大型报告会流程.docx

大型报告会流程大型报告会流程 组织架构图 会议总负责人 场内负责人 迎宾组 摄影组 外围安全 检票组 场外负责人 销售组 安保组 后勤组 音响设备组 舞台服务组 礼仪组 车位引导 会议前期筹备 在会议前期筹备工作中，首先要确定本次会议主题、目的、形式、规模、广告宣传、邀约人群、时间、讲师、主持人、主办单位及承办单位，并以文字形式整理成册，经上级领导审核通过后开始筹划。筹备工作注意项 1) 款项申请，各种会务款提出预算，及早申请，保证会务费及时到位，保证会议顺利进行。 2) 与酒店提前预定会场、住宿房间、餐饮人数，签订合同。 3) 分工明确，各司其职。总协调要把各个岗位的职责分工明确，并且做好培训工作，每个岗位应该做好哪些，应注意事项等说清楚，各岗位准时到岗，不准中途离开岗位。 一、前期人员分工 在前期人员分工上，我们应该明确自己在此期间的工作职责，人员分配一定要合情合理，工作细节由各个小组负责人统一安排。各小组所需准备的特殊物品报与后勤组，有后勤组统一采购制作。 安排如下表： 岗位 人数 人员 职责 负责人 电话 负责人 1 负责会议整体工作的监督协商 讲师 1 会议内容及课件准备 主持人 1 串场词开场词准备演练。 负责联系讲师并协调车票、住宿来往时间。以及会议需准备物品 协商 会议所需物料筹备，制作。确定会议场地 邀约参会人员 接待 1 后勤 邀约 3 全体 1、主持人工作：核对议程，反复排练，把串词、议程熟记于心，保证主持时不出错，根据会议主题控制会场氛围，控制好会场的不同时间段的不同氛围，需要激情的时候激情澎湃，需要深沉的时候严肃深沉，需要幽默的时候妙语连珠根据议程与各个演讲嘉宾核对时间与演讲顺序，保证出场时嘉宾顺利到场，如果嘉宾有特殊情况不能及时到岗，要及时调整议程，并向大会说明情况。会前检查好会议相关的所有演示文稿与音乐、宣传片等，保证会中不出错。与音响师、控制台、总协调做好紧密配合，保证会议顺利进行。会前向听众介绍会场注意事项与会议相关事项，如餐饮地点、抽奖事宜、赠送事宜、凭嘉宾调查表领取礼品与软件事宜、旅游事宜、退房事宜、开发票事宜等。会前要与总协调、控制台、音响师、摄影师、礼仪做好会前排练工作。 2、总协调：会场所有事务的控制工作，保证各种工作顺利有序进行，如议程、嘉宾到位、主持台、控制台、音响控制、投影控制、座椅控制、饮料控制、摄影摄像控制、嘉宾演讲、颁奖、抽奖、礼仪小姐的培训、演讲时间等控制。保证会议顺利进行。 二、会场选址 根据会议规模、邀约人群来确定会议地址。 选址标准及要求： 1、在市中心附近，有一定知名度；会场大小视会议参会人数多少而定； 2、交通方便；有停车位，最好可以预留； 3、场内设备齐全； 4、确定会场后还应记录会场布局，悬挂条幅的长度，背景布的尺寸，销售台，咨询台摆放位置； 5、预约会议前一天布置会场，彩排的时间。并询问是否提供迎宾； 6、留下会场管理人电话，方便及时沟通； 7、提前为赞助合作商预留空位。 会场调查表： 会场 会场地址 条幅 喷绘 停车位 音响设备 投影设备 灯光设备 公交线路 座位图 三、赞助合作： 根据会议目的、形式洽谈赞助合作商。在会议前一个月与合作商沟通，了解合作商的人脉、资源、需求、费用。 赞助商的会员是否可以参加会议；赞助商所需座位；充分了解赞助商的需求，根据赞助商的需求提供合作方式；如赞助商以现金形式或是礼品形式给予赞助费，我们为赞助商提供会场内的展位，条幅位，或冠名权等。 具体合作方案由总负责人根据会议及当地情况制定 1.大小 2.数量 1.大小 1.位置 2.多少 3是否可以预留 1.是否可用 2.是否需要自带 1.是否可用 2.是否需要自带 1.开关位置及是否会对会议产生影响 2.是否可用 1.周围有几路车 1.