全国中等职业学校学生管理信息系统.docx

全国中等职业学校学生管理信息系统 系统操作说明书 求实 创新 求精 满意 全国中等职业学校学生管理信息系统 操作说明书 上海鹏达计算机系统开发有限公司 SHANGHAI PANTOSOFT CO., LTD 1 系统操作说明书 录 声明 . 3 一、 二、 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 待办事宜和进度表 . 4 操作流程 . 5 系统登录 . 6 修改密码 . 6 本校信息维护 . 7 教学点信息维护 . 8 专业信息维护 . 8 学校业务审核情况跟踪 . 11 添加学生综合信息 . 11 提交学生综合信息 .14 修改学生信息(学籍信息) .15 删除学生信息 .17 上传学生照片 .17 学籍信息变更申请 .19 学籍信息异动申请(减少) .20 学籍信息异动申请(增加) .21 学籍查重投诉管理 .22 毕业名单申报 .24 毕业信息变更申请 .25 国家助学金信息维护 .25 国家助学金学生名单 .27 填写本月国家助学金实际发放金额 .28 国家助学金财政资金到位信息维护 .30 填报国家助学金信息统计报表 .32 填报分专业国家免学费标准 .33 国家免学费学生信息维护 .35 国家免学费学生名单 .36 国家免学费财政资金到位信息维护 .37 查看国家免学费信息统计月报表 .39 查看国家免学费信息统计学期报表 .40 填报其他资助信息统计报表 .40 附录： .42 1. 1） 2） 2. 提交学生信息数据模板说明 .42 导入准则 .42 字段说明 .43 学生免学费系统说明 .48 2 系统操作说明书 本手册内容若有变动，将会在网页上通知。本手册例子中所用的公司、人名和数据若非特别声明，均属虚构。未得到上海鹏达计算机系统开发有限公司明确的书面许可，不得为商业目的，以任何形式或手段复制或传播本手册的任何内容。 (注：本手册适用于校级用户，用户可在手册中查看相应模块内容的操作说明) 技术支持方式 各省级用户可以通过全国中职系统省级用户交流QQ群进行问题反馈，或直接与软件供应商取得联系，以获取技术支持。 各省(区、市)请自行安排本区域的支持方式，并与上级相关部门联系，获取技术支持。 3 系统操作说明书 待办事宜和进度表 进入系统首页，“待办事宜”会提醒学校相关信息的填写情况；学校可以通过“进度情况表”了解到学生学籍填报进度情况、国家助学金填报进度情况表和国家免学费信息填报进度情况。 针对校级用户的“学籍管理员”，如下图： 针对校级用户的“资助管理员”，如下图： 4 系统操作说明书 操作流程 基本信息管理系统登陆本校信息维护教学点信息维护专业信息维护学籍信息管理新增学生综合信息学生照片采集待上级审核学籍信息变更申请学籍信息异动申请学籍重复信息查看毕业名单申报每天晚上24：00时 系统将当天学生综合信息库中符合享受“国家助学金”和“国家免学费”条件的学生，自动生成为当月的“国家助学金受助名单”和“国家免学费学生名单”。注：学生学籍信息通过审核，并且上传照片后才能生成实现国家助学金学生名单和国家免学费学生名单修改密码提交待上级审核维护学生综合信息提交学生综合信息学籍信息待上级审核国家助学金管理国家助学金学生信息维护国家免学费管理国家免学费学生信息维护 维护分专业国家免学费标准其他资助信息管理填写并提交其他资助信息其他资助信息统计学期报表。每年1月份和7月份的11、21、31日分三次统计生成学期报表，31日锁定最终报表后，将不得修改。每年x月x日，所有学生的国家助学金的受助状态将被设置为“否”，学校需要重新设置其受助状态，并提交待上级审核；每年x月x日，所有受助学生的受助提交状态被设置为“未提交”，学校需要重新提交待上级审核。填写当月“国家助学金”实际发放金额，并提交每月国家助学金增加名单中的受助学生，待上级审核。