基于金蝶K3ERP系统之采购管理详细业务流程.docx

基于金蝶K3ERP系统之采购管理详细业务流程*有限公司 ERP管理信息系统 采购管理详细业务流程 创建日期: * 控制编码: * 当前版本: V1.0 发布日期： 编制/业务： 会签/生产： 会签/物控： 会签/质量： 审核/ERP项目负责人： 批准/副总经理： 文档控制 更改记录 日期 作者 版本 更改参考 审阅 姓名 职位 签字 分发 编码 姓名 地点和位置 Page 2 of 19 目录 文档控制 . 2 更改记录 . 2 审阅. 2 分发. 2 1采购管理基础数据 . 4 1.1 供应商编码 . 4 1.2 采购人员 . 4 1.3 供应商档案 . 4 1.4 供应商价格档案 . 4 1.5 物料采购信息档案 . 4 1.6 采购关键参数设置 . 4 2供应商管理流程 . 5 2.1 供应商新增流程图及说明 . 5 2.2 供应商变更流程图及说明 . 6 2.3 采购询报价流程图及说明 . 7 2.4 合格供应商评估流程图及说明 . 8 2.5 样品需求管理流程图及说明 . 9 3采购和委外业务管理流程 . 10 3.1 采购订单流程图及说明 . 10 3.2 采购订单变更图及说明 . 11 3.3 采购订单退货流程图及说明 . 12 3.4 委外订单流程图及说明 . 13 3.5 返修委外订单流程及说明 . 15 3.6 委外订单变更流程及说明 . 16 3.7 委外订单退货流程图及说明 . 17 4单据、报表 . 18 4.1 采购单据 . 18 4.2 采购报表 . 18 4.3 委外单据 . 18 4.4 委外报表 . 18 Page 3 of 19 1采购管理基础数据 1.1 供应商编码 供应商分类+流水号 1.2 采购人员 工号编码+姓名 1.3 供应商档案 主要数据列：供应编码、名称、 1.4 供应商价格档案 主要数据列： 1.5 物料采购信息档案 采购单位、主要供应商、采购提前期、最小订购量1.6 采购关键参数设置 1）采购订单和委外订单必须有价格才能下达 2）采购员无关闭采购和委外订单权限 3）采购员只能参照采购申请单生成采购订单 4）委外关键物料没配套发够物料无法做委外入库 Page 4 of 19 2供应商管理流程 2.1 供应商新增流程图及说明 流程名称：供应商新增流程设 计 者：ERP项目组输入输出单据详细流程开始注释：文件编号：版 本：V1.0部门/岗位供应商档案表附表单供应商调查表FM-PD-001A建立意向供应商档案采购部/采购员供应商资质申请表附表单审核申请表FM-PD-034A 供应商开发申请表FM-PD-035A供应商资质申请技术/质量/采购评审采购部/采购员技术、质量、采购供应商评分表附表单供应商评估表FM-PD-002A评审结果录入采购部/采购员是否通过YES合格供应商附表单合格供应商申批表FM-PD-036A转交易供应商NO供推中心/文员结束序号 步骤说明 处理 部门/岗位 输入&输出 相关政策 1.0 采购员根据与供应商业务跟进情况，对达成初步合作意向的潜在供应商建立“供应商档案”。把附表单上传到系统。 ERP 采购/采购员 &供应商调查表 2.0 对于潜在供应商，如果需要进一步发展为交易供应商，需由采购员提出“供应商资质申请”经采购部长初步审批后，提交公司技术、质量部门进行审核。 ERP 采购/采购员 采购/部长 &审核申请表、供应商开发申请表 3.0 采购、技术、质量部门对新供应商进行评估打分，填写审批意思。 