报刊邮件收发管理制度.docx

报刊邮件收发管理制度报刊邮件收发管理制度 编号： 0.0修正 历史文件记录 修订人 修订时间 文件编号 修订内容 备注 1.0 目的 为了加强对报刊邮件的管理，确保公司报刊邮件收发工作的顺利进行，特制定本规定。 2.0 适用范围 广东燕京啤酒有限公司全体员工 3.0 流程起点与终点 起点：制度流程制定/修订； 终点：制度流程评估再改进。 4.0 术语、定义及缩写 报刊邮件：报刊指的是以公司名义订阅的各类报纸、杂志刊物，邮件指的是快递、包裹、信件； 5.0 职责 6.0流程图 7.0 流程管理标准 7.1报刊杂志的收发与征订 7.1.1公司领导报刊杂志的征订、收发工作由XX部负责； 7.1.2其他报刊杂志、邮件的征订收发工作由XX部负责； 第 1 页 共 1 页 7.1.3报刊杂志订阅标准： 7.1.3.1各部室、车间每年限制订阅报刊、杂志各一份，总金额不得超过500元/年，超出规定费用的由部门自行承担。 7.1.3.2公司高层领导每年订阅种类不做限制，副总经理以上级订阅费不得超过1000元/年，总经理助理订阅费用不超过800元/年； 7.2邮件、信件的接收 7.2.1收发室在接收到外来邮件时，要及时通知收件人到收发室领取； 7.2.2收发室在接收到有关法律文书类的邮件、信件时必须立刻通知综合管理部法律专员签收； 7.2.3经过网络邮购的包裹收发室不负责签收，需收件人本人签收； 7.2.4收发室在收到需付邮费的邮件、包裹时，收发室值班员有权拒绝代签收，但收发室值班员必须及时通知收件人领取，如通知后收件人没有及时领取被退回的，由收件人自行负责； 7.3邮件、信件的领取 7.3.1收件人在领取邮件时要在包裹、邮件、信件领取登记表上登记并详细登记邮件编号、领取时间，以备查验核对； 7.3.2因收发室位于监控室，领取报刊、邮件时需在收发室柜台领取，不得进入收发室内； 7.3.3收发室值班员没有在场情况下，任何人不得私自拿取报刊、邮件； 7.3.4任何人不得私自截留报刊杂志、邮件、信件； 7.3.5特殊情况下，如包裹邮件中的收件人不在，原则上不得由他人代领，如因此而造成的丢失、缺少和调包等后果，由代领人负全部责任； 7.3.6收发室接收到邮件后，及时通知收件人当日领取，如收件人当日未能及时领取，因此所造成的丢失、缺少或调包等损失，收发室值班员不负任何责任； 7.3.7公司领导报刊杂志、邮件、信件由公关部负责领取分发； 8.0 考核 8.1绩效考核： 8.1.1领取邮件时拒绝在包裹、邮件、信件领取登记表上登记的，不给予领取，并通报所在部门处理； 第 2 页 共 2 页 8.1.2未经允许进入收发室、私拿取邮件的罚款20元/次； 8.1.3由于个人原因造成重要邮件丢失的罚款100元/次，并对后果负责； 8.1.4收发室值班员发错邮件，违反制度规定内容或被有效投诉的扣当月KPI考核分1分/次； 8.1.5收发室值班员全月无发错邮件，无被投诉的加当月KPI考核分2分； 9.0 相关流程 无 10.0相关模板与记录表格 制度流程制定/修订申请单 文件审批表 会议签到表 文件发放/回收登记表 备注：凡涉及报刊邮件收发管理制度的制定或修订必须参照本文稿模式编写。 第 3 页 共 3 页