对企业修改员工手册的十大建议.doc

员工手册设计文化落地的企业员工手册是让员工快速了解企业并指导企业员工行为和规范的一本管理手册，对于不同的企业来说员工手册的作用和意义有很大的差异，不可简单套用以免误人误己 . 很多企业的员工手册成了一个简单的制度手册 , 但不同的人执行和理解起来却有很大的偏差 , 有的企业员工手册俨然成了产品介绍手册 , 结果是被扔的到处都有 . 一个可以文化落地的员工手册是什么样 ? 华恒智信认为 , 员工手册首先沿袭企业文化的设计思路展开 , 首先应该明确告诉员工企业要倡导的人 / 物 / 事是什么样 , 其次告诉大家我们是什么样子的企业 , 我们的优势和特征是什么 , 其目的是实现员工对企业充满信心 , 然后还有企业核心价值观 , 企业员工素质要求 , 等等 , 归纳起来 , 华恒智信设计的员工手册主要包含六个方面内容 : 组织文化 , 公司介绍 , 产品介绍 , 制度流程 , 晋升通道 , 工作规则 , 我们相信 , 精心设计的员工手册犹如磨刀不误砍柴功 , 它可以随时指导各层各类员工的行为规范 , 让大伙指导什么能做什么不能做 . 结合企业的不同特点 , 目前华恒智信还开发出三种类型特点的企业员工手册设计，有的是采用以管理制度介绍为主的员工手册，有的是以影响行为为主的故事类员工手册，有的是以团队成员介绍，部门职责介绍为主的入门手册，有的是以介绍企业内部规则大纲为主的文化手册等等不一而足。总之 , 无论什么类型的员工手册其核心是沿承组织文化内涵，这样的文化内涵要求企业的员工应该以什么样的方式和原则对待客户，对待同事和上级，同时，好的员工手册可以更好的凝聚人心，明确企业的远景和发展定位，通过这样的一系列方式明确员工的行为准则 , 以支持其实现文化落地在员工身上 .对企业修改员工手册的十大建议一、需走过民主制订程序什么是民主制订程序？原最高院关于劳动争议的第一个司法解释，提出了这一概念，却没有明确相应的含义，导致这一概念没有起到实际的作用，此次劳动合同法对这一概念进行了细化，即要求通过与职工代表大会或者全体职工的对话，总结他们的意见之后，再通过与工会或者职工代表协商确定。这一细化同时产生的问题在于，如何选举职工代表？2008年1月1日之前的员工手册是否也需要走过同样的程序？职工代表大会需要多次个职工代表参加或者参加者达到多大的比例才是有效的？参会者多大比例通过决议才是有效的？所有这些，目前还不具有操作性。在此情况下，企业通过自己的员工手册时，应该如何操作呢？最好的建议还是在2008年之前通过，因为毕竟此时，劳动合同法还没有生效，尚不需要按劳动合同法的民主制订程序的要求进行操作。而劳动合同法正式生效之后，再进行制订的话，就需要期待相应的配套规定明确职工代表大会的问题之后，才实际具有切实可行的操作方案。二、员工手册防范员工入职之前的风险首先需要了解员工入职之前的风险员工入职前，主要风险在于员工的身份真伪、学历真伪、身体健康情况、有无现原单位解除劳动关系、是否存在竞业禁止义务、是否存在保密义务等各种情况。其次，在员工手册中，规制防范方案。对不同的风险，应当有不同的防范措施。查询员工身份证信息真伪、学历真伪，可以通过网络直接查询；对健康状况，可以通过体检得知，对是否解除，可以通过离职证明获知，对是否存在竞业禁止和保密，可以通过询问和背景调查得知。而其中关于竞业禁止和保密这一块，目前企业认真去做的较少，主要原因还是在于缺乏相应的意识。除了实际的防范方案之外，员工手册能够做到的，主要还在于界定清楚员工入职之前，HR需要做的工作，以及这些工作需要完成的一个时间点，即以上工作，必须在员工实际入职之前做完，而不能在员工入职之后的一定期限内完成。否则，企业就存在风险。三、员工手册防范劳动合同风险员工入职具有特殊的意义，劳动合同法将入职的时间，作为了界定双方正式建立劳动合同关系的起点。所以这一时间，从今后将具有特殊的意义，会成为企业与员工劳动争议发生的一个起始点。对于这一时间，企业必须在员工手册中，要求HR们，在一个员工入职之前，就与员工签订好劳动合同。这是一种最妥当的方式。否则，如果不签劳动合同达到了一个月的时间，就会发生劳动合同法所说的双倍向员工支付工资的风险。