秘书工作成熟时期——隋唐、两宋ppt课件.pptx

秘书工作成熟时期隋唐、两宋,方 芳,PREFACE,在隋朝基础上发展起来的唐朝，其朝廷秘书机构分置于中书、门下、尚书三省，相互配合，相互制约，各级秘书机构健全。唐朝，秘书人员来源多样，素质颇高，职责分明，作用明显，对秘书官吏的考核制度化，以律令的形式制定了全面而详细的秘书工作制度，文书工作和档案工作开始分流，公文文体整齐、划一。宋朝，朝廷三省中的秘书机构专门化，形成了系列，秘书工作制度较唐朝又有发展。因此，隋唐、两宋是秘书工作的成熟时期。,序 言,CONTENTS,目 录,第一节,朝廷秘书机构,第二节,皇宫秘书机构,第三节,秘书官吏,第四节,文书档案工作,第一节,朝廷秘书机构,一、唐朝三省的秘书职能,公元581年，北周外戚杨坚废周建隋，结束了300年来分裂割据的局面，再度统一了中国。为了巩固国家的统一，隋文帝废除了北周复古的官制，依据汉、魏旧制，设立三师、三公和三省及秘书省、内侍省，为避父杨忠的名讳，改中书省为内史省，改门下省长官侍中为纳言，门下、内史、尚书三省长官协同处理国政，尚书省设吏、礼、兵、都官、度支、工六部，各设尚书，分掌政务。这种三省六部制的中央政府机构形式，被此后的各王朝沿袭。隋中央的秘书工作由三省承担，作为其职能的一部分。隋短命而亡，继起的唐朝沿袭并发展了这一制度，将内史省恢复为中书省，纳言恢复为侍中，三省的职责分工趋于明确。,一、唐朝三省的秘书职能,三省六部制,唐朝三省各自承担的秘书工作职能：中书出令、门下审议、尚书执行。,中书省,负责草拟国家的军政命令，这些命令均以皇帝制、诏、敕等名义制作，凡政府各部门和地方官府上呈的章奏表状等，由它呈送皇帝，并根据皇帝的旨意草拟批答。,门下省,负责各种文书的审议。如同意，由长官侍中签字后退还给中书省，中书省官员签字后，再呈送皇帝批准，最后交尚书省，转发相关部门执行；如不同意，可行使封驳权。,尚书省,负责执行中书省转发的各种命令。,一、唐朝三省的秘书职能,一、唐朝三省的秘书职能,中书省出令,门下省审议,尚书省执行,草拟,审核,转发执行,职责划分,文书工作,唐王朝决策、施政的重要机构，承担着中央政府的秘书职能。,提高文件准确性三省权利相互制约防止秘书机构独大保证皇权古代秘书工作成熟的标志之一。,二、唐朝三省的秘书官职,（一）中书省中的主要秘书官职,中书省的主官为中书令，“掌军国之政令”，自隋朝开始设有4人。初改称内史舍人，简称舍人，不久恢复中书舍人之称。中书舍人的职掌主要有五项：第一，“侍奉进奏，参议表章”，“凡百司奏议文武考课，皆预裁焉”。即中央政府各司和各地官员的奏章表议，都由其初读，提出处理意见，然后呈进皇帝。同时，凡上报的大事件，如军事大捷、祥瑞吉兆、贺表等，也由其转呈。第二，“凡诏旨敕制及玺书册命，皆按典故起草进画，既下则署而行之”。即负责起草诏、制、敕、玺书、册命等皇帝颁发的文书，进呈皇帝批准后，按规定发有关部门执行。,（一）中书省中的主要秘书官职,第三，“制敕既行，有误则奏而正之”。即下达的制、诏、敕等文书在执行过程中，如发现有误差，有责任向皇帝奏明，并加以改正，起到信息反馈的作用。第四，“凡大朝会，诸方起居，则受其表状而奏之”。即逢有百官聚会、朝廷大典时，中书舍人须侍从于皇帝左右，代表皇帝接受百官的表状。