印刷企业在电子商务系统建设中的项目管理应用分析.doc

印刷企业在电子商务系统建设中的项目管理应用分析中文摘要本文首先介绍了我国印刷企业的现状和项目的相关概念、项目的特征及运行的一般规律；并较为深入地研究了项目管理的两个核心目标：进度、质量。本文运用项目管理的基本理论和方法，对广州市天琥彩色印刷有限公司电子商务建设项目进行分析，并且结合自身在该公司的实习经验阐明了印刷企业中项目管理思想的应用方法，并从电子商务系统建设项目对印刷企业的管理提出建设性改进意见，为国内印刷企业改革中应用项目管理理论提出一条新路。最后，在对当前中国企业项目管理中普遍存在的组织结构、管理制度、项目经理能力、管理手段等问题进行深入探讨的同时给出了我国企业项目管理发展的对策并指出了其未来的发展趋势。这对项目管理目标的成功实现有着不可忽视的现实意义。本文结合实际案例对于如何成功地管理项目进行了深入地研究。研究结果对广州市天琥彩色印刷有限公司及我国制造企业的项目管理具有很好的借鉴意义。关键词：印刷企业；项目管理；电子商务系统。引言我国印刷企业呈产业带化发展，以深圳、东莞、广州、汕头为中心的珠三角印刷产业带；以上海、浙江、江苏为中心的长三角印刷产业带；以京津冀为中心的环渤海地区印刷产业带；以云南、四川、陕西为中心的西部地区印刷产业带；此外，尚有以中原崛起为背景的中原印刷产业带和以振兴东北老工业基地为背景的东北印刷产业带。一大批民营企业占领了低端市场，其产品质量有一定的保证，多用国产中低档印刷机，印刷普通大众需求物品。做得好的民营印刷企业，不求全，走专业化道路。目前的国有印刷企业， 多以传统产品为主，在中档产品上有一定的竞争力。随着企业的改制， 大部分转制了。随着IPAD等平板电脑或电子阅读器的风行，传统读物受到越来越大的冲击，传统印刷业也受到相应的冲击。但随着市场经济的发展，包装、宣传册和海报印刷等和商品有关的印刷得到越来越快的发展，市场竞争也越来越大。如何把握契机，引入新技术，改造生产力，是印刷企业需要面对的最主要的问题。2001 年我国加入 WTO 组织，全球化制造和国际化经营给中国市场带来了新的发展机遇，也带来了更严峻的挑战。面对日益缩短的项目周期，日益增加的成本和竞争日益激烈的市场，生产企业迫切需要更为高效、系统和完善的管理方法以适应独特的、动态的和多样化的项目需求。项目是实现企业战略目标的载体，项目管理既是一种思维方式和工作方法，也是一种先进的文化理念。在企业的发展中，如果说战略管理是核心，营销管理是命脉，那么项目管理则是企业发展的主体，其管理的水平成为影响企业利润的重要因素，并最终影响产品的市场竞争力。新世纪项目管理在中国的悄然兴起，迅速提升了国内企业的现代化管理水平，节省了大量的资源和财富，更好地增强企业参与市场竞争的能力。目前，项目管理已成为我国现代管理中一种被广泛使用的技术和方法。但是，我国在项目管理的应用方面与国际水平还存在着很大差距。本文运用项目管理的基本理论和方法，对浙江义乌海潮服饰配件公司重大项目改造和平时的管理进行分析，并且结合自身在该公司的实习经验阐明了中小型服饰配件企业中项目管理思想的应用方法，并从重大项目改造、原材料采购流程、企业日常管理等方面对服饰配件企业的管理提出建设性改进意见，为国内中小型制造企业改革中应用项目管理理论提出一条新路。项目管理不仅是对单个项目进行管理，更重要的是在企业内部建立起项目管理的环境，建立一套项目管理的标准方法，并与企业的业务流程集成在一起，相互配合，在实践中进行优化，形成以项目管理为核心的运营管理体系，从而提升企业整体的运营管理能力。第一章：我国的项目管理学科现状1.1：项目概念的扩展随着项目管理应用普遍性的增加与人们对项目管理重要性认识的逐步深化，人们对“项目管理”一词不断出现了新的、更深入的认识理解。今天的项目管理与传统意义上的理解：项目管理就是管理项目,已经发生了根本意义上的变化。项目管理运用的范围会越来越广，涉及的领域会越来越多，发挥的作用会越来越大，企业面临的竞争也会越来越激烈。特别值得注意的是，在我们致力与国际接轨时，国际上项目管理还在迅速发展，已经出了一些新的概念和方法，如伙伴关系，系统重组，集成管理等等。资料显示，国际上项目管理研究与应用发展出现一些值得注意的发展趋势，主要有：(1)内容范畴不断扩展，从工程项目管理扩展到其他项目管理，从主要针对项目执行阶段的管理扩展到系统的考虑项目的全寿命管理，包括项目需求论证，前期策划，计划实施，直到项目结束等。