同时，员工先入职再签合同，也会产生员工入职之后，不再积极配合企业签订劳动合同事宜，甚至会发生员工故意不与企业签订劳动合同的事项，或者员工对劳动合同提出较多的修改意见，所有这些，都会给企业带来工作的不便。因此企业在员工手册中，要考虑公司的实际情况，较好地规制HR们与员工签订劳动合同的具体时间。同时，对于签订劳动合同的时间，还要区分首签与续签的不同情况，作出不同的规制。四、员工手册对试用期员工进行更好地管理试用期辞退员工，目前发生劳动争议的案件较少。但是劳动合同法实施之后，违法辞退员工的经济补偿，就从目前的一倍变为了二倍甚至三倍，随着经济补偿金的成倍上升，利益会驱动试用期遭辞的员工，积极维权，这一点对企业试用期辞退员工的行为，增加了风险成为劳动争议案件的概率。而企业试用期辞退员工，一直以来，都是存在较大风险的。首先，多数企业认为，试用期可以随时辞退员工，这是一个十分错误的概念。一直以来，很多HR们认为，试用期作为员工，可以随时辞职，那么作为单位，也是可以随时辞退员工的。这一认识，是对法律的误读。实际上无论是当初的劳动法，还是目前的劳动合同法，对于试用期辞退员工，都是有一定条件限制的，即只有在员工不符合录用条件时，才可以辞退员工。其次，不符合录用条件这一法律概念与HR们的人力资源概念的脱节，导致风险一直存在。不符合录用条件是一个法律的概念，在实际的HR管理中，这一概念并不是一个常用的概念。在实际的HR管理中，多数得到应用的是试用期对员工的考核以及考核结论是否合格这一常用术语。两者之间是否等同，法律并没有明确规定。在这种情况之下，就需要企业运用员工手册对这些近似概念进行疏理，将两者之间的关系界定清楚，才能避免类似风险。否则，一旦在概念模糊的情况下，仲裁或者法院将不符合录用条件等同于当初的招聘条件，企业的试用期辞退权利就等同虚设。五、员工手册解决调整工作岗位问题员工手册的作用，除了教育员工，使员工了解并认可公司的文化之外，还有一个作用就是尽量避免僵化的劳动关系。而公司在合理合法的情况下，可以调整员工的工作岗位，是避免僵化的一个表现。所以，公司就很有必要在公司的劳动合同以及员工手册中，对于调整工作岗位的情形作出约定。调整员工的工作岗位，是企业进行正常工作管理的一种权力，同时，由于工作岗位涉及到员工的切身利益，一般情况下，员工的收入多少和心理优越感跟工作岗位密切相关，所以一方面是企业的权力，另一方面是员工的切身利益，如何在二者之间作一个平衡，对双方的利益进行兼顾和尊重，是一个公司的员工手册需要解决的问题。目前调整员工工作岗位的作法不外乎三种，一种为直接规定企业有单方变更和调整权，员工必须服从，这一种做法，从根本上漠视了员工的权利，排除了员工的主要权利，是一种违法和无效的约定；另一种为依据公司的经营状况、员工的工作表现以及工作业绩等多方面原因调整员工的工作岗位，这一种约定乍看比前一种要委婉、温和，貌似尊重了员工的权利，而实际上经营状况、工作表现、工作业绩等概念也是一种模糊性的规定，经营状况到了什么程度可以调整岗位，难以明确，从而使这种条款本身也成为了公司暗箱操作并侵犯员工利益的一个根源，也成了一个员工在受到调岗时，不认同调岗理由，不接受调岗安排的一个原因。貌似给了企业权利，实际上却成了劳动争议发生的一个祸首。值得提倡的是第三种做法（目前也是本站原创提倡并努力推广的一种做法），在员工手册中，明确约定调整员工工作岗位的具体条件，这些条件要明确具体，具有可操作性，而且跟企业实际的管理水平管理风格切近，具有实用价值。这些约定，一方面便于使员工知道在何种情况下，企业可以调岗，另一方面，便于使企业在条件满足时，确实可以调整员工的工作岗位，以解决劳动关系僵化问题。这种做法，是从根本上消除劳动争议的措施。六、员工手册解决调整工资问题调整员工的工资，也是人力资源管理中的一个难题。很多企业的薪酬，可升难降。而一旦降薪，随之而来的一般都是劳动争议。所以，如何在员工手册中，解决这一问题，是所有公司的HR们需要不断思索不断总结的问题。我们的建议有二：1、对工资进行合理的结构性划分其中的岗位工资随工作岗位可作变动，绩效工资随公司的绩效考核而变动，这样做便于使员工的工资收入与实际的工作付出相配套和吻合，提高员工的满意度，消除不平衡心理出现的概率。2、对调整条件作出具体约定这一点同上述的工作岗位调整条件。