第五，“凡册命大臣于朝，则使持节读册命之，凡将帅有功及有大宾客皆使劳问之”。即皇帝在朝堂上册封、赏赐大臣时，由中书舍人宣读册封，赏赐的诏命；作为特使，慰问有功的将帅和国家的贵宾。,二、唐朝三省的秘书官职,（二）门下省的主要秘书官职,驳正违失：掌有封驳之权。封还皇帝失宜的诏命、驳正臣下有违误的章奏。,二、唐朝三省的秘书官职,（三）尚书省的主要秘书官职,长官：尚书仆射,都省,左、右丞左、右司郎中员外郎,吏户兵礼刑工,分管,各部设置有都事,处理日常事务的机构，相当于办公室。左、右司郎中、员外郎相当于办公室正副主任。,负责收受、转发文书，稽察缺失、监印等。相当于各部的秘书科长。,二、唐朝三省的秘书官职,三、宋三省中的秘书部门,宋三省的秘书职能较唐朝有所扩大，一个突出的表现是各省都设置不少专职的秘书部门。三省、枢密院及三司中的秘书部门主要有：（一）中书省的秘书部门,三、宋三省中的秘书部门,（一）中书省的秘书部门中书省仍设有令、侍郎等官职，沿袭唐制，只有中书舍人分作五案办事，五案划分如下：,（二）门下省的秘书部门,1,2,3,4,5,6,（三）尚书省的秘书部门,尚书省内也设有开拆房、催驱房、班簿房、制敕库房，负责公文的收受、登记、催办和编录、保管等事务。尚书省的官员也仿唐制而设置，有令、仆射等。其中的左、右丞掌参议大政，通治省事，辅助令、仆射，如仆射不在，有权代行其职务，当笔、掌印，地位高于唐代。左、右司郎中和员外郎各一人，分别掌管下隶房的文书工作，举正其稽失和督促、催办，发现文书积压、滞留，责令各房限期处理完毕。尚书省各部也设立了专门的秘书部门，称案。,三、宋三省中的秘书部门,（四）枢密院的秘书部门,唐朝已设枢密院，代宗时以宦官任“内枢密使”，掌承受表章，并将皇帝旨意向中书、门下两省传宣，后又使其统领禁军。五代后梁时，由士人任此职，成为皇帝的顾问、参政机要。宋代的枢密院总理全国军务，与政事堂合称为东、西二府。枢密院的秘书机构为枢密院承旨司，负责处理日常院务，相当于院办公室，主管为都承旨，副职为副都承旨，职掌为“承宣旨命，通领院务”，每当皇帝检阅禁军、接见外藩使臣时，均侍立于侧，如皇帝有旨意，则受命授给有关部门。承旨司中最重要的秘书官员还有检详官，专掌机要文书。,三、宋三省中的秘书部门,（五）三司的秘书部门,三司（北宋前期国家最高财政机关）,盐铁：掌天下物产、关市、河渠、军器之事度支：掌天下财赋户：掌天下户口、税赋之籍,三、宋三省中的秘书部门,三司内的秘书部门：,四、政事堂,唐朝的中书省和门下省在行使秘书职能的过程中常发生争论，为了协调双方关系，提高工作效率，唐朝初年皇帝命令两省凡有公文，双方先至政事堂议定，然后上奏。于是，政事堂成为两省联合办公厅，初设于门下省，后迁至中书省。中书令是政事堂的主官，宰相职，凡皇帝颁下的诏敕，臣下递呈的表状，都须经过政事堂，由宰相处置或中转，因此，政事堂成为朝廷公文周转中心。初唐时期，凡朝廷各司上达的奏章，先交尚书省六部拟办，由尚书省汇总、分类后，再由中书省的中书舍人批阅，称为“舍人押部”之制。唐朝中期，政务日繁，公文骤增，开元十一年（723），将政事堂改称中书门下，并设置枢机、吏、兵、户、刑礼五房，直接协助宰相处理朝廷公文，五房中各有主书、录事，承担具体的文书事务，逐渐将中书舍人之权接管过去。