合同档案管理办法.docx

合同档案管理办法1. 总裁办对内外的接待流程 对外: 1.笑脸相迎，茶水相待。 2.询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。 3.索要名片。 4.及时向董事长请示。 5.按董事长意见引见，接待。 6.根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐 对内: 1. 询问员工具体情况 2. 及时向董事长请示 3. 按董事长意见引见,接待 2.合同档案建立及流程制度 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、 适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、 术语和定义 1、 档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、 档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、 职责 1、 行政中心： 1） 负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。 2） 建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3） 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4） 负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5） 提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6） 负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、 其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政中心； 2）向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、 各部门主管人员 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 1、 档案管理细则 1）档案资料的归档范围 公司对外发出的公文，如给*的请示报告类公文等； 公司收到的公文，如*职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件； 本公司与其他单位来往的文书及权益文书等； 公司领导的批示、指示等； 重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等； 反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等； 公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报； 本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料； 本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料； 本公司发布的各类广告、宣传材料； 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等； 外出公务活动所获得或形成的档案资料； 财务档案资料； 各种实物档案； 其他具有利用和保存价值的文件资料。 2、档案资料的归档要求 归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。 一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存 档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政中心以影印本归档。 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。 子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。 各种实物档案必须原件归档，并保持其完好无损。 3、档案资料的归档时间 时归档 下列文件应在传阅、办理结束或取得后即时归档： a) 公司规定的密级文件； b) 重要文件，如*批文、核准文件、证照等； c) 合同、协议书等正本及过程资料； d) 公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料； e) 其他认为需要即时归档的资料。 定期归档 a) 部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政中心； b) 部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政中心； 电子声像档案的归档 a) 重要电子声像档案应实时进行、随办随归。 b) 一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。 c) 每年3月底前必须向行政中心移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政中心 核实后刻录成光盘等载体脱机保管。 4、档案交接 部门内档案交接 部门档案管理人员工作变动或离职的，要填写档案移交清单，由部门负 责人指定的接收人核实无误后签字，行政中心见证。 5、档案移交公司的流程 a) 经办部门检查文件或档案，编制移交清单； b) 行政中心根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对； c) 档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上签字，双方各保存一份； 6、档案保管 档案编号 a) 档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。 b) 档案分类各级名称经确定后，应参照档案分类编号表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 c) 档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。 d) 档案分类及编号的增补、修订等由行政中心结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。 e) 建立档案目录存于案卷盒内，便于查阅。 7、附则：本办法由公司行政中心制定并负责解释。