仓库收发货专用章管理制度.docx

仓库收发货专用章管理制度仓库收发货专用章管理制度 一 目的 为保证仓库收/发货印章使用及管理的规范性、严肃性和可靠性，避免因印章管理不善造成损失，维护公司利益，特制订本管理制度。 二 适用范围： 所有仓库。 三 印章的申请与刻制： 1 所有平台仓库需要刻制“仓库收/发货专用章”必须要求各平台人事行政人员通过OA系统进行系统线上申请，刻制理由中须写明使用地、理由、单价。流程审批通过后，由当地行政部门安排刻制。 2 平台各仓库必须按照公司行政部门统一规定模版刻制“仓库收/发货专用章” 3 4 印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。 印章规格： 41 印章名称:平台名称(如上海)+物流管理部+公司LOGO+收/发货专用章,数字表示当地平台仓库的刻章次数的序号; 42 材质用原子自动墨，形状为圆形，尺寸：直径：45CM,红色框及字体。 四 印章保管： 1 保管人： 11 各平台仓库在OA申请刻制“仓库收/发货专用章”时必须由平台物流负责人指定唯一物流印章保管人，印章保管人必须为平台在职物流人员。 12 平台为托管仓库的，“仓库收/发货专用章”也必须由平台物流人员管理。如因特殊情况无法安排指定人员的，“仓库发货章”可以交托管仓承运商管理，但需要与托管仓的承运商签订印章授权委托协议，明确在托管期间相关职责，确保无操作风险。托管仓“仓库收货章”必须由我公司平台物流的监管人管理。 13 印章保管人与直属主管共同签定收/发货专用章保管使用责任书,印章保管人保留原件,将扫描件发送总部行政部丘晓芬,平台人事行政人员备案。 2 存放： 21 平台仓库“仓库收/发货专用章”必须安排专人专柜管理，保管“仓库收/发货专用章”的管理人员须报总部运营中心物流部及总部行政部备案。印章保管必须有记录，注名印章的名称，刻制时间、枚数、收到时间、启用时间、保管人、图样等。 22 “仓库收/发货专用章”必须由印章保管人员使用，不得随意外借。 23 “仓库收/发货专用章”保管人员因事离岗时，必须由平台物流负责人指定人员暂时代理，避免贻误工作。 24 印章保管必须存放在安全可靠的柜子里，并且需要加锁，钥匙只允许保管人自己管理。 3 变更： 31 印章保管人如发生异动，需在OA系统线上做系统印章转移，将印章转移给后续接任的保管人员。 32 印章保管人线上印章转移通过后，须办理线下交接手续，签署移交证明，注明移交人、接收人，移交时间、印章图样等信息。 4 停用： 41 有以下情况发生，“仓库收/发货专用章”须停止使用。 411 平台名称或仓库名称发生变动。 412 印章使用损坏。 413 印章遗失或者被盗，需立刻声明作废。 42 “仓库收/发货专用章”如确定停用，需通过快递将停用印章发给总部行政部门销毁并登记档案。 五印章的使用 1使用范围： 11 深度380事业集群各平台仓库物流收货，发货时使用。 12 深度380事业集群业务人员需与厂家进行收发货授权时使用。 2使用程序： 21 各平台物流发生收发货需要加盖印章时，由仓管员在相关单据上签字确认后向印章保管人申请使用，所有收货专用章使用必须登记印章使用记录表，并要求使用人签字确认；发货专用章使用可根据实际情况进行登记。 22 “仓库收/发货专用章”只能作为物流收货，发货时使用，任何人不得在非物流收发货环节使用。 23 严禁在空白收发货单据上使用“仓库收/发货专用章”，如因工作特殊情况必须使用时，必须由平台物流负责人同意。在征得物流负责人同意后，可向印章保管人申请使用。印章保管人在印章使用记录表中登记单据编号并在备注中填写“空白单据”。待工作结束后，使用人必须及时向印章保管人反馈单据使用情况并登记备案；未使用的必须立即交回印章保管人当面作废。 六违纪处理： 1违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。 2印章管理人员应将印章使用记录表保存好，保存期为3年。如保存或管理不善，造成丢失或残损的，将扣其当月绩效工资，如因此造成损失的将由印章保管人员承担所有损失，其平台物流负责人承担管理责任。