员工出差管理制度(2).docx

员工出差管理制度员工出差报销制度 一、目的 为了更好的规范和管理公司费用开支，形成高效率低成本的运作机制，加强对费用支出的监督管理，特制定本制度。 二、制定程序 本制度由行政人事部负责编制、解释，行政总监负责修订，总经理审批。 三、释义 1、当日出差：出差当日可能往返者； 2、远途出差：出差必须在外住宿者。 四、出差审批程序 1、员工因公需要外出工作时，在行政人事部领取并填写出差申请表，并需交部门主管签署意见后交由总经理批准 2、各级领导批准后，出差人持出差申请表到财务办理有关借款手续。 3、出差人员出差前，必须将审批后的出差申请表交行政人事部备案。 4、如特殊原因未能办理出差申请表的，返回后应在两个工作日内补办相关手续，如未补办或补办未获批准的，则按旷工处理，所有费用自负。 五、出差后需履行的手续 1、员工出差返回后需要提交出差报告，填写实际出差天数，交办公室核准后，报销差旅费，最后将出差申请表和出差报告一起留办公室备案。 2、员工出差须按时返回，如特殊情况不能按时返回，须电话提前请示领导续假。返回后应在两个工作日内补办相关手续，如未补办或补办未获批准的，则按旷工处理，续假天数的费用自行承担。 3、员工出差返回后，三个工作日内提交出差报告，及时汇报出差成果。 六、差旅费报销标准 出差地点区分为一类区、二类区，即： 一类区：特区、北京、上海、深圳、广州等地 二类区：除一类区以外的地区 1、住宿费及补助标准 负。 1.2长期出差：确因工作需要，在同一地方(或相邻)出差天数超过7天以上者，住宿标准下浮20%。 1.3多人出差：同性员工原则上应两人住一间标准客房，住宿标准下浮15%(异性员工住宿标准不变)。 1.4 如出差地有公司租住的宿舍或其他临时住点，应优先选择，并不再额外报销住宿费用，特殊情况除外。 2、交通补贴标准 2.1依票据报销：出差人员以乘坐普通车、船、火车座票、硬卧为主。乘坐飞机或火车软卧从严控制，确因工作需要，需报总经理批准(外地需电话联系征得同意，返回后补办手续)，否则超额费用自负。 2.2市内公车费：按实。 3、餐费补贴标准 一类区每人每天60元，二类区每人每天50元。 4、特殊情况报销标准 主管级/部门主任 员工级 300 260 260 200 80 50 职务 公司级领导 总监/副总级 一类区 实支 400 二类区 实支 350 每日补助标准 / 100 1.1住宿费报销限于在该地停留两天或以上(指需要安排住宿)，原则上要求当日返回；住宿费以实际住宿天数平均计算，超出部分自 1、出差人员若住宿费、伙食费及车旅费已由客户、公司业务相关单位支付的，不允许再以任何理由向公司报销，违者一经查实，酌情处以1-2倍罚款。 2、陪同领导(专指董事长、总经理)出差、接待宾客、代表领导出席会议或参加活动按票据实报实销，但要在报销单上加以说明。 七、交通工具选乘管理： 职别 董事长、总经理 总监、副总经理 主管级、员工 火车 软卧 硬卧 硬卧 飞机 头等舱 须批准 须批准 轮船 商务舱 经济舱 经济舱 汽车 按实 公车 按实 按实 如出差使用汽车、火车、飞机、轮船等运输工具，票据实数报销，如使用公司用车，则报销标准参照车辆费用报销制度。 八、差旅费报销注意事项 1.1出差人员差毕报销差旅费必须先到行政人事部确认考勤(即出差时间)后，方可到财务部凭员工出差申请表及票据根据财务制度报销。 1.2出差人员差毕，必须一周内向财务部门报销结帐，多退少补，不得拖帐，不足部分可从当月工资中直接扣除。以财务审核日期为准，超过报销期限，要进行处罚，15日内(含)按出差费用金额20%扣除结帐，30日内(含)按出差费用金额30%扣除结帐，30日以上不予报销，并追回欠款。 1.3差旅费报销单据要求单据齐全(指车票及住宿发票)，粘贴整齐，分类有序，时间地点相符，其单据由出差人员所在部门领导负责核对，财务部审核，总监/副总经理、总经理审批后方可报销。 1.4如果报销项目遇特殊情况，必须提前申请经公司批准后方可执行，事后不予以报销。 1.5审批责任：出差报销须按规定严格执行，审批或审核者把关不严造成差错，要首先追究审批者或审核者责任，并酌情处以差错部分1-2倍的罚款。 2、出差补助天数的计算方法： 2.1出发日补助计算：以有效的车票或飞机票的准确开车或起飞时间为准：上午12：:00前出发的可享受全天补助；12:00后出发的可享受半天补助。 2.2到达日补助计算：以有效的车票或飞机票的准确开车或起飞时间为准：上午12：:00前返回的可享受半天补助；12:00后返回的可享受全天补助。 3、出差天数计算方法：按照实有天数计算。 4、参加会议等集体的活动不再给予餐费补贴，如在会议酒店住宿，不给予交通补助。 5、正常情况下，员工往返车站、机场等进出港，优先选择地铁、机场大巴等公共交通工具。 6、无特殊原因，住宿费超标部分一律自理。 7、费用核算：公司所有人员的出差费用均计入各部门成本。 九、出差纪律 1、每次出差以车、船、机票的日期为准计算：员工出差于上午10:00前回公司所在地，下午必须回公司上班;于下午22:00后回公司所在地，次日上午可晚2个小时上班。 2、在出差途中，确因工作需要，调整出差地点和时间，应事先征得部门主管及主管领导同意，并及时报行政人事部备案，否则，新的出差地部分差旅费不予报销，超出时间按旷工处理。 十、相关记录 附件一出差申请表 出差人 申请时间 计划出差时间 出差地点 拟借出差费用 总经理 部门经理 出差申请表 所属部门 同行人 年 月 日至 年 月 日 出发时间 出差事由 申请人 注：出差人填写申请单经批准并办理完相关手续后交到人事行政部一份存档，未交申请单或申请单未经领导签字者视为缺勤。 附件二出差报告单 出差报告单 出差日期 出差地点 同时出差人员共_名： 出差任务 完成 任务完成情况 待完成 未完成 任务执行过程中所遇到的问题及处理方法 备注 出差人签字 部门领导签字