确定座位图准确性 联系电话 四、物料准备 1、会议资料准备：打印好准备物清单，按清单一一核实，需要异地运输的，及时快运过来。保证资料及时到位，总协调会前指挥工作人员装好资料袋。礼品奖品及时准备。 2、条幅，背景布根据会场环境确定尺寸和内容，内容和赞助单位名称清晰。明确物料是赞助商做还是公司做。物料内容、名称要统一。 3、特别注意需要提前制做的物料：条幅、喷绘、展架、礼品、手提袋、小礼品、门票、指示牌。 物料统计表如下 负责人 监督人 手机 手机 条幅n个 胸花 对讲机 抽奖箱 小礼品n份 线板 道具 手提袋N个 宣传单N份 X展架n个 宣传类 喷绘 桌花N朵 布场类 笔记本电脑 设备类 视频短片 会议类 音乐 PPT 音响设备 视频设备 指示牌 水笔、白板 促单表 其它类 收据 签到笔 POS机 入场登记表n份 产品N套 运输车N辆 五、接待流程及工作内容 接待人员，有专人负责租车事宜，接机接车有专门人员配置，这些人员要掌握司机电话，车型与座位数，以便及时调度车辆；还要掌握客户到达机场车站准确时间，安排工作人员与司机接待。准备好接待牌，使客户能准确找到会务接待人员。跟车人员准确把客户送到会场，安排住宿，重要领导与嘉宾需要专门人员接待，嘉宾房间提前开好，嘉宾到后直接入住。会前，把客户从签到台引领到会场合适的座位上，尽量让客户前排就坐。 讲师 接待 来石时间 车票安排 住宿地址 注意事项 联系方式 联系方式 安排好车辆接送。 住宿环境优雅，距会场较近。 注意饮食。 六、邀约 邀请工作，策划的邀请函出来后，整理出邀请话术，再根据各地的具体情况来邀请客户，把会议的主题、亮点说清楚，吸引的地方如抽精美大奖、赠送精美礼品说清楚，项目说得吸引人一些。客户参会名单及时整理好。 会议各项准备确认及彩排 一、场地确定： 由会场负责人在彩排开始前一天再次确认会场，确保会场在彩排和会议当天可以正常使用，附座位图。 会场 会场地址 条幅 1.大小 2.数量 3.内容 喷绘 1. 大小 2. 内容 停车位 1.位置 2.多少 音响设备 联系电话 1.是否可用 2.是否需要摆线 投影设备 是否可用 茶水 会场是否提供 引位 会场是否提供 讲师 到场人数 座位图 赞助商资源 二、讲师到场确定: 由负责讲师接待人员负责与讲师沟通，确定会议当天的行车路线、出发时间、接送车辆、司机等事项。确保讲师在会议当天可以准时到场。 三、到场人数确定: 1、合作商： 确定合作商是否有会员到来及人数：在会议开始之前，再次跟合作商打电话确认会员到来人数。并记录跟合作商确定座位位置。 2、会员： 通过送票数量，并分析其到场可能性最后做一个按比例做一个统计。 3、陌拜： 确定陌拜总人数：所有陌拜人员统计陌拜收集回来的名单数，并分析其到场可能性最后做一个按比例做一个统计。 4、赞助商资源确定 1.核对合作商提供的礼品：礼品收到之后清点，并记录名称、数量提供单位等信息。 2.确定合作商的商品，所需位置：跟合作商沟通列出合作商的名称、商品、会议宣传所需场地大小信息。 四、物料准备确定 后勤组与个小组确定所需物料数量，将其一一测试保证其正常使用。并将其归类放置。彩排时将物品运送至会场。送至会场后确定物料是否齐全并负责将会场布置好。 五、彩排有关工作及注意事项 、会中安排 时间： 地点： 议程：1、7：30全体人员到会场； 2、7：50所有参会人员准备完毕； 3、7：50-8：30入场就座完毕； 4、8：30-9:00会议开始，主持人上场介绍主讲嘉宾及其他事项。 5、9:05-11:00主讲嘉宾开始 6、11:00-11:30颁奖，销售发放小礼品，退场。 会议流程 会议开始前 会议进行中 会议结束后 车位引导 外围安全 暖场音乐、视频播放 主持人开场 会后咨询 引导观众离场 检票 讲师上台，讲座开始 抽奖环节 整理物料 迎宾 主持人上台促单 销售环节 收场 、入场时各单位组有关要求 1、准时到达指定位置，领队及时与现场工作人员接上头，听候指令。 