手工 技术、质量、采购/负责人 &供应商评估表 4.0 对于评审通过的新供应商，由申请人通知供应商档案管理员，在K3系统中进行“转交易供应商”操作，供应商档案管理员在系统中核对“供应商资质申请表”ERP 供推中心/文员 &合格供应商审批表 Page 5 of 19 序号 步骤说明 处理 部门/岗位 输入&输出 相关政策 及相关审核情况无误后，进行“转交易供应商”操作。 2.2 供应商变更流程图及说明 流程名称：供应商变更流程设 计 者：ERP项目组注释：文件编号：版 本：V1.0输入输出单据详细流程开始部门/岗位收到供应商变更信息供应商变更申请表变更内容：名称、帐号供应商变更申请YESNO采购部/采购员审核供应商变更采购部/负责人批准供应商变更ERP供应商档案采购部/主管副总ERP中维护供应商变更信息供推中心/文员结束序号 步骤说明 处理 部门/岗位 输入&输出 相关政策 1.0 采购员根据与供应商变更信息，填写“供应商变更申请表” 注：只涉及到变更名称、帐号走变更单据流程，其它变更直接邮件通知供推中心文员变更即可； 手工 采购/采购员 &供应商变更申请表 2.0 采购部长审核“供应商变更申请表” 手工 采购/部长 &供应商变更申请表 3.0 采购主管副总审批“供应商变更申请表” 手工 采购/主管副总 &供应商变更申请表 4.0 对审批后的供应商信息，由申请人通知供推中心文员，在K3维护“供应商档案”操作。把供应商核准通知单或帐号变更通知上传到系统 ERP 供推中心/文员 &供应商档案 Page 6 of 19 2.3 采购询报价流程图及说明 流程名称：采购询报价流程设 计 者：ERP项目组输入输出单据详细流程开始注释：文件编号：版 本：V1.0部门/岗位供应商报价单附表单询价供应商报价单多供应商询价采购部/采购员报价单附表单副总经理签批报价单询价单录入NO采购部/采购员报价单审核NO采购部/负责人生产总监核价报价单批准YES生产部/生产总监采购主管副总价格档案管理转价格档案管理结束供推中心/文员序号 步骤说明 处理 部门/岗位 输入&输出 相关政策 1.0 有新材料需要采购，或现在采购价格需要调整时，由采购员录入“报价单”，把附表上传到K3系统； ERP 采购/采购员 供应商报单&报价单 2.0 3.0 4.0 5.0 采购部长审核“报价单” 生产总监核准“报价单” 采购主管副总批准“报价单” 报价单审批完成后，由 供推中心文员对K3基础档案中采购价格档案进行更新。 ERP 手工 手工 ERP 采购/部长 生产/生产总监 采购主管副总 供推中心/文员 &报价单 &报价单 &报价单 & 供应商价格档案 Page 7 of 19 2.4 合格供应商评估流程图及说明 流程名称：合格供应商考核流程设 计 者：ERP项目组输入输出单据详细流程开始注释：文件编号：版 本：V1.0部门/岗位供应商月考核表A类每月一次B类每季一次供应商提出评估质量/采购评分采购、质量供应商评分表附表：供应商月考核表FM-PD-005AYES评估结果采购部/采购员是否通过NO继续交易暂停交易供应商整改跟踪结束序号 步骤说明 处理 部门/岗位 输入&输出 相关政策 1.0 采购部针对合格的A类、B类供应商提出评估，填写“供应商月考核表” 手工 采购/采购员 &供应商月考核表 2.0 采购部与质量对A类、B类供应商进行评分 手工 采购、质量/部长 &供应商月考核表 3.0 将评估结果录入K3系统“供应商评分表”，把附表上传到K3 ERP 采购/采购员 &供应商评分表 4.0 把评估不合格的供应商暂停交易 ERP 采购/采购员 Page 8 of 19 2.5 样品需求管理流程图及说明 流程名称：样品需求管理流程设 计 者：ERP项目组输入输出单据详细流程开始样品试制申请单附表：工作联络书FM-TD-013B注释：文件编号：版 