小型企业采购管理制度.docx

小型企业采购管理制度采购管理制度 讨论稿 目的：为了合理高效地使用资金和加强采购计划管理，规范采购工作，保证生产用原辅材料的供应数量和质量。 适用范围：适用于本公司所有采购物资管理。 责任者：质保部、综合部、采购部和仓库负责人、采购人员、仓库管理人员。 内容： 1、采购分类： 1.1生产物资采购 包括：生产用原材料、辅料、包装、外协构件、五金配件、劳保用品等。 1.2研发实验室使用物资采购 包括：使用的仪器，工具，设备等。 1.3办公用品采购 包括：办公耗材、其它零星物资、培训资料、书刊等。 1.4固定资产采购 1.4.1办公设备：如电脑、打印机、办公桌、文件柜等固定资产。 1.4.2包括机器设备、新建、改建项目需用物资。 2、采购 2.1采购申请 2.1.1生产物资采购计划 2.1.1.1常规生产物资由仓库根据库存情况填报采购需求表。 2.1.1.2非常规生产物资由生产部根据公司下达的生产计划单，准确计算并填写采购需求表，由总经理签字批准后，交采购部统一采购。根据物料采购流程采购。 2.1.2研发实验室物资采购 由使用部门填制采购需求表必须由总经理签字后，再交由采购部统一采购。 2.1.3办公用品采购计划 由综合部负责公司办公用品的采购计划申报，部门经理签字批准后，交采购部统一采购。 2.1.4固定资产采购 2.1.4.1办公设备采购由使用部门填制采购需求表，综合部审核后，经总经理批准，交由采购部统一采购。 2.1.4.2机器设备采购，由生产部填制采购需求表，经生产部经理签字审核后，由总经理批准后，由采购部及生产设备部共同负责采购。 2.1.4.3新建、改建项目需用物资，由总经理指定负责实施部门做出方案、图纸和预算书，并用总经理批准，职能部门编制采购需求表，由采购部及相关部门共同负责采购。 22请购的撤消 已开具请购单，并经批准后因各种原因需撤消请购时，由请购部门以书面方式呈送采购人员，必要时应先口头知会计划部以及采购部。 请购部门回收各联请购单，并备注“撤消”字样。 采购部接获通知后应立即停止一切采购动作，采购部经与供应商协商后应及时取消订单。 1 未能及时停止采购时，采购部应通知原请购部门并协商善后工作 2.3采购询价 2.3.1对各类申报的 采购需求表，采购部采购人员应与仓库及相关部门核实采购物资品种和数量的合理合理性。 2.3.2采购人员按采购需求表，上的物料进行采购询价，采购员对同品种物质应进行质量、价格的比较工作，不得少于三家，应详细的记录在请购单上，包括采购品种、数量、价格、供应商、付款条件等，由采购部经理审核，总经理批准后方能进行下单采购。 2.3.3采购部门人员应随时掌握市场动态，对某些原料价格波动大的品种，有价格空间的要及时报告采购部经理和总经理，为提供是否储备作决策，总经理一旦签发特需采购计划，采购部采购人员应把握机遇，从速落实。 2.4合同签订 采购物资原则上必须签订合同，特别是对于预付货款更应从严要求，合同上应注明品种、型号、质量要求、数量、单价、金额、运输方式、付款方式、计划到货日期等。对于小金额的小品种，可以采取电话订单的形式与供应方进行确认。 2.5催货 2.5.1采购合同签订完毕以后，根据采购合同上要求的到货日期，采用时间段向供货商反复确认到货日期直至物资到达我公司。 25.2各种原辅材料到货前，采购员都应通知仓库保管员预备货物，准备接货。 2.6入库 2.6.1实物入库 2.6.1.1货物到达厂门口后，由采购员根据对方的送货单填制“原、辅材料收货通知单”交给司机，司机凭此通知单找仓库安排后续事项。 2.6.1.2对于检验不合格的物资，按照不合格品管理程序处理。 2.6.1.3对因包装数量造成破损或其它原因造成短斤缺两，仓库保管员应通知采购人员，超出合理损耗范围的，采购人员应立即与供应方协调，及时补足分量。 2.6.1.4仓库在收到货物后，应及时在“原、辅材料收货通知单”签字交由司机带回采购部，由采购部填制收货单交由司机带回供应商。 3、采购付款 3.1采购员填制“付款申请单”，申请人应在“付款申请单”上填写好付款单位、收款单位、付款用途、尚欠货款金额、申请付款金额，付款方式、申请人姓名后，交由财务核实欠款金额、票据是否齐全等情况后，由采购部经理审核，总经理批准，最后交给财务安排付款。 3.2采购人员在安排付款尽量要避免现金结算。 3.3以承兑方式付款的，采购员应尽量要求对方单位人员过来领取，特殊情况可采用EMS快递，从财务上领出承兑汇票时，应在“使用承兑汇票登记表”上登记。采购员都应在付款后十天内将收款收据交到财务部门。 3.4财务安排付款后应在“付款申请单”备注栏中填写实际付款金额、付款方式和付款日期，将第三联交还给采购人员，由采购部存档。 2 采购流程图 采购需求表 生产计划 仓库物料情况 分类决定采购方式 请购单 采购部查询供长期采购合约 应记录 退回 否 核 准 采购单/ 供应采购合同 批 准 商 收料单 发 货 入库OK 单 检验 N G 退货暂存仓 3