安防工程档案管理制度.docx

安防工程档案管理制度安全防范工程档案管理制度 由于工程部承担设计、施工、维护等各个阶段的工作，这些工作是由不同的小组和人员来完成的，文档资料的建立和移交，成为了一个关键的环节。为提高工作效率、规范施工、方便维护，更好的提高工程部的整体运转效率，制定本章施工档案管理办法。 一、 归档内容： 1、勘察报告：根据甲方提出的需求，到现场进行实际的勘察，根据不同的项目，编写成勘察报告。报告中包括以下内容： 1）需求分析后，现场涉及的路由情况、布线选择、传输方式、供电方式等； 2）设备安装位置、安装方式； 3）现场尺寸和距离； 4） 现场平面图； 5）受现场条件影响，需要配置或变更的设备、材料、箱体等； 6）设计方案调整； 7）现场主要位置和区域照片； 2、设计方案：根据甲方的需求，结合现场勘察，丰富完整，调整后的设计方案。方案中包括功能实现方式、主要设备介绍、系统组成和结构、重点部分的介绍、走线和路由选择等，一般方案涉及的部分，也必须包括； 3、合同； 4、设备清单：此清单为合同签订时的设备清单； 5、施工方案：包含施工计划、施工进度、施工控制、供货、主要施工工艺介绍等； 6、变更和增项 在施工过程中，与原合同约定有出入的部分，做变更，需要增加更能和数量的，做增项，必须由甲方签字，必要的签订补充合同； 7、设备到货开箱记录，设备检测记录：按照施工方案中的供货计划，分批次供货，到货后由甲方共同在场，进行开箱验货，保存完整说明书、合格证、检测报告、设备配件等，收货后做24小时设备开机检测，然后再进行安装。此过程中，形成两个记录：设备到货开箱记录和设备检测记录； 8、建设期间施工记录：此记录为每日工程内容和施工情况记录，具体记录每天参加施工的人员、人员分工、工序安排、每天施工内容、遇到的问题和解决过程，以及每天是否按照施工方案中的施工进度进行，并说明进度推迟的理由； 9、试运行报告：施工完成后，进行系统试运行，详细记录试运行期间的调试、调整、配置、问题解决过程，并形成试运行报告； 10、 完工报告：总结一个工程项目，从立项到建设，到试运行，到验收完成的总体情况，最后写明项目是否遵守合同约定，是否达到设计要求，并附验收完成后甲方签字的单据； 11、 项目结算书：项目完成后，分项：主要设备、辅料、人工、车辆等等，核算项目的具体费用； 12、 现场完工照片：完工后的照片，包括主要设备的安装完成照片、操作台、电视墙、机柜、立杆等的全景照片，部分核心位置的特写照片。使用数码相机拍摄，要求角度合适、清晰度高； 13、 图纸：包括系统图、接线图、布线图、IP分配表、备用线缆数量和预留位置、效果图等 二、 归档形式： 1、所有要求的归档内容，必须提供电子版，并打包成册，能够分级打开； 2、建设项目归档时，建立文件夹，命名为：“XXX公司/单位建设项目”，打开这个文件夹后，下面的文件夹分别为以上要求的13部分内容，在每一个文件夹打开后，是对应的内容。 3、现场一手的原始资料，尤其是有甲方签字的建设文档，必须提供纸质文件，照片和图纸可以不必打印出来，其余部分，必须提供纸质文档； 4、办事处会建立专门的档案柜，使用文件夹将纸质文档存档，供查询和维护使用； 5、电子版文档会保存在专用的硬盘上，共享使用，所有员工都可以通过内网进行访问； 三、 资料移交和保管： 1、施工文档和资料完成后，我们公司提供维保的系统，必须另准备一份完整的资料，转交到对应的维保小组。维保小组的组长，按照以上要求进行查收，不合格、不完整的退回重做； 2、完成后的资料，必须在验收完成后一周之内提交到部门，一周之内转交到维保部门； 3、归档成册的文档资料，不允许随便查阅，实行图书馆的管理办法：借阅制，需要参考、学习、借用的，填写文档资料借阅申请，按照申请中的使用范围和使用期限使用，到期必须归还； 4、文档保管暂时不定人员，待第一批文档建立后，另行制定管理人员。