七、员工手册界定模糊概念很多劳动法和劳动合同法的模糊概念，需要企业的员工手册进行界定和明确，诸如前述的“不符合录用条件”，还有“不胜任工作”“客观情况发生变化”“严重失职”“严重违纪”或者“严重违犯公司规章制度”等法律概念。这些法律概念跟一个公司的人力资源管理概念，并不统一，所以公司需要将这些概念跟人力资源管理概念进行统一。同时，这些概念皆是模糊性概念，本身不具有操作性，所以公司需要考虑公司的管理经验和实际操作模式，吸纳别的公司的管理经验，同时考虑合理化，对这些概念进行具体化。只有如此，才能使公司的员工手册具有实用价值。八、员工手册灌输取证意识员工手册不但是管理企业员工的管理工具，同时也是企业HR的操作工具。人力资源的风险，一向可以分为两种，一种为文本风险，另一种为执行风险。文本风险需要企业在文本中尽量预见风险，在制度内容上尽可能地完善规定出各种情形，并提供处理方案；执行风险一般存在于执行制度的过程中，处理问题的过程中。一般人皆认为，执行风险产生的原因，在于具体执行者的执行能力，但是实际上，通过完善的文本规范处理问题的流程和细节，可以大大减轻和降低执行的风险。而企业的员工手册在内容上，对于细节上多做规定，注重取证，是降低执行风险的一个有效方式。比如企业在制订员工手册时，注重HR工作的具体流程规定，对于流程化的工作程序，尽可能地细化，而且每个环节皆要求HR取到相应的书证，贯输书面化的工作方式和习惯。通过这种方式，消化执行风险。九、员工手册通过访谈方式解决辞退问题员工手册的一个重大作用，就在于可以据此解除与员工之间的劳动合同，所以，员工手册解决辞退问题，是公司员工手册负有的天生使命。劳动合同法以严重违犯公司规章制度代替了严重违纪的概念，更使员工手册的这个使命感愈加浓厚。但是员工手册如何解决辞退问题，却并非一个容易和简单的事。笔者在为多家公司修改员工手册时皆发现，很多公司都认识到了员工手册在这方面的重要作用，而且都力图解决这个问题，但是事实上，多数公司做得并不理想。很多企业在制订这一块时，也充满困惑。有的公司直接从网上下载，有的公司向朋友公司求助，将别的公司的规定混合摘来自用，有的公司召开人力资源部会议，进行公开讨论，有的公司进而委托律师介入修改过程，参加讨论来进行界定。我们认为，这些做法都不足取。对于公司的实际管理，每一家公司各不相同，每家公司的发展状况，目前所面临并急需要解决的问题，更是大不相同，所以从网上下载来的或者从朋友公司借过来的，肯定存在与本公司实际需要脱节的地方；人力资源部的人员，多数只对公司历年来发生的争议类型有所了解，对于公司的整体状况以及整体的问题，缺乏全面的认识；律师哪怕是专业律师，也只是基于经验，对于公司的实际需要，并没有足够的了解。所以通过这些渠道所制订出来的员工手册，并不能够适合于公司的实际需要。制订员工手册的能力是一方面，同样重要的，是应该有一个良好的方法。我们认为，了解公司实际需要，了解公司潜在的用工风险，全面规范公司的用工制度，最好的一种方式就是在制订员工手册的过程中，建立一个访谈制度。通过对在职员工的访谈，了解他们对公司的认识，对公司的发展前景是否有信心，了解公司的用工流程，了解公司一般情况下，会在哪些用工的环节出现问题，出现什么样的问题，问题的原因是什么，了解员工对同一个问题由于立场不同所产生的不同的认识，什么样的行为才是真正损害公司利益的行为，什么样的行为正在损害公司的利益，公司的日常性错误是什么，公司管理中潜在的问题是什么，员工对公司有没有潜在的抱怨和相应的要求。所有这些，是公司内部用工现状的第一手最直观的资料，是最有利于制订员工手册需要的。建立访谈制度，是制订员工手册过程中必须要走的一个程序。同时，在具体操作访谈时，又需要有所侧重，对于不同的访谈目的，设计不同的访谈提纲，采取不同的访谈方法，界定合适的访谈范围。这是提高工作效率，同时也使访谈工作更有效率的一个基本要求。十、员工手册的公示问题公司常见的公示做法有以下几种：1、将公司的规章制度，公布在公司的会议室内，没有特意去提醒员工注意或者确实提醒了员工，但没有任何证据可以证明，甚至没有任何证据可以证明是何时公布的；这一做法常见于一些老国企。2、将公司的员工手册，公布在公司的内部网站上，每个员工皆可以通过公司系统进行查询查看。这一做法常见于新型的IT公司，甚至一些知名的国际化的IT公司。3、将公司的员工手册，通过电子邮件系统，向公司的每一名员工送达。