人员安排表 组 岗位 人员 职责 负责人 电话 后勤 物料 运输 舞台服务 明确物料种类，确保物料齐全及正常使用，负责会场安排布置。 配合物料负责人运送物料 熟悉会场舞台，了解熟悉所操作的文件，道具等。 在会场指定位置架立摄像机，调试摄像机镜头，确保正常拍摄。拍照时拍到大会各个环节的内容情况 音响调试，会场音乐切换，PPT切换，视频放映等 会议当天会场的秩序维持，熟悉场地，通道，所有出入口 引导参会人员从会场门口进入会场并有序入座。 协助后勤组完成物料的运输 场内 摄影 设备 安保 场外 引位 签到 所有人员除本身职责外，配合完成会场布置。 2、服装大会统一要求。 、看台安排 请各安保人员安排好家长和宝宝，防止宝宝打闹，发生意外，要求确保良好秩序，特别要防止个别人冲入场地或往场地扔东西。 请各家长在指定区域入座，分别从各自看台口入看台，不要串座。 、关于后勤 1、确定所需物料齐备。 负责人 监督人 宣传类 手机 手机 条幅n个 小礼品n份 手提袋N个 宣传单N份 X展架n个 喷绘 桌花N朵 布场类 笔记本电脑 设备类 视频短片 会议类 促单表 其它类 收据 指示牌 音响设备 音乐 签到笔 POS机 水笔、白板 视频设备 PPT 入场登记表n份 胸花 对讲机n个 抽奖箱 产品N套 线板 道具 运输车N辆 会场布置安排： 1，条幅悬挂：条幅悬挂于醒目的地方如;门口、会场上方，位置居中。2，销售的产品、展架确定位置：位置摆放在醒目位置如会议室问口侧面，但不能影响会议的正常进行。产品的摆放位置不能距离收款台距离太近。以免因为人多影响销售3，合作商展位摆放位置：确定在会场外面，保证不会影响会议正常进行也不能让合作商动静过大。4.为会议特别制作的宣传画、座位矿泉水，会议纸笔，提前整理放到每个座位上。5.笔记本电脑到位。6讲台区布置：主持台LOGO、鲜花、主持台的麦克1-2个、无线麦克2-4个，音响、投影预备与调试，摄影机预备与调试，专业照相机2-3台。7.礼仪物品与礼仪小姐，奖品、礼品到位。8.声光电调试，桌签核对与粘贴、排列。9.预留座椅,贵宾室布置。10.技术演示区：2-4台笔记本电脑，装好产品，技术人员到位。11.会后礼品发放区、收取调查表区，督促客户凭调查表领取礼品或软件，保证收全调查表，发送礼品。12.签到处：会前装好会议资料，按类分好，布置好签到台，签到前把已经报名的名单打印4份，以保证报名人数集中时能分批签到，节约时间，空白的报名表多打印些，分成几份，分批签到。 设备调试细则 1，音响设备调试：将音响设备全部连接，播放歌曲，测试耳麦。效果达到声音清晰稳定并检查会议使用音乐。 2，视频设备调试：连接投影播放视频，图像在屏幕居中并检查测试会议使用视频图片等文件。 3，幻灯片，音频，视频拷贝到特定文件夹，并做好分类顺序安排 4，笔记本桌面文件剪切至一个文件夹。并将桌面换成与会议有关的图片 5，取消屏保和休眠等影响会议的模式。 会中人员安排及会议流程 一、 会场人员安排及注意事项 1、场内人员安排：引位组、安保组、销售组、音响设备组、舞台服务组、摄影组 各小组职位概述，操作方式，注意事项见下表： 小组名称 引位组 小组人员 小组负责人 负责人联系电话 填写日期 核 准 人 职位概述： 负责引导参会人员从会场门口进入会场并有序入座。 操作方式： 职业用语：您好！欢迎参加本次*会议，为了方便您的入座，请出示您的座位号。谢谢您的配合，您这边请。请您稍作休息，会议*点准时开始。 注意事项： 必须穿着会议统一着装，如工装等 服装必须保持整洁，裤袋不能突起，不能背包 心态平和，保持微笑 统一佩戴会议制定工作证件 小组名称 安保组 小组人员 小组负责人 负责人联系电话 填写日期 核 准 人 职位概述： 安保组主要负责会议当天会场的秩序维持，会中突发事件的处理。 