(2)高新技术的需求不断增大，这赋予了现代项目管理中战略性、风险性、竞争性、规模化、复杂化、高附加值和信息密集等明显特征。(3)知识体系不断完善。在需求的推动下，项目管理的理论与方法也随之发展、日趋成熟，成为集多领域知识为一体的综合性交叉学科。包括某些通用的管理学知识，各种不同类别项目所共同需要的项目管理基础知识，以及各应用领域项目所需要的特殊管理知识。(4)计算机与信息技术支撑平台的快速改善，使国际互联网和企业网等现代化的通讯技术，对项目全过程中产生的信息进行收集、储存、检索、分析和分发，以改善项目生命期内的决策和信息沟通。各种类型的项目管理软件(如预算软件、进度控制软件、风险分析软件等)也在不断改善。1.2：我国项目管理学科现状1984年，利用世界银行贷款项目鲁布革水电站在国内第一次采用了国际招标、中标的日本建筑企业由于运用了项目管理方法，从而缩短了工期，降低了造价，工程质量优良，取得了明显的经济效益。这给我国的整个投资建设领域带来了很大的冲击。此后，鲁布革水电站项目管理的经验迅速在全国许多大中型工程中推广。2000年1月1日开始，我国正式实施全国人大通过的中华人民共和国招标投标法，这个法律涉及项目管理的诸多方面，为我国项目管理的健康发展提供了法律保障。当前世界全球化经济为项目管理的发展提供了一个难得的机遇，我国项目管理学科人员认识到努力使项目管理与我国社会经济协调发展已经是迫在眉捷的问题。在面向市场、面向国际，加快我国项目管理在实践应用、理论研究、教育培训、学科建设等全面发展的方面，我国的项目管理学科有了很大的发展。在应用方面学科人员认真总结我国多年来的项目实践，并结合我国实际，跟踪国际发展水平，建立起了我国的项目库，案例库。在政府支持下发展了我国项目管理的学会组织。我国项目管理学会成立已有近20年的历史，有了比较良好的基础，作为全国一级学会与国际有关组织平等对话。我国的项目管理经过多年的实践己取得了重要进展，但与国外相比，仍然存在着很大差距。1、项目管理理论落后。我国自上世纪80年代末至90年代初引进项目管理方法，但是由于起步较晚、投入不足、研究机构与实践单位分离等原因，与国际项目管理相比，我国项目管理的研究还处在不太成熟的阶段，其应用范围主要在建筑业对工程项目的管理，应用范围较狭窄。在中小型制造企业的项目管理应用中只有一些小的探索性研究，研究成果不大。2、缺乏合格的项目管理人才。由于我国引进项目管理理念的时间比较晚，对项目管理的系统研究和实践起步也比较晚，到1991年才成立全国性的项目管理研究会。我国项目管理人才培养的理论环境还比较落后，目前一些项目管理公司项目经理的任命还是以行政任命为主，非竞争上岗，仅按相关业务岗位的标准来任命项目经理。项目管理人员不仅需要具备深厚的专业知识与工作经验，熟练掌握和使用项目管理的工具、方法与技巧，同时还要具备很强的组织、指挥、沟通、协调、控制的能力，甚至要具备一定的人格魅力和威信，在某些组织内部项目经理的人际关系也是项目成功的不可或缺的重要条件之一。在我国，决大部分项目管理人员达不到要求。第二章：研究企业现状2.1：企业概况广州市天琥彩色印刷有限公司注册资本：人民币 150 万，现有员工50-100人。拥有独立的研发团队和市场销售网络。广州天琥彩色印刷有限公司自创办以来，立足于印刷行业，不断探索，形成一套独特的企业文化。广州天琥彩色印刷有限公司是一家集包装印刷、专业生产企业。我们专注于各种纸品印刷领域设计、加工生产。印刷厂有多台全新的海德堡印刷机、CTP照排系统、瑞士自动UV上光机、过胶机、啤烫机等。现设有国内业务部、海外业务部、电子商务部、客户服务部等多个部门，销售网络辐射全球十余个国家和地区。年出口额达3000万美元。产品生产杂，生产产品有：产品目录、书刊、杂志、童话故事、宣传册、海报、日历、卡片、礼盒套装、玩具盒、精美画册、宣传单张、彩色名片、产品样本、广告招贴、杂志、包装、海报、贺卡、台历、挂历、信纸、信封、礼品袋、书刊、笔记本、PVC卡、纸杯、说明书、广告海报、单据、表格、联单收据、无碳纸、电脑纸、宾馆酒店用纸、菜牌酒水单、银行单据、工卡、贺咭、服装吊牌、彩色高中档不干胶商标贴等其它印刷业务。企业的管理主要是家族性管理，在最近几年，企业为满足不断扩大的业务，招聘了许多大学毕业生，给企业注入了新鲜血液。