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办公自动化教程1、OA系统的构成要素:人员、组织机构、办公制度与办公例程、技术工具、办公信息和办公环境。 2、OA系统的基本特征: 交互式 一般嗯数据处理是单一的控制流，有事先确定的输入输出，无需人的干预；OA系统则往往需要根据不同的输入调动不同的控制，因而人-机对话，人的干预是必不可少的。 多任务并行 办公活动的处理往往不能由办公人员预先控制，许多工作要求随时出现随时处理。这是保证办公效率所必需的。 自主性 这是指系统既要随时间、任务的推移按一定“周期”自动激活，走完能随着服务请求随时激活，作出必要的反应。 集成化 这是现代OA系统最重要的特征。它需要综合利用多种学科的理论、技术和工具， 把一系列独立分散的设备和专用系统连接起来，构成一个能协调运转和相互通信的集成系统。 3、办公系统的五类模型:信息流模型过程模型数据模型决策模型行为模型 4、OA系统的主要功能: 资料制作 资料通常可以分为两类:以文字文本为主的资料和以数据为主的资料，后者常常要利用数据制作图表。这是OA系统必需具备的基本功能。 电子文档管理 电子文档管理就是用计算机对各种材料、文件、档案乃至书籍、刊物进行登录、保管和检索。与手工管理类似，它同样可以处理单份资料、文件夹、抽屉、文件柜等不同组合，也可以加锁。 电子秘书 电子秘书可以辅助秘书完成各类复杂的日常工作，甚至可以在某种程度上取代秘书，它具有来访接待、日程管理等多种预约办理功能。 电子邮政 电子邮政系统可以综合电话、传真、普通邮政及数据处理的多重优势，快速完成办公室所需要的信息交互。 决策支持 决策支持功能就是利用系统所累积的全部信息以便于观察，易于分析的形式显示出来，帮助决策者进行分析、判断，为决策提供可选方案。 5、未来的OA系统:小型化集成化网络化智能化多媒体化。 6、基本OA系统的主要功能:文字处理、电子表格、数据库处理、电子日程管理和电子公文管理。 7、文字处理:针对正文性质的字符进行处理，其工作范围主要是以传统的秘书工作为中心，侧重点是人际信息交流。 8、在邮件合并功能中，系统采用两类文档:主文档和数据源文件。 9、表格处理主要有3种形式:规范化表格处理、表格栏目处理、表格的整体处理。 10、表格软件的分类:专用表格处理软件；通用表格处理软件。 11、表格软件的作用:显示组织分析 12、敏感性分析:是指在表元数据中，哪些参数的变化对最后的结果影响最大，而哪些影响小，即分析模型对各种参数的敏感性。 13、数据库的主要特点: 数据库是高纯度结构化的、有组织的 数据库是多个应用所需要的大量数据的集合，数据按照数据库的结构进行组织，其中的每个数据不仅有其值，而且有明确的意义。 数据冗余小 由于数据库不是面向应用而是面向系统的，多个应用所需要的相同数据不必重复出现，从而减少了重复信息。 数据具有共享性 数据共享是数据库的目标之一，可以实现同一信息从不同角度，以不同的组合、为不同的用户服务。 数据具有独立性 数据存储独立于使用它的应用程序。数据独立性包含物力独立性和逻辑独立性。 数据的集中管理与维护 数据库系统依靠数据库管理系统对数据进行输入、更新、查询等操作，并实现数据的安全性、完整性控制。 14、数据库管理系统的功能:数据库定义、数据库管理、数据库建立与维护、数据通信、其他服务。 15、关系模型数据库是各种新型数据库的基础。 16设计数据库的基本步骤: 明确创建数据库的目的 要获得一个高质量的数据库，首先是要确定创建该数据库的目的及使用方式。 定义表的结构 具体包括确定组成数据库的表；确定表中需要的字段；确定关键字数据结构的规范化 定义表间的关系。一对一关系，一对多关系，多对多关系。 检查与优化 在设计完需要的表、字段和关系后，就应该进行认真的检查并找出可能存在的问题。 输入数据并创建其他数据库对象 17、电子日程管理:就是对办公人员的工作、办公活动的开展及办公设备的使用等的时间安排进行管理的工具。在国外，也被称为行政管理支持。主要功能:时间管理、访问权限制、活动安排、办公用品地时间管理、其他。 18、公文:是在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，发布行政法规个规章，实施行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。 19、电子文档管理的优势: 采用共享存取文件减少工作量 存取文件不受时间、地理位置的限制 检索查询快捷 文档管理一体化 利用电子档案柜方便档案管理 20、电子档案柜是一个虚拟概念、是以计算机的高速运算和海量存储能力，支持记录、文件的集合的形式管理文档，提供任意排序、快速检索、及时更新的能力。 