小型企业信息化问题与对策研究.doc

小型企业信息化问题与对策研究 内容摘要企业信息化简单地说，指企业利用网络、计算机、通信等现代信息技术，通过对信息资源的深度开发和广泛利用，不断提高生产、经营、管理、决策的效率和水平，从而提高企业经济效益和企业核心竞争力的过程。国内多数小型企业信息化处于萌芽期，正是由于企业的信息化程度低导致了一系列的问题，比如:采购和销售环节的“暗箱操作”、管理和办公效率低下以及与外界交流封闭等。本文针对小型企业出现的诸多信息化问题，提出了相应的对策，小型企业只有消除人们在观念、管理上的认识误区，提高人员素质，量力而行、循序渐进地建立适合自己的办公自动化与管理信息系统，利用互联网逐步建立自己的企业网站并实现企业的电子商务，才能解决信息化过程中的出现的诸多问题，才能增强企业的核心竞争力，使企业在激烈的竞争中立于不败之地。关键词：小型企业，信息化，信息系统AbstractSimply speaking, informatization of enterprises is to deeply explore the information with the modern information technology such as network, computer and communication, develop the efficiency and level of producing, purchasing, administering and policymaking, so as to increase the economic benefits and boost the competitiveness of enterprise. The reason why it is just a beginning for the informatization of the small businesses in China is the underdevelopment of informatization, for example, the opacification of purchasing process, low efficiency of administration and working, lack of communication with outside and so on. This article aimed at this problem and raised some solutions. Only abort the misunderstanding in notion and administration, strengthen the quality of employees, do what they can do, establish a proper working and managing automatic system step by step, build the website of their own business and start the e-business, can small enterprises solve many problems in the process of informatization, boost the competitiveness of them, and stand steadily in the cut -throat competition of business circle.Key words：Small business, informatization第一章小型企业信息化面临的主要问题分析1第二章小型企业信息化必要性分析和实施入手分析2第一节 小型企业信息化必要性分析2一、小型企业实施信息化必要性分析2第二节 小型企业信息化实施入手分析2一、小型企业信息化的发展思路3二、小型企业信息化应该坚持的原则3三、小型企业信息化的重点4四、小型企业信息化建设步骤4第三章 小型企业信息化过程中观念、管理制度和环境方面的问题与对策分析5第一节 小型企业信息化中观念方面的问题与对策分析5一、公司人员在观念方面出现的一些问题5二、对策分析5第二节 