外贸业务员管理规章制度规范.docx

外贸业务员管理规章制度规范外贸业务员管理 1.管理如要做到公正，公开，需要员工的配合！ A.要做到公平公正，员工之间，员工与主管之间需要互相监督。 B.要做到完全公开，管理者必须有实权审核及审批各种单据，并对各种单据进行存档及公共管理，以方便后来的员工查阅参考。 2.如要建立一个好的团队及竞争机制，管理者必须对业务员的薪资有一定影响。管理者每月应对部门业务员进行各项考核，包括销售技巧，付费平台发布信息数量，免费平台广告发布的网站数量，所签订的销售合同数量，达成订单金额。公司应针对这些考核数据给员工发放奖金，而不是仅仅与底薪挂钩，因为底薪原本相差也不大，员工积极性并不能得到很大提升。通过考核制度发放奖金既能调动业务员工作的积极性，也能为公司赢得更多的客户及销售额。 3. 关于销售区域的划分的，要尽量做到公平和平等 考虑到总有区域相对好的和一般的。划分区域的时候要全面考虑。一是免费平台的划分。 关于业务员的管理工作，如果要做到完善制度，必须严格按以下制度执行，以确保公司的利益最大化。 日常工作 1. 查看邮件询盘邮信息，合理报价。兼顾其他规划当日工作。做好一天的规划和计划，安排好主次工作，划分紧急，重要，日常和临时要做的工作 2. 和在线的客户进行及时沟通，聊天记录要进行文档保存。重要信息要摘出来存入备忘录。 3. 工作结束之前心里盘算和思考一天的工作结果，将重要和要完成的或者未完成的工作做好纪律一边及时正确处理 4. 适当时间开会和整理一周或者半月的主要工作内容，业务进展，以便领导掌握业务情况和做出决断 总结内容应包括： 所有在跟踪的客户名称，国家，感兴趣产品，当前工作计划。 总结遇到的一些业务问题和技术性问题。 5. 每月对自己的订单进行总结，列明合同号，合同金额，合同数量，价格条款，交货期，目前进行状态，下一步该怎么进行，对本月签单量，款项回收情况进行总结。 6 对客户进行总结，对于每一个客户的要求，对产品，单据，包装的要求作总结，进行客户评价分析。 7.定期对自己的整体业务进行汇总，做自我分析评价，制订半年的工作目标和计划。做出汇报 客户开发前期工作 1. 收到询盘及报价时，要及时跟部门经理确认是否已有同事联系，如没有，及时跟踪和处理。 2. 在与客户商谈过程中，有涉及到技术指标的问题，即时与部门经理或研发部门沟通，并记录该信息。如有客户要求公司没有的证书，需要跟公司及办证机构联系，进行办理。 3. 业务员在邮寄样品前，必须向客户收取样品费用，快递费或取得客户到付帐号。不能取得样品费又不能到付，须经部门经理及总经理批准才可邮寄。并将邮寄信息，快递单据整理存档。确认客户收到样品后一个星期，须跟踪样品测试结果。 报价及合同签定 1. 收到客户询盘及报价时，原则上按报价单报价，如最终报价低于报价单，应与部门经理确认相关信息后在给客户报价 2. 收到客户确认形式发票后，做好后期的收款和催款工作。需支付佣金需与客户签定佣金协议。 3. 将填写完整的发票或者合同，佣金协议等递交部门经理审核，总经理审批。并做好备案 安排生产 非常重要：应安排专门的跟单员安排生产订单及报关发货！ 1. 业务员在收到财务确认预付款已收到或信用证原件已收到通知后，通知跟单员制作订单，或者业务员自己制作身产蛋，经部门经理签字后，安排生产。 2. 业务员需要和生产部计划好生产包装，发货和单据制作的时间表。 3. 业务员应每天与跟单员沟通生产状况和相关商检，保险，定船定航班情况。 4. 业务员需要根据合同内容提前准备发票箱单给跟单员安排发货。 5. 跟单员负责统计每天的发货记录，并公布在部门白板统计本上。 发货 1. FOB条款下，客户如指定货代，及时与客户确认货代信息，如果是CIF条款，或FOB条款但由我公司负责确认货代公司，须及时联系货代，确认合适的轮班和发货时间。 2. 货物报关出口后，把所有单据包括商业发票，箱单，原产地证，提单等扫描存档，并发给客户，进行确认。 文件资料管理 业务人员正在处理的合同订单，以及已经完成的订单，必须保留纸质复印件，并分类归档到桌面不同的文件夹中，文件夹应注明标识已完成订单，待处理订单。以便当事人不在场的情况下，其他人能尽快帮助处理紧急事件。 电脑管理 1. 电脑密码一律在部门经理，总经理处备案。 2. 业务人员定期要进行数据备份。 文件管理 1. 所有与客户往来及与发货有关文件，必须保留扫描件。扫描文件与往来电子文件，定期保存和复制客户邮件， 2. 文件存放说明：要做好分类，以便方便查阅 邮件管理 统一使用软件管理，定期保存， 产品报价程序 业务人员报价时要综合考虑各种因素，价格，竞争，客户需求，如有特殊情况低于底价时，需要向总经理，主管，提出书面或邮件申请，审批单价后才可对外报价。 合同号登记本 业务员签订合同后，必须及时在合同号登记本上进行登记，并将合同交于部门经理归档于公共文件柜。具体包括：合同签订日期，合同号，客户名称，产品名称，数量，预计发运日期，目的地。 单证保管 货物发出十日后，收齐所有单证复印件，装订成册，存档保管。