公文起草规范.docx

公文起草规范公文起草规范 第一节 公文种类 第一条 检察机关的公文是检察机关实施领导、处理公务具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置、商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。办公室根据中国共产党机关公文处理条例和吉林省党的机关贯彻中国共产党机关公文处理条例的实施细则的规定，结合检察工作需要，开展检察公文的起草、校核工作。 第二条 办公室负责办理的公文种类主要有： 决定 用于对重要事项作出决策和安排，奖惩有关单位和个人，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 指示 用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。 意见、办法 用于对重要问题提出见解和处理办法。 通知 用于发布任免干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。 通报 用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。 公报 用于公开发布重要决定或者重大事件。 报告 用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。 1 请示 用于向上级机关请求指示、批准。 批复 用于答复下级机关的请示事项。 规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 函 用于机关之间洽谈工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。 会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。 院领导或办公室领导交办的其他用于检察工作的文稿。 第二节 公文起草过程 第三条 公文形成、处理过程： 公文的拟制、校核和呈批。 公文的核发、印制和用印。 公文的利用、管理、清退和销毁。 公文的立卷和归档。 第四条 积极参与电子检务建设，利用检察局域网研究开发检察办公业务软件，逐步实现公文网上传输、传批、传阅、签批，促进检察信息化建设。 第五条 公文起草由办公室主任或副主任指定专人负责，一般由一人承担，重要的可以由主任或副主任主持，指定若干人承担。 第六条 公文起草人接到任务后，应立即着手了解起草行文的目的、内容，领会领导的意图和思路，收集有关资料，做到吃透“上情”，了解“下情”。 2 第七条 向省人大的工作报告、全省检察长会议上的文件、讲话等重要文稿，在起草前，可报院领导决定，通知相关部门按要求提供素材。在起草过程中，需有关部门提供详细资料的，起草人可商有关部门继续提供资料。 第八条 重要公文拟稿前，应拟定提纲，报院领导认可后，开始拟写初稿。多人起草的文稿，应事先确定主题、思路、框架，做好分工，协调有序进行。初稿形成后，应统一观点、文风和语气等，力求公文的完整性和一致性，防止前后矛盾、重复或不协调。 第九条 凡是内设机构召开的专业会议，需检察长出席并讲话的，业务部门起草初稿后，由检察长办公室修改后送检察长审定；分管副检察长出席讲话的，业务部门起草初稿后，经院领导指定，检察长办公室可参与修改。 第十条 检察业务中的综合性、全局性文件，业务部门起草初稿后，检察长办公室负责审稿；或由检察长办公室牵头，组织有关部门拟稿。起草重要文件应当在检察长的主持、指导下，进行调查研究和充分论证，征求有关部门意见。 第十一条 起草公文应当做到： 符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。 要充分发挥主观能动性。起草人要围绕领导的意图进行深化、拓展，积极发挥起草人在起草文稿中的参谋作用。 全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。 3 观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。 开门见山，文字精炼，用语准确，篇幅简短，言之有物，文风端正。 要着力创新，反对东拼西凑，敷衍成章。 人名、地名、时间、数字、引文准确。公文中的汉字和标点符号的使用符合国家发布的标准方案的要求，计量单位符合国家主管部门的规定。 文种、格式使用正确。 杜绝形式主义和繁琐哲学。 第三节 公文格式 第十二条 检察机关的公文应由版头、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。 