办公室文化及6S管理规范.docx

办公室文化及6S管理规范唐山市烟草专卖局 办公室文化及6S管理规范 手 册 办公室 1 二一一年一月 目录 烟草行业文化架构体系 唐山烟草办公室文化架构体系 办公室6S管理操作手册 2 烟草行业文化架构体系 行业共同价值观：国家利益至上，消费者利益至上 行业愿景：责任演出、诚信烟草、和谐烟草 行业使命：报效国家、回报社会、成就员工 行业精神：宽容开放、改革创新、敬业奉献、自律自强、 行业行为信条：潜心做事、低调做人 行业行为准则:讲责任、讲诚信、讲效率、讲奉献 3 唐山烟草办公室文化架构体系 核心文化 共同价值观：国家利益至上，消费者利益至上 使 命：明确自身定位，增强工作主动性，强化服务职能 愿 景：铸一流业绩 成一流团队 释义：建立一流的领导团队、打造一流的员工队伍、保持一流的工作状态、秉承一流的科室服务、树立一流的科室形象，创造一流的工作业绩。 组织管理文化 管理理念：制度化、规范化、程序化、科学化、人性化、标准化 沟通理念：互信互谅 换位思考 管理理念：激发潜能 成就人生 科室精神：点滴筑就辉煌 科室格言：知之非艰，行之惟艰。 工作信条：出精品，创特色，争一流 服务理念： 4 对来唐宾客：精益求精 与众不同 对上级领导：领会意图，突出重心，精心服务，忙而有效 对各部门：沟通协调 服务至上 办公室形象： 科室员工图腾：千里马勇敢顽强、一往无前 科室员工形象：敬业 专业 乐业 科室公众形象：烛光 释义： 烛之源源清则流清，本固则叶茂。春华秋实，岁月如歌。多年来，唐山烟草始终把“国家利益至上，消费者利益至上”作为企业至高无上的价值观，既认真贯彻各项政策法规，又最大程度上保障了广大消费者的需求，成就了唐山烟草的传奇，也为办公室的发展奠定了深厚的基础。 烛之芯 一缕丹芯燃炽爱，满腔热忱绘蓝图。“自强不息，甘于奉献。勇于创新，开拓进取”的办公室精神，拥有丰富内涵5 的宗旨、信条、定位、和愿景使命，都支持着办公室全体人员团结一心，聚力凝神，在筚路蓝缕中艰难缔造，在凤凰涅槃中永向前方！ 烛之焰星火能燎原，赤焰映沧桑。唐山烟草先进而科学的发展观、人才观、学习观、安全观、执法观、营销观、服务观，为企业的发展奠定了深厚的文化根基，为今日唐山烟草的磅礴发展起到了中流砥柱的作用，也为办公室的发展提供了广阔天地。 烛之形厚德以载物，大音无声大象无形。以“客户满意是我们永恒的追求”的服务观为中心建立了一套追求卓越的服务规范体系，树立了办公室全员的大服务观，成为办公室闪耀光芒，创造感动的可靠保证。 烛之情人本信念，薪火相传；众志成城，情怀激荡。以人为本，成就了办公室的勃勃生机；众志成城，员工在办公室找到了心的归属，为科室赢得了斗载车量的荣耀，员工在平凡的岗位上学会了用心奉献！ 星移斗转，磨不灭往事的烟云；日月轮回，冲不断来者的怀想以优秀的“烛光”科室文化为支撑的唐山烟草办公室正以豪迈而坚定的步伐走向未来 6 办公室6S操作规范手册 1 总则 为有效推行6S活动，给员工创造一个整洁、干净、舒适的工作场所和环境，使办公室文明办公提升到一个新层次、特制定本规范。 2 适用范围 本规范适用办公室全体员工。 3 办公室整体规范 3.1 范围说明 办公室内的所有区域和角落。 3.2 操作规范 3.2.1整理 3.2.1.1 办公室内无闲置、破旧、损坏的办公桌椅或其他物品，损坏的物品根据公司相关规定及时报告处理。 3.2.1.2 报纸及杂志应放置于统一位置，只允许保留不超过一个月的报纸及杂志。 