公司公文管理制度.docx

公司公文管理制度公文管理制度 一、目的 为规范公司各类办公文件的管理，提高工作效率，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本管理制度。 二、适用范围 本制度适用于公司各类办公文件的处理。 三、常用公文文种 1、公文包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共计15个种类。 2、我公司用的公文种类有：通知、通报、报告、请示、函、纪要、决定等。 l 通知：适用于发布和传达公司内部事项； l 通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要事项； l 报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复询问； l 请示：适用于向上级单位请求指示和批准； l 函：适用于不相隶属单位之间的商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项； l 纪要：适用于记录、传达会议情况和议定事项； l 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关1 单位及人员等。 3、公文保密等级分为：绝密、机密、秘密、一般文件。 四、版面要求 1、纸张尺寸： 公文用纸一般采用国际标准A4 型纸，特殊形式的公文用纸，可根据实际需要确定。 2、 版面 l 页边距：上：2.8厘米，下2.8厘米，左2.8厘米，右2.5厘米。如使用公司红头稿纸，则可去掉公文样本中的“版头”，并将页边距的上尺寸调为4.5厘米。 l 字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字，特殊情况可以进行适当调整。 l 文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。 l 装订：公文应左侧装订，不掉页。 五、公文内容要素划分及格式要求 公文内容要素分为版头、主体、版记三部分。版头指公文首页红色分隔线以上的部分；主体指公文首页红色分隔线以下、公文末页首条分隔线以上的部分；版记则是指公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分记。 2 1、版头：字体为华文仿宋，字号小初，加粗，文字颜色为红色；分隔线为2.5磅粗的直线。文字和分隔线均居中。 2、主体：从版头下空一行开始编排，文字颜色为黑色，从左到右横写、横排。正文行距为单倍行距，特殊情况可以进行适当调整。 l 标题：一般用2号宋体字，加粗，编排于红色分隔线下空一行的位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。 l 发文字号：一般用3号仿宋字，编排在标题下方，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位，在阿拉伯数字后加“号”字。 l 正文：一般用3号仿宋字，编排于发文字号下空一行的位置，每个自然段左空二字，回行顶格。数字、年份不能回行。 l 附件说明：如有附件，在正文下空一行，左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 3 l 发文单位署名、成文日期和印章：一般距离正文一行，发文单位一般向右对齐编排，成文日期居于发文单位之下，以发文单位为准，居中编排。成文日期中的数字应用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。印章用红色，要端正、居中下压单位全称和成文日期，印章用红色，不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下署名、印章或成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。 l 附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 l 附件：附件应另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题用2号宋体，加粗，居中编排。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。 3、版记 l 版记中的分隔线：版记中的分隔线与正文边距等宽，分隔线用0.75磅直线。首条分隔线位于版记中的第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一页的下边缘重合。 4 l 主送、抄送部门：一般用4号仿宋字，在印发日期之上、左空一字编排。“主送”“抄送”二字后加全角冒号和报送部门全称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个报送部门名称后标句号。既有主送部门又有抄送部门时，主送部门应置于抄送部门之上一行，之间不加分隔线。 