合同管理内部控制制度.docx

合同管理内部控制制度*药业有限公司 合同管理内部控制制度 第一章 总则 第一条 为加强公司经济合同管理，保障公司合法权益，预防合同纠纷，根据中华人民共和国合同法、民法通则等国家有关法律法规、制定本制度。 第二条 本制度所称合同是指公司与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。 第二章 合同管理部门及职责 第三条 本公司合同管理实行专门管理和承办部门管理相结合的原则，由公司办公室对公司所有合同进行专门管理，公司内部承办部门设专人负责合同的管理工作。 第四条 办公室合同管理的职责： 负责拟定本公司的合同管理制度并组织实施； 组织制定本公司的标准合同文本； 参与本公司特殊合同、重大合同的可行性研究、谈判和文本起草工作； 对合同的合法性、有效性进行审查； 监督、检查、考核合同的履行情况； 参与处理合同纠纷、合同争议的协调工作； 负责合同的保管、归档工作； 负责对合同承办部门进行业务指导，对相关人员进行法律知识培训。 第五条 承办部门合同管理职责： 负责合同相对方资信情况、履约能力的调查； 负责所承办合同的谈判； 负责按照本公司标准合同文本起草合同； 负责合同的履行，解决履行中出现的问题； 按时向公司办公室提交与合同有关的资料。 第六条 公司对外签订合同协议应当由法定代表人或其授权的人签章，同时加盖公司印章或合同专用章。 授权签章的，被授权人应在授权委托的范围内签订合同，超越权限范围所签订合同无效。 第七条 严格履行合同审批制度，所有合同由承办部门起草合同文本，交由公司办公室审核，办公室审核通过后交由分管副总经理审批，最后交由董事长批准。特别重大的合同由董事会审议后交股东大会批准。 第三章 合同编制与审核 第八条 公司根据对市场情况的分析和了解，合理选择合同对方。 第九条 在正式签订合同前，应先对合同对方进行资格审查，主要审查以下几方面： 对方是否具有主体资格； 对方是否具有履约能力； 对方技术和质量指标保证能力； 对方市场信誉、产品质量等 对审查未通过的，不得与之签订合同。 第十条 公司对外签订合同一般由公司起草合同文本，重大合同或特殊合同的起草，公司可聘请法律专业人员参与。 由对方起草合同协议的，公司承办部门和办公室应进行认真审查，确保合同条款内容准确反映公司诉求。 公司也可选用国家或行业示范合同文本，在选用时，对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据企业的实际需要进行修改。 第十一条 实行合同会审制度，由公司办公室组织召集有合同条款涉及的部门人员参加，对合同进行会审，其审核要点是： 经济性。合同协议内容符合企业的经济利益。 可行性。签约方资信可靠，有履约能力，具备签约资格；资金来源合法，担保方式可靠，担保资产权属明确。 严密性。合同协议条款齐备、完整，文字表述准确，附加条件适当、合法；合同协议约定的权利、义务明确，数量、价款、金额等标示准确；合同协议有关附件齐备，手续完备。 合法性。合同协议的主体、内容和形式合法；合同协议订立的程序符合规定，会审意见齐备；资金的来源、使用及结算方式合法，资产动用的审批手续齐备。 第十二条 公司对外销售产品拟定的销售格式合同，签约人员不得更改合同的条款和内容。 第四章 合同订立控制 第十三条 公司正式订立的合同协议，除即时清结外，应当采用书面形式，包括合同书、补充协议、公文信件等。 因情况紧急或条件限制等原因未能及时签订书面形式合同的，应当在事后办理补签手续。 第十四条 公司正式订立的合同，除小型物料采购合同外，一般应留存三份以上的合同正本，一份由公司办公室存档，一份由公司财务部据以办理结算，一份由承办部门保管和履行。 第十五条 经公司审核同意签订的合同，应由公司办公室盖章和编号，统一登记管理。未经审核或手续不全的合同、协议，办公室应当拒绝盖章。 第十六条 对于重要合同协议，原则上应当与合同对方当事人当面签订。对于确需企业先行签字并盖章，然后寄送对方签字并盖章的，应当在合同协议各页码之间加盖骑缝章。 第十七条 根据规定有些合同需要经过批准、登记、公证后才能生效的，应及时办理有关手续。凡涉及公司商业秘密的合同，有关知情人应注意保守秘密，不得以任何形式泄露。 第五章 合同履行控制 第十八条 合同签订后，公司应积极履行合同规定的义务，并享有合同规定的权利。 合同履行过程中，如发现合同对方可能发生违约、不能履约、延迟履约等行为的，或公司自身可能无法履行或延迟履行合同的，应当及时采取措施，并向公司总经理报告。 第十九条 已经订立的合同，如果发现有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形，已经或可能导致公司利益严重受损，合同承办部门应当及时向公司总经理报告，并采取合法有效措施，制止危害行为的发生或扩大。必要时可以请求仲裁机构或人民法院对原合同予以变更或解除。 第二十条 公司财务部门应当根据合同条款审核执行结算业务。凡未按合同条款履约的，财务部门有权拒绝付款。 第二十一条 在合同执行中如对方发生违约情形，应按合同条款的有关规定收取违约金，给公司造成损失的，应要求对方赔偿损失，并可申请人民法院采取财产保全措施。 如果由于公司自身原因造成违约情形，合同承办部门应向公司负责人报告，并与合同对方进行协商处理。 第二十二条 合同在实际履行过程中如果发生纠纷，合同承办人员应当及时向公司负责人报告，公司在规定的诉讼时效内与对方协商谈判。 经双方协商达成一致意见的，应当签订书面协议，由双方法定代表人或其授权人签字并加盖单位印章后生效。 合同纠纷经协商无法解决的，依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。 第六章 合同归档管理 第二十三条 建立合同管理档案，对已签订的合同要逐份进行分类、编号、登记，并装订成册。 第二十四条 合同签订完毕，合同承办人要在三个工作日内将合同有关材料，交给公司办公室进行统一管理。 第二十五条 对已执行完毕的合同要注明“存档”标记，并注明日期，按档案管理规定进行归档。 第二十六条 合同的保管期限为长期保存。 第七章 附则 第二十七条 本制度由公司办公室负责解释。