公司印章证照管理制度.docx

公司印章证照管理制度印章、证照管理制度 第一章 总则 一、为了保证公司印章、证照使用的权威性、合法性和安全性，依据公司 规范运营、防范风险的管理规定，有效地维护公司利益，特制定本管理制度。 二、本管理制度所指印章包括行政公章、合同专用章、业务专用章、财务 专用章、法人章等具有法律效力的印章；证照包括公司营业执照、资质证书、组织机构代码证、税务登记证、社会保险登记证等合法证照。 三、公司的印章、证照统一由公司吴瑞铭进行管理，财务专用的印章和证 照由财务部进行管理。总经理应确定具体的印章、证照保管及使用责任人；专管员要树立高度的责任心，保证印章、证照保管和使用的安全。除总经理同意外，不得擅自转交他人代管。 第二章 印章的刻制和启用 四、印章的制刻 1、公司印章的制刻均须报总经理批准，由办公室开具介绍信，到公安机 关相关部门办理刻制手续。 2、印章的形体和规格，按国家有关规定执行。 五、公章的启用 1、新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。 2、公章启用应报总经理批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单 位和使用范围。 第三章 印章管理 六、公司实行印章使用登记管理制，使用以及领取、归还印章时应予以登 记。 七、公司各部门一律不得自行刻制公章。 八、印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内， 妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告。 九、印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，总经理应指定他人代 管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印的注意事项。专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。 十、交接工作时，应严格办理交接手续，填写印章交接单， 登记交接日期、管理印章类别。交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。 十一、公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书、对内外发文等用章都 须经部门主管审核、行政副总经理批准或公司员工因私事需出具证明而使用公司公章的，使用人或需使用的员工应在印章专管员处填写好印章使用登记表，并经双方签字确认。印章专管员应对文件内容和所登记的事项予以核对，经核对无误的方可盖章，同时须将用印文件的复印件备案。 十二、财务部使用的常规性、一般性的表格、函件，如规范性的各类报表 等，由财务部负责人审批后盖财务专用章。 十三、未经总经理同意，不得在空白公文纸和未填好内容的协议、介绍信、 证明以及合同上盖章。因工作特殊确需开具时，须经行政副总经理或总经理同意后方可开具；待工作结束后，必须及时向公司汇报开具手续的用途，未使用的必须立即收回。 十四、印章原则上不许带出公司，对确需将印章带出使用的，借用人应填 写公章外借申请单，由部门主管同意，经公司行政副总经理批准后， 再由印章专管员携带同往。如有特殊情况，印章专管员无法同往的，印章专管员必须进行登记印章外借登记表，经双方签字确认后，方可携带使用。外借人员应对印章进行妥善的保管，如损坏或丢失，应承担补办费用及相关责任。 十五、印章使用完后，需到印章专管员处归还并进行核销，填写归还日期； 印章专管员应对归还的印章进行检查，确认无损后再行签字。 十六、相关文件经盖章后，应将盖章的文件原件存档保管，在确实无法留 存原件时以复印件存档。已盖章的文件若不能使用，必须交回销毁。 第四章 证照管理 十七、公司实行证照使用登记管理制，使用以及领取、归还证照时应予以 登记。 十八、证照专管员应把证照进行分类整理与保管，并按时办理各种证照的 年检、变更、更换工作，保证公司经营主体资格符合法律法规的要求。 十九、公司各部门或员工因公务需借阅或复印公司有关证照的，由使用人 填写证照使用登记表；经使用人和证照专管员签字确认后，使用人方可借阅或复印。有关证照的复印件如不能使用或使用后应交回财务处进行销毁。 十九、公司各部门或员工因公务需外借公司有关证照的，由使用人填写证 照外借登记表；经使用人和证照专管员签字确认后，方可外借使用。 外借人员应对证照进行妥善的保管，如损坏或丢失，应承担补办费用及相关责 任。 二十、证照使用完后，需到证照专管员处归还并进行核销，填写归还日期； 证照专管员应对归还的证照进行检查，确认无损后再行签字。 第五章 其他 二十一、本制度从发布之日起施行。违反以上规定者，公司将追究相关人 员的责任，若给公司造成一定经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。 二十二、本制度由公司办公室负责解释。 附件1 印章交接单 部门名称： 交接印章名称： 交接日期： 年 月 日 以上印章自 年月日起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人负责。 移交人： 接收人： 年月日 年 月 日 印章授权人签字确认： 年月日 附件2 印章使用登记表 使用人 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 印章专管员 日期 签名 印章类型 用途 签名 附件3 印章外借登记表 序 号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 印章类型 用途 使用人 借出日期 归还日期 印章专管员 签名 签名 附件4 证照使用登记表 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 证照名称 用途 使用人 签名 日期 证照专管员 签名 附件5 证照外借登记表 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 证照名称 用途 使用人 借出日期 归还日期 证照专管员 签名 签名