小型企业信息化中管理制度方面的问题与对策分析6一、小型企业信息化中管理制度方面的问题分析6二、对策分析6第三节 小型企业信息化中环境方面的问题分析与对策分析7一、小型企业信息化中环境方面的问题分析7二、对策分析8第四章 小型企业信息化技术方面的问题与对策分析9第一节 实施小型企业办公自动化问题与对策9一、办公自动化的概念9二、办公自动化处理的信息范围局限性以及对策9三、办公自动化的投入资金有限，以及对策：10第二节 开发管理信息系统中的问题与对策：11一、小型企业规模与经济实力限制开发以及解决对策11二、一般的系统缺乏针对小型企业的易用性以及对策11三、难以集成的各个子系统以及解决方案：12四、系统维护上的困难以及对策12第三节 小型企业互联网建设与电子商务方面的问题与对策分析13一、小型企业互联网建设与电子商务的必要性实施13二、小型企业互联网建设与电子商务方面的问题与对策分析14第五章 案例18第一节 方刚公司信息化现状18第二节 办公自动化系统的实施19第三节 企业信息化系统的实施与成效21第六章 结束语23第一节 本文的主要结论23一、技术总结23二、理论总结23致谢26第一章小型企业信息化面临的主要问题分析企业信息化简单地说，是指企业利用网络、计算机、通信等现代信息技术，通过对信息资源的深度开发和广泛利用，不断提高生产、经营、管理、决策的效率和水平，从而提高企业经济效益和企业核心竞争力的过程。企业信息化是一个很广泛的概念，总的来说就是广泛利用信息技术，使企业在生产、管理等方面实现信息化。具体可以分为三个层次。第一层是企业在生产当中广泛运用电子信息技术，实现生产自动化。如生产设计自动化（CAD）、自动化控制、智能仪表、单板机的运用等等，凡是用到电子信息技术的都是企业信息化的一部分。第二层是企业数据的自动化、信息化。用电子信息技术对生产、销售、财务等数据进行处理，这是最基础的、大量的数据信息化过程。第三层是更高层次的辅助管理、辅助决策系统，Intarnet、Extranet、制造资源规划（MRP）、计算机集成制造系统（CIMS）、办公自动化（OA）等都是用来辅助管理、辅助决策的，这是更高层次的信息化。小型企业是指职工人数在300人以下或销售额在3000万以下或资产总额在4000万以下的企业。相比国内外一些大中型企业，我国小型企业目前对一于企业信息化普遍存在认识不够、投入不足、支持不力等问题。而观念落后是制约企业信息化的首要因素。我国的许多小型企业对于信息化进程缺乏必要的整体规划，没有考虑到信息化程度要紧随着企业的壮大，也没有考虑到系统的可扩充性是否能适应未来企业不断发展的需要。自然，小型企业规模小，实力不足，资金欠缺也是限制企业信息化发展的重要因素。人才缺乏在大中型企业人才都不足的现实情况下，小型企业是严重缺乏既懂管理又懂计算机的复合型人才。第二章小型企业信息化必要性分析和实施入手分析第一节 小型企业信息化必要性分析一、小型企业实施信息化必要性分析信息管理理念进入中国的时间不长，多是用于大型企业。信息管理领域一直就有高低端之分，信息管理软件往往被认为是高层次用户的“专利”。小型企业因规模小、人数少、运作流程简单，很多人认为信息管理与他们无关。随着市场竞争加剧，中小型企业同样面临如何利用资讯科技、加强管理、提高效率的问题。首先，从影响小型企业发展的因素来看，除了诸如社会环境、市场环境等外部因素，创业经验、筹资融资的艰难等内部因素外，核心内容依然是高效的管理。小型企业由于结构简单、人员少、沟通方便，信息管理体制与大型企业相比不够规范。不少小型企业，往往以经验管理代替信息分析，水平低下，经营效果差。信息管理的过程正是规范前期运筹和后期营销的过程；需要采用先进的信息技术在实现各种分析、管理功能现代化，将组织的管理职能有机地结合，从而形成一体化的企业信息管理系统。既然是系统，那就不仅仅只是针对一方面信息搜集，而应该是全面对信息进行整合、跟踪和管理，这个系统应该是一个集成的系统，包含各方面的信息管理。只有这样，才有助于企业数据统一、信息准确畅通、并进一步为企业发展提供商业智能和决策支持能力，从而提高企业的管理水平和盈利能力。所以，企业不论大小，实现全面信息化管理是必经之路。其次，小型企业与大型企业同样需要信息共享。从市场大环境来看，现在的竞争已经不是单独的企业间的竞争，而是一条产业信息链的竞争。