这一做法常见于新兴的企业，虽然不是IT行业，但是工作习惯依赖于网络，习惯于在工作过程中使用网络沟通方式。上面的第一种做法，是一种比较传统的做法，也是一种风险最大的做法。因为这种做法事实上没有任何证据可以证明将这些制度对员工进行过公示。那么在这种情况下，只要员工一否认，基本上就是员工手册无效的结局。上面的第二种做法以及第三种做法，有一定的相似之处。目前由于网络工具的兴起，因为其使用确实具有极大的便利性，而且尤其便于异地员工的管理，所以在实践中受到了广泛的应用。这些做法本身可以节省人力资源的很多琐碎性的工作，可以节省人力，节省劳动量，减轻工作压力，提高工作效率。但是与之相伴而生的就是法律上的风险。这些公示方式，由于皆是通过网络进行的，目前司法实践考虑到网络本身的易于修改而且不留痕迹，一旦出现员工否认而公司无法提供其他的可参考性证据时，一般情况下，也是认定为员工手册无效的。法律本身并没有对公示作出任何解释。目前司法实践对公示的理解是公司要将员工手册通知到员工本人，并不在意是否通知到了其他的员工。所以仲裁诉讼中也曾经出现过被诉公司为了证明公示过员工手册，由所有在职的员工集体签名证明这一点。但是由于在职的员工跟所在的公司之间具有隶属关系，也就具有了一定的经济利害关系，因此这样的证据在实践中并不能得到仲裁员或者法官的认可。从而也就引申出了结论，即企业如果要证明对员工手册进行了公示，就必须要有证据证明对发生争议的员工进行过明确的告知。在实践中我们也碰到过以下几类比较好的公示方式，为大家介绍一下，以供借鉴：1、员工入职时，公司会为员工准备一些工作需要的资料或者劳动工具，与这些资料和劳动工具同时交付给员工的，就有员工手册（需要单独列明），同时，要求员工签字确认收到了。这一种做法，既有充分的证据向员工进行了公示，同时也便于员工在入职之时就了解企业的规章制度，便于迅速地了解企业的文化以及工作流程。2、员工入职时，为员工进行适当培训时（时间也许只有二三天），其中就有对员工手册的内容培训，对于这种培训，主题以及到场人员工皆有登记，并要求每一名员工进行签到明示。这一种做法，比第一种做法更具有实际意义。3、在第二种做法的基础上，企业在培训结束时，会对员工进行关于员工手册的开卷考试，第一名员工皆需要对员工手册进行手写式的答卷，并签上自己的名字。这是目前我们所最为赞赏的方式。针对以上三种方式，我们还需要考虑对异地员工的管理问题。对于异地员工，由于其一般情况下，与企业的人力资源部并不在一个地方，如果要求此员工来公司总部签这么一个东西，或者要求一名企业的人力资源工作人员跑过去单签这么一份东西，成本都是远远高于收益的。那么在这种情况下，我们认为，企业应该在与该员工签订正式的劳动合同时，随合同附送给该员工一份员工手册，并要求员工签收关于收到员工手册的收据，以证明这一点。如果在实践中，企业对于员工手册的公示，能够考虑自己的实践，着力于应用以上四种方式，相信公示的风险是可以避免的。企业制定员工手册五原则合肥劳动法律师 庙加艳律师13485677903 企业应该如何制订自己的员工手册？劳动合同法对员工手册提出了哪些新的要求？笔者基于长期为公司制订员工手册的实际经验，以及长年的劳动仲裁实践，写成此文，以飨读者。 一、 合法性原则 合法性原则，是2001年最高人民法院关于劳动争议的第一个司法解释中，对公司员工手册提出的一个基本的要求。劳动合同法更进一步要求，如果员工手册不合法，并且侵犯了员工的利益的话，员工可以以此为由，提出辞职，同时向单位主张解除劳动合同的经济补偿金；同时，劳动和社会保障局也可以对这种公司进行相应的处罚。那么，实践中，单位员工手册一般的违法条款存在哪些呢？ 1、 加班费的基数违法 较多公司的员工手册，在界定加班费的标准时，以基本工资为计算基数，这是一种明显违法的规定。 2、过多处罚规定 较多公司的员工手册，对于员工的迟到早退旷工等行为，规定了处罚或者扣发工资的规定。这种规定，原则上来说，法律并不严格禁止，但是限定了一定的界限，即每月扣款不得超过员工工资的20%，而且扣后向员工发放的实际工资不能低于当地的最低保障工资。 3、试用期方上社保。这更是一种明显违法的情形。对于其他情形，难以一一罗列，不再赘述。 二、 民主制订程序原则 民主制订程序，也是2001的司法解释所提出，但是由于这一原则难以细化，这些年来，一直没有实际运用。