3.2.2 整顿 3.2.2.1 办公室内明显物品位置合理，放置得当。 7 3.2.2.2 室内若有其他必需物品，则应合理收纳起来，并整齐放置。 3.2.2.3 扫帚、簸箕、拖布应放置于卫生间不明显的适当角落处。 3.2.2.4 电源电器线：室内所有电源电器线均需用束线按类别束起，悬挂，便于清扫。 3.2.2.5 对垃圾桶实行定置管理，每人一个垃圾桶，放置于自己办公桌的右下角，每天进行倾倒。 3.2.3 清扫 3.2.3.1 办公室内无散乱的报纸、文件等，地面干净，所有物品保持整洁。 3.2.3.2 墙壁：不得有蜘蛛网、灰尘、污渍、过期的公告物、标语、乱写乱画的字迹、残留的张贴物、吊着无用的资料。 3.2.3.3 办公室所辖区域必需保持干净、卫生、整洁。 3.2.3.4 办公桌面保持整洁，按照公司整体要求规范放置物品。 3.2.4 清洁 3.2.4.1 将整理、整顿、清扫的实施制度化、规范化 3.2.4.2 经常进行整理、整顿和清扫，并贯彻执行到日常的6S工作之中。 3.2.4.3维持整理、整顿、清扫的成果，使其成为一种制度和习惯，从而获得坚持和制度化的条件，提高工作效率。 3.2.4.4实施了就不能半途而废，必须坚持制度和加强监督，防止回到原来的混乱状态。 8 3.2.5 素养 3.2.5.1根据办公室发展须要，制订各种行之有效运转的规章制度，规范全体员工的行为准则，全体员工应自觉执行，形成科室文化。 3.2.5.2不但要学习规章制度，而且要自觉遵照制度去执行，不以善小而不为，不以恶小而为之，防微杜渐，拒腐防变，做好工作中的点点滴滴。 3.2.5.3 每天对照自己的工作，检查自己的工作，上班5分钟“6S”，下班5分钟“6S”，形成一种习惯， 3.2.6. 安全 3.2.6.1 6S管理中的安全包括生产安全、生活安全、交通安全、消防安全、保卫保密安全等各种安全。 3.2.6.2 安全应贯穿于我们工作的全过程，在6S的具体工作中，要强调职工养成良好的安全防范意识，时时消除安全隐患，做到责任落实、措施到位，减少和杜绝安全事故和人身伤亡事件的发生，达到安全管理控制。 4. 办公区规范 4.1范围说明 个人的办公桌、办公椅及身边附属的办公柜等。 4.2操作规范 4.2.1 办公桌及附属办公柜内存储的物品使用频率应高于每月一次，低于这个使用频率的物品一律放置在其他橱柜内。 9 4.2.2 办公桌 4.2.2.1 办公桌上摆放电脑显示器、笔筒、茶杯、电话、绿色植物。 4.2.2.2 笔筒左边放置碳素笔、圆珠笔、铅笔各一只，右边放置胶水、剪刀各一个，第一层格子放置曲别针，第二层格子放置大头针，第三次格子放置燕尾夹。 4.2.2.3 工作期间，桌面限放当天办公所需文件、器具等。 4.2.2.4 下班后，应将办公桌收拾干净，桌上只保留固定放置物品。 4.2.3 桌面物品 4.2.3.1 显示器摆在隔板交叉点，正对身体前方。 4.2.3.2 桌面定位图 4.2.3.2.1按照桌面布局图，电话、绿色植物靠外放置在显示器的左侧，笔筒、茶杯、均放置在显示器的右侧。 10 4.2.4 键盘：键盘放置于键盘抽屉中 4.2.5 电线：所有电线均用束线器束起，要求不漏不拖。 4.2.6 电脑主机：一律放置于桌子下面靠近附属文件柜的位置。 4.2.7 办公桌抽屉 4.2.7.1第一层抽屉为放置办公用品 笔记本、电话薄、信纸、信封、空白单据 4.2.7.2第二层为文具用品 11 4.2.7.3 第三层为私人物品 饮料、手纸、食品、包等物品，保持最低限度，摆放整齐，一目了然。 