本：V1.0部门/岗位样品试制申请技术部/工程师送样、收样采购部/采购员样品交接不合格采购部/采购员样品确认单FM-QD-072A样品确认合格技术部/工程师结束序号 步骤说明 处理 部门/岗位 输入&输出 相关政策 1.0 技术部根据新产品提出样品试制申请，录入K3 ERP 技术部/工程师 &样品试制申请单工作联络书 2.0 3.0 采购部通知供应商打样、送样，并接收样品 把样品交给技术部或质量进行样品检验 ERP ERP 采购/采购员 采购/采购员 技术部/工程师 & 样品收样 & 样品交接 4.0 样品合格后进行确认封样，把签字完毕的的“样品确认单”上传到K3 ERP 采购/采购员 & 样品确认单 Page 9 of 19 3采购和委外业务管理流程 3.1 采购订单流程图及说明 流程名称：采购订单流程设 计 者：ERP项目组输入输出单据详细流程开始注释：文件编号：版 本：V1.0部门/岗位MRP需求采购申请采购请购单安全库存需求采购申请手工采购申请采购申请审批生产部/PMC各部门/文员各部门/主管采购订单采购订单生成NO采购订单审批采购部/采购员采购部/负责人YES采购订单跟催供应商送货单送货单签名确认采购部/采购员采购入库单采购收货通知抽检OR全检免检来料检验合格不合格退货流程让步接收OR挑选使用物控部/文员质量部/检验员外购入库单采购入库物控部/文员结束序号 步骤说明 处理 部门/岗位 输入&输出 相关政策 1.0 根据不同的物料类型 l 生产用物料由物料需求运算模块自动生成采购申请，PMC审核后打印给采购部； l 安全库存控制的物料，由PMC生成采购申请，审核后打印给采购； l 非生产物料，由申请人手工录入采购申请，并由各部门负责对采购申请单进行审核后打印给采购； ERP 生产部/PMC 各部门/文员 &采购申请单 2.0 采购员依据采购申请单、采购价格，选择供应商生成ERP 采购/采购员 & 采购订单 Page 10 of 19 序号 步骤说明 处理 部门/岗位 输入&输出 相关政策 采购订单。 3.0 采购订单经过采购经理审核后，采购员打印采购订单传真给供应商，并跟踪订单执行情况。 供应商送货到达后，由采购员依据采购订单，在“供应商送货单”签名确认订单号。 5.0 物控收货后，根据仓管员确认的“供应商送货单”开具“收料通知单”，免检的物料直接做入库，抽检或全检的物料交质检部对物料进行检验。 6.0 根据“收料通知单”对物料进行检验，并将检验结果录入“来料检验单”，判定合格物料，交仓管员办理入仓，不合格物料通知采购部门处理，视生产情况退货或申请特采； 7.0 根据“来料检验单”“不良品处理单”做入库业务，合格及让步接收的入良品仓，退货的入不良品仓； ERP 物控/文员 & 外购入库单 ERP 质量部/检验员 & 来料检验单、不良品处理单、特采单 ERP 物控/文员 & 采购入库单 ERP 采购/采购部长 技术部/工程师 手工 采购/采购员 & 供应商送货单 & 采购订单 4.0 3.2 采购订单变更图及说明 流程名称：采购订单变更流程设 计 者：ERP项目组输入输出单据详细流程开始注释：文件编号：版 本：V1.0部门/岗位采购变更联络函PMC变更申请生产部/PMC增加OR减少是否取消订单取消订单供应商确认变更通知供应商订单取消采购部/采购员采购订单变更通知单执行订单变更手工关闭采购订单采购部/采购员ERP/ ERP工程师结束序号 步骤说明 处理 部门/岗位 输入&输出 相关政策 1.0 PMC计划员补生产计划调整情况提出采购变更申请，编手工 生产部/PMC &采购变更联络函 Page 11 of 19 序号 步骤说明 处理 部门/岗位 输入&输出 相关政策 制“采购变更联络函”，PMC主管审核打印给采购； 2.0 