操作方式： 会议开始后，所有安保人员按“会议人员安排方案”就位，主要负责：制止参会人员在会中随意走动、摄影、拍照、接打手机；对会中离场人员给予制止及正确引导。 注意事项： 在会场走动时应蹲下慢走，不得影响观众听会 会议进行时如经过多次劝告，仍违反会场纪律的应及时带出会场 小组名称 销售组 小组人员 小组负责人 负责人联系电话 填写日期 核 准 人 职位概述： 在会议过程中完成销售环节 操作方式： 在主持人宣布进入产品销售环节时，销售人员带齐宣传单页，收据等物料，对听会人员进行产品讲解及促单，完成销售 注意事项： 销售环节时间紧迫，销售人员应熟悉销售话术，具备快速成交能力 小组名称 音响组 小组人员 小组负责人 负责人联系电话 填写日期 核 准 人 职位概述： 负责音响调试，会场音乐切换，PPT切换，视频放映等 操作方式： 在会议彩排时调试音响设备，确保设备可以正常使用。熟悉音乐，视频切换点，在会议进行时配合讲师进行PPT切换。 注意事项： 如果需要接插线板，布线时应把线沿墙角顺至指定位置 如果手机信号会对音响放声造成影响，音响师应将手机关机，或将手机远离音响设备交由他人看管 小组名称 舞台服务组 小组人员 小组负责人 负责人联系电话 填写日期 核 准 人 职位概述： 配合讲师、主持与观众进行互动，会场灯光开关 操作方式： 如果讲师或主持人需要观众回答问题，舞台服务组应快速移动到指定观众身旁，将话筒双手递上。如果需要观众上台进行游戏互动，舞台服务组应引导观众上台。熟悉会场灯光控制按键，讲师使用PPT演讲时应关闭舞台灯光。播放视频是灯光全部关闭。其他时间灯光全亮。 注意事项： 在会场移动时应用蹲跑动作，手一直背在身后，话筒双手递出，递出后手继续被回身后 如观众拒绝上台， 传递话筒时应确保话筒可以正常使用 小组名称 摄影组 小组人员 小组负责人 负责人联系电话 填写日期 核 准 人 职位概述： 负责会场摄像，拍照。保证会议当天摄影机到位，设备、摄影带、储存卡等充足，做好远景、近景、特写的摄影工作，听总协调指挥，做好会场、签到处、 操作方式： 在会场指定位置架立摄像机，调试摄像机镜头，确保正常拍摄。拍照时拍到大会各个环节的内容情况 嘉宾采访、重点事件等各区的摄影工作。 注意事项： 如需延长电线，插线板应沿墙顺线，避免走动时有人踢断电源 拍照时应避免站在观众面前拍摄，影响观众听会 2、场外人员安排：检票组、迎宾组、外围安全组、车位引导组 各小组职位概述，操作方式，注意事项见下表 小组名称 检票组 小组负责人 填写日期 职位概要： 小组人员 负责人联系电话 核 准 人 检阅参会人员的参会证件，对丢失证件，证件不足者给予合理安排；发放会议相关资料。签到人员要及时整理签到名单，统计人数。明确职责，把开收据、收钱、给资料的人员分工明确，收取会务费的人员要写明交费人的单位与姓名，以便查找。会中，及时把签到表整理好，打印成册，会后发给与会者。 操作方式： 会议开场前半小时检票组于门口就位，检查参会资料是否齐全，对进入会场的参会人员的参会证件给予检阅并发放会议相关资料。 注意事项： 态度要端正，说话要亲切和蔼 认真检阅，防止假冒证件及混杂人等进入 小组名称 迎宾组 小组人员 小组负责人 负责人联系电话 填写日期 核 准 人 职位概要： 会议开场前半小时迎宾人员于会场门口就位，身挂彩带迎接参会人员的进场。 操作方式： 站立在门口对每一位参会人员表示欢迎，职业用语“欢迎光临本次会议”。 注意事项： 穿着整洁，站姿幽美 话术柔和，贴近人心 小组名称 外围安全组 小组人员 小组负责人 负责人联系电话 填写日期 核 准 人 职位概要： 负责会场外围安全，阻止同行业务人员在外围发单及销售，对扰乱会场秩序着给予制止，严重者拨打110报警热线。 