政事堂遂称为凌驾于三省之上的政务机构。,四、政事堂,宋朝仿唐制设立政事堂，置于宫中，是内中书省、内门下省长官的联合办公厅。其名又称中书门下。宋朝的政事堂也分五房办事，但各房的名称与唐朝不同。其中有：孔目房掌管文书案牍，是专职秘书部门。勾销房兼有掌管印章、符信之职，承担着部分秘书业务。政事堂各房中的主要秘书人员有：检正官每房各1人，处理各房文书事务，以京朝官担任。著名学者黄龟年曾担任此职。堂后官五房各3人，1人负责登录敕诏，1人负责抄写公文，1人校对印发。,（一）唐地方及军队中的秘书机构,隋唐的地方行政区划基本上划分为州（郡）、县两级，各州刺史多带军职，其秘书人员为录事参军事，下属曹内有参军事。唐初，各州均设有都督府，总揽数州军、政、财权。此外，中央政府还派外官掌管地方的军事、行政、财政大权。,五、地方及军队中的秘书机构,（二）宋朝地方秘书机构,宋代地方行政建制基本划分为路、州、县三级。路：路为地方最高行政区划，统领数州、府、军、监。为防止割据分裂，以文臣为路的长官，并将其权利分解为帅、漕、宪、仓四司，分掌军、政、财、监察之权，相互牵制。四司中掌军政的帅司最为重要。四司官属中的秘书官员主要有：主管机宜文字官负责收发、保管机要文书。主管文字官负责拟写、保管公文。,五、地方及军队中的秘书机构,州：宋代，州（府、军、监）长官的僚属分为幕职官和曹掾（yun）官两部分。幕职官办理公文，提出初步处理意见，提交长官决定，是长官的助手，属于秘书官之列。曹掾官参与谋划、办理文书等，有录事参军事、诸曹参军等，沿用唐朝官称。县：县府内仍由主簿掌领文书事务。宋代各级官府中的低级秘书人员，增加了一些新的名目，重要的有：押司在部分中央机构及州县中设置，负责办理案牍等事务的吏员。贴司原为官衙中见习性的非正式工作人员。在押司之下，承担文书书写、造账等事务。,（二）宋朝地方秘书机构,五、地方及军队中的秘书机构,第二节,皇宫秘书机构,（一）翰林学士的由来,皇帝为了限制三省施政、决策作用增大，开始起用新的秘书官员，即翰林学士。唐太宗时玄宗初年玄宗开元二十六年,一、唐朝的翰林学士,选拔名儒学士,侍从皇帝左右，作为文学顾问,置翰林供奉,与集贤院学士一起协助中书省官员批答四方章表疏议，起草制诏书敕,改翰林供奉为翰林学士,直接受皇帝管辖，专为皇帝起草重要制诏。,一、唐朝的翰林学士,二、宋朝的翰林学士院,宋仿唐制，设置翰林学士院，职掌为起草制诰、赦敕、国书等王命文书，并侍从皇帝出巡、充当顾问。翰林学士院置于宫中，同皇帝和最高行政中心弹指相连，以便于皇帝召见、控制和保守机密。院内置翰林学士承旨、翰林学士等官，承旨不是常设，学士无定员。宋朝立国之始，对翰林学士的人选特别慎重、严格，一般由宰相提名，皇帝亲自挑选任命。翰林学士还有单独面见皇帝、陈述个人看法的权利。由于翰林学士接触国家机要，参与最重要的人事任免，地位十分尊贵。宋代翰林学士起草诏命时，保密措施很严格。,三、唐宋时期的信访机构,唐朝，武则天称帝后，为了削弱、镇压李唐势力，巩固皇位，采纳臣下鱼保家的建议，铸设铜匦（匣），奖励告密。特地命中书省设立匦使院，以谏议大夫及补阙、拾遗各1人，为知匦使，主持院务，组成了中央信访机构。,（一）唐朝的匦使院,（二）宋朝的鼓院、检院,宋仿照唐代匦使院，设立鼓司，受理天下投书。