医院采购部工作流程.docx

医院采购部工作流程采购管理制度与工作流程 一、 目的： 为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。 二、 适用范围： 适用于本医院采购管理。 三、内容： 1、 总则 为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 2、 采购基本流程 采购需求-采购计划-寻找供货商-询价、比价、议价-采购洽谈-合同的签订-交货验收-质检-入库-计划对账-财务结算 采购流程图如下图所示： 采购需求 产品采购部 院长/ 财务 采购计划 审批 寻找供应商 总监 寻价、比价、议价 采购洽谈 院长 审批 合同的签订 财务部确认付款条件及帐期 建立供应商资料 下单 董事长审批 验收 不合格 交货验收 验收合格 退货 1） 采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。 计划对账 入仓 财务结算 2） 供应商的选择和考核： 供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。 3）询价、比价、议价 。 4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。 5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。 6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。 7）财务结算：货物入库后，财务结算 3、申请商品采购流程图采购部审批 提出需求 各部门 采购订购 采购部审批 院长/财务审批 1）各部门提出采购需求， 2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报院长、财务审批； 3）审批通过后，由采购主管下单。 4、申请付款流程图 采购 财务部付款 根据供应商帐期限 采购人对账 采购部审批 院长/财务部审批 1） 2） 3） 4） 采购商品入仓后，做应付款计划 计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款； 采购部审批到期应付款 院长批准付款 5、商品到货验收流程 仓管验货 1） 2） 仓库根据供应商送货单验收产品 验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复 仓管打入库单 成本会计审核入库单 进仓 6、退货流程 同意 退货申请单 采购部审核 1） 2） 3） 4） 报损 仓库 退单 供应商 退货部门填写退货申请单，写明原因 采购部根据供应商合同和合作情况，审核退货申请 审核通过可退回仓库，仓库每周以供应商为单位做退货单 不能退回供应商的，做报损处理，报损比例不得超过0.5% 四、 采购管理制度： 1) 建立供应商资料管理册，售后服务管理表。 2) 建立、建全比价制度，保证采购产品的质优价廉。 3) 每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。 4) 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人。 5) 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。 6) 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。 五、采购部职责 采购部工作职责 1.制定并完善采购制度和采购流程： 根据本院的长期计划，拟定采购部门的工作方针和目标； 负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行； 2.制定并实施采购计划： 根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采购计划； 审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制订采购计划； 组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况，据此编制采购预算和采购计划； 根据采购管理程序，负责采购项目的谈判、签约，检查合同的执行和落实情况； 督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作，确保采销质量； 3.采购成本预算和控制： 编制月度和周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本； 采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制； 对采购合同履行过程进行管理、监督检查，及时支付相关款项； 4.选择并管理供应商： 根据公司的销售需求，选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供应厂商，建立长期战略同盟； 建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统； 不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和调查； 制定供应商管理办法，加强对供应商的管理、考核，确保供应商提供产品的优良性； 采购主管职责 1、系统信息更新 2、仓库库存的掌控 3、资料的整理 4、直配供应商的沟通和维护 5、直配供应商促销政策的制定和落实 6、库存情况周、月报表 7、供应商应付款的统计、结算与协调 8、直配商应收款和应付款的统计、结算和监控 9、相关表格的制作和归档