每月最后一天24：00时过后，自动锁定本月实际受助名单，根据审核通过的受助学生名单自动生成本月国家助学金信息月报表填写并提交国家助学金财政资金到位信息(款到即填)国家助学金信息统计学期报表每年1月和7月份的11日、21日、31日分三次自动生成学期报表，如果信息有误，学校可以手工核对修改。31日锁定最终报表后，将不得修改。每年x月x日，所有学生国家免学费的受助状态将被设置为“否”，除符合有限享受国家免学费条件的学生，学校需要重新设置其受助状态，并提交待上级审核；每年x月x日，所有受助学生的受助提交状态被设置为“未提交”，学校需要重新提交待上级审核。提交每月国家免学费增加名单中的受助学生，待上级审核。每月最后一天24：00时过后，自动锁定本月实际受助名单，根据审核通过的受助学生名单自动生成本月国家免学费信息月报表填写并提交国家免学费财政资金到位信息(款到即填)查看免学费信息统计学期报表(x月x日零点系统自动生成学校秋季免学费信息统计学期报表x月x日零点系统自动生成学校春季免学费信息统计学期报表)5 系统操作说明书 系统登录 第一步： 在IE浏览器的地址栏中输入https：/ (如果访问较慢，请尝试以下入口：https：/ https：/ )。如下图： 第二步： 输入组织机构代码、用户名、口令和验证码。 第三步：点击“登录”按钮。 注： (1) 以前系统中存在的登陆后IE窗口误关闭再重新登录等待时间过长的问题已解决。升级后的系统，如果用户使用同一个账号登录，系统会自动将已经登录系统的用户踢出； (2) 允许学校拥有二个用户：“学籍管理员”和“资助管理员”，两个用户在模块操作权限上无业务交叉。学校用户由上级管理部门创建。 2. 修改密码 登陆系统后，进入首页，点击修改密码。如下图： 6 系统操作说明书 输入并确认新密码，点击保存。 注：第一次登录系统请务必将密码修改。 3. 本校信息维护 功能：完善学校的基本信息，用于报表的生成，必须填写。 注：系统升级后，用户第一次登录系统填写本校的基本信息。 进入“基本信息管理”>>“本校信息维护”模块。如下图： 注：如果必填字段填写不完整，则无法进行后续所有操作。 7 系统操作说明书 教学点信息维护 功能：添加新的教学点信息。 第一步：进入“基本信息管理”>>“教学点信息维护”模块。 页面显示教学点信息。如下图： 第二步： 点击“添加”按钮，进行教学点添加。如下图： 注：若该教学点下已有学生信息，则该教学点不允许被删除。 5. 专业信息维护 功能：增加学校的专业信息。如果不增加学校专业信息，则无法增加或者导入本专业下的学生信息。 进入“基本信息管理”>>“专业信息综合”模块。 页面显示学校专业列表。如下图： 8 系统操作说明书 1） 新增专业。 点击“新增”按钮，进行专业添加。如下图： 注： (1) 本校各专业代码及专业名称不能重复； (2) 如果专业没有审核通过，则： a) 不能添加、维护分专业国家免学费标准； b) 就读该专业的学生无法进入国家免学费学生信息维护模块和国家免学费学生名单。 (3) 专业导入后，不同专业目录版本间不允许直接修改，即不允许跨版本进行专业修改； (4) XX年秋季学期开始开设的专业，必须对应2010版专业目录。 2） 变更学校专业信息。 9 系统操作说明书 专业信息综合”模块中的“变更学校专业信息”标签页。如下图： 第一步： 点击“新增”按钮后进入。如下图： 第二步：点击“变更”按钮后进入。如下图： 注： (1) 保存后可以再修改，提交后不能修改，需上级部门审核； 10 系统操作说明书 专业目录版本，不允许变更； (3) 可删除“未提交”或者“审核不通过”的专业变更信息。 3） 删除专业。 点击“删除”按钮，删除专业。 注：若该专业已被学生修读，或者审核“已通过”，则该专业不允许被删除 6. 学校业务审核情况跟踪 功能：统计学校的业务审核情况。例如学籍变更、异动等。 进入“基本信息管理”>>“学校业务审核情况跟踪”模块。如下图： 7. 添加学生综合信息 功能：添加新的学生。 