版头 由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在文件首页上部。联合行文，版头可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印制。下级机关公文的版头应小于上级机关公文版头。省检察院公文版头字高22毫米。 密级 公文的秘密等级分为秘密、机密、绝密，用三号黑体字标注于公文首页的左上方。 4 紧急程度 对公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”，用三号黑体字标注于公文首页的右上角；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 发文字号 由机关代字、发文年度和发文顺序号组成。联合行文时，一般只标注文件主办机关的发文字号。发文字号一般横向居中标注于版头与星线之间偏下。上报公文的发文字号可标注于版头左下方，与“签发人”相对应。发文字号用四号仿宋体字排印。年度号用中括号括起。顺序号自每年第一件起按发出顺序编排。 签发人 上报公文应当在发文字号右侧用三号楷体字标注“签发人”，并在签发人后面标注“签发人”姓名。 标题 由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方，用二号宋体字，居中排印。 主送机关 主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类机关的统称，位于正文上方，顶格排印。决定、公报、规定、意见、通报、会议纪要等文种，一般不标注主送机关。 正文 作为公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。文中大小题号要按以下顺序使用： 第一级“一、二、三”，用三号黑体字。 第二级“”，用三号楷体字。 第三级“1. 2. 3. ” 第四级“” 一般公文应尽量避免采用多层次结构。 文件使用的字体字号，正文用三号仿宋体字，如是国际标准A4型的，每页22行，每行28字；如公文用纸5 幅面是16开型的，每页19行，每行25字。印发××的通知，通知正文用三号楷体字，被印发文件用三号仿宋体字。 附件 公文附件，应当置于正文之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前，注明附件的名称。附件要另起版，标题用二号宋体字，正文用三号仿宋体字。 发文机关署名 应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。 成文日期 一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文，署最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日，用阿拉伯数字排印。决议、决定、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。 打印文件的发文机关署名、成文日期与正文不在同一页时，应在空页左上角标注“”。 印章 除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖机关印章。用印位置在成文日期的上侧，做到“齐年压月”。 印发传达范围 用三号仿宋体字加括号空两格标注于成文日期的左下方。 主题词 按上级机关要求和公文主题词表标注，位于抄送机关上方。“主题词”三字用三号黑体字，词组用三号宋体字，词组间空一格。 6 抄送机关 指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方，主题词下方，用四号仿宋体字。 印制版记 由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于文末页下端。印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字置于文件末页下端两条间隔线中间，印刷份数用五号宋体字加括号置于间隔线右下方。 第十三条 公文的汉字从左至右横排；少数民族文字按其书写习惯排印。 公文用纸幅面规格提倡使用国际标准A4型，也可采用16开型。左侧装订。 第四节 行文规则 第十四条 行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精，可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。上报的公文应简明扼要，一般不超过3000字。下发的公文也应尽量简短、精练。 第十五条 检察机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。 