信息在企业管理工作中的作用.docx

信息在企业管理工作中的作用1. 信息在企业管理工作中的作用 随着我国市场经济的不断发展和信息网络技术的突飞猛进，企业和信息的联系日益紧密。为了适应千变万化的竞争形势，一个企业要想提高自己的竞争能力,在更为激烈的市场竞争中发展壮大，就必须针对经济社会发展和行业中出现的新情况、新问题、新动态，不断作出新的决策，推出新的举措，实施新的发展战略。在市场经济的社会里，信息不灵，就如同盲人骑瞎马，寸步难行。 一、信息是企业决策和指导工作的重要依据 对一个现代企业来说，信息是一种无形财富，一种宝贵资源，是企业决策和指导工作的重要依据，也是现代科学管理的重要手段。企业的中心任务是抓好生产经营，追求效益的最大化。企业生产经营管理中所需信息是非常广泛的，它既包括企业内部的信息，也包括外部的信息。从生产经营到成本利润、从技术设备到人力资源、各种规章制度及外部环境中的国家经济政策、竞争对手的情况、市场情况等，这些信息都是企业经营决策所必需的，是企业决策的基础要素。 正确的决策还取决于其他因素，如决策体制、决策方法、领导者的能力、技巧等。但决定性的因素，是对未来行动及其后果的正确判断，而正确的判断又取决于掌握全面、及时、准确的信息，两者为企业发展不可或缺的依存关系。信息是决策的基础，是提高企业竞争的有力手段，对企业发展起主导作用。搞生产要摸准产品销路，搞商业要掌握市场行情，搞技术要了解科研动态，而对于勘察设计单位来说，如今面临的形势越来越严峻，面临的竞争越来越激烈。 市场经济的不断完善和深入，对规范勘察设计市场行为的要求也会日益提高，遵循公开、公平、公正、诚信原则，实行勘察设计市场公开招投标，这是市场经济发展的必然，因此要想在竞争中先人一步、高人一筹，首先必须掌握重要的动态信息，了解竞争对手，正所谓“知己知彼，方能百战百胜”，它包括竞争对手的信息，行业信息和市场信息以及业主的需求信息等。 除了面对激烈竞争以外，如今的勘察设计企业还面临着其他各方面的挑战和问题，如计算机网络建设及专业软件的开发应用，加强办公自动化、信息集成、图档管理、项目管理等方面的工作，提高生产效率、促进管理水平的提高，加强同国际先进工程公司接轨的步伐，抓好科技成果的开发、推广和应用以及抓好企业改制重组、机制创新等方面工作，诸如此类，都需要及时掌握第一手的信息，然后冷静思考应对之策。只有掌握了各种有用的信息，才能对可能出现的机遇和危险提供早期预警，对竞争对手的动向进行监控和评估，对新技术进行开发和跟踪，对竞争环境进行监视和分析，对企业经营决策提供依据和帮助，以信息掌握市场，高瞻远瞩，便能把握良机。 美国在9.11事件后，经过深刻而沉痛的反思后得出结论，认为信息情报比导弹更重要。市场是没有硝烟的战场，勘察设计市场的信息情报同样举足轻重。有时一条重要的信息可以决定一个几千万工程项目的成败，因此信息的作用已被越来越多的中外企业家所认识和使用，成为21世纪现代企业参与市场竞争的重要手段。 二、信息是企业思想政治工作的重要抓手 对于一个现代企业来说，在抓好生产经营工作的同时，同样不能忽视职工的思想政治工作，只有把广大职工的积极性和聪明才智真正调动和发挥起来，才能使企业保持旺盛持久的生命力。党的十六大提出了以人为本的科学发展观，提出了建设和谐社会的发展目标，这给企业的思想政治工作提出了新的要求和更大的伸展空间，也使信息工作的重要性得到了进一步的体现。 贯彻以人为本的理念，要求我们的思想政治工作不断探索和完善新的形式、新的途径，积极发挥信息的抓手作用。当前，勘察设计行业一些单位已从事业改制为企业，在如何建立和完善现代企业制度，如何做好职工的思想政治工作，以保证产权制度、经营模式等方面的改革顺利进行方面，面临着一些急需解决的问题；还有一些企业正在改制的过程之中，同样需要发挥思想政治工作的重要手段和信息沟通重要载体的作用，以保障改革的顺利开展和推进。