劳动合同法对这一原则进行进一步的细化，体现为要求员工手册通过职代会或者全体职工的讨论，作出汇总意见后，进一步通过工会或者职工代表的协商确定。但是这一细化同时又引申出了，如何选举职工代表，职工代表大会的开会原则及通过原则如何把握，第二次是否还需要通过职工代表大会？所有这些，就目前来说，仍然是缺乏操作细则的。因此，在此情况之下，公司在制订员工手册时，就目前来说，主动征询员工的意见，如果没有职代会，尽量向所有员工公示，通过电子邮件或者内部局域网的方式要求全体职工参与讨论，也不失为一种较好的方法。 三、 公示原则 2008年之前，员工手册最大的法律风险，在于公示风险。 很多公司的公示方法是存在很大风险的。公司常见的公示做法有以下几种： 1、 将公司的规章制度，公布在公司的会议室内，没有特意去提醒员工注意或者确实提醒了员工，但没有任何证据可以证明，甚至没有任何证据可以证明是何时公布的；这一做法常见于一些老国企。 2、 将公司的员工手册，公布在公司的内部网站上，每个员工皆可以通过公司系统进行查询查看。这一做法常见于新型的IT公司，甚至一些知名的国际化的IT公司。 3、 将公司的员工手册，通过电子邮件系统，向公司的每一名员工送达。这一做法常见于新兴的企业，虽然不是IT行业，但是工作习惯依赖于网络，习惯于在工作过程中使用网络沟通方式。 上面的第一种做法，是一种比较传统的做法，也是一种风险最大的做法。因为这种做法事实上没有任何证据可以证明将这些制度对员工进行过公示。那么在这种情况下，只要员工一否认，基本上就是员工手册无效的结局。 上面的第二种做法以及第三种做法，有一定的相似之处。目前由于网络工具的兴起，因为其使用确实具有极大的便利性，而且尤其便于异地员工的管理，所以在实践中受到了广泛的应用。这些做法本身可以节省人力资源的很多琐碎性的工作，可以节省人力，节省劳动量，减轻工作压力，提高工作效率。但是与之相伴而生的就是法律上的风险。这些公示方式，由于皆是通过网络进行的，目前司法实践考虑到网络本身的易于修改而且不留痕迹，一旦出现员工否认而公司无法提供其他的可参考性证据时，一般情况下，也是认定为员工手册无效的。 法律本身并没有对公示作出任何解释。目前司法实践对公示的理解是公司要将员工手册通知到员工本人，并不在意是否通知到了其他的员工。所以仲裁诉讼中也曾经出现过被诉公司为了证明公示过员工手册，由所有在职的员工集体签名证明这一点。但是由于在职的员工跟所在的公司之间具有隶属关系，也就具有了一定的经济利害关系，因此这样的证据在实践中并不能得到仲裁员或者法官的认可。从而也就引申出了结论，即企业如果要证明对员工手册进行了公示，就必须要有证据证明对发生争议的员工进行过明确的告知。在实践中我们也碰到过以下几类比较好的公示方式，为大家介绍一下，以供借鉴： 1、 员工入职时，公司会为员工准备一些工作需要的资料或者劳动工具，与这些资料和劳动工具同时交付给员工的，就有员工手册（需要单独列明），同时，要求员工签字确认收到了。这一种做法，既有充分的证据向员工进行了公示，同时也便于员工在入职之时就了解企业的规章制度，便于迅速地了解企业的文化以及工作流程。 2、 员工入职时，为员工进行适当培训时（时间也许只有二三天），其中就有对员工手册的内容培训，对于这种培训，主题以及到场人员工皆有登记，并要求每一名员工进行签到明示。这一种做法，比第一种做法更具有实际意义。 3、 在第二种做法的基础上，企业在培训结束时，会对员工进行关于员工手册的开卷考试，每一名员工皆需要对员工手册进行手写式的答卷，并签上自己的名字。这是目前我们所最为赞赏的方式。 针对以上三种方式，我们还需要考虑对异地员工的管理问题。对于异地员工，由于其一般情况下，与企业的人力资源部并不在一个地方，如果要求此员工来公司总部签这么一个东西，或者要求一名企业的人力资源工作人员跑过去单签这么一份东西，成本都是远远高于收益的。那么在这种情况下，我们认为，企业应该在与该员工签订正式的劳动合同时，随合同附送给该员工一份员工手册，并要求员工签收关于收到员工手册的收据，以证明这一点。 如果在实践中，企业对于员工手册的公示，能够考虑自己的实践，着力于应用以上四种方式，相信公示的风险是可以避免的。 四、 指导原则 以上三个原则，即合法、民主制订程序、公示是法律对员工手册的三个要求，是一个公司的员工手册所必须具备的。