在ECEL中增加自动填充序列.docx

在ECEL中增加自动填充序列在EXCEL中增加自动填充序列 中文作为一种功能强大、技术先进的电子表格软件，给我们的办公带来了极大方便。 在中提供了自动填充功能，我们在使用时，可以通过拖动“填充柄”来完成数据的自动填充。例如要输入甲、乙、丙、丁，可以先在指定单元格输入甲，然后将鼠标移至单元格的右下角的小方块处，直至出现“”字，按住鼠标左键，向下拖动至目的单元格，然后松开即完成了自动填充。可是有时我们会发现有一些数据序列不能自动填充，例如车间一、车间二、车间三等，填充方法有两种： 第一种：单击“菜单”栏上的“工具”，选“选项”“自定义序列”，这时就可 以在“输入序列”栏输入要定义的序列。需要注意的是每输入完成一项就要回车一次，表示一项已经输入完毕，全部输入完成以后单击“添加”“确定”，这样我们自定义的序列就可以使用了。 第二种：首先把你要添加的序列输入到一片相临的单元格内，例如要定义一个序列：车间一、车间二、车间三，把这三项分别输入到单元：，单击“工具”“选项”“自定义序列”“导入”，在“导入序列所在的单元格”所指的对话框中输入：，单击“导入”“添加”“确定”，这样新序列就产生了。 定义的序列如果不再使用，还可删除，方法是：单击“工具”“选项”“自定 义序列”，在“自定义序列”框中，单击要删除的序列，再单击“删除”“确定”。 发掘Execl XP合并拆分技巧 本人在用Excel XP管理教职工档案时，经常遇到合并或拆分单元格数据的情况，经过一段时间的使用后摸索出了一套自己的“合并与拆分”理论，供同行们参考。 所谓合并数据是指将两列中的数据合并到一列中，拆分数据是指将一列中的数据拆分到两列中，图1为“毕业院校”和“专业”两列的拆分及合并的效果图。 合并数据 要将“毕业院校”和“专业”两列中数据合并为“毕业院校及专业”，有“真”、 “假”两种合并方法，所谓真合并就是将两列数据真正合并到一列中，而假合并表面上看是合并为一列了，实际数据还是存在于两列中，具体操作跟我一起来看看吧。 1、真合并 如果将一列中的数据通过再输入合并到另一列中，那不是我们希望看到的解决办 法，快捷而准确的操作方法是： (1)将需要合并的“毕业院校”和“专业”两列数据通过“剪切”、“粘贴”移动 到一个新工作表中，如命名为“合并”工作表。 (2)在“合并”工作表中将XLS文件另存为TXT文件，单击“文件另存为”，保存 类型选择“文本文件(制表符分隔)”，单击保存按钮后根据提示连续单击两次确定按钮即可。 (3)在Execl中单击打开按钮，重新打开TXT文件，在“文本导入向导步骤之1”中采用默认设置，单击下一步按钮，在“步骤之2”分隔符号中，去掉“Tab键”前复选框的选择，单击完成按钮，这时两列中数据合并到一列中。 (4)将合并后的数据再通过“剪切”、“粘贴”操作移动到原工作表的原位置处， 合并操作完成。 提示：合并后的数据在原来两列数据(如毕业院校和专业)之间会有一个空格，而有时根据实际需要去掉或加宽空格，可采取如下措施： 方法一：对TXT文件进行编辑 XLS文件中列与列之间数据转换为TXT文件后是以制表符分隔的，此时合并后的数据在原来两列数据之间会有一个空格，改变TXT文件中两列之间距离(即改变空格的大小)，对应的XLS文件中原两列数据之间的距离也会随之发生改变，若TXT文件中两列数 据之间距离增大或减小为零，则合并的XLS文件中两列数据之间距离也会随之增大或减小为零。如果你要将两列数据无缝合并，建议应用下面两种方法。 方法二：利用函数ConcateName ConcateName函数可以实现将几个文本字符串合并为一个文本字符串，语法为： ConcateName (text1,text2, )，text1, text2, 为1到30个将要合并成单个文本项的文本项，这些文本项可以为文本字符串、数字或对单个单元格的引用，如图2所示。 图2方法三：利用“&”运算符 利用“&”运算符也可将几个文本字符串合并为一个文本字符串，“&”运算方式同 “+”、“-”等运算方式一样，如图2所示。 2、假合并 我们也来一个“瞒天过海”吧，呵呵，在对单元格设置边框时，利用工具栏中的 “外部框线”将两个单元格框在一起，这样两个单元格中数据就在一个表格中了，打印出来后保证不留一点“作假”痕迹。此招对付较少单元格效果不错，要应付大量的单元格，奉劝你还是来点“真”的吧！否则够你忙的了。 拆分数据 合并方法掌握了，拆分也不难，拆分的方法与前面介绍的合并方法相似，先将XLS文件另存为TXT文件，再对TXT文件进行编辑，将需要拆分的数据用“Tab”键或空格分开，然后再用Excel重新打开编辑后的TXT文件，这样原来在一起的数据就被拆分开了。 处理含有大量信息的表格时，以上合并与拆分的方法很有效，有兴趣的朋友可以试一试。