学术研讨会流程.docx

学术研讨会流程学术会议流程一般可分为3个部分：会前准备、会议服务、会后跟踪，其中的关键点也一目了然，分别是准备、服务、跟踪。 会前准备 1、 明确开会的目的。 2、 根据目的确定会议的主题、受众、预算以及宣传重点。 3、 根据主题邀请讲者。由于讲者的地位、繁忙程度及合作关系的不同，需要提前15天至3个月确认时间；一般重要的会议要有备用讲者。 4、 邀请大会主席。根据实际需要邀请，可以不设；一般大会主席的设立是出于对讲者的尊重、关系的平衡、以及提高会议的号召力等目的。 5、 安排会议流程。应包括：会议签到时间、正式开始时间、各讲者的讲话时间、茶休时间、提问时间以及会后餐时间。 6、 确定需要参加会议的部门和人员，召开准备会，明确分工和职责。 以上流程主要是会议组织者的工作，以下流程便需要各分工人员一起协作： 1、 根据会议的档次和规模选择会场，一般设在四星以上宾馆。 选择会场时一定要现场观察，考虑以下因素是否满足会议的需求：租金、讲台的位置、投影仪及屏幕位置、主席台的位置、会场内受众的位置安排、签到台的位置、茶休点的位置、宣传品的陈列、音响效果以及灯光，还有会场的服务等。 2、 会场选择后，尽快与宾馆签定协议，技巧性的压低价格和要求更好的服务。如果会议需要安排住宿和餐饮，一次性打包谈好。 3、 会场确定后，会议组织者即可发出邀请函。邀请函上包含以下内容：会议的主题、时间、地点、主办方、流程、讲课内容及讲者的简单介绍、会务联系电话以及其它注意事项。邀请函一般应在会议2周前发出，以代表提供更多的沟通机会和方便客户的时间安排。 4、 受众的邀请。一般由一线销售人员负责，比较重要的目标客户需要管理人员协访邀请。目标客户的邀请需要两次以上的确认，即一周前确认、会前一天确认，如果是下午的会议当天上午还必须确认一次。 5、 会场布置。上午的会议前一天晚上布置完毕，下午的会议上午布置完毕。会场布置的内容：讲台、主席台、受众的位置安排、签到台、茶休点、宣传品陈列、调试投影仪、音响以及灯光效果。还需要注意水牌的陈列和会议通道的顺畅，另外千万不要忘记要求宾馆制作主席台成员的铭牌，并陈列好。 会议服务 会议前一天招集所有内部与会人员参加会前会，主要目的有三个：一鼓舞士气，要求大家拿出良好的精神面貌；二是明确第二天的会议分工，做好服务；三明确意外情况发生的处理办法。 会议应该做好的服务有： 1、VIP的接待。会议讲者和大会主席应该有专人负责招待，交通、住宿和饮食都应该享受VIP的优待。 2、接待和签到。除专人负责签到外，还应安排2-3人负责接待，主要任务是从目标客户进入我们视野后到进会场入座的整个过程的陪伴，目的是让客户觉得受重视和心情开朗。负责签到的人除签到外还应同时承担几个任务：礼品的发放；茶休点的准备和引导；指示客户洗手间的位置。 3、会场气氛的烘托。由1人负责，主要任务是：会议正式开始前播放企业宣传片；会议过程中的拍照；解答客户的一些疑问。 4、维护会议纪律。会议正式开始后，应关闭会场前门，留后门供进出，如果只有一个门，在到会率达到7成以上也应关闭；内部人员非必须不要随意进出，更不允许在会议期间打闹和嬉笑。 5、会议如果安排会后餐，应该在会议结束时，请主持人强调下聚餐的地点和行走路线，同时除留少数人负责收拾会场外，大多人应引导客户离开会场。 6、关于会议资料和礼品的发放。会议资料有两种发放模式：在签到的同时用纸袋装好发给客户，其好处是这样可以保证每个人都有一套完整的资料，也不会浪费；在会议开始前直接放在每个座位上，其好处是可以节省签到所用的时间，并保证客户可以先看到重要的资料。礼品的发放也同样有两模式：签到的同时发给客户，可避免集中发放的混乱；会议结束后发给客户，可以适当避免客户提前离场和不填写调查问卷。因此，会议资料和礼品的发放可以根据不同的会议需要而设定不同的模式。 会后跟踪 会议结束的当天，招集所有与会人员参加总结会。主要的内容有： 1、 所有人谈参会感受，并对自己的工作和会议做口头总结，必须包括成功和不足； 2、 总结出整个会议的经验和教训，以提高大家的会议组织水平，并避免错误的重复； 3、 再次提醒大家会议的目的，布置会后的客户回访工作。 在总结会结束后，整个会议并没有结束，还需要做以下工作，以保证会议的最大效果。 1、 会议的当天，由会议组织者整理出会议总结并打印出来，以供一线代表回访使用。对客户的会议总结，主要内容是回顾会议的重点内容，会议期间客户所提问题的专家解答。 2、 代表第二天开始回访所有与会客户，对邀请了而又没参加的会议的目标客户也应该回访，回访的重点是了解客户对会议的满意度和对我们宣传重点的认可程度。同样，重点客户需管理人员协访。所有目标客户应该在一周内回访完毕。 3、 代表在回访完毕后，应完成回访总结表并上交，并重点关注与会客户在将来1-2个月的产出。 4、 会议组织者收到总结表后，检讨会议宣传结果有没达到，并对未来的效果进行预估。 5、 会议组织者完成会议总结，向自己上司汇报，并通报所有内部与会人员。 6、 在会议结束后，会议组织者应继续关注与会客户的产出1-2个月，以检讨会议的成败，和完成最后的会议跟踪总结