操作方式： 会议开始前及会议结束后，在规定地点站位，事件发生时，即时处理。 注意事项： 态度要柔和，尽量避免冲突 时刻要注意自身形象，不得因小失大，诋毁公司形象 与同行业务人员多交流 3、后勤组 小组名称 车位引导组 小组人员 小组负责人 负责人联系电话 填写日期 核 准 人 职位概要： 在会场外负责参会人员车辆的正确引导，把持车辆停车位置。 操作方式： 在入口处确认参会车辆，正确引导车辆停放，欢迎参会人员的到来。 注意事项： 明确场外车位的布置及可利用车位的位置 对非参加本次会议的人员车辆给予制止，并做好解释工作 小组名称 后勤组 小组人员 小组负责人 负责人联系电话 填写日期 核 准 人 职位概述： 明确物料种类，确保物料齐全及正常使用，运送物料。 操作方式： 确定会场所需物料，将物料按规定时间运输到会议现场，配合其他小组人员做好会场布置，会议结束后，清点物料，并回收。 注意事项： 确保物料正常使用 随时清点，防止丢失 物料的摆放位置确保不影响会议正常进行 保证物料及时到场，以免影响会议正常开始 二、 会场流程细则 会议开始前主要进行迎宾引导、外围安全、检票三项工作，各小组人员会议半小时前到达指定工作岗位，会议结束后撤离，其间可依据会场需要调动位置。 迎宾引导主要负责参会人员车辆的正确引导，把持车辆停车位置。 外围安全主要负责会场外围安全，阻止同行业务人员在外围发单及销售，对扰乱会场秩序着给予制止 检票组主要负责检阅参会人员的参会证件，对丢失证件，证件不足者给予合理安排；发放会议相关资料 控制台：控制会场的声、光、电，与音响师、主持人做好配合，保证达到会议效果。会前、会中、会后的音乐控制。 礼仪小姐：颁奖、抽奖等工作的礼仪工作，与议程吻合，总协调提前做好礼仪培训工作。 会议进行中首先播放暖场音乐主持人在幕后宣布会场纪律、播放会议相关视频。随后主持人开场，进行会议说明及讲师塑造，之后讲师进行会议主题演讲，在演讲过后主持人讲述产品。并促单，同时进入销售环节，销售人员进行快速成交，最后进入抽奖环节，结束本次会议，工作人员安排观众离场。 会议结束后引导没有当场结单的观众到咨询台进行咨询，并为下次跟踪销售做铺垫，观众完全退出会场后，工作人员整理会场，收拾物料。 三、销售环节细则 、课程进行一半后，所有销售人员在后台集合，由负责人分派每人的负责的区域。 、每人根据情况领取产品购买表。 、讲师课程结束后，主持人上场，音响师播放促单的音乐配合主持人宣读本次大会产品的优惠政策，及需要交纳的订金金额。 、当主持人示意之后所有的销售人员快速到达指定区域，优先的发放有意向的客户。并询问其是否购买产品。如果是设有产品的摆放区域，所有销售人员去产品摆放区提单。注意切勿因大量聚集挡住产品展示区。产品介绍人员详细介绍产品的功能和好处。 、如有客户成交，购买销售人员大声宣布营造购买氛围。 、客户有意向成交后，带其去财务付订金或全款。并开发收据。 促单表 会后事项 一、清场 将X展架，喷绘，条幅等公司物品收回。所有设备、产品剩余的宣传资料等由后勤组清点完毕运输回公司。 二、回访 会议结束后，两天内对有意向的客户进行电话回访，主要针对在会议销售中没有当场完成成交的顾客进行电话回访方式为主的再次沟通，在沟通过程中应重点阐明会议优惠政策，了解顾客没有成交的原因，并根据顾客的疑问进行解答，最终完成交易。 三、 会议费用报销 会议结束后，对本次会议的所有费用消耗列举清单，并持有效票据到公司相关负责人处报销。 四、总结 会议结束后，由总负责人主持总结会议，由个小组组长提出本次会议出现的问题，商讨问题出现的原因及其解决方案。将问题精确到点，责任到人。并将问题及解决方案填入下表 小组名称 联系方式 负责人 人员 工作内容： 遇到问题： 解决方案： 创新方案： 注意事项：各小组人员直属所在组组长管理，各组长不能越权管理，责任到人。 备注：