会展服务公司管理制度和工作职责.docx

会展服务公司管理制度和工作职责会展服务公司管理制度和工作职责 目录 市场拓展部的工作职责和资源配置 一、 数据库资源整合客户资源整理和信息通道架设 二、 部门配合和业务协作 三、 资源配置情况 市场拓展部人员绩效考核方式 一、 电话销售人员的工作目标和责任实施 二、 市场调研及客户服务人员的工作目标和责任实施 三、 市场拓展部经理的工作目标和责任实施 四、 市场拓展部员工福利待遇 五、 市场拓展部员工日常工作管理 业务部的的工作职责和资源配置 一、 工作职责 二、 资源配置 业务部人员的绩效考核方式 一、 业务员的工作目标的责任实施 二、 业务主管的工作目标和责任实施 三、 业务员的福利待遇 四、 业务部员工的日常工作管理 五、 业务部与设计部门的工作配合 六、 业务部和制作部的人员配合 市场拓展部的工作职责和资源配置 概述： 市场拓展部将是第一个与客户打交道的部门。所以，市场拓展部的人员应该是最熟悉公司的人，其中包括：公司的业务、计划、目标、宗旨。 市场拓展部应主动去了解公司的每一项工作内容，熟知所有与业务有关的名词。只有成为对公司熟知的人，才可以知道我们究竟在做的是一个什么样的工作！我们要怎么样才能做好这一项工作！那么在客户提出问题的时候，我们会懂得如何向客户解答。至少我们可以知道该去找谁。在直接与客户接触或间接与客户接触的时候，市场拓展部的人员应下意识的去向客户宣传公司，把这样的宣传当成我们的责任。让客户感觉到，你对公司所能给他提供的服务和能达到的水准非常有信心。 日常工作中，还应主动的给自己创造一个良好的工作环境。做为公司的先锋部门，市场拓展部应该永远充满激情与活力。一个良好的环境势必能带给自己一个愉快的心情。在注重公司内部环境整洁的同时，我们鼓励市场拓展部的人员给自己创造一个有个性的工作区域。 会展服务公司管理制度和工作职责(二） 一、数据库资源整合客户资源整理和信息通道架设 、展览相关信息资料的收集和整理 1、展会信息资料整理 A、 全年展会信息的整理：行业展会信息/区域展会信息的关注价值评定和参考资料； 行业展会：配合业务负责并主动收集某一个行业的主要全年展会信息，分成不同的类别进行参考比较。 B、 单一展会信息的整理：会刊购买/特装展台拍摄/重点客户名片收集 在每个展会公关结束后，市场拓展部配合业务员对会刊上的平面图、特装展客户以及收集到的名片资料和电话联络过的客户反馈表进行总结归档。 2、展馆信息收集和整理 A、 展馆具体场地参数的整理） B、 展馆内相关个别联系人的联络渠道 3、展览同行的信息关注 A、 同行的公司规模情况 B、 同行的业务情况 4、行业媒体信息总结整理 5、展商资料整理 A、 国家展团信息 1）尽可能详细地搜集相关联络方式； 2）定期发送我司相关展览及会议方面的资料，注意资料的更新，尽量提供有价值参考业务资料给客户。 3）留意国家馆所参加的相关展览及会议，有针对性的对相应类型的国家馆分类，并进一步了解，可以采取拜访的形式做进一步沟通； 4）目的是了解国家馆参加展览或会议的一般操作流程，明确具体负责相关部门及负责人、获取展览或会议的计划单、并建立初步合作意想； 5）往来资料的整理归档； 6）每半年做工作小结及现状分析，不断推进工作经度。 B、 特装展商信息 1)、市场拓展部将特装展商按行业进行划分，完成资料的统计归档； 2）、根据以往会刊显示资料，按行业分类分别录入国内特装参展商、国外特装参展商、代理商的资料并加以汇总; 3）、根据汇总后的资料，提取重要客户部分；提供给业务部； 4）、目的是熟悉掌握展览的客户群，提供详细的资料来源给业务部门。 