办公用品管理制度及表单.docx

办公用品管理制度及表单办公用品管理制度 第一条 目的 为加强规范集团办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序和行为，提高办公用品效率和工作效率，做到管理有序、责任明确、节俭节约、避免浪费，制定本制度 第二条 适用范围 集团总部及各分集团 第三条 办公用品的管理责任部门 办公用品的管理统一归口为综合办公室 第四条 办公用品的分类 办公用品按试用的性质分为易耗品低值品和耐用办公品 1.易耗低值品：只要指签字笔、水笔、铅笔、圆珠笔、固体胶、胶带、剪刀、A4纸、印泥、文件夹、复写纸、大头针、回形针、线插板、订书机、计算器、电话机等容易损耗的日常办公品。 2.耐用高值品：主要指电脑、打印机、复印机、空调、相机、投影仪、文件柜、办公桌椅等相对价值较高且耐用的办公用品、 第五条 办公用品的采购 1.办公用品、文印用品等行政用品的购买由各部门在年初部门计划中显示，并列入预算，一次购买金额达3万元以上，或者年消耗量达5万元以上的，经主管上级、分管副总、总经理审批后由集团组织统一招标。 2.不在招标范围内的办公用品由综合办公室统一采购。综合办公室要做好供应商的建档工作，编制出常用办公用品的价格表，把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甄选工作，尽最大的可能控制好办公用品的采购成本。 3.综合办公室于每月底编制出当月的各部门办公用品使用情况、费用统计表和下月集团办公用品的使用计划，报分管副总、总经理审核 4.每月1日，负责办公用品管理的仓库保管工作人员根据审批过的当月办公用品使用计划，结合办公用品库存情况，提出书面采购建议 5.采购人员根据仓库管理员的书面采购建议，填写采购申请单。采购固定资产办公用品时，要有财务审批意见，购买500元以下办公用品由部门主管审批，500至1000元的要经分管副总审批，1000元以上的要经分管副总和总经理审批；购买非常用或专属办公用品时，由购部门填写采购申请单，由部门负责人、行政人事主管、分管副总、总经理审批同意后，交由采购人员予以采购。 6.审批后，对一次采购数量多、金额较大需要签订合同的，按照合同约定的结算方式进行结算。金额数额较小的零星采购，采购人员可凭审批后的采购申请单到财务部借支现金进行采购。 7 .常用办公用品至少要保持五天的安全使用库存 8.综合办公室要加强对办公用品采购、库存保管的监督和管理，如发现采购人员和仓库管理人员有违规行为，视情况给予处分。 第六条 办公用品的入库 1.采购人员在采购半日内，凭借采购申请单、对方出具的物资清单、发票等到仓库管理员处理办公用品入库手续，未经入库不得领用。 2.仓管员办理入库时须核对采购申请单、发票与实务是否一致后，方可办理入库手续，填制办公用品入库单，经采购经办人、仓库管理负责人及综合办公室主管在入库单上签字。 3.仓管员凭入库登记存货数据和相关账目。 第七条 办公用品的保管、申请、领用、使用及管理 1.备用的办公用品由仓库管理员统一进行封闭保存，并实行每月盘存制。综合办公室每月末后两天进行办公用品的盘存，盘存内容宝库库存情况和检查已发放的耐用高值品使用、保管情况，并让相应的保管人员签字确认，以确保耐用高值品的使用效率。 2.办公用品的领用都需要填写办公用品领用申请单容、易消耗低值品由部门负责人、综合办公室主任审查比准，耐用高值品的申请由部门负责人、行政人事主管、分管副总、总经理审批。 3.各部门凭借审批过的办公用品领用申请单到仓库保管员处领所需办公用品。领取人要在办公用品发放表上签署本人姓名和领取日期。涉及耐用高制品的，必须是使用人前来领取并签字，以明确具体保管责任。 4.已领取使用的办公用品由实际使用人和部门负责人承担责任。对因个人自身过失、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，由负责人承担所造成损失部门的赔偿。 第八条 办公用品的报废 集团对耐用高制品的报废实行审批管理。各部门如有耐用高制品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。 1.对一些简单问题可自行维修处理。但对保修服务品，且在保修期内的，不得擅自自行处理。 2.对维修品出现问的应当提交办公用品保修单至综合办公室，由行政办公室是联系维修人员统一处理。 3.对维修不成的耐用高值品实行报废处理。报废应当是在对可能维修的，提交过维修申请，经过专业人员维修但无法维修好的情况下，或者是对无条件维修的，经过行政办的故障认定，方可由该管理品的保管人填写办公用品报废申请表，经所属部门负责人、综合办公室、财务部签字确认后，报废事项方成立。报废品原购买价单件超过1000元的，须报请分管副总比准;原购买价值单件超过3000元的，须报请总经理批准。 4.耐用高值品在经过报废审批后，由综合办公室进行回收处理，以求尽可能的开源节流 5.耐用高值品完成报废程序后，应当从耐用高制品登记表内核销，核销时须附上办公用品报废申请表 第九条 辞职清退情况处理 对辞职、离职或不在集团工作的员工，须在办理完办公用品清退手续后方可办理工资领取事项 附件1：办公用品采购申请单 部门： 申请人： 申请日期： 申请项目 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 物品名称 规格型号 数量 单价 金额 合计金额： 申请理由： 部门负责人： 综合办公室主任： 分管副总： 总经理： 附件2：办公用品领用申请单 领用部门 用品名称 数 量 领用人 用 途 使用人 领用日期 备注 部门负责人： 综合办公室主任： 分管副总： 总经理： 附件3：办公用品维修单 设备名称 使 用 人 保修部门 设备编号 故 障 现 象 处 理 结 果 或 建 议 报 修 部 门 建 议 维护员签字： 综合办公室主任： 附件4：办公用品报废申请单 办公用品名称 报废日期 申请报废原因 所属部门 备注 所属部门负责人： 综合办公室主任： 副总经理： 总经理：