第一步：进入“学籍信息管理”>>“学籍综合信息维护”模块。如下图： 第二步： 下载模板。 点击“下载模板”。下载客户端验证工作到本地，并运行客户端验证工具。如下图： 11 系统操作说明书 1) 点击“数据模板下载”，格式如下： 身姓性民年入招修学学班联联户户户详户是是助学生家家教健份名 别 族 级 学生读制 习级 招招籍籍籍细籍否否学生源长长学康证号 年类专月 型 业 形式 合合所所所地性低享金类类 专学出校学邮省曾政籍港毕现现现现电中备 业生生内生政级用治贯 澳业家家家家子职注 目类日学本编电名 面录别 期 号 人码 子版本 手机号码 注册学籍号 貌 台学庭庭庭庭邮学侨校 所所所详箱 生胞 在在在细省 市 区地县 址 资助卡号 护护称 人人）姓电名 话 系统本次升级后，在模板中新增了“健康情况”以及“专业目录版本”等字段。 是否享受国家助学金：表示该生是否应享受国家助学金，请用户必须正确填写。每天晚上24时系统会自动查重，查重通过且享受国家助学金的学生，自动生成为本月国家助学金名单。 具体字段内容及格式说明请参看附录学生信息提交数据模板说明。 12 系统操作说明书 点击“浏览”按钮，将学生学籍信息填写完毕的Excel文件选中到“选择上报文件”栏中。 3) 点击“开始验证”按钮，系统将验证所有数据。如果数据无法通过验证标准，系统将提示错误信息；如果验证通过，系统会生成一个zip文件，用户请用该文件导入系统。 第三步： 导入学生综合信息。功能分为“新增导入学生信息”和“更新导入学生信息”。 导入学生信息：用户将验证通过的zip文件导入系统中，系统会进行如下验证： (1) 所有学生的专业是否在“专业信息维护”模块中进行设置； (2) 联合招生学校是否为系统中的有效学校。 如果以上2点均通过验证，则学生学籍信息自动进入学生综合信息库中，状态为“未提交”。 如下图： 注： (1) 如果个别学生需要添加，可以通过“新增、导入学生信息”功能，来添加学生； (2) XX年秋季学期入学的学生必须使用2010版专业目录内的专业； (3) 学习形式为非全日制的学生一律不纳入国家助学金和国家免学费资助范围； (4) 增加排序功能，可排序的字段有下划线标志，例如“姓名”，“入学年月”。如下图： 13 系统操作说明书 (5) 对于身份证号末位有X的，系统统一处理，把小写的“x”转换为大写“X”；照片导入部分，把小写“x”转化为大写“X”进行匹配；身份证号验证时，将借鉴公安部的身份证验证规则，采用15位自动升级为18位的方式处理。 8. 提交学生综合信息 功能：将导入的学生学籍信息提交至上级部门审核。如果不提交学生信息，上级学籍部门将无法审核其信息，同时系统也无法自动生成本月国家助学金名单。 第一步：进入“学籍信息管理”>>“学籍综合信息维护”模块，点击“提交学生信息”按钮。如下图： 第二步：系统将状态为“未提交”的学生学籍信息提交上级审核，提交成功的学生学籍信息，状态转换为“已提交”。 注：每晚24时，系统自动查重，如果学生身份证号重复，系统自动将该生的学籍审核状态设置为“未通过”。用户可以进入 “学籍重复信息查询”模块，查看学生学籍查重信息。如下图： 14 系统操作说明书 9. 修改学生信息(学籍信息) 功能：如果学生学籍信息有误，且满足以下条件，可通过该功能修改学生学籍信息。 Ø 审核状态为“未提交”或者“未通过”的学生，可以修改学生学籍信息； Ø 审核状态为“已提交”或者“已通过”的学生只能修改非必填字段的学生信息； Ø 审核状态为“已通过”的学生如果想修改必填字段，请使用“学籍信息变更申请”功能； Ø “学籍异动”或“已毕业”的学生不能修改学生学籍信息； Ø 国家助学金受助学生信息，请通过“国家助学金信息维护”模块修改、补填。 第一步：进入 “学籍信息管理”>>“学籍综合信息维护”模块。 第二步：用户可以点击“导入学生信息”按钮，批量修改学生信息，同“添加学生综合信息”功能。 第三步：用户也可以点击“修改”按钮，单个修改当前选中的学生信息。 