2.2：企业管理存在的问题企业在最初的发展阶段，一直采用家族式的传统管理方式。在企业发展壮大过程中，在企业管理改革的过程中，管理者思想保守，对新的管理方法认识不清。在项目管理的应用方面还是空白，企业在应用项目管理时存在的问题是：(1)企业交易结构不稳定，上下游交易伙伴不明确，需要到处找商机，企业在产业链中的位置不清晰，企业生产管理不成熟；(2)思想观念落后，在包括系统规划、实施与控制、人力资源管理与沟通、质量控制与风险管理等方面管理方式传统。国际通行的项目管理模式尚未被业主认同；(3) 公司主要客户集中在国外市场，与客户的交易大多要通过外贸公司。公司的义务和生产受外贸公司控制。(4)公司产品生产存在淡季和旺季，订单量差距大，造成淡季人员的浪费和旺季生产能力的不足。(5)公司项目管理水平低、力量弱，信息化程度低。这些严重阻碍了公司生产效率的发展，是亟待采取果断措施予以解决。第三章：项目管理在企业电子商务工程中的应用3.1电子商务系统规划3.1.1电子商务系统需求调研制定调研计划，主要工作有确定调研目标;确定时间、人员、预算;调研问题列表;明确调研预期成果。需求调研及需求资料整理。内部学习调研计划，要求调研小组成员十分清楚调研计划的各项内容:制作调研相关表格等。与调研对象沟通调研计划。与调研对象分享调研计划的部分内容，目的是希望对方清楚调研的日程，提前准备他们要向调研小组讲解的内容，提前指定专门负责接待及讲解的具体人员。以调研计划为指导，走访各调研对象，重点了解业务流程、使用习惯和使用期望，收集相关书面材料或电子数据。撰写调研报告，调研报告一般由调研报告正文和调研报告附件组成。调研报告主要包括调研目标、调研过程、调研方法和调研总结。调研报告附件一调研记录。调研报告的附件，主要是调研内容的详细记录，其中包含大量的原始需求信息。该附件将作为需求分析的重要依据。3.1.2确定需求确定需求是项目管理过程的启动阶段。本企业信息化程度低，严重阻碍了公司生产效率的发展，公司领导决定加快企业信息化和网络化建设，首先建立起企业自己的电子商务系统。需求分析：本企业的主要业务是代工生产产品目录、书刊、杂志、童话故事、宣传册、海报、日历、卡片、礼盒套装、玩具盒、精美画册、宣传单张、彩色名片、产品样本、广告招贴、杂志、包装、海报、贺卡、台历、挂历、信纸、信封、礼品袋、书刊、笔记本、PVC卡、纸杯、说明书、广告海报、单据、表格、联单收据、无碳纸、电脑纸、宾馆酒店用纸、菜牌酒水单、银行单据、工卡、贺咭、服装吊牌、彩色高中档不干胶商标贴等其它印刷业务。生产业务存在生产订单批次多，因交易结构不稳定使生产不稳定，需要扩展业务，寻找商机等问题。企业与原材料供应商有着长期合作伙伴关系，所以在企业的信息化和网络化建设中，电子商务系统的建设最为紧急和必要。建立电子商务系统，在原材料采购中能节约人员成本，在扩展业务，寻找商机方面能对企业生产的稳定提供很大的帮助。建立电子商务系统，能越过外贸公司寻找国外客户，增加订单，增强企业生产的稳定，并且减少支出，增加利润。企业生产的稳定可以增加长期工数量，减少临时工数量，从而提高企业产品质量。3.1.3电子商务系统可行性分析尽管电子商务项目管理的目标归根到底是服务于企业的商业目的，但是不同行业、不同类型的企业对电子商务需求显然不同，所以，企业在决定进行电子商务系统建设的同时，一定要规划好自己到底需要什么样的电子商务系统，也就是说需要电子商务系统的哪些部分，要根据所需要的功能来确定电子商务系统的复杂程度。为更好地进行项目范围变更控制，需要注意以下方法的应用:建立有效的范围变更流程，进行范围变更控制时，首要工作是建立范围变更控制流程。范围变更的控制一般是从项目干系人提出的范围变更申请开始，在提出范围变更申请之后，其他的流程包括范围变更的分析、变更的确认和审批、变更的实施、以及变更效果评价等环节。重视需求分析工作，在项目初期，项目经理首先需要考察客户做这个项目有什么用处，即“为什么”要做这个项目，这样才能真正从客户的角度来考虑系统的需求;接下来需要总结出整个项目“做什么”，并能概括出各个子任务，让开发人员更好地把握项目内容的大方向口。尽可能明确项目的范围，合同中的项目范围应该还只是粗线条的约定，必须进行细化和深人。编制范围说明书和工作分解结构是其中重要的部分。电子商务项目可行性分析的内容概括为三个方面:经济可行性分析、技术可行性分析、可实施性分析。