因此，我们在制订、落实各项政策和制度时，首先必须从广大职工的切身利益出发，注重调查研究，了解职工群众的思想动态和心声等方面信息，了解职工的所思、所想、所求，从而使有关改革的政策和制度有的放矢，真正起到应有的作用；其次，要借助信息网络和各种有效载体，加强与职工之间的互动和沟通，为职工群众答疑释惑、排忧解难；第三，利用信息网络，大力加强院务或厂务公开工作，推进企业的民主管理和民主监督工作；第四，利用各种有效的信息平台，向广大职工宣传党的方针政策、上级的工作部署和企业的发展方向、目标、和工作方针，从而使广大职工积极主动地支持和配合改革，以主人翁的精神参与到改革的活动中来。 2. 企业开发MIS的作用和意义。 MIS作为一门新兴的科学，其主要任务是最大限度的利用现代计算机及网络通讯技术加强企业的信息管理，通过对企业拥有的人力、物力、财力、设备、技术等资源的调查了解，建立正确的数据，加工处理并编制成各种信息资料及时提供给管理人员，以便进行正确的决策，不断提高企业的管理水平和经济效益。目前，企业的计算机网络已成为企业进行技术改造及提高企业管理水平的重要手段。随着我国与世界信息高速公路的接轨，企业通过计算机网络获得信息必将为企业带来巨大的经济效益和社会效益，企业的办公及管理都将朝着高效、快速、无纸化的方向发展。也就是说，MIS系统的最终目的是使管理人员及时了解公司现状，把握将来的发展路径。 3.我国企业MIS存在的问题和发展对策。 作为一门新兴术，企业在管理信息系统开发过程中必然存在一些问题，下面介绍一下我国企业管理信息系统存在的若干问题： (1)重技术、轻管理、重硬件、轻软件、忽视人的因素，较少考虑信息化所要求的组织管理改革和队伍建设以从根本上提高企业素质。 MIS成败的关键是人，是人的思想观念，MIS好坏的评价依据主要是MIS的效果以及它对企业的生存与发展所起的作用。 事实证明，凡是信息化效果显著的单位，其主要特点是领导班子及职工队伍素质好，并有一支愿为推进信息化作不懈努力的、技术素质与思想水平都高的骨干队伍。 (2)企业的主要管理者不是MIS的参加者，而是旁观者。 由于信息系统耗资巨大，历时相当长，并且是涉及到管理方式变革的一项任务，必须由主要领导亲自抓才能成功。主要管理者参与是MIS开发的先决条件。因为他们最清楚企业的问题，最能合理地确定系统的目标。他们拥有实现目标的人权、财权、指挥权，能够决定投资、调整机构、确定计算机水平等，这是任何人都无法替代的。 (3)缺乏进行系统整体规划的系统分析。 只重视硬件建设，轻视系统分析 由于事先没有对数据量及数据流量进行分析调查，使得硬件、网络与系统的需要不匹配，不能满足要求，难以真正发挥MIS的作用，或计算机能力得不到充分运用，造成很大的浪费。 分散开发，缺乏整体规划 分散开发是指各子系统自行开发或购买自己的硬件和应用软件，没有或缺乏整个系统的规划和分析，开发的各子系统在数据结构、存储方法、编码等方面都不统一、不规范，不利于子系统之间数据共享并造成数据冗余。 机械地模仿人工管理流程 系统分析和设计时，分系统及子系统划分过分依赖于组织机构的设置，子系统的功能设置完全等同于人工系统，致使MIS系统仅仅是替代人工完成繁琐劳动，达不到辅助决策、优化管理的目的。 以上情况存在的共同问题是：开发MIS时缺乏系统整体规划和系统分析；采取自下而上的系统设计时，只注意个别而忽视了整体。如何运用软件工程的观点和方法建立完整可靠的、适合企业MIS的开发方法，是亟待要解决的问题。 针对管理信息系统存在的若干问题，我们做出了一些相应的对策，从而使管理信息系统在以后的发展过程中发挥积极有效的作用。 