景德四年（1007）改称登闻鼓院，简称鼓院。宋初置有匦院。雍熙元年（984）改“匦”为“检”，称匦院为登闻院。景德元年（1004），又改称登闻检院，以朝臣主管。凡吏民投书鼓院被拒绝，或感到处理不公，可再向检院投书。鼓院、检院就是皇宫的信访机构。,（三）唐宋信访机构比较,宋代的鼓、检两院与唐代的匦使院相比较，有如下不同：,这些区别，反映出宋代的信访处理比唐代有明显的发展，机构设置也趋于合理。,三、唐宋时期的信访机构,第三节,秘书官吏,一、唐代秘书官员的主要来源,（一）从科举考试中选拔,（五）从下级秘书中提升,（四）自荐,（二）从文士中聘请,（三）从名士中征召,二、宋朝秘书人员的主要来源,01,留用大批旧官员,02,科举考试选拔,03,由地方官员自行聘任,04,从下级官府中提升,三、秘书官员的素质,文化修养很高,尽心尽职，严守制度,应变能力强,宋朝秘书官员的民族气节,唐太宗贞观年间，统治者制定了考课法，作为唐令的第一篇颁布施行。,四、秘书官吏的考核,考核,德,行,官吏的品质,道德修养,对君主忠诚程度,官吏才能,守职的勤惰状况,政绩,基本标准,“四善”,德：德义有闻,慎：清慎明著,公：公平可称,勤：恪勤非懈,基本标准,“二十七最”,对各类秘书官吏的标准是：最好的参谋式秘书官吏“献可替否，拾遗补阙，为近侍之最”，就是能为朝廷献计献策，参议得失，防止失误。最好的从事收发的秘书官吏“承旨敷奏，吐纳明敏，为宣纳之最”，就是能及时准确地传递奏章文书，不出差错。最好的文字秘书官员“详录典正，词理华美”。,四、秘书官吏的考核,根据“四善二十七最”，看官吏得到“善”、“最”数量的多少，将考核结果分为九等，即：,四、秘书官吏的考核,不入流的官吏另有四个等级，为：考核的步骤是每年一小考，五年一大考，每年小考时先由本人写出一年中德行的简明考状，然后由主考官当众宣读，大家评议，定为九等中何等，最后张榜公布于官衙门口三天，如有不当，本人可以申述，他人可以补正，供主官参考。唐朝对秘书官吏的考核已相当制度化，有力地约束、督促了秘书官吏，这是秘书工作成熟的又一个标志。这一制度被以后的宋、元等王朝所沿用。,四、秘书官吏的考核,第四节,文书档案工作,一、文书档案工作法律化,唐朝为了确保文书工作顺利进行，制定了全面而具体的法律条文，使文书工作制度化、法律化。它是唐朝文书工作成熟的一个重要标志。文书中遗忘避讳的处罚条律 写错公文的处罚条律 委托他人代署代判公文的处罚条律 应具文而不具文的处罚条律 公文内容失实的处罚条律 拟制公文违期的处罚条律,（一）文书拟制方面,一、文书档案工作法律化,曹内常行公文,处徒罪以上的司法文书三十天内,紧急军务文书随时处理，不准耽误,小事五天,中事十天,大事二十天,（二）公文处理方面,各类公文发出的时间也有严格的要求。,公文传送方面,皇帝的制诏及标明“急”的公文,非急件当天发出，不准逾夜,立即发出,传递公文也规定有限期，迟到一天，或乘马带私物一斤者，杖六十。,各类公文规定在一定的天数内处理完毕。,伪造、私改公文的处罚条律 伪造印章的处罚条律 盗窃公文、印章的处罚条律 毁弃公文的处罚条律 泄露机密的处罚条律 私拆公文的处罚条律唐朝有关文书档案工作的律令细密而繁多，实际上是以文书工作为主的秘书工作的法规，这些法令被宋、明、清等朝代沿用并发展。