会议接待流程(1).docx

会议接待流程 会议接待范围 一、接待会议类别： 各科研机构、机关、学校，各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班；企业业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议等。 二、接待会议人数：不限。 三、会议标准参考： 会议酒店范围：三星级酒店 会议室范围：根据需要可提供5人至400人的会议室或报告大厅。 会议用餐范围：40元/人180元/人，多种标准供选择。 会议用车范围：丰田面包车、依维柯、金龙中巴、瑞典沃尔沃、韩国现代等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车，任你们选择。 会议接站及用车：专车全天接站；优惠价格提供会议期间用车服务。 会议票务：免费代订往返程飞机票，代订返程火车卧铺30元/张。 旅游考察安排：提供多条考察线路，优惠价格安排餐会代表的会后考察活动。 会议娱乐及活动：协助会议期间的各项娱乐活动，回答客户的咨询并提供实惠选择的建议！ 会议服务指南 一、根据客户的意愿、要求，策划、组织、执行会议的各项接待工作，让会议客户放心、满意最大 化；让会议接待服务优质最大化。 二、免费代订各星级酒店、各级餐厅、各种会议室并给予客户最优惠内部协议价，做好会议用房、会议用餐、会议室的使用等各项工作。 三、会议期间免费提供1-2名经验丰富的接待人员全天协助会议工作，做好会议期间的协调工作。 四、按要求为其提供相关的外语翻译、摄像、礼仪、公关、文秘等服务。 五、照要求及会议的具体需要，提供白板、纸笔、音像设备、投影仪等各种会议设备。 六、公司可根据会议的内容、课题等，邀请相关课题的专家授课，为客户提供相关的建议、邀请安排及相关的具体工作。 七、按要求为会议期间的重要客人提供特殊照顾、服务 八、以最优惠价格、最优质的服务，组织、安排参会代表的会后观光、考察活动，做好观光、考察期间的“吃、住、行、游、购、娱”的各项观光考察安排，让参会代表充分了解、认识美丽的贵州。 九、按要求提供会议或会展期间的后勤保障和外围协调服务，代办会展用品的航空、铁路托运和贵州土特产及会议礼品。 会议服务标准 单项或指定服务： 1、会议接送 2、代订酒店 3、会议用餐 4、票务服务 5、VIP服务 6、会场设计 7、特产介绍 8、游览用车 9、娱乐安排 整体会务服务： 1、会议整体规划、设计 2、全程会议操作、跟踪 3、会后总结、会后整体安排。 服务流程： 会前准备： 1、专人协助您的实地考察工作。吃、住、行、游、购、娱。 2、及时准确提供机票、火车票、酒店信息。 3、代订会所需的音响、灯光、摄影等设备。 4、提供平面立体、AV设计。 会中服务： 1、提供专业外语翻译，摄像，礼仪公关和文秘服务。 2、免费提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作。 XX协会： 您好！XX人会议团行程如下： 会议接待方案 为成功圆满接待“ ”，接贵社的要求，特拟定以下方案，请指正、修改。 原则：本着“热情、周到、卫生、安全、快捷”的宗旨确保圆满完成任务。 一、接待前的准备 1、成立“ 会议”接待处，由专人负责接待任务，配合会务组全力以赴完成任务，设立24小时值班电话，想客人之所想，急客人之所急。 2、熟悉接待计划日程安排，所接待的客人名单以抵达时间、交通工具，落实接站车辆及接站人员，接站牌。 3、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项，做好酒店住宿、餐饮安排工作。 