第四步：教学点名称可以下拉选择，数据来源于教学点信息维护模块。 注：XX年秋季入学的学生必须使用2010版专业目录内的专业。 15 系统操作说明书 第五步：点击学生姓名，以分标签页显示，分别显示学生的学籍详细信息、学籍变更信息、学籍异动信息、学籍异动信息、国家助学金信息、国家免学费信息。如下图： 16 系统操作说明书 10. 删除学生信息 进入“学籍信息管理”>>“学生综合信息维护”模块。如下图： 仅“未提交”、“未通过”、“学籍已撤销”的学生学籍信息才能被删除。 注：省级部门可撤销已经审核通过的学生学籍信息。 11. 上传学生照片 功能：上传学生照片。 进入“学籍信息管理”>>“照片采集管理”模块。如下图： 17 系统操作说明书 有二种方式上传学生照片。 1） 在线拍照，点击学生姓名后，如下图： 点击“拍照”按钮后，如下图： 18 系统操作说明书 ） 通过照片验证工具验证照片后，批量上传。如下图： 注： (1) 导入照片文件格式必须为JPG格式； (2) 照片文件的高*宽为200*150； (3) 照片文件大小在5K-20K之间； (4) 照片文件命名，使用对应学生的身份证号码信息。 12. 学籍信息变更申请 功能：如果学生学籍信息审核“已通过”，但是必填字段信息有误，可以使用该功能申请修改必填字段信息。待上级审核通过后，修改的信息才能生效。 第一步：进入“学籍信息管理”>>“学籍信息变更申请”模块。如下图： 第二步：对于学生学籍信息变更申请，可通过excel表格导入、导出操作。 模板中可变更的字段如下：身份证号码、姓名、性别、民族、年级、入学年月、招生类型、修读专业、学制、班级、户籍所在省、详细地址、户籍性质、学生类型。如下图： 19 系统操作说明书 注：“保存”后可以进行修改，“提交”后的信息需要上级审核，不能再进行操作。 13. 学籍信息异动申请(减少) 功能：正常在校学生，不在当前学校就读时，请根据其原因将该生申请转出。转出类型：休学、退学、开除、死亡、转出、其他。 第一步：进入“学籍信息管理”>>“学籍信息异动申请(减少)”模块。 第二步：点击“提交”按钮，提交需要异动的学生。 1） 上级审核通过后，该生的在校学籍状态自动转换为“学籍异动”。如下图： 20 系统操作说明书 2） 对于学籍异动信息，可进行导出操作。如下图： 14. 学籍信息异动申请(增加) 功能：需要将本校转出的学生复学，或需将外校学生转入，申请学生学籍转入。 第一步：进入“学籍信息管理”>>“学籍信息异动申请(增加)”模块。 第二步：提交需要异动的学生。 第三步：上级审核通过后，复学的学生在校状态自动转换为“正常在校”。转入的学生，可以在“学生综合信息维护”中查询该生详细信息。 21 系统操作说明书 要转入。 第四步：对于学籍异动信息，可进行导出操作。如下图： 15. 学籍查重投诉管理 功能：与学籍重复学校沟通无效后，请进入该模块进行学籍查重投诉。 进入“学籍信息管理”>>“学籍查重投诉管理”模块。 页面显示学校已发出的投诉信息列表。如下图： 22 系统操作说明书 1） 添加学籍查重投诉 第一步：点击“添加”按钮。进入学校学籍重复记录列表页面。如下图： 在当前页面，用户可以通过点击各条学籍重复记录的“查看”按钮，查看学籍重复的详细信息。 注：学校只能通过系统学籍重复查重结果来进行投诉。 第二步：选择要投诉的学籍重复信息记录后，点击“确认”按钮后进入投诉信息维护页面，如下图： 23 系统操作说明书 学校根据实际情况填写本校学籍重复投诉信息。点击“保存”按钮，完成学籍查重投诉的添加。完成添加后，还需要在学校已发出的投诉信息列表中提交投诉。 2） 确认学籍查重投诉生效并完成 第一步：对于已经提交给上级的学籍查重投诉信息，当学校在学籍查重通过、学籍重复问题解决后，确认投诉生效。在投诉学校列表中点击“确认”按钮，进入投诉确认页面。如下图： 第二步：点击“确认”按钮，确认学籍查重投诉已完成。 16. 