小型企业作为产业链中的环节，其规模小，信息来源少，更需要及时沟通产业链上下游信息，借助信息管理系统这一高速渠道来增多信息来源，改善信息闭塞的现状，给小型企业带来生机，维护产业链的一长远发展。因此，迫切需要信息管理系统对企业内外部信息整合共享。总之，小型企业不是要不要实施信息管理系统的问题，而是如何实施信息管理的问题。第二节 小型企业信息化实施入手分析正式实行企业信息化前做一个实施入手分析是非常必要的。小型企业“麻雀虽小，五脏俱全”，其运营基本上包括了生产、供应、销售、财务、人事，甚至研发等。但限于规模，企业内部专业分工不细，一般一人“身兼数职”；内部管理水平由于企业最重“机动”弹性，要快速应对市场变化，对内部工作制度化、系统化程度不足，系统的精确度与完整性较差，管理方法受老员工主观经验影响大；不同行业的企业之间，很难找到相同的运行规律，这些特点决定了企业信息化的难度。小型企业由于受到各方面条件的限制，在实施信息化的过程中必须克服急躁冒进、贪大求全的思想，必须脚踏实地、一步一步地取得进步与发展。一、小型企业信息化的发展思路企业信息化应该首先解决基础管理方面的问题，然后再解决更高层次的问题。选择技术和设备也应从现实出发，强调实用性，而不要过分追求技术和产品的高档次。如果不能将先进的技术和自身的应用实际统一起来，再先进的技术也只是一个摆设。对企业来说，这样做可以从简到繁，从易到难，逐步积累经验，逐渐提高水平。企业信息化要从理顺内部的业务流程出发，逐步延伸到企业外部，把企业对客户、供应商的管理纳入到信息化发展的范畴，逐步构筑起完善的客户关系管理、供应链管理等系统，使企业的信息化发展跃上一个新的台阶。二、小型企业信息化应该坚持的原则尽管信息化的效益很难得到确切衡量，但是企业必须避免搞“没有效益的信息化”，为赶时髦而搞没有实际效益的信息化只能劳民伤财，于企业的发展有害无益。小企业的业务相对比较简单，业务的牵涉面也没有大型企业复杂，所以，企业实施信息化时要根据自身的业务发展特点，选择实用的信息化实施方案，以“解决实际问题、产生实际效果” 作为追求目标，使企业信息化落到实处。企业在选用信息化解决方案、构建信息化系统时应坚持“适用”的原则，不必过分追求技术先进、功能全面，以“适用、够用、好用”为衡量标准，使企业信息化与实际业务紧密结合，为不同部门、不同层次的员工所接受，产生实实在在的效果。不同规模和发展基础的企业在实施信息化时各有不同的侧重点，但在实施过程中都应考虑到企业的整体发展需要，以更好地实现与其他业务部门的应用集成，尽量避免在信息化过程中产生新的“信息孤岛”，影响企业信息化的实际效果。企业信息化发展是一个长期的过程，也是一个不断优化，逐步完善的过程，所以，小企业的信息化建设应考虑到扩展性问题，在硬件的配置、软件的开发、系统的建设等各方面都应注意到企业今后发展的需要，使企业信息化建设能有序推进。三、小型企业信息化的重点那些效率较低、成本较高的业务应作为企业信息化发展应用的重点。比如，小型企业的财务还在实行手工做账，账本一大堆，效率又低，又容易出错，就应把财务电算化作为信息化的重点；再比如，小型企业目前如果还处于手工制图阶段，出图效率很低，效果很不理想，那么就可把CAD的应用作为信息化的重点；等等。有些业务部门如企业的财务管理部门或销售部门，由于业务的牵涉面广，信息量大，手工处理极为繁琐，这些业务部门处理的业务必然是需要先“化”起来的发展重点。那些客户、供应商、合作伙伴较为关注，而且抱怨较多的业务也是企业信息化的发展重点。总而言之，对中小企业来说，越是重要，越是效率低下，越是矛盾集中，越是繁杂的业务，越应成为企业信息化发展的重点。四、小型企业信息化建设步骤小型企业信息化的基本目的在于增进信息交流，包括公司内的信息交流，这是通过内部网络连通实现的。企业利用计算机和企业局域网实现办公自动化，达到信息的快捷传递和共享。财务软件在我国的发展较早，现在大多完成了从“核算型”向“管理型”的发展，目前，我国财务管理信息化事业正处于大规模开发和运用“管理型”财务软件的阶段。所以在中小企业推广财务管理系统基本没有风险，因为我们的财务体系比较固定，软件系统己经非常成熟。企业上网是企业信息化建设的重要内容，企业网站在现代及未来的资讯社会将成为不可缺少的企业识别标志之一。由于因特网在全球迅速普及，建立门户网站，这样不仅可以展示企业形象，提高知名度，更有助于加强企业与社会之间的信息联系、沟通及互动交流。