向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题，因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。 7 向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。 机关各部门在各自的职权范围内可以向下级机关的相关部门行文。检察长办公室根据检察长授权，可以向下级机关行文；机关的其他部门，不得对下级机关发布指示性公文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。 检察机关与其他同级机关必要时可以联合行文。 不相隶属机关之间一般用函行文。 第十六条 向上级机关请示问题，应当一文一事；一般只标注一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。严禁在“报告”及其它非请示公文中夹带请示事项。 请示事项涉及其他业务部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。 第五节 公文校核和签发 第十七条 办公室负责对院领导或办公室负责同志签发前的下列公文进行校核： 以吉林省人民检察院名义印发的文件，包括规范性文件、重要会议文件、院领导的重要讲话、通知、通报等。 以中共吉林省人民检察院党组名义向省委、最高人民检察院党组或省委政法委的报告、请示以及有关重大案件的专报。 吉林省人民检察院与其他有关部门联合制发的文件。 需要在吉检办通报上刊发的院领导同志讲话。 8 以办公室名义印发的文件。 院领导同志交办的需要核稿的其他文稿。各业务部门以本部门名义行文的文件及办理具体案件依法履行法律手续等程序性文件不在检察长办公室的核稿范围。 第十八条 凡属核稿范围内的文稿中，涉及法律适用重大问题的，须另行送法律政策研究室进行法律审核。 第十九条 校核的主要内容： 有无发文必要性，对没有必要行文、可发可不发的文件，提出不发的意见，供院领导决策时参考。 内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。 送核文稿与现行有效的检察工作文件是否矛盾，防止文件内容相互矛盾，以保证检察工作的连续性。 送核文稿中涉及其他机关或本院其他部门的事项是否经过协调并取得一致意见，防止文件内容与其他机关或本院其他部门的规定或意见发生冲突。 送核文稿是否具有可行性，防止文件内容空泛、不解决实际问题。 送核文稿的逻辑、文字以及数字、标点符号的运用是否准确，是否做到层次清楚、文字精炼、数字准确、标点正确。 送核文稿的文种、格式是否准确规范，发送范围适当。 文稿内容涉及有关业务部门业务范围的，是否经过协商并履行会签手续。 9 第二十条 公文校核的基本要求： 着眼检察工作全局，贯彻集中统一思想，克服和防止政出多门。 坚持少行文、行短文，克服和防止文件过多过滥、长篇大论。 在规定时间内完成核稿工作，做到严肃、认真、及时。 保守秘密，不得将所审核文稿中的涉密内容向无关人员透露。 第二十一条 公文送核时除提供文稿清样外，应当提供以下相关材料，以便核稿人员全面掌握情况，提高审核质量： 发文纸。各部门需要送核的文稿，应按规定填写发文纸。 拟发吉检办通报的院领导讲话，不填写发文纸，由主办部门负责人在呈批单上提出意见并报院领导本人同意，或由院领导本人直接作出批示。 领导批示。 1属高检院或省委领导同志批办、过问事项的文稿，应附高检院或省委领导同志批示。 2院领导批示交办的公文，在文稿送核时应将批示原文附上。 3院领导对文件起草作出口头指示的，承办人要将领导指示记载在呈批单上，或单独附记录稿。 4文件起草过程中，院领导对文稿作出批示或直接修改的，送核时要将院领导批示或修改稿附上。 10 5有承继关系的文稿，高检院领导、省委领导和院领导在前件上有批示的，送核后件时应将前件批示一并附上。 主办部门负责同志签署的意见。送核的文稿，须经主办部门负责同志审阅并签署报送审核、签发的意见。 起草文件时使用的有关资料和材料。有助于核稿人员准确把握送核文稿内容的重要资料和材料，文稿送核时应一并附上。 拟发吉检办通报的院领导讲话，送核时应附电子文档。 第二十二条 审核、修改本院各部门有关材料总的要求是：熟悉有关部门材料反映的内容，理解材料起草者的意图，努力做到体现院党组对工作宏观把握上的要求，反映部门工作特点，有利于解决实际问题，对工作具有指导意义。 审核、修改各部门起草的有关材料过程中，对需要了解清楚的问题，应向有关部门咨询，或经院领导批准后调阅原始材料。 第二十三条 审核、修改本院各部门以院名义起草的有关材料应遵循以下程序： 审核有关部门材料后，要报请分管领导或主要领导审阅。 