如何成功召开项目启动会议.docx

如何成功召开项目启动会议如何成功召开项目启动会议 项目启动阶段是项目实施的起点，召开启动会的目的：得到企业高层领导的支持和承诺企业,相关人员对项目有了初步的认识和对实施过程有了了解,成立了实施项目组,将来用户能够重视并积极配合项目组工作，因此成功召开项目启动会议则是项目顺利实施的关键。本文就如何召开项目启动会议浅述一下自己的看法。我认为成功召开项目启动会议由三个工作内容组成，包括进行项目启动会准备、召开项目启动会、启动会总结三个工作步骤，具体流程如下： 一、 项目启动会的准备 项目启动的准备工作比较繁琐，具体事宜取决于项目所在的管理环境的要求。在项目启动准备期，可以准备一个项目启动检查清单，以确保项目启动工作的有序，避免疏漏。一般说来，启动会准备工作包括：建立项目管理制度、整理启动会资料等。其中建立项目管理制度是非常关键而且容易忽略的一项工作，主要包括：项目考核管理制度、项目费用管理制度、项目例会管理制度、项目通报制度、项目计划管理制度、项目文件管理流程等；其中项目计划管理制度：明确各级项目计划的制定、检查流程，如：整体计划、阶段计划、周计划；项目文件管理流程：明确各种文件名称的管理和文件的标准模版，如：汇报模板、例会模板日志、问题列表等。 另外实施人员要到达用户现场客户高层进行沟通，与客户建立实施项目组，与客户方项目负责人明确职责和角色。项目实施小组中一般包括领导小组、项目经理、系统管理员、系统实施组、业务顾问组等。制定双方的实施组结构图，初步的实施进度表和方案。注意：软件的主要使用部门负责人一定要作为实施组主要成员存在，有利于项目的实施工作的开展。 在项目启动会前要准备初步的实施时间进度表、实施方案、启动会演讲稿，并在出发前由相关专家评审这些文档。启动会讲稿应根据企业现状，进行产品基本概念和理念的宣讲，达到扫盲的作用；同时让企业了解软件的实施过程和实施应注意的问题，以及如何配合项目组开展实施工作等等。 最后，要与用户针对启动会的有关事宜进行沟通、协调，包括启动会的重要性、必要性和启动会的议程，召开的时间、地点和所用时间，必须参加的人是哪些、能否参加，启动会的场地和设备是否齐全等。项目组根据与用户针对启动会的有关事宜进行沟通、协调的结果，编写项目启动会通知，并以一定的方式向用户发出项目启动会通知。 注意事项： 1、会议是正式动员会，应做到主要人员都要参加，起到宣传和重视的效果； 2、讲稿一般要由我方专家、高层或经验丰富的项目经理来讲。 3、项目启动会通知在发出前，项目组一定要将项目启动会通知内容提前与用户信息系统负责人进行沟通和协调，使该负责人明确理解和配合进行启动会的准备工作。项目启动会通知发出后，项目组也要即时与该负责人联络，了解项目启动会通知回执单中的有关内容。 二、 召开项目启动会 项目启动的准备工作完成后，就可以召开项目启动会议了。启动会议是项目开工的正式宣告，参加人应该包括项目组织机构中的关键角色，如管理层领导、项目经理、供应商代表、客户代表、项目监理、技术人员代表等。在启动会议上要明确项目实施组织机构相关人员职责、项目实施过程中双方工作模式，相关规定、项目实施范围、项目实施计划时间安排，保证项目组在实施过程中严格遵守实施计划、实施规定、认真贯彻，顺利实施项目。 项目启动会的内容包括： 1、用户方领导主持会议，会议议程安排 会议议程介绍 2、项目组织机构介绍 项目组织机构人员构成及工作职责 3、实施方项目经理介绍PLM项目实施情况介绍 1）项目整体框架 2）各系统功能介绍 3）项目实施进度安排 4、实施方领导发言表态 5、用户方领导发言表态 注意事项： 1、确认业务目标和承诺；与高层探讨软件实施与原有工作的冲突问题，以及软件实施带来的工作模式的变革等，建议高层参与相关活动，制定相关制度或奖惩措施来保证项目的成功实施。如：启动会议高层经理对坚决支持软件实施的表态等。 2、根据企业情况，项目组引导企业制定实施相关的奖惩政策； 3、项目实施计划贯穿到厂级领导或相关业务部门领导的工作计划中； 4、项目实施任务明确分解到各部门的工作计划中。 5、项目遇到的要引起用户方，因操作习惯性改变的问题，请用户方积极配合； 6、强调用户根层领导一把手抓思想，并强调此举是项目成功的关键。 三、 项目启动会总结 会后项目组与用户共同对项目启动会的完成情况进行总结。收集、整理、填写项目启动会的相关文档：项目启动会总结，包括项目启动会到会人员签到表、项目启动会会议议程完成情况表、会议记录。项目组认真整理项目启动会的会议记录，将启动会的思想贯穿到项目实施小组中去，使项目达到以后能顺利实施的效果。 另外项目组要根据启动会形成的决议，及时修改实施时间进度表、实施方案、项目组织结构等信息。