只有符合了这三点的员工手册，才是能够作为公司处理员工的依据，才能被法院和仲裁委认可的。但是符合了这三个要件的员工，是不是就是公司需要的？难道公司制订员工手册的目的，只是为了合法？其实不然。我们认为，公司制订员工的最根本的目的还是在于构建公司的制度体系，更方便对员工的管理，同时，对在职的所有员工，有一个指导的作用，这才是员工手册最大的作用。如何在员工手册中，体现对员工的指导作用？ 比如入职的要求，在员工入职之前，HR部门需要审查员工的哪些资料，方可办理入职，何时与员工签订正式的劳动合同，具体的业务部门如何配合作好员工的入职工作？试用期的员工如何进行管理，试用期的考核如何才能做得尽善尽美，这些条文的细化，可以体现出一个公司在员工入职这个程序中，对部门任务的分工，有利于部门之间的职责明确，可以更好地防范员工入职不当给公司带来的风险。 五、 实用原则 员工手册需要有实用价值，否则就是一纸废文。如何在制订员工手册的过程中，体现员工手册的实用价值？举一个最简单的例子来说明，在很多情况之下，员工手册是可以作为辞退员工的一个依据，那么在何种情况之下，可以辞退员工？特别是针对员工严重违纪情形的界定这一块，如何才能进行更好地界定？这是每一家企业在制订员工手册时，都会认真思考的一个问题。 实践中，多数企业的做法是这一块全部交给企业的HR部门来进行修改和拟订。其实一家企业的HR部门在细化一个公司的违纪情形时，多数只是参考以往的严重情形，参考网上或者别的公司的违纪情形，再不然就是征询律师的意见，如此而已。其实，这种做法是较有局限性，而且与本公司的实际情况，并不完全相符，实用性较差。较好的一个做法在于，我们建议公司在做这一块时，征询具体业务部门的意见，汇总到HR部门，再由HR部门进行描述现象，提炼性质，总结后果，进行进一步的归纳和汇总。这样做，方可使自己的员工手册更符合本公司的实际情况，更有实用价值。企业在制订员工手册时，如何实施民主程序？2008年劳动合同法生效实施以来，最受企业头痛的事之一，就在于企业的员工手册，如何走民主程序？如果不走，会有什么样的后果。而劳动合同法生效之后，在司法实践中，结果也呈多样性，有的仲裁严格执行没有走过民主程序的员工手册一概无效，有的仲裁查看如果员工手册没有违法条款，即使没有走过民主程序也可以认定为有效，以保证企业大局的稳定性，给企业一定的过渡期。但是现在，北京市高院基本明确态度：2008年1月1日之前的员工手册或者规章制度，没有走过民主程序的，只要内容不违法，则可以认定为有效；2008年1月1日之后新制订的员工手册或者规章制度，凡是没有走过民主程序的，一概宣告无效。那么，对于现在企业来说，实际上就只能思考一个问题了：如何制定员工手册或者规章制度，如何按照民主程序制定？当然，有人还在质疑，说早在2001年时，最高人民法院已经要求了民主程序，所以2008年之前的员工手册也应该走民主程序，如果没有走的话，也是应当宣告无效的。这一种意见，在法条上也有一定的道理，但是在司法实践中，也只是作为一种个人观点来分享分析，不再具有实际意义了。有的企业还在抱有一定的幻想，说自己的员工手册，是历年积累下来的，只是在2008年度作了部分内容的修订，所以认为这样的员工手册不需要走民主程序，也可能生效。这一种心理，只能是一种迁就可悲的心理了，在司法实践中，一旦遇到民主程序的质疑，马上会确定产生制度无效的后果。有的企业还在说明自己企业的难处，说自己没有职工代表大会，也没有工会，员工分布在全国各地，不具有走民主制订程序的条件；说自己的规章制度比较零散，不可能每一个制度，每一个变更调整，都走民主程序。这些可能确实属于实际情况，但是硬性的法律规定就是法律的强制性规定，在这个法律面前，司法部门不会考虑这些实际的难处，而只可能作出制度无效的后果认定。那么，如何走民主制订程序才是正确的呢？有人将民主制订程序，作了一个法条的分解，我认为还是有一定的道理的。这种理解，将民主制订程序分为四个理解步骤：1、经职工代表大会或者全体职工讨论2、提出方案和意见3、与工会或者职工代表平等协商确定4、是单决权还是双决权？这个实质是是当企业与工会或者职工代表达不成一致意见时，企业有没有最终决定权？目前主流的意见，还是认同企业是享有最终决定权的，所以，应该是单决权。这种法条的分解，有一定的指导意义，但是，在实践中，如何实际操作民主制订程序呢？