而正是信息化的建设中，遇到了观念、管理制度和环境方面的问题以及技术方面的问题。第三章 小型企业信息化过程中观念、管理制度和环境方面的问题与对策分析第一节 小型企业信息化中观念方面的问题与对策分析一、公司人员在观念方面出现的一些问题对于企业信息化系统，老板想要马上见到效益。其实这是很难的。在企业信息化的过程中，存在着诸多的结果知识和过程知识的转移，任何一个企业信息化系统在短期内，除了能帮助培养和转变员工观念外，收益一般为负。至于长期利益，则为效率的提高与成本的降低，同时更根本的一条是企业管理会产生根本性的变化，走上结构化的自我优化之路。企业对于何为信息化、如何实施信息化，大都缺乏透彻的认识，往往将信息化简单地理解为拥有电脑、建立财务管理系统或网站网页，重设备而轻信息。调查反映出部分企业的信息化建设流于形式，项目建设仅仅是简单的跟风行为，也没有发挥应有的效用。在注重效益的前提下，大家有一个普遍的疑问是：信息化需要一定的投入，对企业来说，是否值得？是否划算？ 二、对策分析基于前面的一些问题，企业在保留灵活的弹性运作的前提下，要强化内部管理“系统化”程度，尽力降低管理的不确定性和随意性。将管理信息化，这样，不但可达到管理系统化的目的，而且可培训出执行力强复合性高的干部，一举多得。对广大小企业来说，员工对企业信息化的认识不足，信息化素质和技能低下是阻碍信息化发展的一个重要原因，所以，必须采取多种形式、各种层次的培训等方式把提高全体员工的信息化素质与技能作为推进信息化发展的一项根本任务，让员工参与企业信息化建设的热情提高，积极性增强，在信息化过程受益也不断增加。第二节 小型企业信息化中管理制度方面的问题与对策分析一、小型企业信息化中管理制度方面的问题分析如果企业制订的制度根本没有贯彻执行，即使利用再先进的技术也难以实现。许多人都以为：只要建了一个信息管理系统，或者建立一个企业网站就算己实现企业信息化了，这种认识显然制约了企业信息化的健康发展。实际上，企业信息化是一项复杂的系统工程，除了考虑技术外，还要充分考虑到信息源的组织与开发，现代信息技术与传统产业的改造和对技术创新的促进以及信息化对企业管理、运作模式的深刻影响。这种影响在管理信息化方面表现得最为充分。企业还没有建立起一套科学的管理制度，许多业务规则存在很大的人为性和随意性。企业组织结构建立在专业分工的基础上，业务流程不清晰，管理模式和组织形式无法适应现代管理的需要。缺乏总体规划，各部门对信息条块分割，形成一个个“信息孤岛”。基础薄弱，管理成为瓶颈，管理基础薄弱，影响了企业信息化的顺利进行。企业信息化涉及企业的业务与管理流程、组织结构、管理制度等一系列问题，需要企业建立一套与信息化相适应的经营管理体制。如果企业管理方法陈旧，管理思想落后，混水摸鱼式的既得利益者和僵化守旧的心怀畏惧者，则会构成了信息化建设中的最大阻力。企业信息化管理的成分远远大于技术成分，企业信息化不仅是软件，硬件，系统集成的简单加合，绝对不是一个什么系统集成，什么软件就可以做到的。企业信息化必须与企业现有的流程相结合的，这中间，大有大的需求，小有小的需求。用计算机技术来实现重复繁杂的工作也可以算是种简单的信息化。二、对策分析例如考勤，财务制度的管理，如果原先就是暗箱操作，想仅仅利计算机统一管理来解决原来用的“执法不严，违法不究”的问题，是根本不可能的。因此，信息化的实现必须伴随观念、业务流程、组织结构的根本变革方能实现。企业就更需要靠先进的管理思想、先进的管理系统来帮助企业逐步规范企业的运作行为，从而在整个市场竞争中降低运营风险。受多种因素制约，企业信息化建设工作是在旧的体制、机制和管理模式基础上进行的。企业实现信息化并真正从中受益，增强竞争力，一个重要基础和前提就是首先实现企业内部的信息化。企业内部的信息化就是企业管理体制改革、管理流程再造、管理手段革新和管理团队重组的过程，要求企业必须加快推进改革、改组、改造步伐，加强内部管理，否则，体制、机制、组织结构、管理模式等一成不变，陈旧僵化，即使采用最先进的技术装备和信息系统，也只会失败，不会成功。小企业具有数量大、规模小、行业和地域分布广、经营状况参差不齐等特点，因此在小企业内部推进信息化建设时，要采取“整体规划，分步实施”的策略，具体的操作可本着减少成本、增加利润、扁平渠道、提高效率的思路，从财务管理信息化入手，逐步建立基于互联网的办公自动化系统、企业资源共享系统、客户关系管理系统、企业资源管理系统和网络营销系统与电子商务。