采购部根据“采购变更联络函”在K3中录入“采购变更通知单”，采购部长审核后通知ERP工程师； ERP工程师根据“采购变更联络函”和“采购变更通知单”执行变更单生效或关闭采购订单 4.0 采购订单尾数关闭：延期1个月，生产不需要的采购订单尾数，由采购员提出“采购订单关闭申请”联络函，PMC审核确认，ERP工程师执行手工关闭 手工 ERP 采购/采购员 生产部/PMC ERP/工程师 &采购订单关闭申请 ERP 采购/采购员 采购/采购部长 ERP ERP/工程师 &采购变更通知单 3.0 3.3 采购订单退货流程图及说明 流程名称：采购退货流程设 计 者：ERP项目组输入输出单据详细流程开始注释：文件编号：版 本：V1.0部门/岗位供应商不良品及时处理采购部/采购员退货通知单开具退货通知单至仓库实物退回至供应商结束采购部/采购员红字外购入库单物控部/文员序号 步骤说明 处理 部门/岗位 输入&输出 相关政策 1.0 批量退货：采购员根据质量部的不合格检验报告及时参照采购订单生成“退货退知单”，采购部长审核后打印给仓库； 零星退货：采购员根据不良品仓的物料手工录入“退货退知单”采购部长审核后打印给仓库； ERP 采购/采购员 采购/部长 &退货通知单 2.0 物控根据“退货通知单”生成“红字外购入库单”处理实物退货； ERP 物控/文员 &采购退货单 Page 12 of 19 3.4 委外订单流程图及说明 流程名称：委外订单流程设 计 者：ERP项目组输入输出单据详细流程开始注释：文件编号：版 本：V1.0部门/岗位MRP需求委外申请采购请购单手工委外请求委外申请审批生产部/PMC委外订单委外订单生成NO采购订单审批YES采购部/采购员采购部/负责人委外订单跟踪委外加工出库单委外零星退补流程委外加工出库通知委外发料及审核单据委外供应商送货送货单签名确认有退补料需求采购部/采购员物控部/文员供应商送货单委外供应商采购部/采购员收料通知单委外收料通知抽检OR全检免检来料检验合格不合格物控部/文员让步接收流程质量部/检验员退货流程物控部/文员委外入库单委外入库委外核销财务部/成本会计结束序号 步骤说明 处理 部门/岗位 输入&输出 相关政策 1.0 根据不同的物料类型 l 由物料需求运算模块自动生成采购申请，PMC审ERP 生产部/PMC &采购申请单 Page 13 of 19 序号 步骤说明 处理 部门/岗位 输入&输出 相关政策 核后打印给采购部； l 其它零星的委外需求由申请人手工录入采购申请，并由各部门负责对采购申请单进行审核后打印给采购； 2.0 采购员依据采购申请单、采购价格，选择供应商生成委外订单。 3.0 委外订单经过采购部长审核后，采购员打印委外订单传真给供应商，并跟踪订单执行情况。 采购员根据委外订单做原材料的“委外加工出库”，系统能根据委外产品的BOM自动生成委外加工需发出的材料清单，委外加工出库”打印签字交给仓库发料； 5.0 仓管员发料后，物控文员根据仓管员签字的“委外加工出库单”审核K3单据 委外异常处理： 退换料：经质量部确认后，采购作“红字委外出库单”，再以“蓝字委外加工出库单”补料给供应商 补料：采购提出补料申请，采购部部长审核后，物控参照生成“委外加工出库单” 6.0 供应商送货到达后，由采购员依据委外订单，在“供应商送货单”签名确认订单号。 7.0 物控收货后，根据仓管员确认的“供应商送货单”开具“收料通知单”，免检的物料直接做入库，抽检或全检的物料交质检部对物料进行检验。 8.0 根据“收料通知单”对物料进行检验，并将检验结果录入“来料检验单”，判定合格物料，交仓管员办理入仓，不合格物料通知采购部门处理，视生产情况退货或申请特采； 9.0 根据“来料检验单”“不良品处理单”做入库业务，合格及让步接收的入良品仓，退货的入不良品仓； 10.0 月末成本会计按委外订单，根据“委外入库单”对委外加工发出的材料进行核销。 