公司实施OA系统申请报告.docx

公司实施OA系统申请报告XX公司实施自动化办公系统 申请报告 XX高管层： 按公司要求，人力资源部现对公司实施OA系统现实必要性、实施条件的充分性、经济性、以及可带来的效果，列表分析如下： NO. 公司管理现状和存在的问题 1 管理思想、制度无法很好地落实 OA系统所提供的解决方案能实现的功效 若管理思想或制度能够转化为流程的，就可以得到强制执行，从而保证管理思想的落实。 公司人事行政管理方面的信息化程度和水2 平相对滞后 一套好的管理系统软件，它本身不仅仅是一套系统，所带来的是管理的变革，更可能是借鉴别人先进的管理思想、成果 3 企业面临着较大的发展，人数增加、工作站点增加且分散，管理难度和复杂程度加大 当企业发展到一定程度，必须利用好信息化工具为企业管理服务，在信息化发展如此迅速的今天，企业管理若在信息化进程中落后，其后果可能是灾难性的 4 现有情况下无法很好地保证信息安全，且形势严峻 对于一些机密文件或制度文件，针对不同的操作者，可以规定不同的操作权限，从而保证较好的保密效果 5 没有统一、合适的针对全体员工使用的工作平台 能够把各个部门、各层级的员工统一到同一个工作平台 利用传统办公手段，效率不是很理想：3006 人的企业，其程序化、重复化、机械化的工作量已经很大，人工处理非常不经济 只需一次信息输入，信息调用方便，输出方式人性化，能十分方便地增加或删减员工信息；OA系统能够对每个工作终端的工作事项进行分类，并能进行工作提醒。在其他情况不变的情况下，能在一定程度上提高工作效率 公司现包括已有多个工作站点，且各站点分7 难以统一协同在一致的企业文化下 OA系统能提供远程登陆功能，能把全体员工集中到一个系统也增加了多种沟通渠道，增加对总公司的整体感和认同感 散，信息沟通不畅、感受不到总公司的氛围，平台上进行办公，公司公告区信息可自由浏览，针对其他信息8 交代的工作无法进行监控 若相关人员外出，一些需签批的工作只能后推，或先行办理再补签 能一目了然地事件相关人员的处理情况，并可进行催办 相关人员即使外出，只要其能进行上网，就可以登陆系统，进行相应的签批工作的处理，能提供模拟手签功能。 9 管理结果能够进行保存，但管理过程无法进10 行保存，会因为重要岗位员工的离职，使工作接续不能很好衔接 OA系统不仅能保存管理结果，同时也能保存管理过程，在现有情况下最大程度减少因人员离职造成的管理中断。比如，资深人员离职，许多相关的技能、方法可能就随之而失去了。 日常书面沟通主要利用邮件系统，邮件多、11 分散且针对同一件事项的邮件无法进行归类 只要某人发起信息，其他人员就可以跟着发表信息，与BBS相似，针对某事项的信息简练、集中、一目了然 12 信息孤岛问题，针对同一件事或人的信息可能存于不同地方， 设置不同工作点同一系统用户，就能对同一个员工或事件进行处理，且信息储存统一；系统具有强大的调用和自动归档功能，针对同一件事或人的信息能进行全部显示 13 没有电子化的客户关系管理，基本利用传统的管理手段 没有电子化的资产管理系统，基本利用传统的管理手段 在现有基础上建立电子化客户关系管理系统，尽可能减少因人员离职造成的客户流失 14 能够对公司资产进行更细致的管理 因工作效率低下，若文职类按一个人一天浪15 费半小时，年平均工资30000元计，50个文职类员工一年浪费工资共131250元。 提高工作效率，降低经营管理成本。 16 基本没有进行无纸办公，员工档案全部采用传统纸质档案管理 进行一定程度的无纸办公，并对员工信息采取电子档案管理，节省用纸及油墨费用 经此上对比分析可知：当下购买并实施自动化办公系统是必要、可行、有收效的。 特此申请！敬请批准！ 附件一：OA的价值量化评估 OA应用价值的评估 问题 交办任务结果可控性差，制度可执行差，缺泛保障 组织沟通不足、沟通效率低下，缺发文化建设的手段与支撑 对外界的变化和需求响应迟缓 信息孤岛效应突出 人员不断增长，办公开支，如通讯，差旅，办公成本的持续增长 信息分散，缺少管理沉淀，缺少组织级学习复制手段 提高组织的学习能力 整合IT系统的信息资源 降低管理成本，运营成本 提高组织敏捷性 改善沟通，辅助文化建设 事务处理效率提升 组织沟通效率提升 组织学习能力提升 计划控制能力提升 企业文化建设提升 沟通频度和准确性 >30% 事务处理数量和滞留时间>10% 共享文档数量和引用次数>30% 计划及时性及反馈速度>10% 协助区活跃数和公告点击数>30% OA所能实现的功效 加强控制，落实规范 协同价值的评估 量化评估 大幅度降低经营管理成本 客户基本情况 计划使用OA总人数 其中本地使用人数 异地使用人数 人均月工资 人均月移动通讯费 总部月坐机通讯费 总部月办公用品支出 平均数值 300 300 2500 150元 3000元 10000元 月度成本 25 1.5 0.3 1 年总成本 300 18 3.6 12 直接效益成本分析 节约项目 移动通讯年度节约 固定通讯年度节约 办公用品支出节约 人力资源成本节约 直接效益评估 年节约系数 2% 50% 80% 6% 年总成本 18 3.6 12 300 节省成本 3.60 1.80 9.60 18.00 33.00 投入产出比例 项目 投入产出比例系数 预算 30万 每年节省成本 33万 比例 1