公司印章管理办法.docx

公司印章管理办法 上海韵达货运有限公司 企业制度ZD/YD 一、制度概况 制度编号 版本编号 生效日期 密级程度 普通 秘密 机密 绝密 目 的 为了加强公司印章的制作、领取保管、使用和改废的规范化，确保公司印章在符合公司利益的条件正常合法地使用，防止不必要事件的发生，特制订本办法。 适用范围 本管理办法适用于上海韵达货运有限公司及其分公司和子公司所有职能部门和全部员工。 版本优化原因与内容 更为详尽地描述了印章的类型、使用范围，明确了印章使用的审批权限及流程，确定保管人及责任。 主送 主送抄送 部门/区域 总部 大区 分拨中心 无 无 总裁办 岗位 业务经办人 文件接口联系人 业务经办人 部门/区域 总部 大区 分拨中心 抄送 岗位 各中心/部门人员 各职能部门人员 相关流程或制度 拟制部门 拟制人 张立廷 上海韵达货运有限公司 企业制度ZD/YD 目 录 一、总则 1、目的 . 2 2、适用范围 . 2 3. 公司印章类型 . 2 4. 公司印章使用范围 . 3 二、公司印章的制作、发放和收回销毁4 三、公司印章领取和保管4 四、公司印章的使用审批流程4 五、责任.7 一、制度正文 第一章 总则 第一条 目的 为了加强公司印章的制作、领取保管、使用和改废的规范化，确保公司印章在符合公司利益的条件正常合法地使用，防止不必要事件的发生，特制订本办法。 公司印章是公司在经营管理活动中在职权范围内进行公务活动、行使职权的重要标志，是公司职权的权威象征。公司授权由总裁办公室全面负责公司印章的日常管理工作，包括公司印章的制作、发放、回收，监督公司印章的保管和使用。 第二条 适用范围 本管理办法适用于上海韵达货运有限公司及其分公司和子公司所有职能部门和全部员工。 第三条 公司印章类型 本办法所指的公司印章包括公司名义印章、各业务部门名义印章以及证件用途章。 公司名义印章包括公司行政公章、财务专用章、法定代表人章、合同专用章、发票专用章、人事专用章以及其他冠以公司名称用于对外办理各类业务的专用章。 公司名义印章还包括公司由出资设立的全资或控股子公司名义印章以及分公司名义印章。 2 上海韵达货运有限公司 企业制度ZD/YD 各业务部门名义印章是指经公司批准而以公司各业务部门名义制作用于办理该业务部门相应业务所需的公司印章。部门印章除在公司内部发文使用外，一般不得以任何形式对外使用。特殊情况需要对外使用时须报公司总裁审批，未经审批对外使用部门印章引起的一切责任由使用部门负责人和直接责任人承担。 证件用途章是指公司各业务部门在日常工作中需要使用公司各类证件，公司在提供各类证件复印件上加盖的表明该证件用途的公司印章。 公司印章根据其重要程度分为二类，其中一类印章为涉及公司权利义务、对外行文需要加盖的公司印章，包括公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、发票专用章、人事专用章以及其他冠以公司名称用于对外办理各类业务的专用章，包括分公司和子公司相应印章。其余不需要对外行文而以部门名义仅在公司内部使用的公司印章为二类印章，证件用途章属于二类印章。 第四条 公司印章使用范围 公司印章应按其自身性质使用，不得超越自身性质使用。 公司公章用于一切必须以公司名义具名的场合，如以公司名义向工商税务等各类各级*机关、司法机关或相关机构部门办理证件申请、执照办理、权利确认、成果申报、项目申请、计划任务书、统计报表等所有与公司经营管理有关的业务，以及以公司名义发出的信函、公文、通知、合同、介绍信、请柬、邀请书、证明或其他公司材料，可申请使用公章。 