6月28号保罗洲际酒店婚博会讨论稿526.doc

嵊州保罗洲际酒店第二届婚庆博览会讨论稿 餐饮部2014年5月23日目 录一、活动时间二、活动主题三、活动目的四、协办单位五、活动计划六、优惠政策七、流程安排 八、各商家展区地点及婚博会流程九、婚礼秀流程十一、奖品设置十二、相关费用十三、接待方案一、活动地点、时间嵊州保罗洲际酒店四楼洲际厅展厅：五楼保罗厅、文华厅2014年6月28日（周六）13：0020：30二、活动主题情系保罗·浪漫今生嵊州市第二届婚博会三、活动目的 举办婚博会的目的在于多方位倡导“一站式”婚庆消费，引导新人健康消费，进一步推动地区婚庆产业发展步伐，扩大婚庆产业链条的规模与效益，丰富地区婚庆文化内涵。并带动酒店品牌形象，有效地带动酒店的宴会销售，为酒店创造良好的经济效益和社会效益，酒店策划开展一次以婚庆为主题的博览会。四、协办单位 爱尚你婚庆公司婚纱摄影：现代新娘、青禾婚纱摄影、薇薇新娘、珠宝商 ： 中国黄金喜糖铺 ： 圆缘糖喜铺 酒水商 ： 平路酒业广告宣传：（由销售部负责）1、米果网加微信平台2、乐信传媒所有网点，信息港 交通台宣传3、宣传册（内含奖品名称、酒席菜单）、宣传单、报纸夹页、4、短信平台发送活动，预计发送20000条、微信发送婚博会信息；5、通过钱江晚报报纸夹页宣传10000份；6、酒店外围广告牌（由婚庆公司布置）；7、酒店大堂宣传牌（由婚庆公司布置）；8、酒店各营业点摆放宣传册；9、民政局、电影院、保罗会、出租车的宣传广告【洽谈】【电影院与保罗会制作易拉宝摆放6月10日前】参与对象：以适龄男、女青年为主，20岁以上均可参加，通过媒体宣传，有意向的客户可通过电话报名参与；客户来源：预计目标客户300对，预计完成60对以上。在酒店预定宴会且有预定宴会意向的客户由酒店进行邀请参与； 通过酒店全员邀请的客户和其他慕名而来的意向客户；1、酒店 100对（其中40对已付定金，另50对没付或已经取消）2、婚庆公司提供200对（请乙方挖潜高星级酒店预定新人联系方式并邀请参加） 五、活动工作计划表序号内容完成时间责任人备注1确定赞助商5.21前爱尚你已定：现代新娘、青禾婚纱摄影、薇薇新娘、中国黄金、圆缘糖喜铺 、平路酒业 2确定此次活动奖品、费用预算5.24前杨伟军确定奖项、奖品3印刷品制作5.26前定稿、6.10前完成印刷赖静会赵胜文宣传册（含奖品名称、酒席菜单）、宣传单、报纸夹页、入场券（抽奖券、自助餐券）4现场布局平面图5.26前顾林波合理科学规范利用场地11确定参展商目标客户名单5.29前爱尚你对接待进行目标客户的分工跟踪与落实12预约客户6.26.10之间邢惠英销售部、营业部打电话预约新人参加活动（预约时注意每对客户要分开时间段）6确定婚博会主题背景音乐及喜庆音乐6.5前爱尚你届时工程部现场跟进播放7网络宣传6.5前赖静会微信、短信、乐信传媒、与米果团协商合作8报纸夹页夹送6.10、6.15赖静会分两次派放9户外广告喷绘6*8米店内喷绘广告5*6米6.6前爱尚你“情系保罗·浪漫相约”-嵊州保罗洲际酒店第二届婚庆博览会6月28盛大启幕13欢迎礼品确定6.8前爱尚你连礼品袋（婚庆公司赞助）10各营业点宣传册摆放6.10前顾林波范凌华项敏华确保客人所到之处均有宣传单页14组织接待人员全酒店领班级与销售经理，预测人数为35人，6.10前张鑫安排具备一定接待能力人员，6月10前确定名单，提交餐饮部，6月20日有邢慧英负责培训。