这部分要求我们首先在完成需求调查和分析的基础上，对于电子商务网站的初步建设方案在技术、经济及可实施性等方面进行可行性分析，然后综合各方面情况提出可以实施、延迟实施、改进后实施或者不予采用等最终建议，最后提交可行性分析报告。作为小企业电子商务系统建设，一般仅提供一个企业电子商务系统建设项目计划书，可行性分析可作为其中的一个主要部分进行分析，得出明确结论，这样也可以不提供可行性分析报告。 3.1.4电子商务网站规划对于每一个电子商务网站来说，总体规划的过程都是一个创作的过程。商务网站总体规划主要包括商务网站目标设计、关键业务流程设计、网站功能设计、技术路线规划、相关团队规划、总体时间规划、投资概算等内容。本企业的电子商务网站要求为：(1)电子商务网站目标设计电子商务是企业依托网络、现代信息技术开展的商务活动。对每一个企业来说，都是一个摸索的过程。从电子商务兴起至今，企业开展电子商务，成功者有，失败者也不在少数。如果企业不是很有信心，不想投入太多，可以考虑首先建设一个试验平台。一般大型的电子商务网站采用总体规划、分期实施的策略，因此电子商务网站的目标包括总体目标以及各期目标。概括来讲，电子商务网站的目标主要从以下方面考虑，每个电子商务网站的目标往往各不相同。(2)关键业务流程设计对于新兴的电子商务公司来说，通过考查、研究现有类似模式的其他电子商务网站，充分发挥自己对商业的理解，针对市场上商业流程缺口、薄弱环节或者人为复杂化的商业过程，提出并设计通过网络平台实现的业务流程。在电子商务网站的总体规划时期，对关键业务流程的设计需要有两个方面的准备:一是考查并参考类似商业模式的电子商务网站，对相关流程进行学习:二是要考查自己现行的业务流程，确定纳入或是通过改造能纳入到电子商务流程中的关键业务流程。第二方面实际上就是现在常说的电子商务流程再造。企业搞电子商务，绝对不是把现有的业务流程搬到网上来实现。(3)电子商务网站功能规划电子商务网站的商业模式有很多种，业务流程也各有特色，这样提供的功能也不尽相同。在总体规划中，从较为宏观的角度确定网站要提供哪些功能。电子商务网站的功能分为核心(基本)功能、辅助功能。即围绕核心业务，确定网站的基本功能;受投资和时间的约束，适当增加与商业模式关系较为紧密的辅助功能。(4)技术路线规划当企业具有一定的信息化基础，或是业务伙伴有技术要求时，不得不做好技术路线的规划。比如，企业内部的技术起点己经很高，一方面内部系统与电子商务网站有数据导入、导出的要求，一方面希望统一进行技术管理。在这种情况下，技术路线规划尤为重要。对于技术基础低的企业，或是独立的电子商务网站运营商，往往会在技术外包的情况下，要求开发方给出2种一3种不同档次或类型的技术方案进行选择，这样的技术方案一般包括系统结构、网络架构、关键技术及其要解决的问题、软硬件选型、预算等广州市天琥彩色印刷有限公司将企业电子商务网站外包给网络技术公司建设。(5)团队规划电子商务网站从总体规划到平台建设、内容建设、运营、完善，不同阶段进行详细需求调研的基础上，编制工作分解结构和需求分析报告。工作分解结构可以为项目执行绩效评测和项目控制提供一个基准。如果在项目的合同或范围说明书中能明确界定做什么，不做什么，将是非常好的事情。最初明确不做的内容，后来客户提出来要做，则是一个明显的变更，非常容易辨别和确认。(6)总体时间规划制定总体时间规划，明确每一期起止时间，实现什么功能，完成什么任务;明确至少第一期网站平台建设、内容建设、网站推广、开始运营的起止时间。如果电子商务网站采用技术外包，还要把招标、评标的时间考虑在内。初步进度安排如下:一期实施的项目内容与时间进度，该公司首先应在公司内部各部门与各人员岗位进行电子商务系统应用子系统纯净水实时配送系统的实施与运行测试。二期实施的项目内容与时间进度，在公司一期电子商务系统基本功能顺利实施与应用之后，再进一步实现电子商务应用子系统的应用。(7)投资概算电子商务网站是一项复杂的工程，在进行总体规划时，要考虑到6个方面费用的概算:前期调研、规划费用;电子商务网站建设费用;信息资源投资费用;各种培训费用;日常维护、运行管理费用;招标、评标费用。制因外部环境变化、项目需求调研不够全面、新技术出现等所引起的用户需求变化，项目组通过运用正式的范围变更申请表，使提出需求变更的申请者认真考虑相关变更对各子系统的影响，从而减少未经过深思熟虑的变更申请，规范范围变更的管理。