财务专用章主要用于公司财务事项，如办理各种财务报表、统计报表、纳税申报、及其他财务资料、开具支票、项目申报各类报表以及询证函等。 法定代表人章用于必须以法定代表人章具名的场合。 发票专用章用于公司开具发票或出具发票证明等。 合同专用章用于以公司名义与各类市场平等主体之间签订的各类经济商务投资与合作等方面的合同、协议、订购单、发货单等。 人事专用章主要用于公司人事事项，包括公司内部职工的劳动合同、聘用合同、劳务合同的签订，以及相关人事证明、社会保险等事项。 其他专用章用于以公司名义办理相应业务。 各部门印章用于以公司各业务部门办理本部门内部业务，如以部门名义发布通知、报送内部文件等。 证件用途章用于声明公司证件的用途。 3 上海韵达货运有限公司 企业制度ZD/YD 第二章 公司印章的制作、发放和收回销毁 第五条 公司根据管理和业务需要，现已制作了以下公司印章： 公司公章1枚、公司财务专用章1枚、法定代表人章1枚、合同专用章1枚、发票专用章1枚，人事专用章1枚、其他专用章如有请列明：航空提货专用章1 枚。 各子公司经批准制作的印章包括各子公司公章1枚、财务专用章1枚、法定代表人章1枚、发票专用章1枚。 各分公司经批准制作的印章包括分公司公章1枚、财务专用章1枚、负责人章1枚。 证件用途章 1 枚。 除上述正在使用中的公司印章外，公司没有其他正在使用的印章。 第六条 公司各业务部门在日常工作过程中需要制作新的公司一类印章或对现有公司一类印章进行修改或者重新制作的，须由各业务部门负责人提出书面申请，逐级审核并由公司总裁最终决定后统一交由公司总裁办负责依法制作，二类印章由负责该业务部门的副总裁批准决定后统一由公司总裁办负责依法制作。 其他任何部门和个人未经公司审批不得擅自制作公司印章。 第七条 公司印章的具体内容和式样详见公司印章备案书。 第八条 公司印章全部由公司总裁办负责发放并办理发放领取登记。 第九条 公司印章因业务上或管理上不再使用时由相应业务部门提出申请并逐级审核由公司总裁最终决定后指定总裁办负责予以收回或销毁。公司印章保管部门和保管人员接到收回公司印章通知后应无条件交回其保管的公司印章。 第三章 公司印章领取和保管 第十条 公司印章应由专人负责保管，保管者不得擅自委托他人代为保管公司印章。公司印章不能随意摆放，以防止他人盗用，更不能将公司印章随意交于他人任意使用。 第十一条 根据公司印章管理现状，现规定公司印章按以下要求由相应的保管部门和保管人员进行保管： 1、公司公章、合同专用章以及分公司和子公司的公章均由公司总裁或者委托的副总裁负责保管并指定总裁办工作人员办理具体的保管工作； 2、公司财务专用章和法定代表人章由负责公司审计监察业务的副总裁负责保管并指定工作人员办理具体的保管工作；其中财务专用章和法定代表人章分别由不同工作人员办理具体的保管工作。 4 上海韵达货运有限公司 企业制度ZD/YD 3、公司发票专用章由公司财务部门负责保管并由财务部门负责人指定工作人员办理具体的保管工作； 4、公司、子公司人事专用章由公司人事部门负责保管并由人事部门负责人指定工作人员办理具体的保管工作。 5、分公司、子公司财务专用章、发票专用章、法定代表人章由公司各分公司、子公司财务部门负责保管并由财务部门负责人指定工作人员办理具体的保管工作，其中财务专用章和法定代表人章分别由不同的工作人员办理具体的保管工作。 6、其他业务专用章由该业务所属的职能部门负责保管并由该业务部门负责人指定工作人员办理具体的保管工作。 7、其他各职能部门印章由该职能部门负责保管并由该业务部门负责人指定工作人员办理具体的保管工作。 8、证件用途章由公司总裁办负责保管并指定工作人员办理具体的保管工作。 