企业信息化通过信息资源的共享、业务数据的信息化处理等方式来实现提高效率、降低成本等多方面的目标，因此，在实际的业务处理过程中，小型企业应通过制度、标准等形式不断规范企业的基础管理工作，对客户、供应商、技术等信息都应按统一的标准围绕信息化的发展要求进行集中处理，使企业信息资源的价值在信息化过程得到更好的体现与提升。第三节 小型企业信息化中环境方面的问题分析与对策分析一、小型企业信息化中环境方面的问题分析小企业信息化外部环境还不好，大环境还不足以让企业下决心。虽然网络的发展带动了信息化的发展，但是还有基础设施不够完善、支付手段和配送体系的滞后等瓶颈问题的存在，使企业认为还不是投入信息化的最佳时机。信息化的作用还不是非常明显。这也导致了市场竞争不够激烈，并没有达到所谓的“生存或死亡的选择”。虽然我国近几年在建设信息基础设施、开展信息交流等方面做了许多工作，但总体还是很薄弱。同时，我国在电子交易的法律保障、支付信用、货物配送、网络安全等方面有待完善，如对计算机网络犯罪还缺乏有效的法律和技术防范。部分企业担心商业机密泄露，系统遭到攻击与病毒侵袭，导致数据丢失和破坏甚至系统瘫痪，影响企业的正常生产经营活动。由于我国软件产业发展自身的局限，目前市场上的小型企业信息化解决方案过于昂贵。为小型企业量身定制的管理软件产品还不多或者不能很好满足小型企业的实际需求，软件企业对小型企业的后续服务也没有跟上。国外企业管理软件存在“水土不服”等问题，很难为小型企业所接受。以小型企业信息化为特长的咨询机构极少，专业从事企业信息化工程监理机构太少，导致小型企业信息化项目质量无法保证。此外，电子支付、信息安全、物流配送、社会信用体系等问题使企业认为现在还不是开展信息化的最佳时机。二、对策分析对于小企业来说，由于规模分散、技术薄弱、资金有限，所以要充分调动、合理整合有关社会资源，发挥大专院校、科研院所的技术输出作用，发挥软件提供商、系统集成商、管理咨询公司、工程监利机构的相关作用，逐步建立由政府、中介服务体系和IT厂商参与的小型企业信息化支持、服务与保障体系，形成一个完善、诚信、高效的企业信息化社会信息服务体系。目前，网络基础设施、产品与服务编码、技术标准与规范、工程监理、安全认证、网上支付、物流配送等企业信息化的公共支撑配套环境都存在问题或差距，制约着企业信息化建设与应用。建议有关主管部门联合各方面力量，加快研究，统筹规划，分步解决，尽快建立健全企业信息化配套支持体系，以更好、更快地推动企业信息化建设。良好的企业信息化发展环境对企业信息化应用的推开、高水平的发展都具有重要的意义。所以，企业的领导和管理人员一定要身先士卒，率先垂范，成为企业信息化的倡导者、实践者和受益者，影响和带领企业员工更加自觉、主动地参与企业信息化建设，使企业信息化成为企业的一项“全员”工程，营造出理想的企业信息化发展环境。小型企业信息化尚处在启蒙状态，需要政府全方位的引导。政府筹集了部分资金支持具有示范性、带动性的项目；此外，加强了对典型小型企业信息化经验的总结；政府还提供了小型企业信息化建设方面的有关服务，例如向中小企业推荐优秀软件及其提供商，搭建中小企业信息化公共平台供中小企业租赁使用并提供有关配套服务等。小型企业积极了解这些优惠政策，接受政府有关部门的引导，使自己的信息化道路上少走弯路。第四章 小型企业信息化技术方面的问题与对策分析第一节 实施小型企业办公自动化问题与对策一、办公自动化的概念我们日常工作的所有内容都可以归入办公自动化处里的范畴，如文字处理、文件誊写、传真、中请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管洲、档案管理、客户管理、订货销售， 库存管理，生产计划，器材需求，技术管理，质量管理，成本、财务计算、劳资、人事管理等等，那么这些都是办公软件的处理范围。广义讲，对于提高我们日常工作效率的软硬件系统，包括打印机、复印机以及办公软件都是可以成为办公自动化系统。狭义上讲，办公自动化系统是处理公司内部的事务性处理，辅助管理，提高办公效率和管理手段的系统。二、办公自动化处理的信息范围局限性以及对策仅仅处理一些公文就可以称为办公自动化了吗？如果我们仔细观察市面上的办公自动化产品，所提供的附加功能的深度和广度也是非常比人失望的。