开发企业管理信息系统的一般过程 管理信息系统的开发成功依赖三个要素：合理确定系统目标；组织系统规划队伍；遵循系统工程的开发步骤。所有这些要素均要在企业最高领导的直接领导下才能完成。 领导小组是信息系统的最高决策机构，其人员应包括使用信息系统的各级管理组织的主要负责人、有经验的管理专家和信息系统的系统分析员。领导小组的主要工作是确定系统目标、审核和批准系统方案、验收和鉴定系统以及组织各种开发队伍。 领导小组领导下的系统组主要负责信息系统的系统规划及系统分析工作，以及系统设计和开发实施的监督指导工作。进行全系统的整体规划，它是全面的长期的计划，在统一规划的指导下进行一个个项目的开发。 MIS的开发过程是连续不断的。一个阶段的完成也就是下一阶段的开始。如此不断发展循环的过程就称为系统开发的生命周期。生命周期可以分成四个在阶段：系统分析、系统设计、系统实施和系统评价，如图1所示。 图1 开发企业管理信息系统的一般过程 四、系统分析阶段 系统分析是管理信息系统确定总方向的重要阶段。所谓系统分析，就是对一个现行系统，运用系统的观点和方法进行全面的分析和研究。在一定约束条件下优选可能采取的方案，以达到系统预期的目标。 系统分析要着重回答以下问题： (1)现行系统的现状是什么?存在什么问题? (2)设计新系统的目标是什么?有什么功能?会带来什么好处? (3)提出新系统的建议方案，并分析新系统方案是否合理?是否可行? (4)提出开发新系统的计划安排和人力安排。 (5)提出开发新系统的关键技术问题，并进行分析。 系统分析和工作过程如下： 1.确定任务 用户根据需要提出建立新系统或改进现有系统的要求。以书面的形式反映出来，填写“用户申请报告”。在报告中将用户的设想目标、新系统的功能范围、要求的时间进度、可能投入的人力、物力、财力资源以及关键问题做出明确的描述，作为开发的依据。 2.初步调查 开发单位接受任务以后，将对现场进行初步调查。其目的是对现场给出一个概括性描述。着重了解现场存在主要问题，找到现行系统症结，做为新系统设计的出发点。 填好调查表后，对初步调查资料进行分析研究，编写“初步调查分析报告”，作为新系统建议方案的资料。 3.提出建议方案 系统建议方案包括以下具体内容： (1)分析用户需求，确定系统目标； (2)确定新系统边界和功能； (3)确定新系统的职能结构子系统划分； (4)确定新系统的物理结构计算机配置； (5)提出系统开发课题小组组织方案； (6)制定系统开发的进度计划(包括人员培训计划)； (7)进行经济预算，制定投资计划方案。 以上均以填写对应表格形式完成，形成一套技术资料。 4.可行性分析 所谓可行性分析，就是对新系统的建议方案在技术上、经济上、运行和开发环境等方面是否可行进行分析，它关系到系统开发的成败。 技术上的可行性分析是指，在系统开发中采用现有的技术能否实现建议方案提出的要求。预计要采用的技术手段是否成熟，能否有效地支持新系统。它包括计算机硬件(含外围设备)、软件支持方面，还包括系统开发中涉及到的关键技术问题在当前是否成熟等。 系统开发和运行环境的可行性分析是指系统开发的方案在现实条件中是否可行。例如企业的生产和经营情况是否稳定；管理水平如何；规章制度、各种原始报表和数据是否健全。新系统在调试和运行中可能出现的问题；数据输入的“瓶颈”问题、人-机分工问题、实时处理和批处理的划分问题，以及计算机系统的运行环境是否符合要求等。 经济上的可行性分析是指开发一个MIS的投入和产出问题。进行经济可行性分析时要做两件事情。首先作费用估计，包括一次性费用和日常运行维护费用，如购买机器硬件、软件费用、技术开发费，机房建设费、人员培训费等。其次，要对系统运行后可取得的经济效益进行估计。并用经济性分析的方法(如费用对比计算法、回收期法等)对投资和效益进行分析，来判断新系统的方案在经济上是否可行。 