经过与多家企业HR的交流与沟通，我们设计了以下流程，供各界HR们参考：电子邮件与纸质交叉法。一、电子邮件法1、作出员工手册草案2、让公司网管将公司员工的电子信箱，设定为收到邮件后自动回复状态。3、通过电子邮箱，向所有员工电子信箱发送，同时，在邮件正文中写明，限定大家一周内提出具体意见或者建议。4、三天后，跟进一个群发邮件，说明公司已经收到了多少回复意见，限定的天数还有四天，希望大家踊跃提出自己的意见或者建议。5、满一周后，终止民主制订程序。二、纸质法1、将草案下发到职能部门，并要求职能部门领导监督该部门所有员工签收草案，同时说明一周内要提出具体意见，并提供提出意见的渠道和方式2、一周后结束民主制订程序员工手册的作用及价值佑佐认为，员工手册在国内外优秀企业的价值和作用毋庸置疑，它对企业内部管理过程中发挥了极其重要的作用，主要体现在以下几个方面：第一，强调了企业管理者对于企业的期许，同时也表达了对员工的职业化要求；第二，员工手册成为了辅助管理的工具、员工的工作指南，并不是锁在员工抽屉中的一叠废纸；第三，员工可以在员工手册中得到其所必须领会与掌握的方法与要求，同时它也是员工的一本工具书；第四，符合企业各类专业人员的需求。同时，员工手册并非完美无瑕，主要在以下几个方面需要探讨和注意：第一，员工手册使员工产生对企业不切合实际的期待和信赖，尤其是当监督者不能彻底的贯彻公司的政策时；第二，员工手册是否作为合同的附件，其在处理劳动关系时的法律效力究竟如何，国家和地方法律法规以及企业的实际情况左右着实际处理的尺度；第三，员工手册的制定并非是一成不变的，因此，企业必须不断的对其更新，并且有效地与员工交流政策的变化。       答：“员工手册”是企业规章制度、企业文化与企业战略的浓缩，是企业内的“法律法规”，同时还起到了展示企业形象、传播企业文化的作用。它既覆盖了企业人力资源管理的各个方面规章制度的主要内容，又因适应企业独特个性的经营发展需要而弥补了规章制度制定上的一些疏漏。站在企业的角度，合法的“员工手册”可以成为企业有效管理的“武器”； 站在劳动者的角度，它是员工了解企业形象、认同企业文化的渠道，也是自己工作规范、行为规范的指南。特别是，在企业单方面解聘员工时，合法的“员工手册”往往会成为有力的依据之一。劳动法第二十五条规定的用人单位可以随时解除劳动合同的情形中包括 “严重违反劳动纪律或者用人单位规章制度的”，但是如果用人单位没有规定,或者规定不明确,在因此引发劳动争议时，就会因没有依据或依据不明确而陷入被动。制定一本合法的“员工手册”是法律赋予企业的权利,也是企业在管理上的必需。员工手册必要内容一般包括什么？      答：员工手册必要内容一般包括：企业概况、企业文化、组织结构、人力资源制度、员工行为规范、岗位职责等。员工手册的架构体系一般为：一、前言部分，包括1、公司概况（总经理致辞、企业简介、企业发展历史、企业愿景）；2、企业文化（企业精神、企业宗旨、企业理念）；3、组织结构（组织结构、职能分配、部门简介）；二、正文部分，包括1、员工日常行为规范（工作准则、行为规范、礼仪规范）；2、企业制度（人力资源制度、行政管理制度、财务制度）；3、岗位职责（部门职责、关键岗位描述、各类工作流程）；三、附则部分，包括1、手册说明（使用说明、保管要求、修改程序）；2、手册效力（制定依据、约束效力、异议处理）；3、员工签收（员工意见、签收回执）。如何编写企业员工手册？      答：首先，制定颁布主体必须合法，必须是企业主体，而不能是企业的某个部门（但经企业授权的除外）。       其次，内容必须合法，即必须符合现行国家法律、行政法规、规章及政策规定。      第三，制定程序必须合法，即必须经过一定的民主程序讨论通过。2008年1月1日将实施的劳动合同法第四条也明确规定：“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。”       第四，发布途径必须合法，即必须向劳动者进行公示或告知。2008年1月1日将实施的劳动合同法第四条明确规定：“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”       只有同时具备以上四个要件的“员工手册”,才是合法有效的规章制度，缺少任何一个要件，都会是无效的。