这就是我们目前的办公自动化系统所处的基本现实和困场。当我们的目光移开办公自动化系统，我们就会发现，在企业除了办公白动化系统之外，还有财务、库存、生产、销售、人力等管理系统。由于大量的信息孤岛式的建设，他们之间很少能够紧密协调起来。就前端来说，我们经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统，并且发现数据常常不一致，目前中国具有信息系统的企业绝大部分都是这种情况。他们往往具有多个供应商提供的多个系统，但很少集成。从目前用户的使用技能和接受程度以及系统的维护成本考虑，WEB界面最容易接受。另外从集成方面来讲，必须采用人人支持的web标准如6>HTML，Javascript，Activex，IIOP，DHTML，XML，Java等才能在一个界面下容纳，否则，技术难度就会导致集成不可能实现。对于流程，熟悉办公自动化系统的人就会想起收发文的流程。那是非常不完善的、不符合层级结构的、效率低下的流程。对于如何优化该流程，如果我们局限于原有的思维模式和知识领域，我们无法获得更多。必须基于现代的流程管理思想对目前的业务流程进行重组。 进入知识经济时代，公司里人人都是知识工作者，要求办公自动化系统必须具有知识内涵，或者说是基于知识。提供知识管理所需的最基本的IT工具，知识存储库和知识交流场所，更高级的意义上提供，基于知识的岗位要求和评估体系。总之我们要求的办公自动化系统是和其他应用系统紧密集成的，完全采用WEB技术的，流程优化以及基于知识的管理的办公管理系统。三、办公自动化的投入资金有限，以及对策：与大型企业相比，小型企业更加注重IT投资的回报率和回报周期，表现出非常谨慎的态度。在硬件投入方面，他们不仅希望IT产品能够带来办公的便捷、高效和时尚，并且希望能够使其管理、经营再上新台阶。他们最担心的就是，硬件产品年年更新，而其贡献只局限于办公自动化的实现。总结小型企业的信息化，可以说是在“摸着石头过河”。先是办公自动化、会计电算化，然后是OA、协同、ERP、CRM，进而又是数据仓库、商业智能，还有信息安全、信息资源开发利用、系统测试。伴随着信息技术的推广应用，相关信息应用问题层出不穷，企业的IT投资不断追加。这对于小型企业来说，是非常可怕的，因为它承受信息化风险的能力远不如大型企业。一步到位的方案是不存在的。在给小型企业上信息化系统时，必须充分考虑到企业在规模和业务上的快速变化，必须保持其系统的高度可扩展性。比如机房设备，小型企业没有专门的机房。一旦企业规模扩张，包括服务器、电源、布线等工程必须推倒重来。如果我们构建一个可扩展性的数据库、机房等，将为小型企业减少大量的资金浪费。企业的企业组织结构、人力资源构成、工作流模式会随着企业内部和外部环境的变化而变化，而系统要具有良好的可扩展性和强大的自定义功能，以适应组织结构和业务流程调整的需要，无需进行最底层的开发，大大提高了系统的灵活性和适用性。推进其信息化过程中，应向企业介绍大型企业信息化的成功经验，勾勒出其IT投资的回收办法和周期。市面上有各种各样的办公自动化系统，老板希望能够用最低的成本实现办公自动化，我们会感到有点为难。在软、硬件方面对系统的需求，由于小型企业信息化水平比较低，软硬件配置较差，而且资金实力并不雄厚。所以其对硬件的配置要求是尽可能的低，对软件配置的要求则是系统最好是基于日常办公软件如office系列上的应用系统，这样既不用花大量资金添置软件，员工又较容易学会使用应用系统。其实，如果我们能够充分利用现有的系统平台，应该可以初步满足企业办公自动化的要求并且花费不多，系统可靠。如果使企业服务器上的操作系统为windows2000，邮件服务器是Exchange Server 2000，便己经具备了初步的条件了，为了实现办公自动化，客户端还应该装有windows office。这个功能应该是企业需要的，当然开发一套这样的系统应该是一件比较简单的事情，outlook中本身就有这个功能，而且不需要作任何的开发就可以使用，当事人还可以授权给指定的人查看白己的工作日志，当然了，这个指定的人一般都是自己的上级领导了。通过outlook，将某一项工作分配给一个或几个人，然后监督他们的执行情况，在指定的时间内，如果执行者没有完成，则系统将会给予提示。