4.2.8 椅子 4.2.8.1椅子上不挂衣物及其他物品。 4.2.8.2 椅子不得放置坐垫及靠垫。 4.2.8.3 长时间离开，椅子要推到键盘盒旁，紧挨办公桌。 5. 文件区规范 5.1范围说明 存放文件资料的所有文件柜。 5.2 操作规范 5.2.1文件柜内只允许放置公用物品，不允许放置私人物品。 5.2.2 文件柜表面及柜内保持干净，无油渍、无赃物、无垃圾等。 5.2.3文件柜损坏，或钥匙丢失，按规定程序申报维修，不得擅自撬文件柜；故意损坏的，按价赔偿。 5.2.4 摆放位置 12 书籍或文件应遵循从高到低原则靠外摆放，与柜边保持约三指的距离。 5.2.5 文件存放原则 5.2.5.1 常用文件有限放置在开始文件柜，不常用的放置在闭式文件柜。 5.2.5.2 根据陈列原理，书籍和文件可参考以下规律放置： 13 5.2.5.3 闭式文件柜第一层放置书籍，统一由左到右、由高到低放置。 5.2.5.4 凡放到文件柜内的多页文件，均需装订，不允许放置散乱单页的文件。 5.2.5.5 文件盒上要粘贴统一标识，文件盒内张贴统一文件目录，及时进行填写。 5.2.5.5.1文件盒标签格式： 14 5.2.5.5.2文件盒内目录格式 6.会客区规范 6.1范围说明 沙发、茶几、及附属物品柜 6.2操作规程 6.2.1 整理 6.2.1.1茶几桌面上只允许固定位置摆放热水壶、茶叶、一次性水杯、烟灰缸、纸巾盒。 6.2.1.2 沙发上不准放置任何物品。 15 6.2.2整顿 6.2.2.1 茶叶限放一桶，一次性水杯限放一包。 6.2.2.2 烟灰缸每个茶几上只限放一个。 6.2.3 清扫 6.2.3.1茶几上不得由茶渍或其他污染。 6.2.3.2保持烟灰缸周围干净，无掉落烟灰，吸烟完毕要及时倾倒。 6.2.3.3会客完毕后，一次性水杯需立即清理。 6.2.4 素养 6.2.4.1严禁向烟灰缸内倾倒茶叶和其他赃物。 6.2.4.2烟蒂必需完全熄灭后才可放入烟灰缸。 7.文印区规范 7.1范围说明 打印机、传真机、打孔机、裁纸机、扫描仪、电脑及附属物品柜。 7.2操作规范 7.2.1整理 7.2.1.1对于不常用的，应暂时封盖起来。 7.2.1.2 彻底坏的机器报损处理，坏了的机器要及时保修，保证日常办公需求。 7.2.2 整顿 7.2.2.1桌牌纸、餐牌纸及A3、A4纸必需整齐放在闭柜内。 7.2.2.2 打印机旁边只允许放置两个纸盒，一个放置正常用纸，一个放置再生用纸。 16 7.2.2.3 传真机旁边只允许放置两个纸盒，一个放置正常用纸，一个放置收到的传真。 7.3清扫 7.3.1打印机、传真机等应保持干净整洁，功能正常可用。 7.3.2传真机应保持整洁，收到传真后应及时取阅，禁止传真收到后积攒的现象。 7.4清洁 爱护设备，严格按照设备操作规范使用文印设备。 7.5素养 7.5.1本着节约能源的目的，能不打印的则尽量不打印。 7.5.2如果是内部阅读或临时阅读等需要打印的资料，必需用再生纸打印或复印。 8、清扫规范 8.1范围说明 清扫的对象主要是个人办公区域，所辖公共区域。 8.2操作规范 清扫对象 清扫要求 周期 清扫时间 个人区域 桌面干净、整洁，垃圾桶内无垃圾，抽屉中每天一次 每天下班前五分钟 物品摆放整齐有序，便于查找。 