信息管理制度.docx

信息管理制度信息管理制度 第一章 总则 第一条 为作好信息管理，加快公司信息化建设步伐，提高信息资源的运作成效，结合具体情况，制定本制度。 第二条 本管理制度中关于信息的定义： 1、行政信息：在公司内部目的为行政传达的一切文字资料、互联网电子邮件、计算机软件、网络资源、文件、传真。具体信息管理表现为上传下达、平级传送的行文管理、资料管理、档案管理。归属于日常行政管理,个别属于机密的信息则不允许非核心人员私自传送和带走。 2、市场信息：对于市场调研、开拓文件、来往传真、档案、电话记录、报价、合同、方案设计、电子资料、文件、报告、市场信息、文字记录、资料收集分析、业务文件编写等。归属于业务信息管理。 第三条 信息管理工作必须在加强宏观控制和微观执行的基础上，严格执行保密纪律，以提高公司效益和管理效率，服务于公司总体的经营管理为宗旨。 第四条 信息管理工作要贯彻“提高效率就是增加企业效益”的方针，细致到位，准确快速，在公司经营管理中降低信息传达的失误失真延迟，有力辅助行政管理和经营决策的执行。 第五条 公司各部门的信息工作，都必须执行本制度。 第一节 信息管理与相关人员 1、信息管理根据业务工作需要，配备必要的电脑技术人员、文员。 2、依据行政管理条例，公司行政负责人主要负责行政信息的管理。 3、设立信息专员，主要负责市场信息的系统化、专业化管理。信息专员分为行政信息和市场信息两个岗位。 一、信息专员主要职责如下： 1、执行公司总经理办公会议的决议，参与编制总经理办公室主持的信息管理制度。 2、在销售经理指挥下，负责市场经营中各类信息的采集、处理、传达，执行中存在的问题提出改进措施。 3、与行政部联合处理日常工作中关联到业务机构的行政工作。 4、辅助公司其他各部门业务的信息统筹处理。 5、对公司总经理负责并报告工作。 第四条 信息管理人员在工作中，必须坚持原则，照章办事。对于违反保密制度和其他行政制度的事项，要及时向总经理报告，接受指示后执行具体处理。 第五条 公司支持信息管理人员坚持原则，按信息制度办事。严禁任何人对敢于坚持原则的信息管理人员进行打击报复。集团公司对敢于坚持原则的信息管理人员予以表扬或奖励。 第六条 信息管理人员力求稳定，不随便调动。信息管理人员调动工作或因故离职，必须与接替人员办理交接手续，没有办清交接手续的，不得离职，亦不得中断有关工作。被撤销、合并单位的信息管理人员，必须会同有关人员编制信息文件资料移交清单和造册，办理交接手续。 第二节 行政信息管理 第一条 按照行政信息的定义，行政信息主要产生、传递、应用于公司行政活动中。 第二条 行政信息管理主要依据公司行政管理纲要中下列规定进行： 1、文件收发规定； 2、文件、档案、资料的管理规定； 3、信息管理规定； 4、公司印章管理规定； 5、公司值班管理制度； 6、保密制度； 第三条 行政信息专员在行政负责人的指挥下，主要负责以下非业务信息工作： 1、负责日常打印、复印等文字文件电脑处理工作和负责电脑、传真机、复印机等设备的使用、管理和维护； 2、负责公司非市场事务的洽谈和管理、日常信息交流； 3、接收、整理、呈报、发送至直接业务单位的信息文件资料； 4、公司内部一般性业务管理文件的拟稿； 5、各种与行政管理有关的信息资料工作； 6、上级交办的其它工作。 第四条 考虑公司业务性质，行政信息管理不涉及公司营销类信息、技术类信息和财务类信息。 第三节 市场信息管理 第一条 依照市场信息的定义，市场信息主要产生、传达、应用在市场业务经营管理中。 第二条 市场信息来源分类：业务信息、非业务市场信息。 