电子商务系统建设进行研究，主要研究内容包括以下几个方面:研究分析国内中小企业开展电子商务现状及问题，分析国外项目管理与电子商务项目管理的异同，分析电子商务系统的建设内容与流程，将传统项目管理9大内容进行甄选、整合，明确电子商务项目管理的主要内容包括系统规划、实施与控制、人力资源管理与沟通、质量控制与风险管理四部分，对这四部分的应用进行分析及规范。针对目前国内中小企业电子商务系统建设项目管理的关键问题进行分析，构建适合国内中小企业电子商务网站评估的评价指标体系，提出评价指标的选择原则，分层次地确定评价指标，明确各个层次评价指标的权重。 (1)规范了项目管理体制和运行机制。企业管理体制按照矩阵式管理特征进行了必要的调整，以工程项目为对象组建项目经理部，取消中间层，实行两级核算；集中配置生产力要素，建立健全以工程项目为轴心，按需供应的生产要素模拟市场；建仨健全业务系统化管理，实现人力资源优化动态管理；明确界定企业、项目经理部、各生产要素市场相互之间的责权关系和经济关系。理顺了管理体系，明确了工作标准。(2)规范了项目经理部的组建、编制和解体。项目经理部统一以工程项目为对象组建，按工程项目名称命名。项目经理部按照精干、高效的原则，依据工程规模定编定员。坚持项目管理的一次性，做到项目经理部一个工程项目一组建、一考核、一解体，从根本上解决了项目经理部跨项目管理和成本不实的问题。(3)增强了全员成本意识，强化了成本管理，提高了经济效益。=严格的考核制度以及项目工薪制的实行，项目管理的最终成果与项目管理人员的收入得到了有机结合，从而调动了员工的积极性，增强了员工的成本意识。(4)进一步加强了企业基础管理，提升企业管理现代化水平。通过建立和实施项目管理体系，促使项目管理步人了规范化轨道，企业的质量、安全、工期、成本、计划、统计、预结算、合同、物资、设备、劳务、技术、施工等管理得到明显加强，同时促进了企业标准化管理，使企业的管理体制与市场经济接轨，管理制度与现代企业制度接轨，管理方法与国际惯例接轨。3.2电子商务项目的实施与控制3.2.1电子商务系统外包建设因为本企业缺乏具有建设电子商务系统的人才，自主建立电子商务系统成本太大，所以选择将电子商务系统建设项目外包给网络技术公司。为使本企业员工能熟悉电子商务系统的使用和维护，在以后电子商务系统的应用中能自主对电子商务系统进行升级工作，所以由本企业派出人员与网络技术公司人员共同组成项目组。因为本企业人员更加熟悉本公司业务，所以由本企业人员担任项目经理。3.2.2电子商务项目的进度与成本控制(1)电子商务项目的进度控制电子商务项目进度控制是指根据项目工作进度的实际执行情况，分析比较实际进展与计划之间的差异，及时发现偏差和纠正偏差，并做出必要的调整，使项目朝着有利的方向发展，以保证项目按既定进度进行。在进度控制中，具体工作包括:收集各种执行数据检查进度执行情况以发现是否存在进度问题;在发生进度问题的情况下进行进度调整。项目进度控制的依据主要有三种:项目进展报告，反映项目详细执行情况的正式文件;项目变更请求，变更请求可能是根据项目进度提出的，可以是直接或间接的、计划内或计划外的等;原始的进度管理计划，用于和实际执行情况进行比较。项目进度控制的方法主要有以下四种:进度变更控制系统。进度变更控制系统描述了项目进度变更控制的过程，包括书面申请、核准变更的审批级别，以及进度变更的追踪系统等。进度变更控制系统应该与整个项目的控制系统相协调。进度偏差分析。进度偏差分析用于判断进度是否发生了变化，发生的变化有多大。例如，非关键路径活动的重大延误对项目总体影响甚微，但关键路径或接近关键路径上一个短得多的延误可能需要立即采取行动。修订项目进度计划。几乎没有一个项目能原封不动地按照原先制定的计划执行。预期的变更可能会要求重新制定计划或者修改活动所需时间的估算，修改活动排序，或者对可选择进度进行分析。项目管理软件。项目管理软件能够追踪与比较计划日期与实际日期，法。时间一成本平衡法的目标是通过压缩那些使总成本增加最少的活动的工期，确定项目最短完成时间。为了实现这个目标，应在每次平衡一个时间段的前提下，压缩关键路径上那些有最低单位时间增加成本的活动。为了将活动的工期从正常时间缩短至应急时间，每项活动都有自己的单位时间加急成本。