所有客户名单有尹灵芬分解落实到接待人员手上。15组织迎宾人员（6人）6.10前张鑫酒店门口、电梯口引领、颁奖人员16嘉宾签到表6.10前邢惠英用于活动当天嘉宾资料登记17确认活动展示内容及节目流程6.10前爱尚你13:0019:30（包含参观布场、订单、用餐、看演出）18礼仪带6.10前赵胜文“情系保罗·浪漫相约”20条19空飘（4个）6.20前爱尚你热烈祝贺“情系保罗·浪漫今生”-嵊州市第二届婚博会6月28日保罗洲际酒店隆重开幕20酒店大门侧面拱形花门酒店大门外拱形气门、气球6.20前爱尚你适当可在酒店外围铺设红地毯（具体布置方案由爱尚你提供）21接待培训资料制作6.20前邢惠英整理归纳此次婚博会员工所需了解的内容、资讯22活动程序表海报6.23前爱尚你向客人展示当天活动流程23真实菜单海报4份6.23前赖静会放于展示台24接待彩排6.24前顾林波连同上菜秀彩排，确保当天接待无疏漏25场地布置6.26前爱尚你餐饮部、工程部协助26参展台布置6.26前爱尚你餐饮部、工程部协助27安保工作6.27叶忠全加强各区域的巡查工作，确保各商家的财产安全；28安排吻合婚博会主题节目6.28前爱尚你婚博会节目29接待6.28全体人员30摄像安排，准备2套男士与2套女士中式礼服提供给酒店，做接待使用。6.28爱尚你全程拍摄31总结6.28活动结束后各部需做此次活动总结呈交总办六、 优惠政策：凡是在婚博会当天（2014年6月28日）在本酒店预订婚宴满15桌及以上，同时预付押金1万元以上，就可享受15桌送一桌的优惠。1、（1）、预订1688元/桌的，10桌以上包括10桌，每桌赠送啤酒4瓶、雪碧一瓶、可乐一瓶；（2）、预订1988元/桌的，10桌以上包括10桌，每桌赠送塔牌三年黄酒一瓶、啤酒4瓶、雪碧一瓶、可乐一瓶； （3）、预订2388元/桌的，15桌以上包括15桌，每桌赠送双沟吉十佳酿白酒一瓶、塔牌三年黄酒一瓶、啤酒4瓶、雪碧一瓶、可乐一瓶； （4）、预订2688元/桌的，15桌以上包括15桌，每桌赠送拉丁之星红酒一瓶、双沟吉十佳酿白酒一瓶、塔牌三年黄酒一瓶、啤酒4瓶、雪碧一瓶、可乐一瓶； （5）、预订3288元/桌的，15桌以上包括15桌，每桌赠送拉丁之星红酒一瓶、双沟吉十佳酿白酒一瓶、塔牌三年黄酒一瓶、啤酒4瓶、雪碧一瓶、可乐或果汁一瓶； 注：如没用完或不用可按：白酒30元、红酒30元、黄酒5元每瓶抵扣（即每款菜品成本提高65元）啤酒和软饮不予抵扣 2、茶歇赠送： （1）预订2388元/桌的宴席40桌以上，赠送2000元规格的茶歇一场，限定人数为80人；【茶歇时间为下午4点15分-5点30分】 （2）预订2688元/桌的宴席40桌以上，赠送2680元规格的茶歇一场，限定人数为80人；【茶歇时间为下午4点15分-5点30分】（3）预订3288元/桌的宴席40桌以上，赠送3688元规格的茶歇一场，限定人数为80人；（以此类推）【茶歇时间为下午4点15分-5点30分】七、婚博会接待流程与安排：接待流程涉及人员及职责工作要求注意事项带客人至洲际厅收取预付定金核对资料接待迎接13:00开始迎宾1、仪容仪表整洁大方2、亲切、友善、笑容可掬3、熟练掌握礼貌用语及礼仪4、了解活动相关内容、相关项目5、带领客户至大堂处的签到台签名出示邀请卡并领取礼品，并带领至电梯口上洲际厅，由接待员开始接待介绍；【每个接待员胸前贴一张婚宴专家客服】6:下午2点-5点4楼洲际厅电梯口摆会议桌2张，有财务收银与安全部负责检票入场【凭邀请含入场】。