办公设备 电脑主机和重点部位正面、背面、送风口无每周一次 每周五下班前10分钟 污垢 文件资料 桌面，电脑中无失效文件；超过保管期限的每月一次 每月的最后一天 及时销毁；保管期限内的送档案室或自己归档；无破旧的卡片、册子、档案、报刊。 17 9.附录 9.1物品区分标准 9.1.1此标准用来区分“要”和“不要”的物品。 9.1.2具体标准 类型 物品需要的程度 使用频率 A 每小时或几小时 频繁使用 是否要 要 是否常用物品 常用物品 处理方法 可以留在现场伸手可及的地方 放入抽屉、桌柜经常使用 要 常用物品 等存储物品相对项目的位置 C 每月一次或每半年用几次 每半年以上才用一次 不需要 偶尔使用 要 非常用物品 存放于橱柜等或储藏室中 入库存储 每天一次或每周B 用几次 D 很少使用 要 非常用物品 E 不使用 不要 不用的物品 按废弃物标准处理 9.2物品归类保存规范 9.2.1范围：此规范用来确定“要”的物品如何归类保存。 9.2.2办公室内所有物品可区分为纸制品和非纸制品。 9.2.3可用保管位置 9.2.3.1办公桌抽屉 9.2.3.2文件柜 9.2.3.3茶几 9.2.3.4保险柜 18 9.2.4物品归类与保存规范 大 类 中 类 工作用品 辅助用品 重要物品 文具用品 文印用品 小 类 电脑、电话、笔筒、水杯、绿色植物 摄影器材 单位钥匙、单位证件、印章等 笔、胶水、大头针、曲别针、燕尾夹 胶带、印泥、订书器、刀、尺、计算器等 打印纸 茶叶、一次性水杯、烟灰缸 待客用品 果盘、热水壶 垃圾桶 卫生用品 其他用品 食 衣 私人物品 行 日用 其他 扫帚、拖布 会议桌牌 饭盒、佐料、饮料 衣服、鞋子 雨具 化妆品，包 - 保管容器或位置 桌面 保险柜 保险柜 笔筒 抽屉 文件柜下层 茶几 文件柜下层 办公桌下方 卫生间 文件柜下方 私人物品抽屉 更衣橱 更衣橱 更衣橱 更衣橱 办公用品 9.2.5纸类物品归类与保存规范 大 类 中 类 小 类 未完成/待处理 工作材料 已完成 文件 会议资料 行业会议 地方会议 当前使用 暂时不用 保管容器或位置 文件架/第一层抽屉 文件柜 文件柜 文件柜 第一层抽屉 文件柜 学习资料 19 其他材料/资料 档案 本年档案 往年档案 信封、信纸 日用办公用品 笔记本 打印纸 政治书籍 业务工具书 书籍 私人书籍 杂志 其他 票据 空白票据 报销票据 一个月 报纸 一月外 半年外 电脑工具书 - - - - 正在使用 空白或已经用完 一般备用两包 - - - - - - - - - - - 文件柜 文件柜 文件柜、档案室 第一层抽屉 第一层抽屉 更衣橱 文件柜 文件柜闭橱 第一层 第一层抽屉 第一层抽屉 文件柜 库房 处理 9.3废物处理标准 9.3.1此标准用来确定“不要”的物品如何处理。 9.3.2标准 类型 A B C D E 20 是否有再利用价值 是否能转做他用 是否涉及机密 无 无 有 有 有 否 否 是 否 否 否 是 否 否 丢弃 处理方式 销毁或其他特别处理 转作他用 分类出售，如旧报纸、废纸。 是 特别处理 办公室废弃物处理表 序号 废弃物名称 判定类别 规格 数量 原存放地 处理方式 审批 处理时间 处理者 备注 21 6S指标库 区域 检查项目 物品 办公室内明显物品位置合理，放置得当。 橱柜中报纸杂志摆放整齐 报纸 报纸杂志不超过一个月 室内其他必需物品，合理收纳起来。 办 线 公 来 室 办公室内无散乱的报纸、文件等，地面干净，所有物品保持整 整洁。 