,一、文书档案工作法律化,（三）伪造、盗窃、毁弃公文或印章方面,（四）保密方面,（一）唐朝的文书工作制度,“四禁”制度要求中书舍人遵守的职业规范。内容为“一曰漏泄，二曰稽缓，三曰违失，四曰忘误，所以重王命也”。即文书工作必须做到保密、及时、不发生差错、不遗忘误事。用纸制度东晋桓温对公文用纸做了初步规定。凡黄纸一律为皇室专用，吏官不准妄用。由中书舍人起草的“外制”用黄纸，由翰林学士起草的“内制”用白麻纸等。其他官府用纸的种类、大小也有规定。公文用纸制度使文件的种类、发文部门易被识别，并使各类文件外观统一、整齐，利于提高公文质量。,二、文书工作制度,（二）宋朝的文书工作制度,二、文书工作制度,（二）宋朝的文书工作制度,公文折叠制度唐朝公文制作完毕，按一定尺寸大小，折叠起来，这样，合则为一本，开则为多页，便于阅读、运转、保存，是继卷轴制度后的一个改进。公文装封、编号制度公文应装入一定规格的封套，实封、加印、编号后才能发出。贴黄制度也称贴黄、押黄，凡拟制敕书时，有写错或谬误之处，因敕书一般用黄纸书写，故需在错处贴上黄纸，在黄纸上改正。这是唐朝首创的公文纠误制度。公文拟制和誊录制度各级各类公文由专人拟制，同类公文有统一的格式。制敕拟毕，呈皇帝审阅后发下，由专人“钞小字录一本”保存起来，原文发出。其余官府的公文，拟毕、审定后，由专人用指定的字体誊清，并录制多份副本后发出。,（二）宋朝的文书工作制度,公文签名、判署制度唐宋时，公文拟毕，必须由主官签名，以示负责。有的主官字迹潦草，称为花押或花书。此为签名制度。另外，公文必须由主官或主管官衙判署，其他官员或官衙不得代判，否则要受严厉处分。判署一般都用“依”、“行”、“从”、“闻”、“可”等字，以便明确责任，提高工作效率。一文一事制度这一制度在魏晋已产生，唐朝开始普遍实行，宋朝发展巩固。公文移交制度各级官府的公文需定期移交，记注年月日后，交库房保存。此制度使文书转化为档案，标志着文书和档案的界限开始划分出来。,（二）宋朝的文书工作制度,引黄制度即将章、奏、表等文书的内容要点、日月、道理书写于文书的封面或文首。此制为公文摘由叙事之始，它使收受、批阅公文者对公文内容一目了然，能分轻重缓急予以先办或后办，从而提高了公文处理效率。公文抬头避讳制度这一制度始于秦，到宋朝时，公文中的避讳既多又繁，给文书工作带来一定的影响。公文格式制度宋元丰四年（1081）十一月十二日，朝廷下令对表、状、奏等公文都规定了统一格式。保密制度宋朝强化了保密措施，严防泄密。,宋朝除了继承和发展上述唐朝的文书工作制度以外，还新创了一些制度，如：,三、公文文体,（一）皇命文书（下行文）唐朝的皇命文书有如下七种：,（一）皇命文书（下行文）宋代皇帝颁发的下行文有册书、制书、敕书、诰命、诏书、御札、敕。册书、制书、敕书、诰命、诏书、御札前代即有，但宋代对它们的使用对象、范围作有变更，其余两种为宋代增设。,（二）唐宋朝廷及地方官衙的下行文,三、公文文体,（三）上行文唐朝，臣下递呈皇帝的文体，除沿用以前的表、状、启、牒、议等外，还有：宋朝，臣子上呈皇帝的公文文体增加有：,三、公文文体,（三）上行文唐宋地方官衙的上行文主要有：辞唐朝时，下级官府对上级官府汇报、请示使用的文体。