ERP ERP ERP ERP 手工 ERP ERP ERP ERP 各部门/文员 采购/采购员 & 委外订单 采购/采购部长 & 委外订单 4.0 ERP 采购/采购员 & 委外加工出库单 物控/文员 & 委外加工出库单 采购/采购员 物控/文员 & 委外加工出库单 & 委外加工出库单 采购/采购员 & 供应商送货单 物控/文员 & 委外入库单 质量部/检验员 & 来料检验单、不良品处理单、特采单 物控/文员 & 委外入库单 财务/成本会计 Page 14 of 19 3.5 返修委外订单流程及说明 流程名称：委外返修订单流程设 计 者：ERP项目组输入输出单据注释：对委外件进行返修或改制，发出委外文件编号：成品，回来也是委外成品的业务处理版 本：V1.0详细流程开始委外返修/改制需求申请委外返修订单委外返修订单生成采购订单审批YES部门/岗位生产部/PMC物料部/采购员采购部/采购员采购部/负责人投料变更单投料变更处理采购部/负责人NO后续流程同委外订单审批后流程一致结束序号 步骤说明 处理 部门/岗位 输入&输出 相关政策 1.0 因材料原因产生不良导致的返修或改制，采购员录入委外订单时委外类型选择“返修订单” ERP 采购/采购员 &委外订单 2.0 委外订单经过采购部长审核后，采购员打印委外订单传真给供应商，并跟踪订单执行情况。 如需进行委外投料变更处理，由采购员提出申请，采购部长执行投料变更单，不需则跳过此步。 ERP 采购/采购部长 & 委外订单 3.0 ERP 采购/采购部长 & 委外投料变更单 Page 15 of 19 3.6 委外订单变更流程及说明 流程名称：采购订单变更流程设 计 者：ERP项目组输入输出单据详细流程开始注释：文件编号：版 本：V1.0部门/岗位采购变更联络函PMC变更申请生产部/PMC增加OR减少是否取消订单取消订单供应商确认变更通知供应商订单取消采购部/采购员采购订单变更通知单执行订单变更手工关闭采购订单采购部/采购员ERP/ ERP工程师结束序号 步骤说明 处理 部门/岗位 输入&输出 相关政策 1.0 PMC计划员按生产计划调整情况提出委外变更申请，编制“委外变更联络函”，PMC主管审核打印给采购； 手工 生产部/PMC &委外变更联络函 2.0 采购部根据“委外变更联络函”在K3中进行委外订半单变更； ERP 采购/采购员 3.0 4.0 委外订单增加：变更后需追加委外材料出库数量； 委外订单减少或取消：变更后则需追回部分材料或全部材料退回； ERP ERP 采购/采购员 采购/采购员 &委外加工出库单 &红字委外加工出库单 3.0 ERP工程师根据“采购变更联络函”和中止的委外订单，ERP 查看委外在制品数量为零后关闭委外订单 ERP/工程师 4.0 委外订单尾数关闭：延期1个月，生产不需要的委外订手工 采购/采购员 生产部/PMC ERP/工程师 &委外订单关闭申请 单尾数，由采购员提出“采购订单关闭申请”联络函，ERP PMC审核确认，ERP工程师执行手工关闭 注：一定要在制品数量为零的委外订单才能关闭 Page 16 of 19 3.7 委外订单退货流程图及说明 流程名称：委外退货流程设 计 者：ERP项目组输入输出单据详细流程开始注释：文件编号：版 本：V1.0部门/岗位委外商不良品及时处理YES质检判定可返工否NO退货通知单材料、加工费用单红字外购入库单物料报废单其它出库单参照委外订单生成退货通知单委外材料费及加工损失核算实物退回至供应商委外物料报废申请实物报废处理或供商收回冲减应付帐款采购部/采购员采购部/采购员采购部/采购员物控部/文员其它应付单财务部/应付会计结束序号 