体 墙壁没有蜘蛛网、灰尘、污渍、过期的公告物、标语、乱写其他 乱画的字迹、残留的张贴物、悬挂着无用的资料。 垃圾桶放置合理，垃圾不超过七成满。 办公室内空气清新，没有异味。 办公室应标识 无非必需品 室内所有电源电器线线均用束线束起，多余的部分应折扎起6S 标 准 办公室内无闲置、破旧、损坏的办公桌椅或其他物品 达标 未达标 办公桌及附属办公柜内存储的物品使用频率高于每月一次。 除了电脑外，办公桌上只能固定放置笔筒、茶杯、电话、和烟灰缸。 办 公 区 办公桌 抽屉内物品摆放整齐 私人物品应分开、整齐摆放。 以上物品按市局6S总体要求定点放置 笔筒内每种笔只限放一支，茶杯限一个。 应摆放市局统一要求的茶杯，不得摆放自带茶杯。 工作期间，桌面限放当天办公所需文件、器具等 22 下班后，办公桌收拾干净，桌上只保留固定放置物品。 桌面上不允许放置插座 除清洁用具、电脑主机外不得放置任何物品 台下、地面 地面保持干净，无垃圾、无污迹及纸屑等 垃圾简内垃圾及时清理 办公椅应保持干净、无污迹、灰尘 人离开办公桌后，办公椅应推至桌下，且应紧挨办公桌平行办公椅 放置 椅子上不得放置靠垫及坐垫。 椅背上不允许摆放衣服和其它物品 公用文件柜内报纸杂志不超过一个月 文件夹内文件纸类物品归类与保存规范整理 文件柜只能放办公物品，不允许放置私人物品。 办 公 区 应保持柜面干净、无灰尘 柜外应有标识，且标识应一律贴在右上角 柜内文件摆放整齐，并分类摆放 柜内不得摆放非必需品 文件夹上要标识，同一部门的文件夹外侧的标识应统一 文件柜 文件夹内必须有文件目录 文件实施定位化 凡放到文件柜内的文件，均需使用文件盒或文件夹装订，不允许放置散乱单页的文件。 文件、书籍统一由左到右、由高到低放置。 公用文件柜中，果盘、一次性茶杯、茶叶及水果刀干净且摆放整齐。 公用文件柜中桌牌按类别摆放，便于使用。 23 公用文件柜中打印纸按类别不超过两本。 有责任人，并标识 门、窗等 保持门、窗干净、无灰尘、无蛛网 人走后应关闭门、窗 办公区 电脑、复印机等 电话、传真应保持干净，电话线不得凌乱 等 沙发 会客区 茶几 茶几保持干净，不得由茶渍或其他污染。 会客完毕后，烟灰缸及一次性茶具要清理干净 沙发上不得放置任何物品。 茶几上只得放置烟灰缸。 应保持干净，无灰尘、无污迹 电脑线应束起来，不得凌乱 目视板必须定期进行整理，内容必须及时更新，并保持干净 考核表应及时更新，并目视化 应有人员去向目视板 其他 当事人不在，应有电话“留言记录” 报架上报纸摆放整齐 盆景应新鲜 下班后或不使用时，要及时关闭电源。 素养 爱岗敬业，乐于奉献，精神饱满，千寻低调。 按规定穿工作服 人员 工作服扣子必须全部扣上，掉了必须补上并保持干净 工作态度要良好 将接待礼仪贯彻落实到实际工作及生活中。 不得在办公区吸烟 24 办公室个人区域6S考评表 员工 考评内容 桌面摆放 桌面清洁度 抽屉摆放 桌下卫生 25% 15% 15% 20% 文件柜 15% 小创意 10% 最终得分 0 0 0 0 0 0 刘俊成 杨 虹 常月洁 乔 杨 刘 征 董海博 红 牌 红牌编号： 责任人 项 目 红牌原因 处理方法 办公室整体 办公区 文件区 会客区 卫生责任区 判定人 处理结果 红牌统计表 责任区 办公室整体 办公区 文件区 问题点 以解决数 未解决数 解决率 25 会客区 文印区 红牌记录追踪表 编号 检验人 责任人 红牌发放时间 问题描述 摘牌判定 备注 26