毕业名单申报 功能：如果学生已经毕业，请进入该模块进行毕业申报。学生申报毕业成功后，系统自动将该生状态转换为“已毕业”。 进入“毕业信息管理”>>“毕业信息维护”模块。如下图： 24 系统操作说明书 ） “自动选取毕业生”：根据学生综合库中学生的年级和学制，自动将已经到毕业年限的学生筛选出来，状态为“未提交”。因此务必要在学生综合信息库中将年级和学制填写正确无误。 2） “手动选取毕业生”：将需要毕业的学生手动选取出来，状态为“未提交”。 3） 通过设置毕业信息，对已经筛选出来的毕业生进行毕业信息设置。 4） 勾选需要上报审核的毕业生，点击“提交”按钮，申报状态变为“已提交”，申报成功，等待上级部门审核。 注：省级部门可撤销已审核通过的毕业生。系统本次升级增加通过EXCEL模板导入毕业生信息的功能。 17. 毕业信息变更申请 功能：允许对已审核通过的毕业生的部分信息进行修改申请。如下图： 18. 国家助学金信息维护 功能：如果需要修改学生的国家助学金信息，请进入该模块进行维护。 注： 享受国家助学金的前置条件： (1) 学生学籍审核状态为“已提交”或审核“已通过”； (2) 学生的“学习形式”属性为“全日制”； (3) 通过与劳动部学籍查重； (4) XX年秋季入学以后，学生必须在系统中进行照片采集，才能进入“国家助学金信息维护”模块。 25 系统操作说明书 进入“国家助学金管理”>>“国家助学金信息维护”模块。如下图： 第二步：修改“是否享受国家助学金”，先通过查询条件筛选出学生列表，然后勾选需要修改信息的学生记录，再点击“设置是否享受国家助学金”按钮，系统会自动弹出操作窗口，按照实际情况选择“是”或者“否”以后，点击确定完成修改。如下图： 第三步：修改“是否低保”操作程序同修改“是否享受国家助学金”。 第四步：修改“月发放标准”，先通过查询条件筛选出学生列表，然后勾选需要修改信息的学生记录，再点击“设置月发放标准”按钮，系统会自动弹出操作窗口，按照实际情况填写月发放标准金额后点击“确定”完成。如下图： 26 系统操作说明书 第五步：修改“中职学生资助卡号”有两种方法： 1） 批量修改：通过下载模板，在EXCLE模板里，填写正确的学生身份证号所对应的中职学生资助卡号，然后进行中职学生资助卡号批量导入； 2） 单个修改：通过点击列表中需要修改中职学生资助卡号的学生记录进行修改。 注： (1) “是否享受国家助学金”选项，是判断学生是否享受国家助学金的唯一标识，请校级用户务必在每月最后一天之前，将学生国家助学金的信息准确填写，并提交待上级部门审核; (2) 每年x月x日，所有学生的国家助学金的受助状态将被设置为“否”，学校需要重新设置其受助状态，并提交待上级审核；每年x月x日，所有受助学生的受助提交状态被设置为“未提交”，学校需要重新提交待上级审核; (3) 每月最后一天24：00时过后，自动锁定本月实际受助名单，根据审核通过的受助学生名单自动生成本月国家助学金信息月报表; (4) “中职学生资助卡号”要求填写“中职学生资助卡”卡号，其前五位信息为“62128”。 19. 国家助学金学生名单 功能：查看本月实际助学金学生名单 27 系统操作说明书 进入“国家助学金信息管理”>>“国家助学金受助学生名单”模块。如下图： 第二步：点击本月的国家助学金学生名单，选择尚未提交的学生名单后，点击“提交选择后的名单” ，或者点击“提交查询后的名单”，提交受助学生名单，待上级审核。 1） 查看本月实际国家助学金受助学生名单是否正确，如果有误，请进入国家助学金学生信息维护模块修改学生的“是否受助”字段信息； 2） 每天0：00时，系统按照各学校维护的国家助学金信息，自动生成学校对应的助学金受助学生名单，以及增加名单和减少名单。 20. 填写本月国家助学金实际发放金额 功能：查看本月实际应受助名单，并且填写本月实际发放金额。 第一步：进入“国家助学金管理”>>“国家助学金受助学生名单”模块。