可行性分析后要编写可行性分析报告，并连同建议方案一起提交给用户和有关领导审批，通过后将成为系统开发的指导性资料。 五、系统设计阶段 系统设计大致可分为三大步骤：初步设计、详细设计和程序设计。 1.初步设计 初步设计又叫逻辑设计，它是对建议方案的进一步展开。其目标是确定新系统的逻辑模型。 在初步设计过程中，使用自上而下的结构化设计方法，对各级系统进行定义。把大的系统划分成较小的子系统和模块，并严格地按照格式化设计的原则，对系统各个模块的输入、输出、处理功能做出详尽的描述。还要进行数据模型的设计，对系统的处理过程中涉及的数据流进行严格定义。这些数据流将表示出各模块之间界面要求。 本阶段可分为以下步骤： (1)详细调查 根据建议方案确定的系统边界进行深入细致的调查。包括： 各组织机构及其功能；各职能单位的业务处理流程；信息调查，针对业务流程图中涉及的输入/输出信息(单据、报表、台帐)进行描述；处理调查，对业务流程图包括的处理过程的逻辑关系和算法做出描述。 (2)系统的逻辑结构设计 根据建议方案的要求，在详细调查的基础上，运用系统的结构化设计方法，建立新系统的逻辑模型。包括以下内容： 系统的总体结构设计：对新系统进行划分，即划分子系统和功能模块，并绘制系统总体结构图和总体屏幕逻辑图。 子系统的功能逻辑设计：它是通过子系统或功能模块的信息流描述反映出来的。此时，应绘制各子系统或功能模块的信息流程图，这是一个逻辑思维的过程，信息流程图包括四个要素：处理过程、输入信息、输出信息、数据存储。信息流程图就是对这四要素进行合理的组织和安排，是从实际的业务流程发展到以计算机为中心的MIS的转折点。要反映出人-机处理的分工、各功能模块之间的联系和接口，并通过相应表格对信息流程图中的四要素进行描述。分别填写输入/输出信息描述表、处理描述表、文件描述表等。这样一套图表构成了企业MIS的逻辑模型。 (3)数据组织和存储设计 数据的组织是系统设计的重点环节。本阶段，除了完成系统的逻辑设计外，还要对数据的组织形式和存储形式进行分析和设计。 在初步设计阶段包括概念模型设计和逻辑模型设计。经过这两个阶段的工作以后，建立了系统的数据存储模型。系统软件提供了完善的数据物理实现的工具，它会自动地将逻辑模型付诸实施。 数据存储概念模型设计 所谓数据存储的概念模型，它是集中用户对数据的要求为一实体的方法。概念模型描述了所有数据实体和它们之间的关系，但不涉及它们的物理存储。建立概念模型又分为三个步骤： a、数据的收集和调查 对现场的数据进行充分调查，收集所有有关的数据和它们的特性。收集基本数据(即实体、实体之间的关系)；收集在当前用来决定实体及与它们之间关系有关的信息和具有潜在用途的信息。 b、数据存储分析和描述 在数据收集的基础上，以子系统为中心，对数据进行分析和描述。描述的内容为：数据定义；数据的特性；分析数据之间的关系；分析数据的用途；描述数据的逻辑结构。对信息流程图涉及的三种数据存储形式(即输入、输出和文件存储)应作为中心进行分析和描述。分别填写输入/输出信息描述表和文件描述表等。 c、数据的整理和汇总 通过各子系统的数据分析和描述，基本搞清了各子系统所需的数据项和这些数据项的定义、特征、用途和它们之间的逻辑关系。为了进行数据存储的逻辑设计，必须对各子系统所需的数据进行集中整理汇总。包括数据项的整理汇总和数据项与功能子系统关系的描述。 数据项的汇总是通过建立数据字典，将数据项的名称和特性描述清楚。数据关联描述采用数据矩阵的方式。数据矩阵将描述：该数据项是由哪个子系统产生的；由哪个子系统使用和查询的；是由哪个子系统维护的。 上述资料将成为数据存储逻辑设计的依据。 数据存储子系统的逻辑设计 建立了数据概念模型以后，从用户和系统应用的角度上确定数据存储的需求。