商务邮件礼仪.docx

商务邮件礼仪邮件礼仪 一、关于标题电子邮件的灵魂所在 主题要提纲挈领，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。 1. 一定不要空白标题，这是最失礼的。如果在未写明标题的情况下不小心点击了发送键，也请追加一封邮件对此疏忽表示歉意。 2. 标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用才能显示完你的标题。 3. 附上邮件出处。对外邮件，最好写上来自*公司的邮件，如：分点渠道陈节雷，以便对方一目了然又便于留存；对内邮件，要加上部门和姓名，如：运营管理部陈节雷。 4. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”。 5. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。 6. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。 7. 主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。 示例： 有错别字 标题太长 乱码 无主题 无发件人 空白 无发件人 P 主题简短明了 有发件人 二、关于称呼与问候细节中体现尊重 1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度 1) 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼如：“各位同事”、“各位领导” 2) 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 3) 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。 4) 称呼是第一行顶格写。 2. Email开头结尾最好要有问候语 1) 最简单的开头写一个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。 2) 结尾常见的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 示例： 无任何内容 称呼没有顶格，问候语没有换行空两格 无称呼和开头问候语 无问候语 落款没有空两格 三、正文关乎成败的主干部分 1. Email正文要简明扼要，行文通顺 1) 若对方不认识你，第一件应当说明自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。 2) Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述 3) 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。 2. 注意Email的论述语气 1) 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 2) 尊重对方，请、谢谢之类的敬语要经常出现。 3) 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论 4. 一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感 5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 合理提示重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度 6. 选择合适的语言和字体 中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对商务邮件。 7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。可以配合图表加以阐述。 8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。 9. 附件 1) 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件； 2) 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理； 3) 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时； 4) 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件； 5) 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用； 6) 如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送。 示例： O O O P 四、结尾签名彰显你的职业化 1. 结束语必不可少，如果你怕忘记了，不如把这部分内容设计在签名里 2. 签名信息不宜过多 签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。 3. 不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。 4. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 五、正确使用发送，抄送，密送 要区分To和CC还有BCC 1. To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。 2. 而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。 3. TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象! 4. 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 5. 转发邮件要突出信息 1) 在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。 2) 如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。 3) 不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。 示例： 收件人与正文称呼不对 收件人排序不对 六、发送前的注意事项 电子邮件发送前应仔细检查收件人，抄送人，主题，所添加的附件等是否正确无误，正文内容是否清晰合理，标点符号是否遗漏等，如果客户端有多个电子信箱，还要确认所使用的的邮件服务器是否正确，不要混淆了内部信箱和外部信箱。 七、回复邮件 忽视或去除他人给自己的电子邮件而不回复者，都是不好的网际行为，因为发信人通常会焦虑地等待回信，甚或怀疑信件是否到达了该去的地方?如果收信者能从信件内容看出正确的收信者，应迅速转送出去。若无法辨认，也应即刻回复发信人并简单解释传送的错误。直接回复对方发来的邮件时，称号和署名也是必要的。