l 印发单位和印发日期： 印发单位和印发日期一般用4号仿宋字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应将其与印发单位和印发日期用一条细分隔线隔开。 l 页码：一般用4号宋体阿拉伯数字，居中编排。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 六、公文处理 公文处理包括收文和发文。 1、收文处理 收文处理程序包括：登记、填写文件呈阅表、按照收文流程进行分送、承办、催办、答复、存档等。 l 登记。公司所有公文均应做好记录。公司内部公文，原则上对口受理；其他外部收文，如无明确目标部门，则统一由办公室负责处理。办公室收文后，应逐件清点，核对无误后，填写文件呈阅表，做好编号。 l 分送。根据公文内容、要求和工作需要，确定公文的分送范5 围，将公文与文件呈阅表一并交由公司领导批示。 l 承办。按照公司领导的最终批示，将公文及时送达承办部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文还需明确办理时限。承办部门对交办的公文应及时办理，有办理时限要求的应在规定时限内办理完毕。 l 催办和答复。收文部门要及时了解公文办理进展情况，督促承办部门按期处理完毕，紧急公文可由专人负责催办。对公文的办理结果，收文部门应及时答复来文单位。 l 存档。收文流转结束后，由办公室归档，以确保文档的完整。 l 任何部门和个人收到公文，应及时送办公室按规定程序办理。 2、发文处理 发文处理程序包括：拟稿、填写公文稿纸、按照发文流程分别由承办部门负责人审核、分管领导会签、总经理批示、办公室人员编写文号、用印、分发、存档等。 l 拟稿，按照职能分工原则，由主要承办部门负责，涉及到两个或两个以上部门的，由主办部门和协办部门商议草拟。 l 分送：拟稿人草拟好公文，并填写公文稿纸，首先交由部门负责人审核签字；之后交由分管领导会签；最后报总经理批示。 l 修改：如公文在审核、会签过程中，需要做重大修改，应注明具体修改意见，并交由承办部门重新进行公文的流转审核程序。 6 l 公司所有公文统一由办公室进行编号、用印、分发和存档，有领导指示的，还应附批复件。 七、会签权限 1.以部门名义行文的公文，由各部门负责人签发； 2.以公司名义行文的公文，由分管副总签发； 3.涉及全局性的重要公文，需由执行董事批示签发。 八、保密规定 1.未经领导签发的公文不得分发； 2.已签发的保密文件应由专职人员统一收发、归档和销毁，内容不得泄漏和外传。 3.已归档的公文，如需查阅，应按照公司档案管理规定进行借阅。 九、附则 1.本制度细则由办公室负责解释。 2.本制度自下发之日起开始执行。 十、附件 1. 公文样本 2. 红头稿纸 3. 文件呈阅表 4. 收文流程 5. 公文稿纸 6. 发文流程 7 XXXXXXXXXXXXX有限公司 XXXX年XX月XX日 附件1：公文样本 XXXXXXXX有限公司 XXXXXXXXXX的通知 XXXXXXXX号 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，通知如下： 1. XXXXXXX 2. XXXXXXX 附件：XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX有限公司 8 XXXX年XX月XX日 主送：XXXXXXXX，XXXXXXXXX。 抄送：XXXXXXXX，XXXXXXXXX。 XXXXXXXXXXXXXXXXX公司 XXXX年XX月XX日印发 附件2：红头稿纸(略) 附件3：XXXXXXXXX公司 公文稿纸 总经理批示分管领导 会签 承办部门 负责人 审核 标题 主题词 9 文号 拟稿部门 主送部门 抄送部门 附件 20 号 密级 拟稿人 急缓 拟稿日期 填写要求： 1. 主题词：可以代表公文主题内容的词语。 2. 文号：统一由办公室进行编号填写。 3. 密级：根据需要填写绝密、机密、秘密、一般文件。 4. 急缓：根据需要填写急件、一般文件。 5. 主送部门：公文的主要受理单位，即需按照公文内容答复事项、办理工作的单位。 6. 抄送部门：除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门或主送部门的相关领导或管理部门。 10 附件4：XXXXXXXXXX公司 发文流程11 承办部门拟稿并填写 公文稿纸 需要修改的，按照要求修改之后重新提承办部门负责人 审核签名 交分管领导会签 交总经理批示 办公室人员编写文号、用印、分发、存档 附件5、XXXXXXXX公司 文件呈阅表 12 文件 编号： 名称 来文号 收文 密级 日期 拟办 意见 公司 领导 批示 承办 部门 部门负责人签字： 意见 附件6：XXXXXXXXXXXXXX公司 13 来文 单位 拆阅 登记人 收文流程 收到的公文统一编号，填写 文件呈阅表 分送部门负责人及公司领导审核、批示 按照批示 送交承办部门按期处理 收文部门催办 并将结果答复来文单位 办公室人员 收回来文并归档 14 附件7：内部工作联络函 内部工作联络函 接收部门： 接收人： 事项： 内容： 签署人： 承办情况： 承办人： 15 发出部门： 发出日期： 附件8：收文登记表 收文登记表 序号 文件名称 文件编号 收文号 16 发文部门 转发或处理日期 备注 17 18