在企业中，经常会有各种单据需要通过各级的审批，或某项工作需要请示，这都要牵扯到流程管理，那么我们可以通过Windows Work Flow Design For Exchange实现这个功能，这个功能是Exchange Sevrer的一个辅助工具软件，是免费的，可以到微软的网站上下载。通过这个软件，可以任意定义一个单据的审批流程，非常地方便。实现这样功能花费很少，某种意义上是没有花费一分钱。第二节 开发管理信息系统中的问题与对策：一、小型企业规模与经济实力限制开发以及解决对策小企业的多样性及其灵活多变的经营方式，加上相关投入量的限制，需要的只是能解决财务管理、客户管理等的基础软件。因此，企业鉴于资金和人员的问题，最好先选用财务、客户管理软件，解决最大的问题，掌握企业的物资业务脉搏；而且船小好调头，有效降低了实施失败风险。在开发方式上对系统的需求，由于企业的经济实力有限，应着重考虑投入/产出比问题。一般商业软件是无法满足上面的要求，而从基础语言开始开发成本高、周期长，更不现实；因此利用一些免费的软件模块进行改进，即二次开发，通过对几个商业化软件功能进行修改、增删和开发来实现企业建立具有自身个性的管理信息系统。即通过系统集成的方法来将各个功能集成为一个整体发挥作用。即通过两次开发的方式来实现降低成本、节约开支、提高效率。二、一般的系统缺乏针对小型企业的易用性以及对策IT系统缺乏本土文化基因，缺乏针对小企业的易用性。一方面，IT系统所包含的管理思想来源于西方文化基因，而小型企业根植于深厚的东方文化底蕴之中。在管理手段上，西方强调的是工具和精确，而东方强调的是伦理和和谐。特别是“无为而治”已经成为小企业制胜的法宝，甚至一些家族型企业，家族文化的权威明显高于企业制度。所以，以工具性、数据性为特色的IT管理系统，很难为小企业所接受。解决这一问题的关键在于开发企业信息化过程必须从小企业的文化特征、知识层次出发，提供简约、易用的标准化产品，而不是照搬国外经验、大企业模式的所谓个性化产品。三、难以集成的各个子系统以及解决方案：对于小型企业来讲现在己经采用了财务管理系统、客户管理系统、行政管理系统等等，将来还会采用更多的子系统，那这些系统都是相互独立的，信息也是对立的。对于老总来讲，他如果要想知道目前企业的财务情况、或是知道每个部门的财务情况，那么他必须是财务部人员或销售人员将这些数据上报给老总，如果老总主动的想知道这些信息的话还必须到每一个软件去看。这样的信息就是死的，不流动的。突破现有软件将企业各数据封存在不同的数据库和应用平台上，而造成企业实际信息应用所面对的难题，要采用中央数据库管理企业信息，数据可以通过任何与其相关的应用更新或被提取。从应用层面上来看，系统要将所有的信息进行全面的整合，信息与信息之间无阻碍链接，用户可以从信息归结的友好界面入口，进行大范围和深度的信息提取，而完全无需在不同的数据库和应用平台之间切换。从管理层面上看，它基于企业资源网状管理体系的思想，从任何一个信息点都可以非常方便地提取出所有与其相关的信息，所有的信息和应用都是多维的、立体化的，强相关联的。四、系统维护上的困难以及对策系统维护功能，包括用户基本信息维护、权限管理和重要数据的安全性的维护。而其中最重要的就是权限管理。系统在功能模块的使用上相对较灵活，可以针对员工的不同职位及员工所从事的不同业务提供不同的功能。例如：用餐管理功能则只提供给行政经理；客户信息管理功能则只提供给人事经理和总经理；而项目管理功能则提供给经常参与项目运作的项目小组成员。采用这种方式提供功能既方便员工使用本应用系统又有利于系统的安全性，保证员工不能越权操作。正好适应了小型企业员工流动性大、员工的职位变化快的特点。小型企业管理信息系统满足不同用户群的需求，用户群可以分级别、分权限，从任何地方、任何时间进入系统。客户、经销商、供应商及其他业务合作伙伴通过门户站点，可以容易地查看和输入相关的信息：客户可以输入抱怨和服务请求，查看最新产品信息、订单处理情况、与企业项目人员保持高效联系；合作伙伴可以与企业员工电子化联系、查看库存情况、获取产品信息，在线下定单以及跟踪定单。通过系统的企业信息门户，将企业的所有应用和数据集成到一个信息管理平台之上，并以统一的界面提供给用户，使企业可以快速地建立企业对企业和企业对内部雇员的个性化应用。它向分布各处的用户提供商业信息，帮助用户管理、组织和查询与企业和部门相关的信息。