如下图： 28 系统操作说明书 二步：点击本月国家助学金受助学生名单。如下图： 第三步：查看本月实际应受助学生名单是否正确，如果有误，请进入“国家助学金信息维护”模块修改学生的“是否享受国家助学金”信息。 第四步：学校要如实填报“本月实际发放金额”，如未发放应填0，若补发上月发放金额则填写实际发放金额。可批量进行设置。 第五步：在本月实际应受助学生名单中，选择尚未提交的学生后，点击“提交查询后的名单”或“提交选择后的名单”，提交本月应受助学生名单，待上级审核。 注：“提交选择后的名单”是指提交学生名单前有勾选标志的记录；“提交查询后的名单”是指提交所有查询结果内的记录，请慎重使用。 29 系统操作说明书 (1) 可通过学籍审核状态和国家助学金审核状态筛选实际应受助名单。 (2) 请用户在每月最后一天之前，完成本月实际受助名单。否则每月最后一天24:00时将自动锁定本月应受助学生名单，此后用户无法修改本月实际名单及金额。 (3) 国家助学金审核状态为“已通过”的学生才能自动统计生成月报表。 21. 国家助学金财政资金到位信息维护 功能：对中央财政、省级财政、地市级财政和县级财政的拨款信息进行填报。 第一步：进入“国家助学金管理”>>“国家助学金财政资金到位信息”模块。页面显示国家助学金财政资金到位信息。如下图： 第二步：维护资金到位信息。 1） 填报国家助学金财政资金到位信息 点击“新增”按钮，进行国家助学金财政资金到位信息填写。如下图： 注：保存后可以进行修改，提交后将无法进行修改，可请上级退回。 30 系统操作说明书 ） 修改国家助学金财政资金到位信息 功能：如果国家助学金财政资金到位信息有误，且满足以下条件，可通过该功能修改国家助学金财政资金到位信息。 Ø 状态为“未提交”的国家助学金财政资金到位信息，可以修改； Ø 状态为“已提交”的国家助学金财政资金到位信息不能再进行修改，待上级审核。 (1) 进入 “国家助学金管理”>>“国家助学金财政资金到位信息”模块。 (2) 用户点击“修改”按钮，单个修改当前选中的国家助学金财政资金到位信息。如下图： 3） 提交国家助学金财政资金到位信息 功能：将添加的国家助学金财政资金到位信息提交至上级部门。如果不提交，上级部门无法查看其信息。 用户添加国家助学金财政资金到位信息确认无误后，即可提交国家助学金财政资金到位信息。 注：国家助学金财政资金到位信息上级部门无需审核。一旦提交需退回后才可修改。 4） 删除国家助学金财政资金到位信息 功能：将尚未提交上级管理部门的国家助学金财政资金到位信息删除。 (1) 进入“国家助学金信息管理”>>“国家助学金财政资金到位信息”模块。如下图： 31 系统操作说明书 (2) “未提交”的国家助学金财政资金到位信息才能删除。 22. 填报国家助学金信息统计报表 进入“国家助学金管理”>>“国家助学金信息统计报表”模块可分别查询月度报表和上报学期报表。如下图： 注： (1) 每月最后一天24：00时过后，自动锁定本月实际受助名单，根据审核通过的受助学生名单自动生成本月国家助学金信息月报表。 (2) 国家助学金信息统计学期报表每年1月和7月份的11日、21日、31日分三次，根据各月国家助学金信息月报表自动生成学期报表，如果信息有误，学校可以手工核对修改并提交。每年1月和7月份的31日锁定最终报表后，将不得修改。 32 系统操作说明书 填报分专业国家免学费标准 功能：增加分专业国家免学费标准信息。 进入“国家免学费信息管理”>>“分专业国家免学费标准”模块。 显示学校各专业国家免学费标准界面，如下图： 1） 点击“新增”按钮，进行分专业免学费标准添加。 在填写金额时采用对应数位填充的方法，避免填写金额因单位不同引起的误差。如下图： 33 系统操作说明书 (1) 月免学费标准按照年免学费标准除以10自动获取； (2) 保存后可以再修改，提交后不能修改，需上级部门审核； (3) 分专业国家免学费标准未经过上级审核的不能进入国家免学费学生名单。 2