企业采购部管理制度附带表格.docx

企业采购部管理制度附带表格采购部管理制度 一、目的： 为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经 营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购。 三、职责权限 1、总经理负责采购管理制度的审批； 2、采购部负责采购管理制度的制定。 3、经营性固定资产、材料、配件等物品的采购由采购部负责；非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源行政部负责。 四、采购要求 1、在部门经理，主管的领导下，按照工作的分工对公司的生产物料进行采购。 2、必须严格按照公司采购计划进行，不可以私自更改申购物料及申购数量。如需任何调整必须通知计划部确认。否则，所产生的费用由采购员负责。 3、接到清淅的申购计划单后，必须在两天内找到相应的3家或以上供应商进行询价，从中了解市场行情，并据此进行议价。并且必须强调我司的质量要求，落实交货期，结合以往采购的历史记录，确定最终供应商，制定采购合同，经相关领导审批签订合同。一般以传真方式签订的采购合同，必须要求供应商签名确认并加盖公章回传。否则产生的所有后果追究采购员责任。 4、对于已审批完毕的采购合同，必须彻底跟踪，保证准确的交货期，以免影响公司生产。如遇物料出现不能按期交货或已交货但质量未能符合要求的，必须第一时间向上级汇报，协商最快交货期，或商议其它解决方案。并通过电话、邮件、微信、等联系方式通知相关人员最新的材料到货时间。 5、经常进行市场调查，掌握最新市场价格行情。采购过程中要多方面寻找供货渠道，做到货比三家，材料、质量、价格综合对比，务必做到好中求廉，节约成第 1 页 本，尽自已最大的努力，保质保量地按时完成自已的采购任务。 6、经常与使用部门进行沟通，了解所采购物料的质量情况及使用情况，随时解决所出现的问题。 7、如果物料质量较差或以次充好的，由采购员负责换货，如果2次出现同类情况的，必须向上级汇报。 8、所选择的供应商至少为一级代理商，最好为原生产厂家。 9、采购人员应尽量取得增值税专用发票，若无应及时与财务协调沟通需要提供什么类型的发票。 10、务必保管好发票，入库单，申购单，送货单，如有丢失即处以50元罚款。 11、各部门主管应负责将采购回来的材料逐一登记入账，建立领用发放台账。 12、财务部应及时根据财务情况凭发票结账或挂账 13、如遇不能解决或决定不了的事项，必须及时报告上级处理，否则所造成的一切损失由采购员负责。 14、如开发新供应商，物料送样检测必须找相应的人员签收，并做好跟踪记录。如遇供应商因生产急用需在下班时间送货，应及时知会相关人员值班收货。否则，追究相关采购员责任。 15、采购员必须妥善保管相关采购文件，人员离开时必须妥善安放好文件，避免采购资料泄露及遗失，否则追究采购员责任。 16、必须诚实采购，不能弄虚作假，如发现虚报，假报票据结算等，视情况加重处罚，严重者立即开除，并保留送司法机关刑事处理责任。 第 2 页 采购工作流程 操作流程 责任部门 需求部门 总经办 采购部 采购部 采购部 采购部 采购部 采购部 采购部 品质部/需求部门 生产部 采购部/财务部 流程说明 相关表单 请购单 请购单 请购单 询价记录表 报价单 采购合同 订购单 送货单 验收单 入库单 送货单/发票/支付凭证 审批： 制作人： 第 3 页 XXXXX询价记录表 编号： 拟定 序号 物料名称 规格/质量标准 付款及开票方式 单位 数量 单价 合计 报价单位 报价人 联系方式 供应商 采购员： 采购部门负责人： 财务： 总经理： 第 4 页 XXXXX请购单 申请单位： 申请日期： 年 月 日 编号： 序号 财务： 总经理： 物品名称 厂家/品牌 缓急程度 规格型号 单位 需求数量 用途 需用日期 库存 库管： 请购数量 备注 经办人： 部门负责人： 审核： 第 5 页 货物及服务项目验收单 采购方： No. 顺序号：000 供应方 合同交付日期 实际交付日期 序号 1 2 3 货物或服务描述 单位 总计 收货人 确认人 日期 数量 品牌 规格型号 单价 0.00 总价 第 6 页