总裁审核加签。 公司大型招待活动及单笔金额超过1万元的，须经董事长批准。 十、支付单据填写要求 所有支付单据必须用黑色或兰黑色，钢笔或中性笔填写，字迹清晰，不得潦草。禁止使用原珠笔、铅笔或彩色笔填写支付单据。 所有报支的费用必须取得正规的原始发票，且金额需与支付申请单据上填写的金额一致，否则不予报支。特殊情况需提前与财务部门沟通解决方式，确定后按解决办法进行处理。 支付申请对应的原始发票及其他应关附件，应正面朝上整齐地粘贴于粘贴单上，每张附件需与粘贴单相粘连，保证粘贴的牢固。将支付申请单据按左上角对齐、正面朝上的原则粘贴于最前。 单据附件粘贴时，请一定使用胶水或固体胶，禁止使用订书钉、回型针、大头针等金属类贴合工具。 十一、报销及请款时间 现金报销时间规定：每月20日的下午一点半至四点半为公司统一现金报销时间，其他时间财务部不办理相关现金报销业务。 大额现金支付，请提前两个工作日至财务部提出预约，现金5000元以上本公司视为大额现金。 因特殊情况需在非现金报销日取用现金的，请至少提前两个工作日至财务部报备并得到确认。