出差管理制度(1).docx

出差管理制度XX有限公司出差管理制度 一、 总则 1.1制定目的 为规范出差管理流程、加强差旅费及有关费用开支的控制与管理、加强出差预算的管理并做到有章可循，特制定本制度。 1.2 制定依据 本制度参照本公司行政管理、财务管理相关制度的规定制定。 1.3术语定义 本制度所指差旅费是指公司职工出差期间因办理公务而产生的交通费、住宿费和公杂费等各项费用。 1.4适用范围 本制度适用于本公司以及所属分公司因公出差的各级员工。 2、管理职责 2.1总经理办公会 负责出差管理制度的核准。 2.2总经理 负责员工出差申请的审批。 2.3行政部 Ø 负责出差管理制度的起草、修改、发布； Ø 负责员工出差的火车票、机票、住宿的预定； Ø 负责员工差旅票据的粘贴、整理，提交财务部。 2.4财务部 负责员工出差票据的审核，差旅补贴、报销款项的支付。 2.5行政副总裁 负责差旅票据的报销审批。 1 3、管理规范 3.1出差流程 Ø 普通员工出差，必须得到分管副总裁同意；副总裁出差，必须得到分管副总经理或者总经理批准。所有员工出差需通知行政部行政主管出发及返回时间； Ø 出差员工应在“个人信息-出差信息”里进行登记； Ø 行政人员在得到出差通知后，应协调出差人员出发时间及出行方式，并负责统一购票； Ø 行政人员购票完毕后，应建立出差相关人员微信群，并将车次发布在微信群中； Ø 出差人员住宿酒店由行政部负责预订。住宿费由员工先行垫付，长期出差期间，财务部可按周将出差人员已支付住宿费转至员工工资卡。 如客户或合作方推荐或代为预定住宿酒店，请其直接与行政联系具体事宜； Ø 出差人员住宿酒店，原则上预定标间，每两人一间。如有例外，行政部预定人员应请示行政副总裁同意； Ø 正式出发前要在“联创工作交流区”微信群中发消息通知大家自己的出差时间、出差地址、联系方式等信息； Ø 当出现意外情况需要改签行程时，要告知分管副总裁或者副总经理、总经理说明原因，并得到其允许。同时微信或其他任意方式通知行政部； Ø 出差完毕返回时，出差人员应提前通知行政人员返程日期，由行政人员负责为其预定火车票、机票，并将订票信息发送到出差相关人员微信群； Ø 出差人员长期出差时，原则上每月可回京一次，但须经合作单位项目负责人以及分管副总裁。如有例外，行政部购票人员应请示行政副总裁同意； Ø 所有员工出差，住宿标准为出差地附近的连锁快捷酒店，由行政部代为预定； Ø 如出差时间超过三个月的，应在当地租房居住。行政部负责租房，房租参照2 当地平均标准，行政部负责初始日常用品购买； Ø 出差期间每人每天补助元，每3人可报出差地出租车票2次，总监及以下级别员工出差期间如需宴请，要提前征得本部门领导同意。没发生住宿费用或者出差三个月以上的，每人每天补助元。 对于国外出差，补助标准为欧元/天； Ø 出差期间发生出租车费用的，当天补助为标准补助的一半；出差期间发生宴请的，宴请一次则当天不发补助；如宴请两次，则第二次宴请需自费。北京市内出租车票不予报销。宴请标准参考业务招待管理规定； Ø 保留好出差期间产生的发票，如火车票、机票、打车票、住宿发票、餐饮发票，出差返回后两周内交予行政人员。 4、市内出差 Ø 市内出差，普通员工必须得到本部门领导同意；部门领导出差，必须得到分管副总经理或者总经理批准； Ø 市内出差被批准后，应在“个人信息-出差信息”里进行登记； Ø 市内出差，不予报销住宿费和通信费； Ø 如果出差或者外出办事乘公司交通工具，不再报销交通费；如果自己乘用交通工具，市内交通费报销标准如下：副总裁以上层级的交通费实行实报实销，其他员工报销除了出租车外，乘坐其他交通工具产生的交通费实报实销。如有特殊情况，需要报销出租车费用的，须经部门领导审批同意方可报销。 5、参会出差及外出培训 Ø 因参加会议或外出培训而需要出差的，如果会议或培训费用中包含住宿费、膳食费等相关费用的，不得再报销； Ø 会议或培训期间不得报销市内交通费，但可以报销从居住地、公司、会议地或培训地至机场或火车站的交通费。 本规定自发布之日起生效。 本制度由行政管理部负责制定、实施、修改和解释,经总经理批准后实施，修改时亦同。 3