对作修改的部分内容，要在听取有关部门负责人和材料起草人的意见后，报请院有关领导审阅。 第二十四条 文稿如需较大修改，应当与原起草部门协商或请其修改。 第二十五条 对不符合行文规则的上报公文，检察长办公室可退回送核机关。 第二十六条 公文须经主管副检察长审批签发，重要公文应当由检察长签发。 11 第二章 公文处理规范 第一条 公文处理是办公室对日常各种文件的签收、登记、分送，以及对有关公文的起草、审定、签发等事宜。 第二条 机要收发及文件管理人员对通过机要局传递的所有秘密级文件，在交接过程中应进行认真核对，检查登记各类公文的内容或编号在交接中是否差错，并盖章、签署收件人姓名及收文日期。 第三条 管理人员应将签收公文分上级来文、下级请示、同级呈送件，逐件进行登记、加盖收文章并准确填写收文内容。 第四条 文件采用簿式登记、电脑输入等方式，进行简登和详登。登记内容包括： 文件类分为：收文序号、日期、来文单位、文件标题、文号、份数； 请示报告类分为：收文序号、日期、送文单位、内容、送阅的领导。 同级呈阅件，一般是情况报告或简报类，均可简登，只记来文日期、期数。 第五条 收到文件即在当日阅文，管理人员先登记编号，分类立夹。送阅文件按照阅文范围的规定，急件即办，并填写送阅文件单，分送各位领导阅文。 第六条 党委、*和高检院的重要文件先送办公室主任阅处，根据主任要求传阅。 12 第七条 办公室文件按顺序传阅，送院领导阅文，每天上班后送阅一次，急件及时送阅。文件送阅顺序，一般先送检察长阅，然后依次送各位副检察长和其他党组成员阅。涉及分管工作的文件先送分管领导阅批，然后续传。 第八条 本院各部门报请分管副检察长阅批的文件、请示件，直接送有关领导阅批。 第九条 简报、情况信息类，分发各位领导，由机要秘书直接送阅。送领导阅示的急件三天后领导未阅退的，机要秘书应催阅。文件传阅完毕，机要秘书应在文件上注明各位领导阅文时间。 第十条 省院办公室收到下级院需要答复处理的请示件，一般送职能部门提出办理意见。如果写有请示省院领导的，登记后交机要秘书送分管领导。 第十一条 机要秘书要随时掌握传阅文件动态，特别注意重要文件去向和领导批示情况。 第十二条 领导批示转发或需要办理的公文，由党组秘书转有关部门办理。 主要领导批请有关领导阅办的，送有关领导阅办，由党组秘书负责将阅办意见回复主要领导，并送办公室主任阅知。 领导批请有关部门负责人阅办的，由机要秘书送阅。 第十三条 对各部门上报的请示件，院领导批示后，一般在二日内退呈报部门，急件即退，并办理签登手续。如批示内容涉及其他部门阅办的，由呈报部门转送协办。 由办公室管理的文件，领导批示提请会议传达或讨论的，交办公室主任阅后待用；由职能部门呈送的请示件，交职能部门办理。 13 第十四条 领导批示的办理情况，要在批示的下方作出记录。所有批示输入电脑备查。 第十五条 以院、院办公室名义发文的办理： 以省院名义转发的有关文件、通知等，职能部门拟稿送办公室主任阅批后，由秘书转送检察长或分管检察长签发； 以省院名义上报的请示件，职能部门拟文送办公室主任阅后报请检察长审定。检察长外出时，由主持工作的副检察长审定； 省院与其他单位联合行文，由职能部门拟文报请分管检察长审定； 上报高检院、省人大、省委政法委等机关内设部门的案件报告及情况报告、答复事项函的行文，职能部门拟文后请分管检察长签发。 第十六条 公文一般由职能部门按照格式要求起草公文。 下级机关要求上级机关批转公文，职能部门应提出具体意见，并对公文内容的真实性、可行性及统计数字、引文的准确性负责。在报送公文的同时职能部门需拟通知稿。公文送签前，送办公室主任审核。 第十七条 党组会议纪要由党组秘书起草，党组书记或主持会议的副书记签发；检察长办公会议纪要由党组秘书起草，检察长或主持会议的副检察长签发。 第十八条 以院党组和检察院名义的上行文，分别由党组书记、检察长签发。党组书记或检察长外出，分别由副书记、副检察长签发。下行文由分管检察长签发。以检察长名义的行文，由检察长签发。 14 第十九条 办公室以院名义行文，由分管办公工作的副检察长签发，政治部行文，由院政治部负责人签发；其他各部门的行文，由部门负责人签发。各部门以院名义向基层院行文，拟稿后交办公室主任审核。 第二十条 经院有关会议讨论决定的对有关请示事项的答复行文，由主办该请示事项的部门拟稿，分管检察长签发。分管检察长授权的，由该部门负责人签发。 第二十一条 经院领导口头同意的有关请示事项，由办公室主任签发，并注明情况。 第二十二条 上级领导在检察机关有关会议上讲话稿，由办公室负责整理，经领导本人审阅，由检察长签发。院领导的讲话，由组织会议的职能部门拟初稿和整理讲话稿，经本人审阅后，以办公室文件转发。 第二十三条 检察院与其他单位联合行文，由分管检察长或检察长签发。 第二十四条 送省院领导签发的文件，统一交秘书科登记后，送领导阅示。 