介绍信管理制度.docx

介绍信管理制度介绍信管理制度 企业的介绍信是企业派出本单位工作人员去外单位联系工作或执行任务时所用的信函。介绍信用以证明持证人的身份和说明来联系的事务。介绍信一方面起着联系双方的作用，另一方面也起着证明身份的作用。企业应备有必要的介绍信，以便需要时间。 一、 介绍信的种类 企业所涉及的介绍信，一般可概括为以下几种： 1、业务介绍信 企业对外进行业务联系，需要用到业务介绍信。业务介绍信通常是为某件需要进行业务联系的事而开的，它通常所需的文字较多，因此通常不采用印制的介绍信，而是用信笺抄写或打印，并装入信封。 2、专用介绍信 专用介绍信用于某种特定事务办理，如购买飞机票介绍信、办理出国手续介绍信等。企业的各业务部门也常有自己的的启用业务介绍信，用以本部门经常需要办理的业务的介绍办理。专用介绍信有特定的内容和式样，可一次印制多张，使用时填号、盖章后即生效。 3、存根介绍信 带存根的介绍信一般是铅印的，它有两联，一联是存根，另一联是外出时使用的介绍信。存根介绍信的两联都有号码，可用以查对，两联之间有一条缝，开出介绍信时，应在缝上盖章，从而便于核对。 4、证明信 证明信可以企业、机关、团体、个人的名义开出，以确凿的证据来证明某个组织、团体、个人或有关来件的真实情况。如果证明信是以个人名义发出的，信上除了应有个人的签字或盖章以外，还得其所在的组织盖章以证明该人的身份。 二、 加强介绍信管理的措施 第一，印制的介绍信应由专人负责保管。以企业名义开的介绍信由企业办公室的文秘人员保管；以部门名义开的介绍信由部门内指定的人保管，企业和部门不得分发空白介绍信，也不得私拿空白介绍信。 介绍信的格式。介绍信一般应有标题、称呼、正文、礼仪性用语及第二，出具介绍信单位的落款、出具时间和生效期限。存根介绍信还应有骑缝章，存根部分除同持出部分有相同内容外，还应有批准领导签字和经办人两项。介绍信在内容上应写明具体用途，不得用“联系业务”等模糊字眼代替。 第三，严格开具介绍信的手续。需要开具单位介绍信者，应在单位介绍信签批单上填好各项内容，再上报主管领导批准。秘书再根据此单填写介绍信，并盖章，然后发给需用人。开具介绍信必须履行签批手续，从而单位领导可掌握介绍信的使用情况，并可防止乱用介绍信。一般是哪一级的介绍信，就由哪一级领导人签批。 第四，填写介绍信应按规定的内容填写，持出部分和存根部分内容要一致。 第五，介绍信应用毛笔、钢笔、签字笔书写，字迹要工整、准确，不得涂改。如有涂改应加盖公章，以示非私自改动。 第六，先开介绍信后用印，不得在空白介绍信上预先盖印，更不得把空白的介绍信发给外出人员自行填写。对非开空白介绍信不可的，应控制空白介绍信张数，并将期限填上，出差人员返回后应收回未用完的空白介绍信。 第七，秘书人员不得私自为他人开具介绍信。 第八，接待外单位人员，应认真核查来人的介绍信。事情办理完毕后，应留下来人的介绍信，并请其在介绍信发面签注办理情况，以便日后查对。如发现介绍信哟机问题，应与来人单位取得联系，核查介绍信和来人的真伪。 第九，开出但因情况变化未能使用的介绍信，应及时收回，并注明未使用的情况。 第十，妥善保管介绍信存根，及时归档。 第十一，填错的介绍信，应标出作废符号。 第十二，介绍信丢失及时上报。