6、主办单位联络 市场拓展部根据分析价值，主动取得与主办单位中的某个人的联络，结交朋友，获取其最新的展商信息 、其他会务信息关注 1、 网络专题信息摘选分析 2、 选择报刊信息摘选 3、 其他通路 二、部门配合和业务协作 、市场拓展部与业务执行部的相互配合和协作 A、市场拓展部对业务执行部工作的支持 1、 收集整理有价值性展商名单，由电话销售预先联系确认面洽或者招标需求，转由业务部门跟单服务； 2、 对业务部门招投标的客户以及其他重点客户提供原来的参考展示风格和相关公关策划信息； B、业务执行部对市场拓展部工作的支持 1、 跟踪市场拓展部提供的客户资源，并及时反馈； 2、 提供市场拓展部没有掌握到的其他信息，与市场拓展部共同促进对行业和客户的认识 C、市场拓展部与业务执行部的沟通方式市场拓展部和业务执行部的周会： 时间： 每周一下午 参加对象：市场拓展部主管、业务执行负责/电话销售、总经理 会议程序： 1、市场拓展部主管通报上一周提供客户信息情况和分配情况 一周客户联络分配情况统计 可以安排时间面洽的客户 负责业务员 对方发具体要求的客户 负责业务员 寄发资料的客户 负责人员 2、业务执行人员通报上一周客户跟踪情况 ，并提出由客户交谈中产生的问题和应对策略 A、要求业务人员提供书面的面洽客户报告，包括具体的客户项目负责人和客户情况分析。尤其对于安排了面洽客户的情况，需要提供比较明细的说明，要有对客户的价值分析。在服务客户的过程中，必须能够做到通过其中我们的一个客户，拿到该展会的平面图、一些展商名录，或者通过与客户交谈，了解行业中哪些客户属于重点的大客户。 B、能够面洽的客户一定要安排时间拜访，没有时间安排的，必须由另外同事代往的，必须事先招呼好。 C、客户提供设计要求，业务执行部没有按照要求提交设计方案的，需要给出合理解释； D、客户要求寄资料，基本客户可由市场拓展部的电话销售寄发并跟踪。但市场拓展部分析该客户具有较大价值的，并且可能存在其他业务情况，不适应寄发简单的统一资料的。业务部应该另行编撰特定的有针对性的宣传资料，并争取尽量与客户接近面洽。 E、业务执行部发现有市场拓展部没有关注的信息或者客户，应该提出建议，并有义务提供其事先已知的信息反馈到市场拓展部。 F、在客户信息的收集和积累上，需要明确业务执行部应该也有相应的业务，业务执行部在正常工作时间内无法完成对，对客户信息的积累上，应该自行安排时间完成工作。 、市场拓展部与设计部的工作协作 A、市场拓展部对设计部工作的支持 1、 提供最新展台设计风格参考式样 市场拓展部通过专业刊物和相关信息通路，包括到展馆拍摄照片等方式，让设计部门得以了解到更多的展台展示风格，如果有可能，可以对我们所获取的图片资料进行分行业整理，设计师在做图时可以根据客户的行业特征，综合参考； 2、 对我们的客户提供原来的展出照片和同行业展会的大致参考风格 A、市场拓展部对业务执行部工作的支持 1、 收集整理有价值性展商名单，由电话销售预先联系确认面洽或者招标需求，转由业务部门跟单服务； 2、 对业务部门招投标的客户以及其他重点客户提供原来的参考展示风格和相关公关策划信息； B、业务执行部对市场拓展部工作的支持 1、 跟踪市场拓展部提供的客户资源，并及时反馈； 2、 提供市场拓展部没有掌握到的其他信息，与市场拓展部共同促进对行业和客户的认识 C、市场拓展部与业务执行部的沟通方式市场拓展部和业务执行部的周会： 时间： 每周一下午 参加对象：市场拓展部主管、业务执行负责/电话销售、总经理 会议程序： 1、市场拓展部主管通报上一周提供客户信息情况和分配情况 一周客户联络分配情况统计 可以安排时间面洽的客户 负责业务员 对方发具体要求的客户 负责业务员 寄发资料的客户 负责人员 2、业务执行人员通报上一周客户跟踪情况 ，并提出由客户交谈中产生的问题和应对策略 A、要求业务人员提供书面的面洽客户报告，包括具体的客户项目负责人和客户情况分析。尤其对于安排了面洽客户的情况，需要提供比较明细的说明，要有对客户的价值分析。在服务客户的过程中，必须能够做到通过其中我们的一个客户，拿到该展会的平面图、一些展商名录，或者通过与客户交谈，了解行业中哪些客户属于重点的大客户。 B、能够面洽的客户一定要安排时间拜访，没有时间安排的，必须由另外同事代往的，必须事先招呼好。 C、客户提供设计要求，业务执行部没有按照要求提交设计方案的，需要给出合理解释； D、客户要求寄资料，基本客户可由市场拓展部的电话销售寄发并跟踪。但市场拓展部分析该客户具有较大价值的，并且可能存在其他业务情况，不适应寄发简单的统一资料的。