采购合同管理培训教材课件.ppt

第二节 采购合同管理,一、采购合同的概述1、合同的概念 合同是平等主体的自然人、法人，其他经济组织(包括中国的和外国的)之间建立、变更，终止民事法律关系的协议。2、采购合同的定义 采购合同时采供双方在进行正式交易前为保证双方的利益，对采供双方均有法律约束力的正式协议，有的企业也称之为采购协议。3、采购合同定义的理解：（1）采购合同是采购关系的法律形式，对于确立规范有效的采购活动、明确采购方与出让方的权利义务关系，保护当事人的合法权益具有重大意义。,（2）采购合同是买方通过市场购买自己所需的物品，出卖人将物品的所有权转移给买方，买方支付价款的合同。（3）采购合同是买卖合同的一种，它是明确平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止在采购物料过程中的权利义务关系的协议，是确立物料采购关系的法律形式。,二、采购合同签订的原则,1、采购合同签订的原则如下：（1）签订合同的供应商必须具备法人资格；（2）采购合同必须合法；（3）签订合同必须坚持平等互利，充分协商的原则；（4）签订合同必须坚持等价、有偿的原则；（5）采购合同应当采用书面形式；（6）采购合同应该双方合同公章方才有效。,二、采购合同签订的原则,2、采购合同的特征（1）它是转移标的物所有权或经营权的合同（2）采购合同的标的物是工业品生产资料（3）采购合同的主体比较广泛（4）采购合同与商品流通过程密切联系,三、采购合同的种类和形式,A、种类：1.分期付款的采购合同2.凭样品采购的采购合同3.试用的采购合同4.招标、投标的采购合同,三、采购合同的种类和形式,B、采购合同的形式：1、表格式；2、条文式；3、表格条文混合式,表格式,表-采购合同合同编号经供需双方商定,签订本合同、商品名称、商品数量和质量、单位及总金额、交货地点和方式、验收标准和验收方法、结算方式、供方经济责任、需方经济责任,9、合同有效期自_年_月_日 至_年_月_日 10、本合同_份,双方各收执_份 11、其它本未尽事项,由双方协商,另立附件 12、附则:供方:经办人、开户行、帐号、地址 需方:经办人、开户行、帐号、地址 签证机关 签证人 开户人 户行 帐号 地址,条文式采购合同,表格条文混合式,四、采购合同的内容,（一）首部 采购合同的首部主要包括：名称、编号、签约日期、签订地点、买卖双方的名称、合同序言等。（二）正文 1、主要内容 合同的正文主要包括以下内容。商品名称 品质规格,四、采购合同的内容,单价和总价 数量 包装 装运 到货期限 到货地点 检验,付款方式包括的内容有：支付方式。现金或汇票，一般是汇票 付款方式。银行提供信用方式（如信用证）、银行不提供信用但可作为代理方式（如直接付款和托收）。支付时间。预付款、即期付款、延期付款。支付地点。付款人指定银行所在地。保险 仲裁条款 不可抗力,2.选择内容合同正文可以选择的部分有：保值条款 价格调整条款 误差范围条款 法律适用条款,五、采购合同的签订,一、签订采购合同的资格审查（一）审查供应商的合同资格1.法人资格审查 审查供应商是否属于经国家规定的审批程序成立的法人组织。在审查供应商法人资格时应注意：没有取得法人资格的社会组织、已被吊销营业执照取消法人资格的企业或组织，无权签订购货合同。,2.法人能力审查 法人能力审查主要是审查供应商的经营活动是否超出营业执照批准的范围。法人代表也可授权业务人员，如推销员、采购员所谓承办人，以法人的名义订立购货合同。,（二）审查供应商的资信和履约能力1.资信审查 在准备签订购货合同时，采购人员在向卖方当事人提供自己的资信情况说明的同时，要认真审查卖方的资信情况，从而建立互相信赖的关系。2.履约能力审查 履约能力是指当事人除资信以外的技术和生产能力、原材料与能源供应、工艺流程、加工能力、产品质量、信誉高低等方面的综合情况。,审查卖方的资信和履约能力的主要方法有：1、通过卖方的开户银行，了解其债权、债务情况和资金情况；2、通过卖方的主管部门，了解其生产经营情况、资产情况、技术装备情况、产品质量情况；通过卖方的其他用户，了解其产品质量、供货情况、维修情况；3、通过卖方所在地的工商行政管理部门，了解其是否具有法人资格和注册资本、经营范围、核算形式；4、通过有关的消费者协会和法院、仲裁机构，了解卖方的产品是否经常遭到消费者投诉，是否曾经牵涉到诉讼；,对于大批量的性能复杂、质量要求高的产品或巨额的机器设备的采购，在上述审查的基础上，还可以由采购人员、技术人员、财务人员组成考察小组，到卖方的经营加工场所实地考察，以确切了解卖方的资信和履约能力。采购人员在日常工作中，应当注意搜集有关企业的履约情况和有关的商情，作为以后签订合同的参考依据。,五、采购合同的签订,二、签订采购合同的谈判准备1、市场调查2、情报收集情报收集主要有：了解卖方经营财务的状况，判断其生产能力、技术水平、交货历史记录等各方面的状况；全面了解商品价格、付款、运输方式、合同执行、技术、相关的法律法规等。3、准备资料 需要准备的资料有：公司简介、封样样品、价格手册、产品目录、技术图纸、使用说明等。,五、采购合同的签订,4.