注：收银与安全员在5点30分负责5楼电梯口收票凭自助餐券入场用餐，如客户没有票每位按照80元收取，1.2以下按照40元。（一楼大堂及一楼电梯口），接待人员也需在大堂门口迎宾接待人员1、 掌握目标客户信息2、 根据客户需求沟通相应内容3、 带领客户参观保罗、文华、洲际厅、客房及各展台4、 掌握语言技巧及语言分寸提前与客户联系并跟踪，能够合理叉开客户预约时间接待人员1、 根据顾客各方面综合评估，向其介绍今天预定能给他带来的优惠；介绍此次会展2、 了解顾客是否有预定的动机及欲望3、 整个过程要站在顾客的角度去分析，掌握主动性；菜单、宴会厅布局图接待人员1、 介绍预定办理程序及使用顾客提出预定2、 详细介绍“婚庆礼包”3、 了解顾客是否明白此次预定的优惠政策4、 在明确客人需预订宴席的情况下带领至酒店婚宴洽谈处进行预订；1、 准备好现金券2、 准备好礼品券3、 登记好客户资料收取预付定金婚宴预订详谈预订人员1、 礼貌请顾客出示证件2、 核对内容与预定表无异；3、 由预定员与客人详谈宴席合同、菜单、酒水等方面内容；4、 各方面确定后，现场交押金确定日期是否重叠预定推销人/财务人员1、现金必须当面点清2、信用卡需顾客签字确认3、现金需收银核对无误收取宴会每围￥300订金带客人至五楼服务人员1、 请客人详细了解本次的活动资料2、 现场服务人员做好服务，做好指引工作，以免出现现场混乱；17:30用餐20:30节目完毕18:30表演秀节目及抽奖送客人服务人员1、 由于用餐时间，现场会出现拥挤或混乱，接待人员在接待时可以提醒客人用餐时间及地点；2、 现场保安人员（2名）、服务人员（3名）做好指引、安全工作，通过电梯、楼梯分开人流；请安全部协助服务人员1、 提醒客人依次从前往后坐2、 鼓励客人参与有奖游戏服务人员1、 根据主持人提示2、 根据音乐3、 动作统一1、 注意摔倒接待人员1、亲切、友善、笑容可掬2、熟练掌握礼貌用语及礼仪3、请安全部、一楼前厅部做好秩序维护、客人疏散等工作；1、 安排人员按电梯2、 指引客人走楼梯3、 维持秩序4、后续名单的跟踪八、各商家展区地点及婚博会流程安排保罗洲际酒店爱尚你婚庆现代新娘青禾婚纱摄影薇薇新娘中国黄金圆缘喜铺客人休息区6会有销售部负责布置婚宴的照片，工程部安装电视机5会对面（现休息区）5会4会3会贵宾接待室2会洲际厅时 间项 目 13:00-17:00带客人参观、接待预定 17:30-18:30五楼自助餐 18:30-20:30洲际厅观看秀场节目九、婚礼秀流程活动时间：2014.6.28活动地点：保罗大酒店婚礼秀主题：情系保罗·浪漫今生主办方：嵊州保罗洲际酒店协办方：爱尚你婚礼策划、中国黄金、青禾婚纱摄影、现代新娘、薇薇新娘、园缘糖喜铺、平路酒业准备:1、 6月26日9：006月27日13：00婚礼秀现场布置；（包括LED屏、现场所有灯光、拍摄设备）2、 6月27日晚，灯光秀、督导秀彩排；3、 6月28日13：00婚礼秀现场所有工作人员到位，各商家咨询区工作人员到位；4、 6月28日13：15婚纱秀、礼服秀、彩排 上菜秀5、 