大型集团公司员工信息档案管理制度.docx

大型集团公司员工信息档案管理制度江西新华发行集团有限公司员工信息档案管理制度 第一章 总则 第一条 为规范员工信息档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥员工档案的作用，更好地为发行集团各项工作服务，特制定本管理制度。 第二条 员工信息档案工作是集团人力资源工作的重要组成部分，也是集团档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行集团战略、方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。 第三条 本制度适用于江西新华发行集团有限公司本部及各分公司。 第四条 员工信息档案管理工作由发行集团人力资源部负责。 第二章 管理职责 第五条 集团人力资源部管理职责包括： 1、负责制订、修改和完善集团员工信息档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范； 2、负责本制度在各分公司实施执行的具体指导和监督检查； 3、负责发行集团各部门的员工信息档案管理工作； 4、负责对各子、分公司的员工员工档案管理工作进行检查与督导。 第六条 集团人力资源部员工信息档案管理的义务是指导各分公司按本制度要求建立规范的档案管理程序、规范档案管理行为。 第七条 各分公司人力资源工作负责部门员工信息档案管理的职责是负责执行本制度，并按其要求建立规范的员工信息档案管理。 第八条 负责公司本部在岗正式员工及县级分公司主要负责人的人事档案管理工作。 第九条 发行集团聘用员工的人事档案委托江西省人才流动中心进行管理。 第三章 员工信息档案内容 第十条 员工信息档案正本，是由历史地、全面地反映员工情况的有关材料构成，主要有如下几类： 1、履历材料； 2、自传材料； 3、鉴定、考核、考察材料； 4、学历和评聘专业技术职务材料； 5、奖励及处分材料； 6、合同、录用、任免、聘用、离职材料； 7、其他可供用人参考的资料。 第十一条 员工信息档案副本，是员工信息档案正本中主要材料的复制件和其他材料构成。 1、近期履历材料； 2、主要鉴定、考核材料； 3、学历、学位、评聘专业技术职务的材料； 4、奖励及处分材料； 5、任免审批表； 6、培训记录及外训协议等材料； 7、目标责任书、保密协议； 8、身份证、户口本等身份证明文件的复印件。 其他类别如有重复的重要材料，也可归入副本。 第四章 档案编号管理 第十二条 集团档案实行编号管理，即按照部门岗位级别进行相应标号，以方便档案的查询和管理。 第五章 员工信息档案的收集与整理 第十三条 日常收集员工履历表、转正定级审批表、各种奖励、职务任免、异动表、续签合同等材料。 日常新进人员的员工信息档案必须于办理入职手续两日之内，将新进员工的信息档案收集、整理并进行归档。 第十四条 人力资源部门在以下几个时段做好员工档案资料的归档工作。 1、新员工报到时 新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方按照档案编号标准书写上档案袋编号、员工姓名、性别。 2、员工办理正式入职手续时 办理完入职手续后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档： 员工试用期临时用工协议书； 聘用员工情况登记表； 入职通知单。 3、员工办理转正手续时 员工转正手续完成后，人力资源部必须将以下资料收集齐后，归入该员工的档案袋： 该员工的转正申请表、转正通知单； 劳动合同； 4、员工办理调动手续时 各级人力资源部门，在完成员工调动手续的三个工作日内，将员工调动手续资料装入该员工的档案案内，具体的资料有： 员工调动审批表； 发行集团人员调动发文文件。 5、员工办理离职手续时 员工离职时必须装入的资料有： 该员工的书面离职申请书； 合同终止书； 离职申批表； 6、员工受到表扬等与人事相关工作时，需要归档的资料必须第一时间归档。 第十五条 在整理过程中,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。 第六章 员工档案的借阅与移交 第十六条 凡借用员工档案，必须填写员工档案借阅登记表，由人力资源部门的负责人核实理由，经分管人力资源的公司领导签批后，方可借出，借出的档案必须在3天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。 借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印。 第七章 其他规定 第十七条 凡是公司的员工都必须建立档案正本，是否建立副本，根据工作需要由人力资源部自行确定。 第十八条 档案管理人员应具有良好的思想素养，按受过正规的档案管理培训，在工作中须严格遵守保密制度。 第十九条 不得擅自处理或销毁档案材料，应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁。 第二十条 集团人力资源部定期或不定期地对各子、分公司的员工信息档案管理工作进行检查与督导。 第二十一条 本制度最终解释权归发行集团人力资源部。 第二十二条 本制度从下发之起实施。员工信息档案借阅申请表 日期： 年 月 日 申请单位 申请部门 申请人 借用查阅员工档案事由 借用查阅员工档案内容 被查阅 单位部门 部门领导意见 分管领导意见 被查阅人 人力资源部意见 查阅档案编号 员工信息档案借阅登记表 档案借阅人信息 序号 日期 时间 单位/部门 借阅人 单位 档案归属人信息 被借阅人 档案编号 归还日期 归还时间 档案 保管人 员工档案移交表 单位 1、 需调动档案信息 2、 3、 4、 5、 6、 7、 8、 档案调出单位档案管理员 手续会签 档案调入单位档案管理员 部门 档案归属人 档案调出档案人力资源部门负责人 签字 档案调入 档案人力 资源部门 负责人 签字 档案编号