缩短工期的单位时间加急成本可用如下公式计算:单位时间加急成本=(应急成本一正常成本)/(正常时间一应急时间)在实施时间一成本平衡法的过程中，应该注意以下几点:不是所有的进度都可以压缩的，达到了应急时间的活动就不能再压缩了;只有压缩关键路径上的任务，才能缩短项目的工期;关键路径可能有多条，次关键路径随着时间的推移可能成为关键路径;对一个项目而言，压缩工期与费用的关系不是线性增长的;对于电子商务项目管理，需要类似网络图这样的工具作为支持，否则，仅凭拍脑袋决策压缩哪个活动可能是不正确的。3.2.3电子商务项目人力资源管理与沟通人力资源管理是电子商务系统建设中项目管理的核心工作，将人员合理地分配的各个团队中，在各个团队之间进行人员的协调是保证电子商务系统建设工作顺利完成的前提条件。如何充分发挥“人”的作用，对于电子商务项目管理的成败起着至关重要的作用。电子商务项目管理中对人员的管理，从系统规划开始，经历系统建设，一直持续到系统运营。一般而言，电子商务系统建设的每个阶段都需要具有成本代价和时间代价，工作的成本预算进行调整，同时对成本基准计划进行相应的修改。最后要注意，成本变更控制系统应该与其他变更控制系统(如质量变更或进度变更控制系统)相协调，成本变更的结果应该与其他变更结果相协调，力求在不降低质量的情况下合理地调整成本预算。成本绩效的测量和分析在成本控制过程中，要把精力主要放在费用超支的工作包上，尤其要优先考虑费用超支较多的工作，以加强对成本的控制或提高工作的效率。在采取措施时，应将成本压缩或控制的重点放在那些马上就要开展的工作包或具有较大估计费用的活动上。因为越晚采取行动，造成的损失就可能越大，纠正的可能性也就越小;而成本估算越大的活动，减少其成本的机会也越多。当然，对于成本节约的工作包，我们也要适当关注，要考虑到底是工作效率高、方法得当而导致成本节约，还是由于质量降低而导致成本节约:如果是前者，应该将好的做法作为经验或最佳实践在项目团队中推广;如果是后者，则要想办法予以纠正。具体而言，降低项目成本的方法有很多种，例如改用满足要求但成本较低的资源，提高项目团队的水平以促使他们更加有效地工作，或者在客户的许可下，减少工作包和特定活动的作业范围和要求。另外，即使成本差为正值，也不可掉以轻心，而要想办法控制项目费用，让其保持下去，因为一旦成本绩效出现了麻烦，就很难使它回到正规上来。常用的绩效测量技术有挣值分析、盈亏平衡分析、敏感性分析等。由于存在不确定性，项目一般都不可能精确地按照预定计划进行，一旦项目成本发生较大的变化，就有可能需要修改原来的成本预算。在进行以上的进度和成本控制中，项目管理软件和电子表格等工具常能较好地对项目的计划值和实际值进行跟踪和比较，并能预测完工时间和完工总成本。项目团队应该积极采用项目管理软件对进度和成本进行分析和控制。3.2.4电子商务项目的成本控制项目成本控制是这样一个管理过程:项目组织为保证在变化的条件下实现其预算价值，按照事先拟订的计划和标准，通过采用各种方法，对项目实施过程中发生的各种实际成本与计划成本进行对比，并通过对其进行检查、监督、引导和纠正，尽量使项目的实际成本控制在计划和预算范围内。项目成本控制主要有以下四大依据:项目各项工作包或活动的成本预算，这是成本控制的基础性文件;成本基准计划，用于与实际成本执行情况进行对比;成本绩效报告，反映成本执行情况;变更申请，项目干系人提出的项目变更申请显然也会影响项目的成本，要注意分析和监控。项目成本控制包括监督成本绩效，找出与计划的偏差，并弄清原因;确保所有恰当的变更都准确记载于更新的成本基准之中;阻止不正确犷不恰当或经批准的变更纳人成本基准中;将经核准的变更通知项目干系人;采取洽当的措施将预期成本限制在可接受的范围之内。若对成本偏差采取不恰当的应对措施，可能会造成质量或进度问题，或在项目后续阶段产生无法接受的巨大风险。3.2.5电子商务项目的范围控制电子商务项目的范围控制是指通过一套有效的流程和管理方法，把电子商务项目执行过程中出现的各种关于项目最终产品或服务范围的增加、修改、删减等变更最大限度地控制在最小范围内。对于电子商务项目，尤其是电子商务系统开发项目中，范围控制是项目管理的重点之一，这主要有两个原因:一是因为在我国中小企业电子商务项目中，“范围蔓延”现象太普遍，二是很多进度和成本问题都是由于范围失控而引起的，并最终会导致工期、成本、质量等指标的变动，从而影响项目目标的实现。这里先分析电子商务项目范围变化的原因，然后再讨论变更控制的方法和技术。