学校采购流程管理制度.docx

学校采购流程管理制度师大实验中学附属润城学校 采购流程管理制度 为了提高学校采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足学校对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。 一、请购及其规定 1请购单的要素 完整的请购单应包括一下要素： 请购的部门； 请购物品所属项目； 请购的用途； 请购的物品名； 请购的物品数量； 请购的物品规格； 请购物品的样品、图片或详细参数资料等； 请购的物品的需求时间； 请购如有特殊需要请备注； 请购单填写人； 请购部门主管； 请购单审核人； 副校长审核； 校长审核。 3请购单及其提报规定 请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由学校领导审核批准后报采购部门； 固定资产申购按照附表一的格式进行填写提报； 其他材料设备及工程项目申购按照附表二的格式填写提报； 日常零星采购按照附表三的格式填写提报； 请购部门在提报请购单时应要求采购部签字，接收人请购部门备份； 涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交； 涉及的请购物品金额大于10000元，需拟写购买申请，由采购部门审核，上报学校行政会讨论通过，方可购买。 遇急需的物资，领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。 如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。 二、请购单的接收及分发规定 1、请购的接收要点 采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过学校领导审批； 接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图片或详细参数资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则； 通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存； 对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。 2、请购单的分发规定 对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理； 对于紧急请购项目应优先处理； 无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门； 重要的项目采购前应征求学校相关领导的建议。 三、询价及其规定 1询价应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通； 2属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购； 3对于紧急请购项目应优先处理； 4所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价； 5对同样规格的物品进行询价时，需比对2-3家大型供应商，并与请购部门进行协调，在同等质量的前提下，选取价低者。 6遇到重要的物资或预估单次采购金额大于1万的采购情况，询价前应先向学校相关领导汇报基本情况，并上报学校行政会审核通过。按照附表四的格式提报学校领导批准方可询价或发放标书； 7询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价； 8除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在1000元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价或招标采购，比价或招标项目应至少邀请四家以上单位参与；单次采购金额预算价格在1万元以上的项目应由采购部组织招标，学校相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在100万元以上的项目由学校领导决定是否委托第三方机构代理招标； 9比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我学校所需物资和项目的能力； 10比价采购或招标采购应按照附表五的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价； 11在询价时遇到特殊情况应书面报请学校领导批示。 三、比价、议价 1对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认； 2对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出； 3收到供应单位第一次报价或进行开标后应向学校领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格； 4重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等； 5参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。 四、比价、议价结果汇总 1比价比价、议价汇总前应汇报学校相关领导，征得同意后方可汇总； 2比价、议价结果汇总应按照附表六的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核； 3如比价、议价结果未通过学校领导审核应进行修改或重新处理。 五、合同的签订及其规定。 1合同 合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉及工矿产品买卖合同。 合同正文应包含的要素 1） 合同名称、编号、签订时间、签订地点； 2） 采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分； 3） 包装要求； 4） 合同总额应含税，含运达学校的总价，特殊情况应注明； 5） 付款方式； 6） 工期； 7） 质量保证期； 8） 质量要求及规范； 9） 违约责任和解决纠纷的办法； 10） 双方的学校信息； 11） 其他约定。 合同签订及其规定 1）如涉及到技术问题及学校机密的，注意保密责任； 2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低； 3）为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单； 4）遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点； 5）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期； 6）详细约定发票的提供时间及要求； 7）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等 8）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款； 9）违约责任一定要详细、具体； 10）比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作； 11）合同签定签应按照附表七的格式对合同初稿进行巡签审查； 12）合同巡签审查通过后应由学校领导签字，加盖学校合同章方可生效； 13）签订的所有合同应及时报送财务部门。 六、付款及合同执行 1付款规定 所有已签订合同付款时应参照学校修造船学校材料采购付款及报销流程V1.修改版及修造船学校资金支出审批及报销签字权限及管理制中的相关规定执行； 按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款； 按照贵司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写附表八或附表九，该审批单巡签完毕后提交财务部付款； 财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报学校领导。 2合同执行 (1) 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及学校领导； 已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约； 合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同； 七、报验与入库 1报验 供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验收； 对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照质检部门的相关规定执行； 达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质检、验收； 质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任； 用于学校生活和办公的物资不在学校质检部质检范围之内。 2入库 学校所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收； 合同标的物在运达学校后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运； 质检部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受； 质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单； 外协加工件应按照原材料入库； 质检合格后的固定资产及服务按照学校财务规定不入库。 附表一 固定资产购置申请表 申请时间 购置数量 预算金额 企业名称： 编号： 申请部门 购置资产名称 预算单价 购置原因： 购置后效益分析： 部门负责人 分管领导 分管财务副总 总经理 年 月 日 附表二 采 购 申 请 表 申请部门： 填报日期： 年 月 日 采购类别：设备 材料 工程 服务 低值易耗 其他 购置原因： 序号 名称 规格型号 /工程概况 数量 /工程量 估价 交货期 /工期 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 备注： 编制人： 部门经理： 分管副总： 总经理： 采购副总： 财务副总： 附表三 物资采购审批单 部门名称 年月日 序号 项目名称 规格 单位 数量 单价 金额 审批 备注 ￥： 总经理： 财务副总 分管副总： 财务审核： 合计金额大写： 经办人： 部门负责人： 复核人： 附表四 拟报价/招标单位名单 单位名称： 填报日期： 年 月 日 序号 1 2 3 4 5 投标单位名称 资质情况 业绩情况 联系人 电话/传真 手机 电子邮箱 备注 经办人： 采购部： 技术副总： 采购副总： 财务副总： 总经理： 附表五 材料询价表 日期：年 月 日 需求单位： 序号 1 材料名称 规格型号 单 位 数量 单价 小 计 备 注 2 3 4 5 6 7 合计： 供方 信息 报价单位： 供货 周期 联系人 电话 付款方式 传真 邮箱 办公地址： 学校名称： 需方 信息 联系人 商务： 技术： 邮 箱 电话 学校网址 传真 学校网址 办公地址： 邮 编： 备注：1.本报价含17%的增值税，含运费； 2.本单只做询价用，非正式订单。 附表六 物料 名称 单包装 位 标准 比价/招标汇总表 一次报价 二次报价 工期 付款 方式 联系人 选定 厂家 企业名称： 制表时间： 年 月 日 规 格 学校名称 采购部意见： 经办人： 采购部： 技术副总： 分管副总： 财务副总： 总经理： 备注： 附表七 合同审查批准单 合同编号: 合同名称： 合同标的物： 产品单价/合同总额： ￥： 元。 招标情况： 详见报价及合同。 合同洽谈人： 学校律师意见： 技术副总意见： 分管副总意见： 分管财务副总意见： 学校总经理意见： 附表八 资金支出审批单 部门名称 年 月 日序号 项目名称 支付依据 合同金额 已付金额 申请金额 审批 备注 ￥： 总经理： 财务副总 分管副总： 财务审核： 合计金额大写： 经办人： 部门负责人： 复核人： 附表九 付款申请审批单 合同编号: 合同名称： 付款依据： 合同金额、已付款额：申请付款方式、付款金额： 合同金额：￥ 元； 已付款额：￥ 元； 申请付款金额：￥ 元； 质保金: ； 本次申请付款大写： 合同洽谈人： 分管副总意见： 财务副总意见： 总经理意见：