企业公文管理制度.doc

公文管理制度公文管理主要是指建立文件分类体系，提高文件处理效率和公文共有共用的程度。为此，将公司文件分部门存放，部门内文件再按职能分类、编码，建立全公司各职能（区分管理）的文件资料管理中心，以求实现公司文件的同一和体系化。一、资料室文件一般类别（设想）：（1） 商业上的往来文书：来文、发文副本、重要电传等。（2） 财务存档资料：月季年回款报表、利润报表等。（3） 储运、计划类资料：月季年发货报表、计划报表。（4） 重要文件类：合同、协议、公司红头文件、公司各部门有关各项制度、规定、通知等。（5） 企业有关参考资料：公司产品介绍、总经理各种报告及演讲稿、公司各大型活动资料、公司市场及公关方面的策划报告等。（6） 报刊、杂志的剪报资料：报刊、杂志上有关本公司的报道，随时做剪报存档。（7） 档案：销售网络员工档案资料、客户档案。（8） 图书目录。（9） 会议资料：总经理办公例会纪要、议程、会议报告及其他相关资料等。 2、资料的来源：由人力资源部设计一份调查问卷发各部门，咨询每个部门长关于本部的业务流程，征求各部门的意见，对有保存价值的文件、资料列一个详细的目录。3、公文管理一般采用混合管理制度，即集中调控、分散保管和共同分享。公文在归档过程中，可分为3个阶段：（1）未处理阶段：对不能立即入库，需在有关部门继续流转、使用和处理的文件资料，其保存管理由相关部门相关人员负责。（2）处理阶段：当文件资料用完或与文件有关的事项处理完毕之后，进入文件资料归档过程，分2个阶段。A、保管：在文书处理完毕后，文书必须从担当者手交部门共用的文件柜中。B、保存：要求各部门对全部处理完毕的文件资料，在每季度末或每年底清理或整理文件柜，去掉没有保存价值的，把必须保存的，于第二季度初或第二年初，填报资料入库申请单，经相关部门部长及人力资源部部长签字同意后，将文件资料移交公司资料室集中保存。（3）废除阶段：资料室管理人员要对各部门交来的文件、资料，进行分类编辑归档，编排索引；对文件资料进行保存并办理借阅工作。对保存期满的文件资料，按一定的程序予以废除或销毁。 二、文件、资料分类分档的标准：（1） 不考虑公司的组织结构，而是根据部门职能进行分类；（2）原则上在按照职能分类时，横向不超过4项，纵向分类定为10项；（3）为了对公文进行有效的管理，全体部门应以公司内部4次分类为基准制定有关事宜。 三、文件、资料编号的标准化管理：公文的编号（10位码）： O O （XX） XX X XXX 部门编号 文件分类 文件密级 保存期限 文件顺序号 1、部门编号：人力资源部、市场部、管理部、总经办、计划部、储运部、审计部、财务部、用户服务部、家电部、商场部等部门的编号依次为：01、02、03­­依次顺推。 2、文件分类编号：视部门工作流程内容分类。以人力资源部为例，划分为： 人事类公文编号：RS 培训类公文编号：PX 劳动福利类公文编号：LD 综合类公文编号：ZH 3、文件密级编号： 绝密文件：M1 机密文件：M2 秘密文件：M3 一般文件：PT 4、文件保存期限： 3个月：03 （以月为单位） 1年：12 3年：36 永久：99四、建立文件的索引目录以每个部门为单位，对文件的内容及其编号建立台帐（共2份：电脑和笔记各一份），便于查找。五、合理划分文件柜为便于文件的存放及查找，对资料室现有的文件柜进行合理划分及组合，以每个部门为单位，划分为块区并清楚地标明各块区内部门的编号。