第十二条 公司建立公司印章发放领取登记表，办理公司印章发放领取归还登记，公司印章发放人员、领取人员和归还人员应当在公司印章发放领取登记表上签字登记公司印章的发放、领取和归还情况并注明日期。 第十三条 公司设立专门的保管场所并配备专用柜办理公司印章的保管，保管场所和专用柜须加锁。保管人员下班前须确认公司印章是否放置在规定的保管场所和专用柜并上锁。 公司印章保管情况纳入保管人员离职时移交工作的一部分，印章保管人员如工作变动、离职时，应及时上缴公司印章，并办理交接手续，送公司总裁办备查，不得私自转交他人。 第四章 公司印章的使用审批流程 第十四条 使用公司印章由以下公司领导层人员审批决定： 对公司及分公司、子公司的公章、合同专用章的使用由公司总裁或总裁委托的副总裁审批决定； 对公司及分公司、子公司的财务专用章和法定代表人章的使用由公司负责审计监察业务的副总裁审批决定； 对公司、子公司的发票专用章的使用由公司负责财务业务的副总裁审批决定； 对公司人事专用章的使用由公司负责人事业务的副总裁审批决定； 对其他业务专用章的使用由公司负责该业务的副总裁审批决定； 二类印章由该印章所隶属业务部门负责人审批决定。 5 上海韵达货运有限公司 企业制度ZD/YD 证件用途章由总裁办指定的保管该印章的保管人员直接决定。 其他各印章的使用决定权由公司总裁根据实际工作需要进行授权。 公司总裁对公司所有印章的使用拥有绝对的审批决定权。 第十五条 盖章文件资料的签字审核流程 一、日常业务事务性文件签字审核流程 1、日常业务事务性文件类别： 1.1 人事类：劳动合同的签订、解除，社保资料，招聘信息的发布，招调工办理等文件。 1.2 行政类：办理公司证照，工程项目资料，电信业务资料，移动电话业务，无线上网卡等文件。 1.3 财务类：所得税季度申请表，发票证明，银行证明，所得税减免资料，税局查验发票资料，会计证换证申请，财务报表，工资代发协议等文件。 1.4 营运类：日常营运事务性文件。 1.5 IT类：设备技术验收材料等文件。 1.6 客户类：媒体相关资料，月结协议，代收货款协议等文件。 2、上述日常业务事务性文件使用公司印章时经业务部门负责人审核签署后即可按本办法规定的印章使用流程办理盖章手续。 二、凡涉及公司的重大经济行为以及直接报送*机关的文件，如以公司名义对外签订重要经济合同、提供担保、提供抵押、向外借款、投资合作、出具承诺函等使用公章时，须经业务部门负责人签署后送公司法务部门工作人员或法律顾问审核后再报公司总裁或负责相应业务的副总裁审批签字后方可按照本办法规定的印章使用流程办理盖章手续。 三、涉及交通事故纠纷、业务理赔纠纷、劳动仲裁以及其他涉及诉讼、仲裁等重要法律事项的文件，须经公司法务部门人员或法律顾问审核后由公司总裁或总裁委托的副总裁审批签字后方可按本办法规定的印章使用流程办理盖章手续。 四、分公司、子公司因业务需要盖章的文件资料，由经办人员先报各分公司、子公司负责人审核签字后，再将所有文件资料报送总公司对口业务部门接收人，由各对口业务部门接收人将相关文件资料报送相应对口业务部门负责人签字复核后按本办法规定的印章使用流程办理办理盖章手续，盖章后由各对口业务部门文件接收人将盖章完毕的文件资料返还给相应分公司、子公司相关经办人员。 6 上海韵达货运有限公司 企业制度ZD/YD 五、与员工批量签订的劳动合同、协议需要盖章的，除按上述流程办理审批盖章手续以外，还必须附上清单，供印章保管部门存档，清单内容包括：员工姓名、部门、签订期限。 六、对于同一文件、同一印章有多处需盖章的，为避免出现漏盖现象，请申请人用铅笔在需盖章处标示出来，并将相应页折叠或使用小贴纸标示该页。对于同一文件需要使用不同印章的，为避免错盖、漏盖现象，请用铅笔在需盖章处标示出来，同时注明用章名称，并将相应页折叠或使用小贴纸标示该页。 