内部和外部用户只需要使用浏览器就可以得到自己需要的数据、分析报表及业务决策支持信息。企业信息门户突破“信息海洋”造成的工作效率低下的情况，以友好、快捷的方式提供给访问者最感兴趣和最相关的信息。第三节 小型企业互联网建设与电子商务方面的问题与对策分析一、小型企业互联网建设与电子商务的必要性实施为了达到信息共享、资源共享和打印机共享的目的，小型企业选择windwosNT/2000网来建立了局域网。连接方式采用了星型网络结构，选择这种连接方式的优点是连接简单、维护方便、稳定性相对较好。星型连接所需设备为8口集线器HU81台和网卡、网线（当然是双绞线）若干。企业的局域网建立后，虽然内部信息和资源可共享，但仍不能与外界沟通，因此还需要接入国际互联网。根据企业的实际情况，选用了ISDN专线方式上网。选用这种方式的优点是：网速相对较快，上网不影响电话使用。现在有相当一部分人认为建立了企业网站就是实现了，至少是开始接触电子商务。这是一种十分错误的观点。网站建立，提供公司资料、信息等只能算是企业开始触网，真正的电子商务是指实现整个贸易活动的电子化，是指交易各方之间（包括企业与企业之间，企业与消费者之间）利用现代信息技术和计算机网络，按照一定的标准所进行的各类商贸活动。它是一种使用现代信息技术进行网上交易的商务活动。而以小型企业目前的情况而言，电子商务不是一蹴而就的事情。以后逐步将实现：1.电子数据交换（EDI）：EDI将结构化数据集成到其他的应用中（如使用顾客订单来安装产品）；当交易量大时可以降低成本：可使许多不同的贸易伙伴（如顾客、供应商、厂商）之间的贸易更加容易。2.条形码：能迅速判定和识别商品，将判定和身份信息集成到其他的应用和数据库中。3.产品数据交换：需要将产品的有关数据及时地发送给贸易伙伴，与合作伙伴远距离地共同产品设计。4.电子表格：能更好地以一种规范的格式管理有关数据，在涉及许多人同时完成的不同任务时可以跟踪整个过程：将人工输入的数据同机器本身就有的数据集成起来；通过集成因特网和内部系统促进电子商务的实施。二、小型企业互联网建设与电子商务方面的问题与对策分析1.“千篇一律”的企业网站制作模式难以使企业脱颖而出。没有必要做成大篇幅的动画，并非所有上网的人都能正常浏览动画，而且动画下载要占用大量的时间，尚未看到具体的内容之前就让人失去了耐心，这样做有失网站建设的初衷。要从企业的历史、发展、规模、优势、特色、社会地位、媒体评价、荣誉及诚信等方面，多层次多角度进行包装，配以照片进行宣传。需要注意的是，对于企业理念之类的面向企业内部管理的内容，不要介绍得过分详细。要将产品的名称、主要成分、作用、适用范围、照片、商标、报价、售后服务等与客户或消费者在使用本产品时涉及的有关材料详细地放在网上。有些企业出于竞争或保密等原因，不愿将其产品报价在网上注明，这样做不一定有利。我认为，多数产品不仅要提供报价单，还应该提供网上订购功能。如在介绍产品详细资料处设一个产品的链接，介绍哪里可以查看到和购买，这样会收到意想不到的效果。将有关部门及有关员工如业务部门、质量管理部门、区域销售中心、分销商、售后服务部门等的联系方式都放上去。有时日常的联系也是商业机会的开始。提供网上交互功能，可以让访问者给你提反馈建议，交互时最重要的是要实事求是地注明响应时间，便于留言者有计划地访问网站，不会由于多次查看得不到答复而失去对网站的信任。如有可能，将前期的回复一并放到网站上，供后来者参考。对于企业来说，可公开的产品的照片、表单、说明书等资料，最好做到可以从网上下载和打印，便于访问者在网下研究企业的产品，增加商业机会。对于其它的栏目，企业可根据自身的需求进行设计。需要注意的是，真正有意向发展合作的人，注重的是实效，而不会对网站好看与否评头论足。当然并非说美工不重要，恰如其分地表现才是合适的。2.企业网站的更新问题以及解决对策小型企业作为小型企业初期建网时对公司网站设计并没有深刻的认识，初期建网为试探性操作，只是简单的几页介绍而己，网站信息、技术含量很少，因此，网站在企业运营中的作用并不明显。当然，网站建设是一个不断完善的过程，那么，企业在网站更新过程中应该采取哪些措施才能让网站发挥更大的作用呢？浏览internet，我们会发现，大多数小型企业网站栏目划分趋于一致：公司简介、产品、服务介绍、联系方式等，在版式设计上也基本上是上下分栏、左右分栏等方式，不会利用富于企业特