电子商务项目范围变化的原因不同类型的电子商务项目，发生范围变化的原因不尽相同，导致电子商务项目的范围变化的原因包括以下几方面:项目需求的变化、项目外部环境发生变化、项目管理方法的原因、新技术方法的出现、用户单位本身发生变化等范围变更可能会随时发生。但变更并不可怕，可怕的是我们没有预见，缺乏有效的范围变更管理。实际上，并不是所有变更都是坏事情，如果管理得好，范围变更可能意味着出现了新的利润机会;但管理得不好，可能会导致项目的失败。3.2.6人员选聘由于本电子商务系统的建设人员是由广州市天琥彩色印刷有限公司和网络公司中选聘而来，所以在人力资源方面必须明确各团队人员的职责和分工。进行岗位分析和明确系统建设中的各个团队的职责以后，接下来以此为依据进行人员选聘与培训，寻找和培养满足岗位条件的人员。与岗位的设定时间相对应，项目所需人员的招聘和培训并不是一次性完成的。项目经理需要到企业相关部门挑选开发人员，这实际上是一个内部招聘的过程，如果在组织内找不到合适的人员，项目经理还需要从社会上招聘所需的人员。在招聘过程中，首先是要选择或招募到正确的人，对人员考察的重点不仅仅是具备的知识技能，而更多应该是针对其个人性格，价值观，协作和沟通能力，自我学习能力方法的考察;其次才是理解和自我学习能力，然后才是现有的知识和技能。3.2.7人员授权与沟通管理这是在项目进展过程中对人员进行有效管理的重要内容。通过对团队直至员工的恰当授权，可以增加决策的灵活性和适应性，更好地利用组织内人力的经验和才能，增加成员的责任感和归属感。通过建立有效的沟通机制，运用恰当的沟通方式，可以帮助知识和信息在组织内的传播和积累，提高合作效率，降低风险。(1)人员授权电子商务项目团队中，整体目标需要与授权相联系，才一能保证有效实现，团队授权就是授予团队或团队中的小组、员工，在一定的人力、资源、时间范围内行使相应的职权和承担相应的责任，以方便其能够在足够的保障下优先完成所分配的任务。这里要说明的是，在进行授权之前，要确定团队任务、目标，以及完成任务所需要的各种资源。授权可以明确团队成员的责任和义务，增强成员的责任感和归属感，这一点对电子商务项目的人力资源管理来说，是非常重要的。(2)沟通管理电子商务项目管理中，需要分析所有这些人各自需要的信息，每个阶段要需要的信息是否相同，如何建立信息传递方式等。为此，在进行沟通管理时，需要针对上述问题建立相应的沟通计划，然后分析沟通内容，最后选择适当的沟通方式与技巧。比如沟通一般有项目会议、网络发布、电子邮件、传真、共享数据库等方式。3.2.8考核与激励在项目每个阶段的结束时，依据岗位职责和任务目标，对团队和个人进行考核，并在此基础上采取相应的激励或惩罚措施，是保证项目顺利进行，促进员工积极性的重要手段。(1)电子商务项目的考核管理要对电子商务项目管理的团队和成员进行奖励，首先要对他们完成的工作进行考核，电商务项目中的绩效考核，包括成员个人和团队两个层面的考核。电子商务项目成员的考核应该主要从特征、行为、绩效三个方面衡量。在个人考核中，通常通过打分的方式，对以上三个方面进行综合考评，以制度的形式确定考核的要素及相应的权重，这样才能得到对成员个人全面的评价，否则有会误导项目成员，比如仅强调绩效会过多地刺激成员的功利心，使之仅考虑个人短期利益。在项目考核中，多人组成的团队绩效如何，成员是否协调努力，实现目的，解决个人无法完成的任务，是更重要的。所以对项目中团队绩效的考核，与成员考核不同，它强调的是作为一个整体，团队所承担的任务完成的情况，同时也要考核团队的建设能否实现1+1>2的效果。(2)电子商务项目团队的激励对于如何在电子商务项目中如何对团队成员进行有效激励，马洛斯的需求层次理论和赫茨伯格双的因素激励理论是人力资源激励的关键理论。激励的方式主要有外在激励方式和内在激励方式两种，其中外在激励方式包括福利、晋升、表扬、认可等。内在激励方式包括学习新知适合新技能，激发责任感、光荣感等。在电子商务项目人力资源管理中经常采用的激励方式有三种:第一种方式实为满足团队成员自我实现的需要，应当实行参与式管理管理，让成员分享决策权;第二种方式是授予团队成员更多的责任以激发乘人员的责任心;第三种方式是激励团队成员开动脑筋，多提建议。实现科学有效的激励，除了考察激励的手段之外，还要建立相应的机构。