随后，将根据这些需求，结合选用计算机提供数据管理系统软件的支持情况，设计数据存储子系统的逻辑模型。这个模型可能是集中管理的文件形式或数据库形式。 在数据存储的逻辑设计过程中，要对系统所需的数据进行提炼，从中分析出数据元素来。要对汇集起来的数据进行综合研究。使用数据规范化的方法，发现并指出数据集合中冗余存储的存在，找出产生冗余的原因，分析出哪些冗余是必要的，哪些是应该消除的，从而提炼和确定出系统中真正需要的数据元素。 在进行子数据元素的提炼以后，进行数据子系统逻辑设计。在设计中，根据数据之间的逻辑关系和各子系统使用这些数据项的情况，确定数据管理子系统的结构。包括：功能(数据输入、维护更新、查询、调用等)；数据文件或子库。如：项目定义数据文件(或子库)、工艺路线数据文件(或子库)等等。 然后确定各单个文件的结构和组成，即所包含的数据项和数据项的特征。如项目定义数据文件包括的数据项有：项目号、项目名称、类别、计量单位、平均价格、库存储备定额、材料消耗定额等等，并通过一系列描述表格表达清楚，汇总成数据管理子系统的逻辑设计的模型。 至此，完成了初步设计的全部工作。这些技术资料将提供给用户和有关领导部门审批后作为详细设计的依据。 2.详细设计 详细设计(或称物理设计)是根据初步设计阶段提出的逻辑模型和实际技术经济条件确定系统的实施方案物理模型。 系统的详细设计包括以下步骤： (1)代码设计 代码设计是MIS的基础工作之一。对系统所涉及的一切人、物、事件都要予以编码。 代码设计的原则如下：要适合于计算机处理；便于管理人员使用，含义单纯、易记、易懂；具有通用性、系统性和可扩充性。 代码设计步骤如下： 以数据调为基础确定代码对象。确定需要编码的项目、代码名称和所属系统、子系统。 确定代码化目的。 确定代码使用范围：是用于整个企业，还是仅用于特定的部门。 确定代码使用期限：是永久使用的代码，还是随企业的环境条件而变化的代码。 确定编码方法： a、确定代码体系(种类)。 b、确定是否采取校验位。用何种方法校验。 c、确定代码位数。 d、确定代码数量(某种代码各有多少对象的个体)。 e、确定代码构成。使用什么符合，如何排列，各位意义如何，并作出示意图和描述。 以上内容填入“代码方案设计表”和“代码对照表”。 (2)系统控制结构的设计 系统控制结构设计是结构化程序设计的前身。它不仅表示了一个系统(或功能模块)的层次分解关系，还表示了模块的调用和模块之间数据流和控制信息的传递关系。 在系统控制结构设计的基础上进行系统屏幕逻辑的设计。MIS是一个人-机系统。屏幕是人-机交互的接口。因此屏幕逻辑的设计是重要的环节，屏幕逻辑和系统控制逻辑是相对应的。 屏幕逻辑是将使用者引导进入所使用范围，并使用户方便地使用计算机的逻辑过程。每个子系统的屏幕逻辑层次和顺序，也就是通过计算机屏幕这种可视的形式，物理地反映出系统组成的逻辑过程，使用户对计算机应用的感觉更加形象，使用更加方便。 (3)处理过程设计 通过各子系统的控制结构设计，已经将子系统的功能模块划分好了。在此将对各功能模块进行具体的物理设计。它包括以下步骤： 处理过程的描述：通过处理流程图和处理描述表对功能模块的逻辑过程、信息流向、具体算法等描述清楚。 输入/输出描述：与处理流程图相对应，把图中涉及到的输入/输出信息的特性、数据结构和输入/输出的格式描述清楚。 文件描述：将处理流程图中涉及到的文件特性和记录格式描述清楚。将以上内容详细准确地填入各种对应表格，并对编写的设计资料进行审查。 3.程序设计 详细设计结束以后可转入程序设计阶段。程序员应参加详细设计阶段的工作，以便顺利地进行过渡。 在程序的总体设计阶段要根据详细设计中的控制结构图，按结构化程序设计的思想，设计程序的总体结构。程序模块的划分要符合系统结构的模型。 