6月28日14：30清场6、 6月28日14：30情景秀彩排7、 6月28日16：30全体工作人员会议；工作人员休息、晚餐时间8、 6月28日18：00来宾进场9、 6月28日18：38婚礼秀正式开始10、 6月28日17：0018：38播放各商家广告【酒店婚宴宣传图片，美工负责交给婚庆公司】1、 开场:Ø 主题婚礼秀开场片、主办方及爱尚你宣传片Ø 督导秀+灯光秀Ø 司仪出场（开场白+介绍（）位领导+介绍奖项奖品）Ø 酒店总经理江总致辞（3分钟） 2、 主题婚纱秀：影楼宣传片，婚纱展示3、 抽奖：幸运奖赞助商宣传片，【兑奖区领取】4、 中式婚礼秀抽奖：3等奖赞助商宣传片，【兑奖区领取】5、 酒店上菜秀6、 西式婚礼秀7、 抽奖：2等奖赞助商宣传片，【兑奖区领取】8、 主题礼服秀影楼宣传片，礼服展示10. 抽奖：1等奖赞助商宣传片，赞助商代表颁奖11.现场互动：主持人互动及酒店节目12抽奖：特等奖赞助商宣传片，赞助商代表颁奖12.工作人员谢幕 婚庆工作人员、合作商家代表、司仪团队、表演人员等十、奖品设置：（已定）具体协办单位的协助奖品如下：特等奖1名：由中国黄金提供钻戒一对（价值6288元）一等奖1名：由保罗洲际酒店提供行政套房一间/夜由现代新娘提供苹果5S土豪金一台二等奖2名：（1）由保罗洲际酒店提供豪华房一间/夜 由青禾婚纱摄影提供港澳5天4夜双人蜜月游（2）由保罗洲际酒店提供豪华房一间/夜由青禾婚纱摄影提供迷你IPAD一台三等奖3名：（1）由保罗洲际酒店提供高级单人房一间/夜由薇薇新娘提供价值1999盘子女人写真一套（2）由保罗洲际酒店提供高级单人房一间/夜由青禾婚纱提供价值1999元写真一套（3）由保罗洲际酒店提供高级单人房一间/夜由圆缘喜糖铺提供价值1500元喜糖券一份幸运奖30名：由平路酒业提供拉丁之星红酒30瓶 由缘园糖喜铺提供30份浪漫巧克力花十一、相关费用：项 目数 量费 用广告印刷品15000份 入场券300张代金券100张自助晚餐300人24000元备注：本次活动预计酒店需支出费用为 元 十二、各部需要负责接待事项：（一）房务部 A、前厅部负责人：项敏华1、 前厅部负责活动前期的咨询工作，活动当天来宾的引导工作；2、 6月28日13：00前准备100份客房宣传资料，便于婚博会现场的展台宣传B、客房部负责人：范凌华1、6月28日全天安排专人确保酒店内公共区域及卫生间卫生，特别是四楼会场及过道，当天必须确保4位PA在现场进行即时清扫；2：6月28日1点之前布置好婚房5个给客户参观。（二）餐饮部负责人：顾林波9、 做好整个活动四楼会场的商家区域划分（详见会场布局图），提前做好布置，（如T型舞台、签到台、茶歇台、咨询台等），准备好婚宴宴会促销菜单及宣传册；10、 于6月27日全天协助各参展商家在四楼会场布展，安排活动当天的兑奖区设置。11、 负责邀请部分已在酒店预定和有意向预定宴会的客人参加婚博会，在会场设立酒店展台一个，提前准备好婚庆手册300份。12、 6月26日27日安排专人负责做好活动现场签到台、酒店展台、舞台、休息区、宴会台型设计的布置，请参照会场布局图，配合做好现场氛围及参展商展位布置，免费给各商家提供一张条桌、3张椅子、纸、笔等物品；13、 6月28日全天安排6名迎宾员做好活动现场宾客指引及抽奖协助工作，准备好抽奖箱一个，安排4名工作人员协助保安进行检票；6、宴会预订处6月27日前打印好嘉宾签到表，按照观展来宾要求，以男女青年为主，年龄在20岁以上的做好登记，并可领取入场券2张（按一对男女一张入场券的原则），对未成年人酒店将不发放入场券，可以观展，不参加抽奖和纪念品的领取。