步骤说明 处理 部门/岗位 输入&输出 相关政策 1.0 由于供应商原因不良可返修退货：采购员根据质量部的不合格检验报告及时参照委外订单生成“退货退知单”，采购部长审核后打印给仓库； ERP 采购/采购员 采购/部长 &退货通知单 2.0 物控根据“退货通知单”生成“红字委外入库单”处理实物退货； 若因为供应商原因不良造成不可返修，做报废处理，要扣除加工费和材料费用,采购部核算损失，供应商确认后，用负数“其他应付单”记录扣款冲减应付帐款。负数其他应付单可以与采购发票一起核销。 ERP 物控/文员 &委外退货单 3.0 ERP 物控/文员 &采购退货单 4.0 委外物料的报废，由采购员提出申请，采购部长审核，ERP 主管副总审批后，仓库用“其它出库单”出库当废品处理或供应商收回 采购/采购员 采购/部长 物控/文员 委外物料报废单&其它出库单 Page 17 of 19 4单据、报表 4.1 采购单据 l l l l l l l l l l l l l l l l 供应商调查表FM-PD-001A：采购员制单采购部长审核 审核申请表FM-PD-034A：采购员制单采购部长审核生产总监审批 供应商开发申请表FM-PD-035A：采购员制单采购部长审核生产总监审批 供应商评估表FM-PD-002A：采购员制单采购部长审核生产总监审批 合格供应商申批表FM-PD-036A：采购员制单采购部长审核生产总监核实-罗总审批 供应商报价单：供应商盖章 采购报价单：采购员ERP制单采购部长审核生产总监核实-罗总审批供推中心文员维护价格档案 采购申请单：PMC申请单：PMC制单PMC审核 采购订单：采购员制单采购部长审核 供应商送货单：供应商签字盖章采购员签字仓管员签字 特采申请单：采购员制单采购部长审核各部门会签 采购变更联络函：PMC计划员制单PMC主管审核 采购订单变更单：采购员制单采购部长审核ERP工程师生效 采购订单关闭申请：采购员制单采购部长审核PMC确认-ERP工程师关闭订单 采购退货知单：采购员制单采购部长审核 采购退货单：物控文员制单仓管员签名物控部长审核 其它部门申购单：部门文员制单部门负责人审核 4.2 采购报表 l l l l 采购订单执行汇总表、明细表：采购主管、采购员 采购订单全程跟踪表：采购主管、采购员 采购汇总表：采购主管 采购成本汇总表、明细表：采购主管 4.3 委外单据 l l l l l l l l l l l 委外申请单：PMC申请单：PMC制单PMC审核 其它部门申购单：部门文员制单部门负责人审核 委外订单：采购员制单采购部长审核 采购变更联络函：PMC计划员制单PMC主管审核 委外出库单：采购员制单采购部长签字仓管员签字物控文员审核 投料变更单：采购员制单采购部长签字 物料补料报废单：采购员制单采购部长审核-产总监批准 委外退货退知单：采购员制单采购部长审核 委外退货单：物控文员制单仓管员签名物控部长审核 委外加工费用单：采购员制单-采购部长审核 物料报废单：采购员制单采购部长审核主管副总审批 采购订单关闭申请：采购员制单采购部长审核PMC确认-ERP工程师关闭订单 4.4 委外报表 l l l 委外订单全程跟踪表：采购主管、采购员 委外领料明细表：采购员 委外生产领料差异分析：采购主管、采购员、财务 Page 18 of 19 l l l l l 材料耗用明细表：采购主管、采购员、财务 生产物料报废统计表：采购主管、采购员、财务 委外加工入库核算：采购员、财务 委外加工材料汇总表、明细表：采购员 委外加工核销汇总表、明细表：采购主管、采购员、财务 Page 19 of 19