会议接待服务和会务流程.docx

会议接待服务和会务流程会议接待服务标准和会务流程 一、目的 为了规范会议接待行为，统一服务标准，为市直机关提供优质高效的会务保障。 二、范围 适用于市各级机关、各层次、各级别会议。 三、职责 会议厅负责会务接待的具体实施。 会议厅主任负责会议登记和提前确认工作，确保会议如期召开；记录好会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务、会议的大小，采取相应的服务措施；负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适；负责会议进行期间巡查，及时处理突发事件，确保会议顺利进行。 四、服务流程 接待流程和标准 1）每天轮流安排一名会议接待员于早上7：30上班，于8：00-8：15分时段完成以下工作：将所有会议室的门及部分灯打开；将开水器的烧水阀打开，保证会议开水供应。 2） 会议厅主任根据实际情况安排每天的工作。 3） 会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，于会议开始前15分钟将茶水准备到位。 4） 会议厅工作人员到岗后首先检查会议室内的灯是否打开、空调温度是否舒适、设备、会议物资是否到位、会议桌面是否清洁，发现异常无法处理时及时向会议厅主任报告。 5） 参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，当会议开始时会议接待员应在自己管理区轮流巡查，以便能及时给新到的客人送上茶水，直至与会人员基本到位。 6） 与会人员基本到齐后，会议接待员将自己管理区域内的会议室内茶水添加一遍后，每隔20-25分钟到会议室加茶水，直至会议结束。 7） 在加茶水过程中，会议接待员应留意会议厅内设备运行是否正常、空调温度是否舒适。服务工作要细致周到，服务中要做到“三轻”。 8） 会议厅主任必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对。 9） 接到办会单位通知，会议临时需要的物资，应5分钟内送到，如无法满足，会议接待员亦应5分钟内向办会单位解释。 10） 会议结束后，应及时收拾，清理一遍，包括将桌椅摆放整齐；所有设备恢复原状；会议临时用品放回仓库，如果桌面及地面较脏，应及时清理，将灯、空调、窗关好，以便迎接下一个会议。 11） 每天下班前，会议接待员还应对自己管理区域的会议室检查一遍门、窗、空调、灯、设备是否关好方可离开。 会议类别和相应流程 根据会议接待工作实际情况，将会议接待分为日常接待、一类会议、临时会议。 一类会议： 1)接到大型及重要会议通知后，及时与办会单位联系，了解会议的需求，并要求对方在会议物资需求表、会议费用结算表中签字确认。 2) 按办会单位要求申购会议保障物资。 3) 申购物资到位后，提前一天准备好横幅，摆放好鲜花；对会议厅进行全面检查，与办会单位保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水茶杯准备、卫生情况、进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，不准无关人员进入会场；一切准备妥当后，可要求办会单位到现场审验。 4) 会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分钟到岗，并于会议开始前15分钟将茶水准备到位，在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。 5)按照服务流程中的相关程序开展工作。 6) 会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员。 7) 会议厅主任必须到场监督会务工作人员的情况，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对。 8) 按照会议类别，根据需要，与保卫科一道做好会议期间安全保卫工作，防止无关人员进入会场扰乱会；会议技术人员应注意会议期间用电设备的工作情况，防止事故产生，保证通道的畅通，紧急情况下，服务员现场进行疏导。 9) 会议结束后，会议厅主任持办会单位确认的会议物资需求表、会议费用结算表办理相关费用结算手续。 临时会议： 接到通知后，会议接待人员应5分钟内到场按相应的程序开展工作。 弱电技术员的日常维护及会前准备 原则：保证会议系统的设备正常运行。 措施： 1) 每周维护、检查会议室的会议设备，做好维护、检查工作的记录，每月进行会议厅会务设备功能性的评估。 2）会议前半小时按照会议接待设备准备工作表，对会议厅音响等系统进行检测，并将完成情况记录在会议接待设备准备工作表上，待会议接待人员进行复核，确保各类设备正常工作。 3）市级以上重要会议，完成检测后应在现场对会议全程跟踪。 4）会议开始前5分钟，会议接待人员用礼貌语言“各位领导早上好！”进行最后一次试音，验证会议系统，保障正常运转。