电子商务项目人力资源管理流程有岗位分析、人员选聘与培训、团队组建与人员责任分配，人员授权与沟通管理，考核与激励五个环节，前两个环节是电子商务项目生命期的规划和启动阶段人力资源管理的重点，而后面提到的团队组织、职责分配、授权、沟通、考核以及激励，是项目建设和运营过程中人力资源管理的主要方面，也是本文讨论的主要内容。3.2.9岗位分析岗位分析是电子项目规划阶段所需要完成的环节，在明确了项目的目标、可行性、范围的基础上，对项目所涉及的各种岗位进行分析，确定每个岗位设定的作用，所承担的职责，与其它职位的领导、从属或同级关系，所需人员的数量、学历和技能等条件，以及每个岗位的设定时间和未来变动情况。并不是所有的岗位在项目整个生命期内都存在，例如数据库管理人员，在电子商务项目进入系统建设后期，才需要设立此岗位，但会一直伴随整个项目后续的运营维护;再如信息系统分析架构师，岗位只在项目建设阶段存在，属于项目的临时岗位。3.2.10成员职责不同于一般的信息系统，电子商务系统中通常需要两类人员，分别组成技术团队和管理团队，分别负责系统网络平台建设和维护以及产品营销和物流管理。(l)技术团队成员的职责在中小企业电子商务系统建设中技术团队的典型职责包括平台功能分析与实现、网页设计与实现、数据库设计与维护、后台管理设计与实现、软件文档编制等。在真体工作中，技术团队又分为不同的小组，分别承担相应的职责。(2)管理团队成员的职责管理团队的典型职责包括网络营销、物流运作管理、cI及策划、消费者行为调研、项目管理等。团队又分为若干小组完成相对应的工作任务。(3)建立有效的管理机制，使激励落实到具体的制度中，持久有效地发挥激励作用，比如建立目标导向的激励机制、旅游休假激励机制、有关培训的激励机制等。这些都需要企业建立一系列切实可行的规章制度。总之，电子商务项目的人力资源管理是一个包括计划、组建和管理到解散的整个生命周期的管理。加之人的因素在电子商务商务系统建设中的特殊地位，使得电子商务系统的人力资源管理的作用比在其它系统更加重要。3.3电子商务项目质量控制与风险管理在中小企业电子商务系统建设过程中，往往只强调电子商务系统必须完成的功能、应该遵循的进度计划以及建设这个系统花费的成本，却很少注意电子商务项目的质量控制。这种做法的后果不是系统的维护费用非常高，就是系统的可移植性和兼容性比较差。电子商务项目的质量与风险是紧密相关的。电子商务项目如果存在质量问题，就会存在电子商务的运行风险。为了确保项目成功，必须重视电子商务项目的质量控制和风险管理。3.3.1电子商务项目的质量控制(1)项目质量控制工作内容一般来说，项目的质量管理包含质量规划、实施质量保证和实施质量控制三个内容。就中小企业电子商务项目来讲，由于作为电子商务系统项目最终产品之一的软件比较难以测量，特别需要对电子商务系统的建设过程进行质量控制。质量控制的主要工作内容有项目质量实际情况的度量、项目实际质量与项目质量标准的比较、项目质量误差与问题的确认、项目质量问题的原因分析和采取纠偏措施来消除项目质量差距与问题的一系列活动。(2)质量控制的工作方法及技术项目质量控制的方法有很多，最常用也最直接的方法是检查，包括为确定项目的各种结果是否符合用户需求所采取的诸如测量、检查和测试等活动，其中既可能检查单个活动的结果，也可能检查项目的最终产品的结果。数据是质量控制的基础，“一切用数据说话”才能做出科学的判断。用数理统计方法，通过收集、整理质量数据，有助于分析、发现质量问题，以便及时采取对策，预防和纠正质量问题。常用的质量控制工具包括流程图、头脑风暴法、德尔菲技术、SWOT分析、假设分析、核对表分析、因果图分析、挣值分析等。3.3.2电子商务项目的风险管理项目风险是指不确定的事件，一旦这种事件发生，就会对项目目标产生某种正面或负面的影响。风险有其成因，同时，如果风险发生，也会导致某种后果。项目风险管理就是对项目风险进行识别、分析和应对的系统的过程。这里主要阐述三方面的内容:电子商务项目风险的识别、电子商务项目风险的定性定量分析、电子商务项目的风险应对与监控。(1)电子商务项目的风险识别风险识别指确定哪些风险会影响项目，并将其特性记载成文。项目风险识别是一项贯穿于项目实施全过程的工作。这项工作的目标是识别和确定出项目究竟有哪些风险，这些项目风险会给项目的工期、成本、质量、范围等方面带来什么影响。要进行电子商务项目的风险识别，就要考察与项目有关的制度、文档、项目偏差以及内外环