什么是员工手册？答：2008年1月1日将实施的劳动合同法明确规定：“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”       “员工手册”是员工的工作、行为规范的指导和引导，但是，在实践中，一旦发生劳动争议，关于员工手册的法律效力问题便成了争议的焦点,也成了双方在劳动纠纷中胜负的关键。而企业往往是有口难辩，难以举证所制定的“员工手册”已经公示。       企业的员工手册既是公司人事制度的汇编,又是公司员工培训的教材,反映的是公司形象、公司文化,是公司所有员工的行为准则,保护员工的合法权益,员工提供基本的操作程序和安全指导，以保证员工正常作业,员工可以在员工手册中得到其所必须领会与掌握的方法与要求,同时它也是员工的一本工具书。员工手册与公司规章制度是否有区别?      答：员工手册主要是企业内部的人事制度管理规范，同时又涵盖企业的各个方面，承载传播企业形象，企业文化功能。它是有效的管理工具，员工的行动指南。       公司规章制度包括的方面更多些，如：       1、根据企业涉及到的法律法规，制订出了管理标准，比如环保管理制度、食品安全管理制度、安全生产管理制度、职业病防治制度、消防管理制度等。       2、根据企业的管理要求，制订出考勤值班制度、出入门管理制度、劳保发放制度、卫生管理制度等。       3、根据企业的机构设置，制订出各职能部门、个人的工作标准，比如人力资源部岗位职责、动力设备部岗位职责、财务部岗位职责、经理岗位职责、副经理岗位职责、人力资源部部长岗位职责等。       公司规章制度应该是包括员工手册的。解读500强员工手册500强公司和国内一般企业的员工手册或行为手册相比，具有一些突出的共性特点，简述如下：一、500强公司的员工手册或行为手册规定内容非常具体，明确告诉员工哪些行为是公司禁止的，哪些行为是公司提倡的，什么样的行为将导致什么样的奖惩，员工和有关部门工作人员依照手册规定的内容去做就可以了。而且各家公司的规定都有明显的差别，体现了企业特点，例如沃尔玛对热情服务的规定“三米之内，露出你的上八颗牙微笑”。国内一般公司的员工手册或行为手册内容则更多的是一些道德规劝或粗略的规范以及一些国家、地方法规条款摘改。而且各家公司的规定内容几乎千篇一律，缺乏体现企业特点的个性，例如某公司对热情服务的规定“员工要热情对待顾客”。 二、500强公司的员工手册或行为手册普遍都会明确列出员工对企业应负的责任，比如，要保护企业的哪些有形资产和无形资产，要对公司的哪些信息进行保密，而且详细列出类别及名录。国内一般公司的员工手册或行为手册则较少提及这方面的内容，提起的通常也比较模糊。 三、500强公司的员工手册或行为手册普遍都会明确列出员工在工作期间创作出作品的知识产权归属，一般都会区分职务作品和非职务作品，职务作品知识产权归公司所有，员工享有署名权，非职务作品则看其是否使用了公司资源而区别对待。国内一般公司的员工手册或行为手册则很少提及，有提及的则为清一色的全部归公司所有。 四、500强公司的员工手册或行为手册普遍都会明确列出企业对员工隐私（与受雇有关的员工个人资料，包括医疗、福利资料）的保护责任及特殊情况（比如，司法调查）免责条款，内容清晰明确。国内一般公司的员工手册或行为手册则很少提及。 五、500强公司的员工手册或行为手册普遍都会明确告诉员工对手册有疑义或遇到不能确定自身行为是否符合公司规定时的沟通途径，而且一般为直属经理或企业律师、法律顾问。国内一般公司的员工手册或行为手册则较少提及，提及的沟通途径通常为企业人力资源部或者总经办之类的职能部门。 六、500强公司的员工手册或行为手册普遍都会明确说明员工兼职或离职后一段时间内应避免在哪些类型的公司或机构从事工作，有的同时明确了员工履行此义务时企业会给与的补偿规定。国内一般公司的员工手册或行为手册则较少提及，新兴的信息技术类公司及知识密集型公司一般会有类似规定，但基本上都没有提及员工履行此义务时企业会给与的相应补偿。       上述第一和第二两个特点，反映了知名公司重视执行，强调执行文化和科学管理，推行量化考核和事前明确考核标准。国内一般公司的手册因为缺乏明确的指示性规定和企业个性