第十六条 公司印章使用流程 公司各业务部门和各工作人员因业务需要使用公司印章时必须填写“公司印章使用申请表”，将其与所需盖章的文件资料一并经所属部门负责人审核后逐级上报审批并由本办法规定的印章使用权决定人批准签字后方可交付给公司印章保管人员办理具体的盖章手续，否则，印章保管人员有权拒绝提供印章。印章使用时由保管人员负责用印和盖章，或者在保管人员监督下由使用人员用印和盖章。 若本办法规定的印章使用权决定人不在场但必须及时使用印章时，使用人员和保管人员须经电话联系并征得其口头同意后，保管人员方可在印章使用权决定人未签字的情况下提供印章。但事后保管人员要负责提醒印章用权决定人完成补签工作。 与公司经营管理有关的特定业务经公司总裁同意使用印章的以及公司总裁自行决定使用印章的无须按以上规定执行，但印章保管人员必须做好登记工作。 第十七条 公司印章保管人应对公司印章使用申请表上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。无印章使用决定权人的签字批准同意的该印章保管人员不得提供该印章进行盖章，本办法另有规定除外。 第十八条 公司印章使用登记 用印后该公司印章使用申请表作为用印凭据由印章保管人留存，所有加盖公司印章的文件都应对印章使用记录统一编号登记，并保管不少于五年，以备存查。 具体的印章使用登记工作由保管人员按照公司总裁办的有关规定执行。 第十九条 非特殊情况，严禁将公司印章带出公司办公场所。确因工作需要必须将一类印章带出公司办公场所使用的，应事先填写“公司印章借用申请单”并载明事项、使用去处、外借理由等信息，经公司总裁或副总裁批准后由两人以上共同携带外出按照“公司印章借用申请单”载明内容使用，使用后应及时归还给保管人并办理登记。 7 上海韵达货运有限公司 企业制度ZD/YD 第二十条 原则上不开具加盖公司公章的空白介绍信、证明、合同、附有公司抬头的公文纸等。如因公务需要或其它特殊情况需要开具时，必须经公司总裁或总裁委托的副总裁审批同意后方可开出。使用人在使用后必须向公司说明公章使用的用途，并向总裁办交回未使用的书件。 第五章 责任 第二十一条 未经公司总裁审核，任何部门和个人不得擅自制作公司一类印章，未经公司副总裁批准，任何部门和个人不得擅自制作公司二类印章。擅自制作公司印章的，一经发现，公司将依法追究其法律和经济责任，由此造成的民事、经济、法律纠纷和后果，由当事人承担。 第二十二条 印章保管人必须妥善保管印章，公司印章出现遗失、损毁或被盗时，印章保管人员要立即向公司总裁办报告，并及时采取有效措施，尽量减少由此产生的各种可能损失。公司将按管理权限落实管理责任。 第二十三条 任何人员必须严格依照本办法规定使用公司印章，公司印章使用审批人员须按照本办法负责用章审批。非按正常流程使用公司印章给公司造成经济损失或产生不良影响的，由保管人负承担相应的法律责任，实际使用人承担连带责任，审批人员未履行审批职责的承担连带责任。 第二十四条 违反本办法规定擅自制作、使用公司印章的或不按照本办法保管公司印章的，由公司根据具体情节予以警告、扣薪直至辞退的处分，给公司造成损失的或有其他严重情节的，除赔偿公司损失外，公司还将移送有关司法机关处理。 二、例外 无 四、解释 本规定由公司总裁办负责解释。 五、 引用 无 六、附录 1、印章保管部门和使用审批人对应表 2、公司印章发放领取登记表 3、公司印章保管承诺书 4、公司印章备案书 5、 公司印章使用登记表 8 上海韵达货运有限公司 企业制度ZD/YD 6、 公司印章使用申请表 7、 公司印章制作修改申请表 8、 公司印章借用申请表 9