（三）工程部负责人：高校强1、请于6月27日安排2名工作人员协助婚庆公司对会场进行布置，6月27日上午10：00前安装好拱门；2、请于6月27日布展当天及6月27日活动当天，彩排时间为6月27日14：00，安排专人负责彩排及活动现场的音响、灯光的调试，准备好适合婚博会主题的背景音乐，安排人员全程跟进；3/备无线话筒4个，主持人主持及模拟婚礼时使用，节目当天安排专人全程跟进；4、6月28日婚博会当天暖场时，请安排专人播放喜庆音乐；5、6月28日布展全天，请安排专人监督所有商家布展时酒店设施设备情况，以免造成酒店设备的损坏，请提前检查会场，确保活动过程中所有灯光、空调、话筒等设备设施的正常使用；6、6月28日全天循环播放酒店宣传片及婚博会宣传片；（四）市场销售部责任人：赖静会1、负责媒体广告的投放设计，宣传单页的设计及制作，入场券、各商家赞助品券、酒店代金券、套房赠券的制作，（内容详见美工单），要求在6月21前全部完成；2、以下是具体的宣传内容，要求6月18日17：00前完成：宣传广告内容拱门内容：“情系保罗·浪漫今生”-嵊州市第二届婚庆博览会6月28号盛大启幕（两个，一个放正大门口、一个放东门口）空飘内容：1.热烈祝贺“情系保罗·浪漫今生”-嵊州市第二届婚庆博览会6月28日隆重开幕！2.祝“情系保罗·浪漫今生”-嵊州市第二届婚博会圆满成功！水牌内容：A 酒店大堂：热烈欢迎参加“情系保罗·浪漫今生”-嵊州市第二届婚博会的各位新人，祝新婚快乐、佳偶天成！（大门口）“情系保罗·浪漫今生”-嵊州市第二届婚博会主会场设四楼洲际厅（大堂）B 四楼电梯口：热烈欢迎参加“情系保罗·浪漫今生”-嵊州市第二届婚博会的各位新人，祝新婚快乐、佳偶天成！（五）、保安部责任人：叶忠全 1、请于6月27日晚间加强各区域的巡查工作，确保各商家的财产安全；2、活动期间请派6名保安维持现场秩序，协助餐饮部对所有来宾进行验票，另派2名固定保安就产品严加防范，确保商品展示安全；（六）财务部责任人：杨伟军 1、请于6月27日安排专人与餐饮部部核对赞助奖品数量的清点工作，6月28日安排2名工作人员负责活动现场的抽奖票及奖品的管理和兑换工作；2、严格按照抽奖环节进行兑换，兑换时间截止日期为6月28日秀场结束。（八）人力资源部责任人：张鑫1、请于6月28日安排4名迎宾在一楼大堂，要求着装统一、化淡妆。 （九）、特别说明 1、各部门要对此活动高度重视，接待期间注意礼节礼貌、仪容仪表，做好个性化、细微化服务。 2、此次活动还有一些细节尚未明确，餐饮部将密切与各商家衔接，并第一时间通知相关部门做好准备工作。 3、各部门负责人在活动接待期间，手机必须二十四小时开机，保持信息传递的畅通。4、6月27起餐饮部与保安部、工程部、市场营销部做好商家进场布展的时间掌握，确保各商家布展用品通过统一的入口进入会场，进场布展严格要求，通知工程部人员进行布展施工的监督工作，如有损坏将照价赔偿；备注：以上工作敬请各部门配合，未尽事宜，将根据实际情况进行调整和另行通知！ 餐饮部 2014年5月23日