在此阶段要进行程序设计标准化的工作，要提出程序约定书。对程序设计的主语言、各种技术约定、统一的服务程序、数据文件的统一定义、输出报告格式等做出详细的规定。 在此阶段应提出程序设计任务书。程序员可以把各程序模块分配和委托给程序编码员。在委托前应该做好两项工作。即填写“程序设计任务书”和绘制程序框图。在这些表格中将把程序各种特征和要求，程序的流程、算法、与程序有关的各种文件的关系描述清楚。程序编码员根据这些资料就可以编制程序了。源程序通过调试、检查、验收，准备投入使用。 六、实施阶段 程序设计完成以后，进入系统实施阶段，准备投入运行。实施的步骤如下： 1.编制实施方案 MIS的实施是极为复杂的过程。因此必须制定严密的实施计划。计划应包括：系统简要说明、系统的运行条件、数据准备系统投入的顺序、系统的运行方式、系统日常维护、系统安全设计、编制合理的规章制度、人员的分工培训等安排。 2.系统的过渡步骤 (1)由试验来做核定：制做输入模块，使之投入运行。用手工计算检查运行结果是否合于预想。模块以实际的数据为依据或者用实验的数据为依据进行运行性实验。对于大系统可以分子系统来核算。试验模块应包括基本处理、特殊处理和错误处理三部分。 (2)新旧系统平行处理核实：新系统与旧系统平行作业，比较结果。由于业务不同，一般需要2至3个月，甚至半年。这样可防止旧系统向新系统过渡时产生的混乱。如果平行运行情况良好，新系统即可正式投入运行。 七、系统评价阶段 新的MIS是否达到预期目标，必须通过系统评价才能确定。 系统评价是对MIS的技术水平和经济效益进行全面衡量的理论和方法。正确评价系统，对其推广应用和取得良好的经济效益有重要意义。 MIS的实施是投资密集型的项目，需对每个系统开发的合理性和可行性进行严格的论证和评价。事实上，系统评价自始至终贯穿于系统开发的全部过程。在系统可行性分析阶段，需对现用系统和建议系统进行比较，用技术经济的观点对建议系统予以论证，并提出预期的经济效益概算，其目的是对系统开发是否合适提出决策。在系统分析和设计阶段，需对各建议方案进行比较，包括技术水平的评定和经济效益的详细计算，权衡各方案的利弊，考虑成本和效益之间的关系，从系统的整体观点出发综合分析，选择出适当又可实现的最优设计方案。在系统实施之后，需对系统的运行情况进行分析和评价，对系统的科学技术水平做全面的鉴定，其目的是检查系统是否达到了预期的目标，并提出改进方向。 MIS的评价包括技术水平的评定和经济效益的评价。两者构成系统综合技术经济评价体系。 (1)系统技术水平的评价包括：系统的可靠性、效率、正确性、精确度、可变性、保密性、安全性、可扩展性；系统的余裕度；计算机硬件和软件的评价。 (2)系统技术水平的评价可分为：技术评价(软件评价标准和硬件评价标准)；维护支持评价(硬件和软件维护水平、合同执行、维护服务质量和信誉、合作精神、提供资料和文件情况)；费用评价(价格、性能价格比、折扣等。费用包括硬件、软件购置、培训、资料、备品备件等费用)。 (3)系统经济效益评价：经济效益的一般衡量标准是用最少的劳动得到最大效益的程度。对于经济效益的评价，要处理好宏观经济与微观经济效益、直接经济效益与间接经济效益、目前经济效益与长远经济效益的关系。有关经济效益的评价和计算已有通用的标准，这里不再赘述。 八、结束语 管理信息系统给企业带来的经济效益日益被决策者所承认。每个企业根据本企业信息的要求进行队伍建设，提高人的素质，是推进信息化的中心工作，也是首要工作。在此基础上再一手抓技术的推广应用，一手抓管理的改革，人员、管理、技术三者相互配合、相互促进，协同发展，是MIS开发成功的必要条件。MIS的开发应用是件耗时费力的工程项目，必须严格按照完整的MIS规范化的开发方法和程序来开发，才能开发出与现代企业管理相适应的MIS。