4、按组委会的要求做好旅游及行程计划，安排好旅游车辆，驾驶人员，导游人员，旅游景点，旅游途中的就餐地点等。 二、接站： 根据客人具体抵达时间，提前半小时到达火车站。举牌接到客人后安全、迅速地将客以及行李送至会务组安排酒店，为客人办理好入住报到等手续，让客人进住房间，并让客人及时了解酒店的基本情况和注意事项，发放会议有关资料及旅游资料。 三、酒店 1、住宿：提前按客人的要求，分配好房间，同酒店共同解决各种问题，检查酒店房间设施以及卫生条件，同酒店保卫部门协作做好酒店安全问题，布置的酒店门口水牌等。 2、餐饮：请酒店餐饮部作好接待准备工作。 首先要求卫生达标，份量、数量达标； 提前一天安排第二天的就餐人数，对用餐标准、人数、特殊要求核实并确认。请餐厅列出每餐菜谱，菜谱上不能千篇一律，每餐都应有变化，并征询客人的要求，尽量满足客人； 对回族客人应做到分餐制，烹调用具和餐具都应同汉族分开； 与餐厅服务员共同为客人提供热情周到、细心的服务，使客人在一个友好、欢快的气氛中就餐。 3、会场：按会务组的要求提前一天布置好会场、横幅、纸笔、灯音响设施一一到位。 四、旅游及行程安排 按会务组的安排组织客人去旅游景点旅游，按照实际人数配备好车辆、导游，做到每辆车上应有一名导游人员进行讲解服务。 1、导游要求： 熟悉贵州省贵阳市情况，了解此次会议的目的及意义，对客人做到有问必答，有求必应，作好贵州对外宣传工作，让每位客人详细了解所旅游景点的特色、概况、风土人情，自然景观等。 仪表仪容，导游人员必须佩带导游证上岗，手执本社导游旗，热情大方。 语言：导游人员统一使用标准的普通话为客人讲解服务。 2、车辆要求： 统一使用旅游涉外定点车辆，配备具有多年旅游客车驾驶经验的专职司机，确保客人的安全，并在车辆上贴上相应的编号和醒目标志。 3、旅游保险： 为确保此次旅游活动安全顺利，我社可代办为每位旅游投保10万元旅游人身意外伤害险。 4、会议日程安排： D1：全天报到 住：贵阳 D2：全天会议 住：贵阳 D3：早上7：30分出发乘车赴黄果树景区，游览黄果树大瀑布、小帘洞、犀牛潭，天星桥水上石林风景区、天星湖、银链附河瀑布，游览中国最美的水溶洞龙宫中心景区，欣赏中国最大的洞穴瀑布龙门飞瀑，乘船游览800米长的水溶洞。 住：安顺 D4：游览“云从天出天然奇峰天生就、月照台前台中胜景台上观”的天台山，看贵州建筑奇迹距今400多年的“伍龙寺”观吴三桂留在伍龙寺的朝服，朝匾；逛保留六百多年的老汉人居住地天龙屯堡，观看中国戏剧活化石“地戏”表演，中餐品尝老汉人风味餐；返贵阳散会送站。 5、价格 会议期间： a、房费：XXX大酒店 元/间天 b、会议室 元/天，横幅、纸笔、灯光、音响设施，多媒体投影仪 元/天 c、正餐餐费餐标 元/桌， 标准： a、所列景点大门票 b、空调旅游车 c、2早餐3正餐，正餐八菜一汤，十人一桌，不含酒水 d、优秀导游服务 e、住XX星级酒店或同级酒店双标间 f、价格： g、接送机场、火车站 机 场：6座面包车 元/次， 11座面包车 元/次， 19座旅游车 元/次 火车站：6座面包车 元/次， 11座面包车 元/次， 19座旅游车 元/次 五、送站： 根据这次会议活动的日程安排，按照组委会和客人的要求，做到使每位客人顺利安全离站，并妥善解决遗留问题。 1、送行前的服务 填写订票单，落实每位客人具体返程时间以及返程交通工具，提前预订好每位客人所需的火车票或飞机票，并送到每位客人手中。 2、送行服务 安排送行客人的车辆和工作人员返程客人办理退房手续。提醒客人检查无遗漏行李物品，清点客人人数，集合上车，提前抵飞机场，办理离站手续，向客人致欢迎送辞，与客人告别。根据送行客人名单，认真、周到、热情送完每批客人，结束本次活动。 最后祝本次会议圆满成功！