谈判人员的知识结构要求谈判人员具有以下能力：熟悉进口商品在国际、国内的生产的现状和潜力及发展前景；熟悉进口商品的市场供求关系、其价格水平及变化趋势；熟悉进口商品的性能、特点、用途、技术要求和质量标准；熟悉不同国家谈判的风格和特点；,具备一定的外语水平，能流利地与对方对话；熟悉国际贸易惯例及相关的法律；熟悉其它相关的业务知识；有丰富的谈判经验和应对谈判过程中的复杂情况的能力。,5.谈判人员能力、个性要求 能力。观察判断、灵活应变、心理承受、能言善辩等各方面的实践能力；个性。坚定不移的毅力、百折不挠的精神、不达目的决不罢休的自信。6.参加谈判的理想人数及其层次构成原则 理想人数。主谈人。专业人员。工作人员。,五、采购合同的签订,三、签订采购合同的签订流程,五、采购合同的签订,在合同的履行阶段，不只是静止地按条款履行合同，而是在动态和变化中履行合同。另外还有两个需要注意的问题。（一）合同主体与授权签约人的问题（二）关于合同履行完毕后付款的问题,采购合同审批过程中要注意以下几个方面的要求：采购部将拟订的合同初稿交相关部门审核并使之提出建议。公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。公司法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见。公司副总负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见。公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见。公司采购部根据公司总经理的审查意见修改合同文本，并将总经理审查意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查后，由公司总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式签署合同。,签订采购合同的要点1、项目相等物料名称、规格、数量、单价、总价、交货日期及地点，须与请购单及决策单所列相符。2、付款办法按照买卖双方约定的条件付款3、延期罚款于合同书中约定，供应商须配合企业生产进度，物料最迟在几月几日以前，全部送达交验。除因天灾及不抗力的事故外，倘逾期，每天供应商应赔偿企业采购金额千分之几的违约金。4、解约办法于合同书中约定，供应商不能保持进度或不能符合规格要求时的解约办法，以保障企业的权益。5、验收与保修末合同书中约定，供应商物料送交企业后，须另立保修书，自验收日起保修一年（或几年）。在保修期间内如有因劣质物料而致损坏者，供应商在于15日内无偿修复；否则企业得另请修理，其所有费用概由供应商负责偿付。6、保证责任于合同书中的约定，供应商应找实力雄厚的企业担保供应商履行本合同所订明的一切规定，保证期间包含物料运抵企业经验收至保修期满为止。保证人应负责赔偿企业因供应商违约所蒙受的损失。7、其他附加条款视物料的性质与需要而增列,（五）公司采购合同的管理（1）加强对公司采购合同签订的管理（2）建立合同管理机构和管理制度（3）处理好合同纠纷（4）信守合同，树立企业良好形象（5）采购合同的归档管理（6）采购合同的跟进,采购合同履行、变更以及纠纷处理1、采购合同履行 2、采购合同变更或解除 3、处理采购合同纠纷,3、承诺可以撤回 承诺人撤回承诺的通知应在承诺通知到达要约人之前，或与承诺通知同时到达要约人4、新要约 如果受要约人尚要求对要约的内容作出实质性变更(如修改合同标的，数量、质量，合同价款，履行期限，履行地点和方式、违约责任和争执解决方法等)，或超过规定的承诺期限才作出承诺，都不能视为对原要约的承诺，而只能作为受要约人提出的“新要约”,当要约人接受了这个新要约才算达成协议，合同以新要约的内容为准 通常在合同的酝酿过程中，当事人方对合同条款要反复磋商，经多轮会谈，在其中会产中许多次”新要约”，最终才达成一致，签订合同承诺生效的地点为合同成立的地点：如果当事人以合同书的形式签订合同，则双方当事人签字或盖章的地点为合同成立的地点。,（1）争议 买卖的一方认为另一方未能全部或部分履行合同规定的责任和义务引起的纠纷。有卖方违约、买方违约和合同规定不明确三种原因。（2）索赔一般有三种情况 买卖双方的贸易索赔 向承运人的运输索赔 向保险人的保险索赔。,3、采购合同的争议和索赔,（3）索赔与理赔索赔：受损一方在争议发生后，向违约一方提出赔偿的要求理赔：违约的一方受理遭受损害一方所提出的赔偿要求。4、违反合同的责任区分（1）违反购货合同的责任供方责任：商品品种、规格、数量、质量、包装与合同不符错发到货地点或接货单位需方责任：中途退货未按合同规定日期付款或提货错填或临时变更到货地点,（2）违反运输合同的责任承运方责任：A、不按合同规定的时间和要求发运B、错运到货地点或接货人C、运输中短少、变质、污损、损坏，按损失赔偿D、联运中短少、变质、污损、损坏，由终点阶段承运方赔偿，再依次向其他承运方追偿。E、由于不可抗力，物资自然损耗，自然性质引起，不赔偿。,托运方的责任：A、未按合同规定的时间和要求提供运输B、在普通货物中夹带危险物品C、因未随车附带规格质量证明或化验报告，造成收货方无法卸车时。,5、索赔和理赔的注意事项（1）索赔期限（2）索赔证据 质量或数量应出具检验的出证机构（3）索赔额及赔偿办法 关于赔偿额，属供方不能交货的，需向需方偿付违约金 因质量问题而使采购方蒙受损失时，如违约金能补偿损失，则不再另行赔偿，若不足，则赔偿差额。,