业务部应该另行编撰特定的有针对性的宣传资料，并争取尽量与客户接近面洽。 E、业务执行部发现有市场拓展部没有关注的信息或者客户，应该提出建议，并有义务提供其事先已知的信息反馈到市场拓展部。 F、在客户信息的收集和积累上，需要明确业务执行部应该也有相应的业务，业务执行部在正常工作时间内无法完成对，对客户信息的积累上，应该自行安排时间完成工作。 、市场拓展部与设计部的工作协作 A、市场拓展部对设计部工作的支持 1、 提供最新展台设计风格参考式样 市场拓展部通过专业刊物和相关信息通路，包括到展馆拍摄照片等方式，让设计部门得以了解到更多的展台展示风格，如果有可能，可以对我们所获取的图片资料进行分行业整理，设计师在做图时可以根据客户的行业特征，综合参考； 2、 对我们的客户提供原来的展出照片和同行业展会的大致参考风格通过专人到展会上拍摄照片，我们可以掌握一些客户的常年展出信息，包括其会大致选择哪些展会展出以及同行展出的会有哪些客户，甚至可以有以往的供应服务商信息等，从而设计师在出图时尤其是多家竞标的方案，会有针对性。B、设计部对市场拓展部的工作支持 设计部在获取最新的信息上，应该通知市场拓展部参与关注。 、市场拓展部与其他业务部门的工作协作 今后在信息提供通路畅通后，可以进一步把与业务执行部的协作，延伸到其他业务部门上。随着今后公司业务的发展，将会延伸出来新的业务部门，市场拓展部有必要根据公司的新的发展前景进行业务延伸。 、市场拓展部与公司管理和公司资源分配上的配合 A、公司宣传资料的配备 1、 样册必须明确一点，市场拓展部开拓的客户与其他业务部门的客户存在对公司的接受程度不一样，电话销售在通电话后，最直接和简单的介绍公司方式就是给对方寄发我们的样册，然后进一步跟进。 在公司样册出来后，市场拓展部将安排人员，针对后3个月的主要展会特装展商寄发出去，并专人电话跟进。 2、 光盘公司统一制作一批空白光盘。样册的内容主要针对普通的客户，有些内容需要更新或者需要有针对一点内容的客户，建议由业务执行部另行配置光盘内容临时刻录，包括针对性展会和客户的行业参考资料。 3、 网站以后电话销售在初步介绍公司时给予给对方网址查看，一旦网站完善，可以采用最新案例的宣传方式即时向客户传达我们的服务优势和信息。 4、 电子贺卡该部分以后在客户有一定量的基础上，并且有对方个人的确切电子邮件上，可以定时通过邮件群发系统完成。目前建议各业务人员作为一种与客户保持沟通的方式自主决定使用。另外，MSN的使用也尽量限制在与客户的沟通上。 会展服务公司管理制度和工作职责(三） 三、市场拓展部资源配置 1、 电话销售2人 根据提供的客户信息进行电话联络，确认参展信息和招投标需求，转交业务部门； 为了更好的开展销售工作，让电话销售人员熟悉行业，可以根据目前初步情况，作出初步分类： 家电、汽车、摩托车、食品饮料、糖酒、机床、模具、铸造、锅炉、 冶金、焊接、仪器仪表、化工类、航空、通讯、网络信息、包装、印刷、自行车及配件和维修、园艺、建筑机械设备、装饰材料、酒店设备用品、摄影器材、电梯、船舶、交通、铁路、海事、工业自动化等。 服装、面料、纺织、珠宝礼品、钟表、眼镜、美容化装、广告艺术、音响设备、音像制品、演出设备、舞台灯光、乐器、泵、轴承、基础件、工业零部件、安防、文体、家具、图书、保险、广播电视设备、银行、商业、超市、五金等 行业划分之后，电话销售人员在市场拓展主管的配合下，可以根据全年的展览计划做出相对应的工作计划安排表，挑选出来有重点价值的展会，熟悉行业的大客户。在计划开始实施之后，定期将进展情况汇总。根据具体的联络情况做相应的调整。要求每个人都能了解并熟悉自己所负责的行业，寻找行业参展的习惯和方式。找出行业中所有的重点客户。 注：由于业务工作量的过大，对行业的了解和资料收集，尽量由主攻某个行业的业务执行部人员完成。 2、 市场调研1人 购买会刊、收集展商名片、展位特装拍摄 市场调研人员可以采用兼职方式进行安排： a、 展会有公司客户：由具体负责的业务人员布展期间和开展第一天到展馆，布展期间带好相机记录同行搭建情况，开展第一天收集客商名片和特装照片，并购买会刊。 