申状内外官府呈文于中书省、尚书省、三司；御史台呈文于中书省、枢密院；在外官员呈文于上级官府。文前须贴到达的京、道、里和申发日、时。,三、公文文体,（四）平行文唐宋官衙间的平行文有关、刺、移，宋朝还增加有：唐宋公文文体种类不多，较为划一，因而简明易行。这是文书工作成熟的又一个标志。,三、公文文体,唐代，设立了专门的档案库甲库。甲库的工作人员专司抄录、收藏官甲，不负责拟制文书，属于单纯的档案工作人员，甲库也不兼有学术机构的性质，是单纯的档案库。官甲和甲库的产生，表明唐代已开始将档案工作从文书工作中划分出来，成为一项独立的职业。从此，文书是档案的源流，档案是文书的归宿这一界限分明了。这既是档案工作，也是秘书工作成熟的一个标志。,四、文书档案工作分流,（一）文书工作和档案工作分离,宋代，随着档案激增和文书处理制度的进一步成熟，从中央到地方普遍设立起专门化的档案房架阁库。架阁库是官府贮存文版案卷的木架，自下至上分有多格。此外，中央还设有最高级别的档案库，称金耀门文书库。宋代从中央到地方各级官府普遍设立档案库，表明了文书工作和档案工作全面分离，档案工作进一步专门化，这是宋代的档案工作比唐代更为成熟的标志之一。,（一）文书工作和档案工作分离,四、文书档案工作分流,唐代的档案工作与文书工作一样，也以律法的形式制定了一系列制度，主要有：,（二）档案工作制度趋于完善,四、文书档案工作分流,宋代的档案工作制度比唐代有进一步发展，表现如下：档案的集中宋代规定，凡中央政府和地方各级政府的各种册籍，都得按期逐级上报。对唐朝的一案一卷制度，宋代作了发展：凡在文书登记和立卷时，需区别新案和旧案，如是旧案，则需与前件粘连在一起，立卷存档，称“连粘”。这一发展，使档案内容前后连贯，能够系统地反映事情或问题的特征。档案的整理对有关档案需分门编录成册，按收受时间顺序粘连起来，粘连处加盖骑缝章，注明年月、页数、封题、事目，以千字文为序登录、编排。这种整理方法使收集来的复杂、零散的材料能按一定的标准排列起来，趋于系统化，便于保存、查找、利用。,（二）档案工作制度趋于完善,档案的保管宋代规定档案要定期搬出日晒，以防霉变，发现内容遗漏、缺损，要从他本上摘录补全，如遇水浸、火烧等意外事故，要及时组织人力誊写；重要档案别为一籍，收存于专门库房；对有来无复的文件也另外收藏。这些规定保证了档案的安全和完整。档案的鉴定、销毁宋代在档案的鉴定、销毁方面已有较完善的制度。凡制书、详端、狱案等重要档案，应予以“长留”（相当于永久保存），在原登记册上用朱笔勾销，注明转移日期，由上司签名后移入专门库房存藏；不需长留者存放十年，每隔三年鉴定一次，有需销毁者，必须申报上级，才能予以处理。,（二）档案工作制度趋于完善,档案的查阅查阅档案时，要派出官员监视出入，如需借阅，需由监视的官员限定归还日期，办妥手续后才交与；归还时，主管官员要清点、勾销。至于机密档案，一般官吏不得借阅，只有职事官才有权借阅。宋代档案的保密制度类同于文书保密制度，其违反规章的处罚条例也很严格。宋代档案集中、整理、保管、鉴定、销毁、保密等基本程序已系统化，它们被沿用至今，成为现代档案工作的基础。,（二）档案工作制度趋于完善,THANK 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