1、业务信息：客户购买公司产品的电话、传真、函件、电子邮件；公司、客户之间业务沟通电话、传真、文件、函件、电子邮件；客户公司公开的资料；市场人员收集的客户秘密资料；销售人员递交的报告、资料；针对客户的分析报告等。 2、非业务市场信息：网络、报刊、杂志和各种信息渠道收集的行业性文章、资料；竞争对手资料、文件、报告；公开的技术性资料；外围媒体、机构传送到公司的电子邮件、函件、资料；公司内部业务分析文件、报告；其他与市场业务经营和管理有关的资料。 第三条 市场信息专员直接在销售经理的指挥下，主要负责以下业务信息工作： 1、负责集团网站的建设、维护、更新和对外信息发布，并开展网络商务系列工作。 2、负责业务信息的接受、整理、初步分析和递交销售经理，建立、保管客户档案并不断维护； 3、在销售经理的指挥下，负责与客户的电话、电子邮件的信息交流，负责与客户文件资料函件的撰写、整理、内部报批、外部发送； 4、负责按照区域市场管理办法的规定，指导、协助各市场机构对业务信息的收集，督促各市场机构将业务信息及时、准确呈报到公司，整理、分析各市场机构业务信息形成客户分类档案，并及时将重要的信息报告给销售经理； 5、负责定期撰写公司业务市场分析报告，协助公司销售决策； 6、监察、收集、整理竞争对手资料；收集、整理、分析行业性文章、资料； 7、负责直接业务情报、业务信息的整理。 8、上级安排的其它工作。 第四节 其它 第一条 信息管理人员必须认识到，没有脱离具体行政活动、业务活动而独立的信息工作，所以信息管理的最终目的，检验信息管理工作的成效标准，是业务工作、行政工作的效果和执行效率。 第二条 本信息管理办法由公司总经理颁布、解释、修改，公司行政管理部门负责执行。 第二章定义 第一条 一、非公开信息包括从客户处获悉的但一般不向投资人公开的资料。 二、重要信息指： 1、客户认为对投资决策会产生重要影响的资料； 2、投资人认为此信息的披露会极大地混淆已公开的信息；或者此信息的披露必定对现有产业产生重大影响。 第二条 一、客户机密信息是指因评级、评审或跟踪评级从客户访谈等活动中获悉的与客户相关的非公开资料和信息，包括： 1、商业经营、管理和资产的信息； 2、资产负债表和收益预测的信息； 3、有关收购或公司兼并的信息； 第三条 评级评审机密信息是指在评级、评审和跟踪评级过程中产生的禁止公开的资料和信息： 1、评级资料和信息：包括访谈记录、未定稿报告、工作底稿等； 2、评审资料和信息：包括评审汇报、评委名单、讨论研究、评审意见、修改意见、投票结果等； 3、综合资料和信息：包括评级和评审质量与合规评价具体内容, 以及评级结果发布前的信用级别征求意见书和评级报告征求意见稿等。 第三章原则 第一条 大众所有与项目相关的人员及直系亲属，均不允许利用因履行评级服务而获悉可能影响市场的资料和非公开信息，以各种不正当的方式为自己和他人获利。 第二条 所有高级管理人员，以及持有机密信息的公司人员均应遵守回避制度要求，签署各类申报和保证文件，按照防火墙规定，保证机密信息不泄露，发生内线交易。 第三条 公司任何人都不得以任何形式要求，分享机密信息。 第四条 调岗、离职和退休人员离岗时，特殊岗位人员上岗前均需签署书面协议，不得运用其获得的机密信息以通过各种不正当的方式为自己和他人获利。 第五条 公司任何人不得以任何理由和形式向客户或相关人员透露相关机密信息，使他人或共同谋取不正当利益。 第六条 不得有选择地披露任何有关客户的非公开信息和评级与评审的意见。 第七条 发现上述违规行为，所有员工或社会人士均有权向公司投诉，经过核实后并进行考核处罚。