公司接待管理规定.docx

公司接待管理规定公司接待管理规定 第一章 总则 第一条 目的 为加强公司对外接待工作的管理，促进对外接待工作规范化，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、严格标准、统一管理”的原则，特制定本制度。 第二条 范围 本程序适用于公司各部门、子公司以及驻外机构的各种接待工作。 第三条 相关定义 1、业务洽谈：根据客人的级别和人数确定洽谈地点并确定陪同人员。 2、业务招待：安排客人的餐饮、住宿、娱乐等。 3、招待预算：根据公司的营业状况由财务部门制定各单位年度招待费用预算。 4、招待监督：以年度预算为基准，财务部对各部门、驻外机构发生的招待费用进行合理的监督与控制。 第四条 职责 1、办公室负责接待管理制度的制定，并根据公司领导指示负责公司茶叶、水果、饮料、礼品等接待物品的准备，安排客人就餐、住宿及随行车辆等。子公司和驻外机构按标准自行准备接待物品和安排客人的食、宿、行等事项。 2、被访部门、子公司及驻外机构负责陪同客人洽谈、招待等工作。 3、财务部负责接待费用的预算、统计和监督控制工作。 4、总经办负责接待管理制度的落实、监督和检查工作。 第五条 接待事务分类 1、贵宾接待：指公司领导的重要客人、公司的重要客户、地方*部门等的接待。 2、业务接待：指业务往来接待，包括各级、上级部门的检查、调研、指导、联系工作以及重大活动接待等。 3、普通接待：指正常来访、会议、培训等一般公务性工作接待。 第六条 接待方法 1、贵宾接待，由公司领导参与接待。 2、业务接待，由相关职能部门的主要负责人参与接待，由公司领导指派专人接待，或对口接待。 3、普通接待，由各单位一般工作人员实行业务对口接待。 第七条 迎客引入 1、前台人员接待了解来访人员目的，并根据了解情况通知被访部门及人员。 2、前台人员必须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生。 3、前台人员未经公司领导同意，不得向客人透漏有关公司秘密信息或提供涉密资料，对于客人的受公司限制的有关要求应婉言解释谢绝。 第八条 接待流程 1、接待单位负责人提前填写招待费用申请单，报总经理审批后交办公室备案。贵宾招待由总经办或办公室负责协调安排。 2、根据车辆管理程序安排用车。 3、就餐结束后招待负责人需发票和招待用餐申请单到财务部报销，缺一不可。需要住宿客人由经办部门在招待用餐申请单上注明。 第九条 招待费用标准 1、贵宾接待：公司领导按照实际情况实报实消。 2、业务接待：一级城市按照80元每人，二级城市按照60元每人，三级城市按照40元每人，三级以下按照20元每人，人数含陪同人员。 3、普通接待：按照15元每人伙食标准执行。 第十条 招待费用控制 1、业务招待费的使用遵循勤俭节约，效能优先的原则，能免则免，能省则省。所有员工一律不准使用公款大吃大喝。 2、各单位将招待费用列入每月的资金计划中，报财务部审核，总经理审批。 3、财务部负责将各单位招待费用列入到相关单位的运营成本中。 4、业务招待费的使用严禁超支(超出预算总额)，所有超出部分由接待负责人承当。 5、业务招待费的使用只限于招待来宾用餐、娱乐、购买礼物，不得挪作他用。 6、用餐完毕原则上不允许到营业性酒吧、歌舞厅等娱乐场所消费。确需要如此由总经理批准后方可施行。 7、业务招待人员必须凭招待用餐申请单和招待费用的正式发票到财务部办理报销手续。收据和白条一律拒绝报销。 第十条 招待费用的监督 1、业务招待费由财务室在年度预算中按照公司实际情况计算出年度总额。然后，将其分解到单位使用，财务部按照报销程序认真把关，严格招待费定额管理制度。 2、年度招待费审批，10000元以内由总经理审批，10000元以内由董事长审批；各单位根据总规划要求制定本单位月规划，原则上当年的招待费盈余部纳入下一年度规划，可用作年度奖励，年度招待费用亏损按以下7条款处理。 3、财务部总监负责对业务招待费使用情况的全程监督，如发生严重违反本规定行为有权向董事长直接报告。 4、每月财务部将本月业务招待费使用情况及占预算总额的比例等情况，统计成表呈报总经理、董事长。 5、财务部负责对使用业务招待费情况定期审计和年终审计，审计报告呈总经理、报董事长。 6、财务部有权对使用业务招待费情况进行监督，如发现违反本规定行为有权要求予以纠正。 7、年终核算所超出的招待费用由相关责任单位的负责人按级别和责任共同承当超出部分，超出部会由董事长(40%)、总经理(30%)、财务部经理(20%)、各责任部门经理(10%)按各自的比例分摊，自本人工资中按分摊额10%的比例逐月扣除。 第十一条 附则 1、办公室对本规定拥有解释权。 2、本制度自公布之日起执行。 3、附业务招待费用申请单。 业务招待费用申请表 申请日期： 申请部门 招待方式 客人 陪同人员 招待 理由 总经理意见 申请人 活动时间 预计费用 备注：1、此表须申请后方可执行；实际招待费用不得超过申请金额。 2、招待费的报销必须附此表和实际招待费用发票，否则财务不予报销。 业务招待费用申请表 申请日期： 申请部门 招待方式 客人 陪同人员 招待 理由 总经理意见 申请人 活动时间 预计费用 备注：1、此表须申请后方可执行；实际招待费用不得超过申请金额。 2、招待费的报销必须附此表和实际招待费用发票，否则财务不予报销。