第二十五条 行文处理为上行文、下行文。因工作需要向有关平行或不隶属单位行文，以院党组、检察院、办公室编文号，先送办公室主任阅示，统一由办公室编号、用印、发文。 第二十六条 向上级机关行文，应当一事一文，并写明主送的机关，如涉及内容需其他相关上级机关阅知的可以抄送。不得越级行文，尤其不能越级请示。 15 第二十七条 向下级机关的重要行文，根据内容要求应当抄送有关的上级机关。 第二十八条 几个部门之间对有关问题需要联合向下行文的，部门之间未经协商，不得各自向下行文。 第二十九条 因工作需要，对不相隶属机关一般采用函的格式行文。 第三十条 行文编号应遵循以下规范： 省院向省委行文，编省院党组文号； 省院向高检院、省人大、省委政法委等上级机关请示、报告的行文，一般以省院的名义，编省院文号； 省院向下行文，一般部署重要工作、转发规范性文件和重要会议通知等，编省院文号； 以省院名义转发省院领导讲话，编省院办公室文号； 因工作需要，省院向不隶属机关行文，根据内容，以省院名义，编省院文号； 省院答复案件请示及请示事项，编省院文号； 省院职能部门答复案件请示事项，以省院名义下行文，编职能部门案号。 第三十一条 行文必须有领导签发。公文用印前应对用印文稿进行认真核对，做到审批手续齐全，公文格式符合要求，上行文、下行文机关的关系恰当，主送、抄送机关准确。一律用蓝黑色钢笔修改或签发公文，严格按规定份数用印，不符合要求的行文，一律退回。 16 第三十二条 省院党组印章的使用范围：以省院党组名义，编省院党组文号制发的案件请示、报告等，干部任免决定或提请任免的报告，由党组书记或分管检察长签发用印。 第三十三条 省院、省院检察长印章的使用范围：以省院、省院检察长名义，编省院文号制发的案件请示、报告等上行文及法律文书；省院职能部门答复案件请示事项，经分管领导签发，以省院名义下行文。 第三十四条 办理个人身份类证明的，经政治部主任审核，盖政治部章或政治部有关处室章。 第三十五条 标有密级的公文由制作部门装封后，交省院办公室统一寄发，通过机要通信传递。 需要直送的急件，由公文承制部门装封后自行安排递送签收。 第三十六条 外发公文，封装要严密，必须注明密级和编号。信封上标注的收文单位与发文本上的标注的发送单位要相一致。 第三十七条 以省院党组、省院名义上报高检院、省委、省人大、省委政法委等上行文，由办文单位拟稿，必须由分管检察长并检察长签发，或分管检察长签发并呈报检察长阅知。公文由办公室统一报送。 第三十八条 省院上报公文份数除报送有关单位和领导以外，办公室要留一份备查，其他部门起草的也要留存一份备查。 第三十九条 省院报、送、发简报类公文份数及范围必须按照下述规定： 检察动态报高检院，省委、省人大、省*、省政协及分管领导，省纪检委、省委政法委主要领导；送省人大内司委、政17 协法制委、政法委综合调研处；发各市州分院院和派出院、县区院，撰写稿件的处室存档，并发布到局域网首页动态期刊和检察动态栏目中。 专报信息按照领导要求和内容需要报高检院、省委、省人大、省委政法委主要或分管领导，存档。 第四十条 领导在外开会带回的文件，应交秘书科登记。所有文件在当日登记完毕。 第四十一条 准确登记收文日期、发文机关、文件字号、内容摘要。如是多份文件，应标明总份数。应在文件右上角盖收文章，并填写收文日期、时间和收文编号。 第四十二条 文件按发文机关、内容和缓急情况分类立夹：类同机关；类同内容；正式文件；简报；急件；阅件；批件。文件立夹，需在夹内附文件传阅单并注明送文日期。 第四十三条 文件送阅前，需填写“文件传阅流转单”，准确标明夹内文件和送文日期。 第四十四条 省级以上文件、密码电报等绝密公文，严格执行阅文范围规定，未经办公室主任批准不准外借、复制以及录用电脑磁盘。经分管领导同意复制的，应把复制件作为重要文件登记保管。 对录用的秘密级公文的磁盘、光盘、磁带或汇编本，应按同级公文保管。 第四十五条 省院密码电报，由市院办公室负责归档，制作归档清单并向市委机要局备案，不归档的密码电报和绝密公文由市院办公室机要秘书统一销毁。 18 第四十六条 文件管理人员对具有查考利用和保存价值的公文，按照档案规定及时整理立卷，做到严格按照文书案卷归档办法执行。归档公文必须完整，在规定时间内向市院档案部门移交。 第四十七条 文件管理人员对不归档和无保存价值的公文及涉密磁介质应定期销毁，中央和省、市委文件由文件管理人员编造销毁清单，经分管副主任审查和办公室主任审核后销毁。其他需要销毁的公文，要登记造册，并经部门负责人批准销毁。 销毁公文的时间，中央和省委文件和高检院等上级部门的文件保存一年后销毁；介绍信和无需存档的法律文书存根，保存二年后销毁。“销毁文件清单”与收文登记簿一并长期保存，经批准同意销毁的文件，应按吉林省保密废纸回收销毁办法办理。 销毁时由两人以上监销。 19