21、电子邮政系统:是一种以电子方式产生邮件信息，以电子信号向收信人传送信息的通信方式。 特点:通信延时。电话、电子邮政以电子速度传递信息，通信延时少。 同步问题。电子邮政与传统邮政类似，利用邮箱解决同步问题，而且电子邮政更优于传统邮政，可以有直接收发、延时收发、定点收发等多种功能，且不受时区、地理等因素的局限。 系统可靠性 电子邮政系统可靠性高，特别是可以立即得到反馈信息。 多拷贝发送 使用电子邮政系统的多拷贝发送功能，可以将同一内容的邮件同时传送给多个用户，快捷、简便。 22、电子政务系统的主要功能:邮件生成与发送，邮件传输，接收和后处理，其他。 23、电子排版系统的构成:排版程序、终端、照相排版机、印机字、RIP。 24、文稿的输入通常有两种形式:联机输入、脱机输入 25、校改又可以分为文本校改和版式校改。 26 桌面出版系统:指一类不需要专用排版设备，只是在高档微机上配有出版工具软件，即可以满足一般出版要求的计算机系统，也称为微机排版系统。 27、语音识别与理解系统有三部分组成:预处理、语音识别或训练，后处理。 28、语音识别系统可以根据下列三个因素组合分类:语音类型、词表规模、说话人限制。 29、语音合成:指模仿人的上述语音生成过程，将计算机中的文本信息转换成相应的语音符号，并控制音响设备输出语音的过程。 30、图形、图像处理系统的主要功能:输入存储处理图与数据的相互转换传输输出 31、管理信息系统:是一个利用计算机的硬件和软件，手工规程，分析、计划、控制和决策模型以及数据库技术的人-机系统，它能提供信息，支持企业或组织的运行、管理和决策功能。特点:人机系统。 计算机是提高管理效率、完善系统性能的重要工具，而人才是系统的主体与核心。 一体化 建立整个系统统一规划的数据库是成熟的MIS的重要特性。 面向结构化问题 它要解决的主要问题是管理中所涉及到的结构化问题，即日常的例行信息处理和有确定结果的结构化决策。 利用数学方法和各种模型 强调对经营管理过程的分析、计划、预测与控制作用， 31、决策支持系统的特点: 面向半结构化乃至非结构化问题。 用户是决策者 支持模型构造。 提供备选方案 强调人的作用 32、“四库”是指数据库、模型库、方法库和知识库。 33、通信分为:模拟通信、数字通信、数据通信三种；窄带信带、话音频带信带、宽带信道。信号带宽越宽，对通信设备及传输介质的要求越高。 数据传输速率是通信信道的重要特征之一，也称信道速率。 误码率是衡量数据通信系统或信道传输可靠性的指标。 传输模式同步传输和异步传输两种。按照信息传送方向与时间的关系，有以下三种工作方式:单工通信、半双工通信、全双工通信。 34、信息交换方式:线路交换、存储交换 35、常用局域网传输介质:双绞线电缆、同轴电缆、光缆。 35、访问控制方式主要有两类:分时方式和竞道方式。 36、令牌传递控制非常适合于环形拓扑结构，常用的方法如令牌环。 37、物理层、数据链路层和网路层属于通信子阳，提供面向网络的服务。而高层的应用层、表示层和话路层属于资源子网，提供各种面向用户的服务。应用层是OSI参考模型的最高层。 38、网络互联的类型:同类局域网链接、异型局域网连接，局域网与广域网连接，广域网与广域网连接。 39实现网络与网络连接的主要有，中继器、网桥、路由器和网关等。 40、OA软件体系可分为三层:系统软件、公共支撑软件、专用软件。事务处理软件是基础层，OA系统办公事务分不确定性事务和确定型事务两种。目前办公事务处理层专用软件基本属于确定型办公事务处理应用。 决策支持软件是办公自动化高层软件。 41程序的基本逻辑结构有三种:顺序结构、循环结构、选择结构。 42、可视化开发方法只适用于那些较为成熟的应用领域。 43、软构件集成了多种技术，其中最主要的是部件组合化技术和部件嵌入技术。 44、可行性分析包括，经济可行性、技术可行性、社会可行性。可行性分析的工具:组织结构图、数据流图、数据字典。 45、常用的代码形式有:顺序码，层次码，助力记码。结构设计是概要设计阶段最重要的任务。 46、结构化程序设计方法是详细设计阶段的逻辑基础。 47、系统切换的方式大致有:直接切换、平行切换、阶段式切换。 48、软件维护有:改错性维护、适应性维护、完善性维护、预防性维护。 49、按计算机病毒的破坏程度，可以分为良性病毒、恶性病毒。按计算机病毒入侵感染的途径可以分为4类。源码病毒；入侵型病毒；引导型病毒；外壳型病毒 50，用户界面的类型:命令行式界面、填表式界面、菜单式界面、直接操作式界面、高级三维图形界面。 51、在界面设计中，应该强调三个原则: 树立用户友好和用户中心思想 表现形式与内在特性并重 坚持通用化和标准化