外事接待方案.docx

外事接待方案外事接待方案 接待方案是外事接待工作的重要方案依据，是参与接待的各部门及有关人员都必须遵循的指令性文件，在接待工作的全过程中起着规划、指导、沟通、协调的作用。因此，为了保证外事接待工作的顺利进行，在外宾来访前，接待单位应认真、细致地制定好接待方案。 1制定接待方案的依据 制定接待方案的依据一般有两种：一是对本部门、本单位邀请的团、组或个人，主要根据邀请目的和外宾的国别、身份、地位、要求等，结合我方的实际情况， 制定接待方案；二是对上级有关部门指派或有关部门及其对口单位委托接待的团、组或个人，应根据上级或者有关部门的安排、部署和要求，结合地方的实际情况，制定出周密、完善、可行的计划。我们在外事工作中第二种接待方案较之为多。 2接待方案的基本内容 接待方案一般应包括来访者的基本情况、礼仪活动安排、生活安排等几个部分。 来访者的基本情况一般写在导语部分。应写明来访者的国籍、代表团名称、主宾姓名、人数、抵离日期、交通工具、来访目的以及我方的接待方针。这是接待方案的重要组成部分，要力求语言简炼、精确；礼仪活动安排部分应逐项写明迎送、会见、宴请、会谈、晚会、参观等活动的具体情况及要求。要明确我方参加各项礼仪活动的主要人员、活动时间、地点等。对宴请的安排，方案中还应写清宴请方式、参加人数、宴会规模及标准等具体内容；生活安排部分要写明客人下榻的宾馆、依不同身份安排什么等级的房间、日常伙食标准、乘车什么车辆等。如遇来宾在生活上有特殊要求，应在这部分反映出来。例如伊斯兰教国家的客人来访，在日常伙食一项上就需注明“清真”字样。除上述三部分外，接待方案中还要明确接待费用由谁负担，如自费、由上级或有关部门报销、本单位结算、由地方外事费核销等。另外，根据接待规格，如需安排新闻报道，也应在方案中写明；安全保卫是外事接待中的一项重要工作，接待方案中也应包括这方面内容。如没有特殊要求，可写“由公安部门协助安排”。 3接待方案的附属材料。除正式接待方案外，还应准备好必要的附属材料，以做为接待方案的补充或供执行方案时参考。附属材料一般包括活动日程、外宾名单等。重要的接待任务还可有领导讲话稿、会谈方案等。 4接待方案的审批程序。接待方案草拟后，经本部门主管领导审签，并加盖本单位公章，送外事归口部门审批。经外事部门批准的接待方案，打字后发各有关单位实施。如邀请外国人去我国非开放地区活动，接待方案则应先报省公安厅、省军区审批后，报省外办审批，上述单位同意后，持公安部门开具的旅行证方可前往。 5应注意的几个问题。制定接待方案是一项很严肃的工作，必须有高度负责的精神，严密细致的工作态度，并注意如下几点： 必须弄清外宾人数、国籍、性别、饮食习俗以及代表团成员的个别要求等情况，做到心中有数。 方案一经批准，要认真落实，各项工作都应有专人负责安排。外宾到来之前还应逐项检查落实情况，发现问题及时补救。 在接待过程中，有时会因某些具体情况的变化，打乱原定方案的安排，因此，事前应有充分准备，以应付突变，不致于措手不及。 外事接待方案属保密文件，有关人员不应向无关人员泄露。 6接待方案的基本格式 接待方案一般为文字方案和表格方案两种格式。重要团组和人员来访，或活动内容较为复杂，一般应拟文字方案，如系一般人员，活动内容又较简单，也可采用表格方案。接待单位可根据本单位的实际情况，制作自己的方案表格。 外事接待方案的基本内容: 来访者的基本情况。应写明来访者的国籍、代表团名称、主宾姓名、人数、抵离日期、交通工具、来访目的以及我方的接待方针。礼仪活动安排部分。应逐项写明迎送、会见、宴请、会谈、晚会、参观等活动的具体情况及要求。要明确我方参加各项礼仪活动的主要人员、活动时间、地点等。生活安排部分要写明客人下榻的宾馆，日常伙食标准，乘坐什么车辆等。接待方案中还要明确接待费用由谁负担。如需安排新闻报道，也应在方案中写明。安全保卫工作。制定接待方案的依据一般有两种：一是对本部门、 本单位邀请的团组或个人，主要根据邀请目的和外宾的国别、身份、地位、要求等，结合我方的实际情况，制定接待方案。二是对上级有关部门指派或有关部门及其对口单位委托接待的团组或个人，应根据上级或者有关部门的安排、部署和要求，结合地方的实际情况，制定出周密、完善、可行的计划。 接待方案 一、 接待团名称、背景资料 二、 接待时间 三、 接待地点 四、 出席人员名称 五、 议程 六、 工作安排 接待前准备工作 工作内容 确认接待团名称 确定接待团到达时间 确认接待团方案并呈批 确定落实参加人员、确定参加接待的领导 准备领导讲话的材料 欢迎牌或横幅 会议室布置：座位牌、横幅、水果、茶水 准备纪念品 用餐事宜 住宿安排 观光安排 接机安排 车辆安排 其他 负责部门 负责人 备注 接待时工作安排 工作内容 茶水、水果 维持会场秩序、引导发言 负责部门 负责人 备注 会议主持 拍照、合影 接待后工作安排 工作内容 起草会议纪要 场地卫生清洁 负责部门 负责人 备注 撰写新闻稿、手机版