b、 展会无公司客户：开展第一天由主攻该展会或者负责该展会的业务员到现场收集名片和拍照，与曾经沟通过的客户现场联系，并购买会刊。 c、 市场拓展部费用情况 主要的费用支出方向 与主办单位的联络投资：主要用于购买展商名录和其他信息，最具有价值比；公司安排并报销 购买会刊的费用和交通：经常性支出，公司按规定报销 资料邮寄费：给客户发送资料的费用，公司统一安排支付 其他支出费用：根据公司财务制度报销 市场拓展部门人员绩效考核方式 一、电话销售人员的工作目标和责任实施 1 电话销售的工作要求： 明确自己的工作内容、完成时间、目标要求。在每个展会工作开展前，写出工作计划，并随时注意计划进展情况。 正常情况下，每人每日联络客户的电话应将数量保证为30个，占线及没有人的不包括在内。应保证每个电话的质量，将客户的信息了解的详细、清楚。不为赶数量而打电话。 每日的电话记录要详尽并有日期注释。养成在记录本上做标注的习惯，每日检查，看是否有没有联络到的客户。没有联络结果的电话需及时跟进，必须有明确的情况记录。 提前做好第二日的准备工作，不浪费工作时间查找资料。资料的收集不要只局限于会刊的查找，要多方着手，通过各种渠道获取信息和资料。例如：新闻、网络、报刊、行业内刊物等，争取不错过任何一个客户。 需拜访的客户写明详细资料交部门主管统一安排。 与项目人员沟通好拜访客户的时间。 每周在部门工作会议中，明确制定未来的工作计划，总结工作成效。不必硬要按照展览计划表去联络客户，根据行业内的重点客户及个人所做的分析方案灵活掌握，对重点客户应保持长期沟通。 配合部门其他同事，将每次的联络情况及时输入数据库，要求资料尽可能的详尽，以便随时调出。充分利用并逐渐完善数据库，定期检查数据库中的内容和信息。及时增补新的内容进去，将数据库变成手边最为有利的工具。 对公司的所有资料要做好保密工作。做好保密工作是市场拓展部最需要注意的一项要求。市场拓展部所掌握的信息在任何时候都要加以保护。注意对资料的看管。所有的资料都不得擅自带出公司。 电话销售每周五集中开会一次，向市场拓展部主管提交本周书面工作报告和下周主要工作安排。 2 电话销售人员的工资根据基本工资+提成+奖励三部分组成 基本工资根据员工的学历情况、工作经历及业务技能和对公司的贡献价值因人而异、中标额计算提成根据项目的合同签单额计算奖励部分针对工作业务能力出色的员工而色，该部分可作为一些电话销售工作勤快但因客观原因没有达成满意业绩的员工补充收入的一种方式。 3 电话销售的提成按照业务合同的签单额提成 ；，如果是几个电话销售共同配合完成的，按照平均分配的原则；电话销售提供业务员某展会的其中一个客户，由该客户直接延伸出来的同展会其他客户业务，视为电话销售人员的业绩。由电话销售提供的客户今后的其他项目合同业务额，也视为该电话销售的业绩。但该电话销售转为企业部门人员的例外 4 电话销售的奖励部分按照业绩和日常工作考核两种实施。 、单个电话销售人员累计当月完成提供业务签单总金额达到 万元，另外给予当月 的奖励；当月完成提供业务签单总金额达到 万元，另外给予当月 的奖励；当月完成提供业务签单总金额达到 万元，另外给予当月 的奖励；当月完成提供业务签单总金额达到 万元，另外给予当月 的奖励； 电话销售人员的奖励金，按照季度统计的结果，每个季度末现金发放； 、单个电话销售人员完成公司规定的电话拜访量，提供给业务部门可以面洽或者参与招标的客户数量累计当月达到 家以上，但没有达到当月 万元的业务额的，公司给予 元的鼓励奖金。 、电话销售人员提供有特别重要的有价值的客户信息，对公司业务发展或其他方面有着突出意义的，公司给予另行奖励，该部分视具体情况由部门经理经商总经理后安排。 电话销售工作的非业绩考核部分的可以通过以下几个方面加以考核： a. 个人对所负责的行业及展会的了解程度。 b. 是否能不断的对工作提出疑问及创新的办法。 c. 是否能自觉的对所收集的资料做及时的整理与分析。 d. 工作的主动性。 5 电话销售员的提成业务中标额时间以合同签订的当月为准；未签订合同的项目，以项目完成确定的金额为准。